4 Cose che Pensavi fossero VERE sul Time management

Gestione del Tempo Produttività

 

Non conosco nessuno che non abbia almeno qualche piccola difficoltà quando si tratta di gestire al meglio il proprio tempo al lavoro.

Come si raggiunge il famigerato inbox-zero? Come si fa a lavorare quando la giornata è piena di conference call? Come si riesce a gestire una to-do-list in continua espansione?

E innanzitutto, dove lo troviamo il tempo di farla, una to-do-list?

A peggiorare le cose, ci sono molte idee sbagliate su cosa sia veramente il time management e su come migliorarlo. Diamo un'occhiata ad alcuni dei suggerimenti più comuni e valutiamo se sono effettivamente veri.

 


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Si tratta di gestire il tuo tempo.
Falso.

 

Partiamo da una considerazione: “Time management”, o in italiano “gestione del tempo” è in realtà un termine improprio.

Jordan Cohen, autore di "Make Time for the Work That Matters", afferma che non si tratta di gestire il tempo di per sé, ma di quanto riusciamo ad essere produttivi.

Lo paragona alla differenza tra lo stare a dieta e l'essere sani: puoi stare a dieta quanto vuoi, ma non sarai necessariamente più sano - allo stesso modo, puoi prestare molta attenzione a come passi il tuo tempo, a gestire la tua posta elettronica, ecc., ma ciò non significa che sarai più produttivo

Teresa Amabile, ricercatrice presso la Harvard Business School e coautrice di “The Progress Principle”, la cui esperienza in questo campo deriva dalla lettura di migliaia di diari di lavoro di lavoratori, sostiene che - più che il tempo - è cruciale saper gestire il proprio carico di lavoro complessivo.

Il principio è molto semplice ed intuitivo: se non tieni d'occhio gli impegni che hai preso o che stai prendendo, non esiste una tecnica di gestione del tempo che ti possa aiutare.

“È possibile dire di no. È possibile negoziare. Impariamo a farlo."



 

Hai solo bisogno di trovare il giusto sistema o approccio.
Falso.


"Avere un sistema può essere utile, ma ci vuole molto di più", dice Amabile.

Ciò che funziona per una persona, non funzionerà necessariamente anche per un'altra persona. La chiave è sperimentare continuamente con le tecniche.

"Alcune cose possono o non possono funzionare in un particolare contesto o situazione", dice Cohen.

Prova diversi approcci: provali davvero. Non dichiarare fallimento dopo una sola settimana: imposta le giuste metriche per misurare i risultati (tempo stimato, tempo lavorato, efficienza, etc.) e datti tutto il tempo necessario.

Se lo ritieni utile, considera l'idea di coinvolgere qualcun altro per aiutarti nella fase di valutazione.


 

Devi dedicare del tempo a cambiare le tue abitudini.
Più o meno vero.


Una delle più grandi sfide in questo processo è quella di riuscire ad innestare un sistema di time management all’interno delle proprie abitudini.

Amabile consiglia di iniziare gradualmente - "Non cambiare le tue abitudini, lascia che si modifichino da sé nel corso del tempo. Piccoli cambiamenti ripetuti possono fare una grande differenza. L'approccio migliore è iniziare con alcune piccole cose. I progressi in questo contesto potrebbero significare che ti trovi con un po' di tempo in più ogni giorno in cui puoi riflettere e pensare."



 

Il successo in questo campo dipende da te - e solo da te.
Più o meno vero.

 

"Non c'è nessuno che è responsabile di quanto sei produttivo", dice Cohen.

In questo senso, il concetto di produttività poggia tutto sulle tue spalle. È chiaro, in un contesto di lavoro ci si aspetta sempre che tu sia produttivo, è un concetto dato per scontato, quindi la cosa migliora da fare è prendersi cura personalmente della propria produttività.

Ma Cohen e Amabile dicono entrambi che non puoi farlo da solo.

Se ti trovi in un team in cui ci sono pressioni per risposte immediate o inversioni di tendenza su tutte le richieste o non c'è spazio per alcun tipo di rallentamento, è molto difficile gestire il proprio tempo e la propria produttività da soli.

Questo perché le organizzazioni mettono inconsapevolmente davanti a te molti ostacoli per portare a termine il tuo lavoro: strategia poco chiara, processi non sempre funzionanti, interruzioni continue.

Per i freelance che lavorano da soli, i professionisti solitari, ottenere il controllo sul proprio carico di lavoro è da un lato molto più semplice, dall’altro scoraggiante - soprattutto se non ci si è mai posti questo problema.

È molto più semplice perché non hai troppi collaboratori che ti distraggono e a cui devi rendere conto delle tue abitudini di lavoro, è scoraggiante perché di fatto è un percorso di miglioramento che va affrontato in solitaria, senza alcun compagno di viaggio.

Conoscere la differenza tra ciò che si pensa funzioni e ciò che effettivamente funziona è però il primo grande passo nella giusta direzione.

 




 

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