Allinea la Gestione del tuo Tempo con i Tuoi Obiettivi

Gestione del Tempo Smart Working

 

A quali obiettivi stai puntando nel tuo lavoro?
Il modo in cui passi il tuo tempo è correlato a questi obiettivi?

Se non rispondi a queste domande, non saprai mai come organizzare, prioritizzare e completare le numerose attività della tua to-do-list.

 

 

Elenca i tuoi obiettivi

Scrivi i tuoi obiettivi su un foglio di carta. Tali obiettivi devono riguardare sia la sfera professionale in senso stretto, sia quella economico-finanziaria, ma anche la vita privata.

 

Utilizzerai questi obiettivi in ​​due modi: in primo luogo, per dare priorità al tuo lavoro quotidiano; e in secondo luogo, per misurare i tuoi progressi (in altre parole, per valutare ciò che stai realizzando e quanto ti stai avvicinando al raggiungimento del tuo obiettivo). Facendo regolarmente riferimento a questo elenco, sarai in grado di identificare quali attività sono più importanti da portare a termine per poter pianificare di conseguenza.


 

Traccia il tuo tempo

Una volta identificati i tuoi obiettivi, è il momento di esaminare come stai attualmente trascorrendo il tuo tempo.

Stai lavorando alle cose che dovresti fare - le cose che ti permetteranno di raggiungere quegli obiettivi - o ti stai impantanando in compiti non collegati ad essi?

Per capire veramente dove stai spendendo il tuo tempo e per identificare se è necessario regolare il carico di lavoro, tieni traccia del tuo lavoro per almeno due settimane completando il seguente esercizio: potresti scoprire che i tuoi risultati non sono in linea con i tuoi obiettivi.

Il punto è scoprire dove si verifica questo disallineamento in modo da poterlo correggere.


In primo luogo, scrivi le tue attività. Tutte.

Elenca tutte le attività che svolgi, dai task che porti a termine alle conference call a cui partecipi, dalla telefonata del cliente al tempo trascorso a procrastinare.

Una volta che hai una lista completa, suddividila in ampie categorie in modo da poter tenere traccia del tempo che dedichi a svolgere le attività in ogni categoria. Alcune categorie da considerare includono:

  • Responsabilità principali: attività quotidiane che costituiscono il core del tuo lavoro.

  • Crescita personale: attività e progetti che ritieni significativi e di valore, ma che potrebbero non far parte delle tue responsabilità quotidiane.

  • Gestione delle persone: il tuo lavoro con gli altri, la gestione dei tuoi collaboratori e dei tuoi clienti

  • Crisi e urgenze: interruzioni e questioni urgenti che si presentano occasionalmente e inaspettatamente.

  • Tempo libero: pausa pranzo, break intermedi, tempo dedicato alla scrittura di e-mail personali, alla navigazione sul Web o al controllo dei social media.

  • Attività amministrative: attività di gestione amministrativa come ad esempio controllo dell’estratto conto, emissione di fatture, etc.

 

 

Dopo aver suddiviso il tuo lavoro in categorie come queste avrai una visione molto più organica di come stai spendendo il tuo tempo, e potresti già aver capito se questo si allinea con gli obiettivi che hai identificato.

Dopodiché, traccia il tuo tempo. Una volta stabilite le categorie, inizia a tenere traccia del tempo trascorso in ciascuna attività.

Se vuoi, prima di tracciare il tempo per ogni attività, stima a priori il tempo che pensi ti serva per completarle: ti aiuterà ad essere sempre più consapevole di come lavori.

Utilizza Taskomat per registrare e analizzare i tuoi risultati: in questo modo avrai tutti i tuoi dati sempre in ordine e non dovrai impazzire tra fogli excel, calendari e cronometri.


A questo punto potresti pensare “Non ho tempo per tenere traccia di tutto ciò che faccio”.

È vero: questo sistema richiede un investimento iniziale di tempo e impegno.

Tuttavia, iniziando a tenere traccia delle tue attività e del tempo necessario a completarle, avrai modo di vedere chiaramente dove stai sprecando tempo e come riallocarlo per raggiungere i tuoi obiettivi.

 

Ad esempio, se desideri migliorare le tue capacità di gestione delle persone, potresti pensare che dedicare 5 ore alla settimana non sia sufficiente.

Facendo piccoli e deliberati cambiamenti nel modo in cui trascorri la tua giornata, ti assicurerai di investire la giusta quantità di tempo nelle attività più importanti, rendendoti più efficiente nel raggiungere i tuoi obiettivi.