Come Coordinare il Tuo Team Attraverso lo Scrum

Smart Working Gestione Progetti

 

Il tuo team lavora già come una macchina ben oliata? Oppure i tuoi collaboratori fanno fatica a lavorare insieme in modo efficace?

Se questo è il caso, gli Scrum Meeting potrebbero essere ciò di cui hai bisogno per migliorare la comunicazione del tuo team, aumentare i livelli di motivazione e di efficienza.

Gli Scrum Meeting, noti anche come "incontri di stand up", sono già ampiamente utilizzati nello sviluppo software come parte del processo di Agile Project Management. Aiutano il team di sviluppo a rispondere rapidamente ai cambiamenti nei requisiti di prodotto che spesso si verificano durante il corso di un progetto.

I membri del team si incontrano quotidianamente (per chi lavora da remoto, si organizzano conference call) per pianificare ciò che devono fare durante quel giorno per progredire verso l’obiettivo. Ognuno ascolta i piani di ogni membro del team e, laddove richiesto, offre un aiuto appropriato. Ciò aumenta la collaborazione tra i membri del team, aumenta la consapevolezza delle criticità di progetto e aiuta il team a rispondere rapidamente e proattivamente ai cambiamenti.


 

 

 

Cosa sono le riunioni di Scrum?

"Scrum" è un termine rugbistico che significa più o meno “mischia”, e si riferisce al momento in cui i giocatori si stringono gli uni agli altri in un abbraccio circolare e si muovono insieme. Questo intero processo è coordinato dall'arbitro.

Io non sono molto ferrato di rugby, ma l’immagine è piuttosto autoesplicativa.

In uno Scrum meeting, solitamente ci si dispone circolarmente in maniera da vedersi tutti in faccia, e ci si passa una palla (o un altro oggetto) per determinare chi detiene la parola. Lo "Scrum Master" fa in modo che tutti rispettino le regole.

Durante lo Scrum, ogni persona rivede i risultati ottenuti dal giorno precedente, identifica ciò che pensa di fare quel giorno e delinea qualsiasi cosa che possa impedirgli di raggiungere tali obiettivi. L'incontro è sempre breve - non più di 15 minuti - e si tiene in piedi, per incoraggiare tutti a essere brevi e concisi (per questo viene anche definito stand-up).

Lo Scrum Master avvia prontamente la riunione, applica il limite di tempo usando un cronometro e si assicura che tutti rimangano dentro l’argomento. Inoltre, mantiene la discussione in movimento e ignora qualsiasi argomento off-topic.

Questi aggiornamenti dei progressi quotidiani motivano i membri del team a concentrarsi sui loro compiti durante il giorno, in modo che possano segnalare progressi significativi al prossimo incontro di Scrum. Aiutano anche a costruire una comprensione reciproca all'interno del team, rendendo più trasparenti i ruoli individuali delle persone e le co-dipendenze.


Come eseguire uno Scrum Meeting di successo


1. Imposta un tempo corretto

Lo Scrum dovrebbe essere una parte normale della routine quotidiana del lavoro delle persone. Cerca di pianificarlo per la stessa ora ogni giorno, così da creare un’abitudine positiva tra tutti i tuoi collaboratori.

Alcune persone potrebbero essere riluttanti a vedersi (o sentirsi, per i team remoti) ogni giorno per i motivi più disparati, tuttavia è essenziale che si faccia perché aiuta a tenere tutto il team organizzato e sul pezzo. Se si mantiene rigorosamente il limite di tempo di 15 minuti, inoltre, non sarà difficile rassicurare tutti quanti che non si sprecherà tempo.
Gli Scrum meeting aiutano anche a risolvere immediatamente eventuali problemi o battute d'arresto.

Inizia subito la riunione e non aspettare che arrivino tutti: non è responsabilità dello Scrum master "radunare" i membri mancanti del team.

Se i membri del team sono costantemente in ritardo, proponi un altro orario e fai decidere il team: tieni presente che lo Scrum è principalmente a vantaggio del team, quindi spetta a loro fare pressioni sulle persone che sono regolarmente in ritardo.

 

2. Inclusività e trasparenza

Assicurati che tutti sappiano dove e quando si tiene lo Scrum Meeting e invita chiunque sia coinvolto nel tuo progetto a partecipare. In questo modo, le parti interessate o altre parti interessate possono entrare per scoprire come sta procedendo il progetto.

Affinché le persone si attengano all'ordine del giorno e ai 15 minuti di limite, tuttavia, è importante far parlare solo i membri del team realmente impegnati sul progetto. Se lavori con un team remoto, organizza una conference call quotidiana.

 

3. Rimani focalizzato

Gli Scrum Meeting sono ottimi per scoprire problemi e altre criticità che richiedono attenzione, ma non sono né il momento né il luogo per risolvere questi problemi. Sono semplicemente opportunità per i membri del team di riferire su ciò che hanno fatto e prendersi impegni l'uno con l'altro.

Durante la sessione di 15 minuti, ogni membro del team dice solo:

  • Cosa ha realizzato ieri.
  • Quali compiti ha intenzione di fare oggi.
  • Quali problemi possono impedirgli di raggiungere questi obiettivi.

 

4. Mantieni il tuo team impegnato

Crea una taskboard (su una lavagna, su un foglio excel, su Trello per team remoti) e registra le attività di ogni membro del team. Solitamente si utilizzano le tre classiche colonne Kanban:

  • To Do
  • Doing
  • Done

 

Ogni giorno, chiedi ai membri del team di scrivere i loro compiti per il giorno e aggiungili alla colonna "To Do". Quindi, quando segnalano i progressi nelle future riunioni di Scrum, sposta le note tra le colonne "Doing" o "Done". Questa rappresentazione visiva del progresso aiuterà a mantenere attenzione, motivazione e impegno.

L’utilizzo di un tool di supporto come ad esempio Trello può essere d’aiuto per strutturare un processo agile all’interno di Taskomat.


 

Punti chiave

Gli Scrum Meeting, o riunioni di stand-up, sono brevi riunioni quotidiane in cui i membri del team si confrontano tra loro su:

  • Quello che hanno fatto ieri.
  • Cosa hanno intenzione di fare oggi.
  • Cosa potrebbe impedirgli di completare i loro compiti?

Per ottenere il miglior beneficio possibile, programma lo Scrum ogni giorno, alla stessa e per non più di 15 minuti.

Nomina uno Scrum Master per assicurarti che tutti abbiano l'opportunità di parlare e di tenere ogni membro del team focalizzato sui tre argomenti.

Tieni traccia degli impegni del team durante ogni progetto con una board (fisica o virtuale), da utilizzare come strumento di supporto a Taskomat e per organizzare le attività in base ai loro progressi.