10 Suggerimenti Pratici di Produttività per Organizzare al Meglio il Tuo Lavoro

Smart Working Produttività

 

Quando si parla di produttività, si parla fondamentalmente di efficienza: fare di più, più velocemente e possibilmente utilizzando meno risorse. Parlare di produttività non è mai stato così importante come nei nostri tempi, in cui siamo quotidianamente preda di richieste di ogni tipo da parte di clienti e collaboratori.

Se vuoi imparare come diventare più produttivo, o più semplicemente vuoi migliorare la tua routine per ottenere quindi il massimo dalla tua giornata, il nostro consiglio è quello di concentrarti su tre segmenti della tua vita: Tempo, Spazio e Mindset.

 


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Tempo

È ormai risaputo che noi esseri umani non siamo molto abili nel multitasking, ne risulta quindi che saper gestire il proprio tempo è fondamentale per migliorare la propria produttività. 

Il più grande spreco di tempo sono le attività inaspettate, magari poco importanti che invece percepiamo come urgenti. Come ad esempio il dover per forza leggere la mail appena arrivata, o controllare le ultime notifiche dello smartphone.

Questa tendenza sviluppatasi nell’ultimo decennio viene definita dallo psicologo Daniel Levitan il “pregiudizio della novità”. In sostanza, siamo attratti da tutto ciò che rappresenta potenzialmente una novità interessante.

Si potrebbe pensare che tali attività non richiedano molto tempo, dopotutto per controllare lo smartphone impieghiamo non più di un paio di minuti. 

In realtà gli ultimi studi dell’Università della California sugli effetti della frammentazione del lavoro, dimostrano che per fare completamente refocus dopo una qualsiasi interruzione ci vogliono in media 26 minuti.

Se vuoi evitare di perdere 26 minuti ad ogni piè sospinto, occorre pianificare bene la propria giornata di lavoro e confinare queste interruzioni in periodi di tempo ben definiti.



1. Crea dei segmenti temporali dedicati alle interruzioni

Ad esempio, se usi i mezzi pubblici, puoi utilizzare questo tempo per rispondere alle mail di clienti e collaboratori. Altrimenti puoi dedicare a queste attività dei segmenti temporali definiti a priori e ignorarle per il resto della tua giornata.



2. Riduci del 25% il tempo dedicato a meeting e conference call

Ti assicuro che la qualità dell’output sarà addirittura superiore. Questo perchè siamo abituati a sprecare fin troppo tempo nelle nostre riunioni (sia di persona sia da remoto), ma imparando a darci dei limiti di tempo più stringenti riusciremo a ridurre considerevolmente il rumore di fondo e a trarre molto di più da ogni meeting.



3. Pianifica pause regolari durante il giorno

Saltare di continuo da un task impegnativo a una conference riduce drasticamente i tuoi livelli di energia e di conseguenza la tua produttività. Impara a prenderti delle pause programmate durante le tue giornate, magari sempre nelle stesse ore, e fa in modo che questo diventi un’abitudine: ciò aiuterà la tua mente a rimanere più organizzata ed efficiente.



4. Inizia la giornata dedicando del tempo a email e social network

Prima di iniziare con il lavoro vero e proprio, programma di spendere 5/10 minuti per controllare le tue email personali e i tuoi account social, così da non pensarci per un bel po’.

Dai un’occhiata agli ultimi aggiornamenti e rispondi rapidamente ai messaggi che ti interessano. Poi inizia a lavorare.
 

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Spazio

Il termine "Spazio" si riferisce al tuo ambiente di lavoro, sia quello fisico - il tuo ufficio - sia quello virtuale - il tuo computer e gli altri dispositivi che utilizzi. 

Ecco 3 suggerimenti che hanno a che fare con questo concetto.


5. Quando puoi lavora da remoto

Ok, per molti versi i coworking sono una gran bella cosa. Se però hai bisogno di rimanere concentrato per lunghi periodi di tempo, come quando ad esempio hai bisogno di scrivere una lunga presentazione, l’assenza di qualsiasi interruzione migliorerà drasticamente la tua concentrazione.


6. Utilizza il minor numero possibile di applicazioni

La verità è che siamo quasi costretti ad utilizzare fin troppe app: Slack, le email, Skype, Twitter, LinkedIn, Google Drive, Asana, Fatture in Cloud, Trello, Toggl.

Switchare da un contesto all’altro a seconda dell’attività da svolgere provoca un considerevole dispendio cognitivo: scegli sempre soluzioni che ti possano garantire continuità nel tuo flusso di lavoro.


7. Disattiva le notifiche sui dispositivi mobili e sul desktop

Non lasciare che la vibrazione del tuo smartphone e i popup in alto a destra del tuo desktop interrompano la tua concentrazione di continuo. 

Spegnili.

Adesso.



Mindset

Puoi lavorare sui punti precedenti quanto vuoi, ma se non hai il giusto mindset è molto difficile ottenere buoni risultati quanto a produttività. 

Avere il giusto mindset è sostanzialmente essere in grado di calarsi - a comando - in uno stato in cui risulta naturale concentrarsi solo ed esclusivamente sull’attività da svolgere.

Ecco alcuni di suggerimenti utili a sviluppare un mindset corretto


8. Se hai un’attività bloccata, non inviare email

Parla direttamente con chi ti può sciogliere questo dubbio. Chiamalo al telefono o contattalo su un IM come Slack o Skype. 

In questo modo puoi dare tempestivamente una direzione al tuo lavoro, senza perdere ulteriore tempo a scrivere la mail, aspettare che tizio la legga e che ti risponda. 

Se ti risponde.


9. Scorpora i grossi problemi in blocchi più piccoli

Ciò ridurrà enormemente la sensazione di sovraccarico e la procrastinazione che ne consegue. Un modo pratico per farlo è quello di adottare tecniche Agile per la gestione delle attività lavorative. Nate nel mondo dello sviluppo del software, le tecniche Agile sono ormai sdoganate alla gestione di qualsiasi attività lavorativa.


10. Pianifica

Non iniziare mai una giornata lavorativa senza sapere cosa andrai a fare. 

Prendi l’abitudine di pianificare sempre le tue attività: in questo modo eliminerai il carico cognitivo legato al dover decidere sempre “da dove iniziare la giornata”.

 


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