Come Fare di Più in Meno tempo, Senza Impazzire

Gestione del Tempo Smart Working Produttività

 

Quante volte hai passato ore su un’attività che, con maggiore attenzione, avresti potuto finire in metà tempo?

Pensa … Cos'altro avresti potuto fare in quel giorno, se solo fossi stato più attento?

In effetti alla maggior parte delle persone non interessa essere più produttive, ciò che in realtà vuole è imparare a fare di più in meno tempo senza sacrificare la qualità, lavorare in maniera più intelligente, canalizzare meglio le proprie energie.

In questo articolo vedremo insieme gli step da compiere per andare in questa direzione.


 

Imposta il tuo spazio di lavoro

È importante avere una workstation sana e confortevole. Gli studi dimostrano che quando si imposta uno spazio di lavoro ergonomicamente corretto, la produttività può migliorare e di molto. Sarai anche più a tuo agio, il che ti aiuterà a concentrarti più a lungo.

Inizia facendo in modo che la scrivania e la sedia siano comode e che clima e illuminazione siano regolati al punto giusto. Dovresti anche trovare il modo di ispirarti - trascorri tutto il giorno qui, quindi fai in modo che ti piaccia!

Quindi, riduci al minimo il rumore di fondo: le distrazioni influiscono negativamente sulla produttività. Chiudi la porta o indossa le cuffie per ottenere un po 'di pace e tranquillità.

È inoltre dimostrato che ascoltare musica (o meglio ancora rumore bianco) migliora le prestazioni lavorative e contribuisce a una maggiore produttività.

Infine, assicurati di avere a disposizione tutto il necessario per lavorare prima di sederti alla scrivania: alzarsi ripetutamente influisce negativamente sia sulla produttività che sulla capacità di rimanere concentrati.


 


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Pianifica le attività in modo da massimizzare la tua energia

Pensa a come i tuoi livelli di energia vanno su e giù durante il giorno. Tutti noi abbiamo momenti in cui ci sentiamo più energici, e momenti in cui proprio non ne abbiamo.

Organizza il tuo lavoro intorno a questi flussi naturali: otterrai risultati migliori e produrrai lavori di qualità superiore.

Pianifica compiti difficili o quelli che richiedono molta attenzione quando il tuo livello di energia è alto. Per rinvigorirti durante i periodi di bassa energia, bevi tanta acqua, fai una camminata all’aria aperta, fai un po’ di esercizio fisico o, se possibile, fai 20 minuti di meditazione.


 

Elimina il lavoro non importante

Non tutte le attività sono uguali. Alcune sono importanti per la riuscita del progetto e valgono veramente il tuo tempo, altre invece non lo sono e, a lungo termine, aggiungono poco, se non alcun valore, alla tua organizzazione.

Con Taskomat puoi tracciare bene il flusso delle tue attività per capire come trascorri il tuo tempo ogni giorno, abituati ad osservare attentamente ciascuna delle tue attività.

Quali ti aiutano a raggiungere gli obiettivi? E quali invece sono solo una perdita di tempo?

Analizzare bene le tue giornate ponendoti queste due domande ti può aiutare a determinare quali attività puoi letteralmente evitare di eseguire.

Se invece identifichi attività non prioritarie ma che devono comunque essere eseguite, la soluzione migliore è delegarle a qualcun altro.


 

Gestisci al meglio il tuo tempo

Inizia dalla tua email. Controlla la tua casella di posta solo in determinati momenti della giornata: ciò limita le distrazioni e ti consente di gestire il tuo flusso di lavoro in modo più efficiente. Per evitare interruzioni, disattiva gli avvisi acustici o visibili che segnalano l'arrivo di nuove e-mail.

Mentre completi il tuo lavoro, tieni bene a mente la legge di Parkinson, che afferma ironicamente: "Il lavoro si espande fino a riempire tutto il tempo a disposizione per il suo completamento".

C'è del vero in questo: se pianifichi due ore per un'attività, spesso impiegherai tutte e due le ore per finirla. Tuttavia, se ti concedi solo un'ora, è probabile che sarai molto più concentrato e riuscirai a finirlo nel tempo assegnato.

Prova a diminuire le tue stime e concentrati al 100% sul task che stai facendo: sfidandoti in questo modo hai maggiori probabilità di sperimentare lo stato di flusso (e Taskomat ti può aiutare davvero tanto in questo processo).

Quando sei in uno stato di flusso, operi alla tua massima capacità e provi un maggiore senso di benessere riguardo a ciò che fai.

Molte altre strategie di gestione del tempo possono aiutarti a lavorare più velocemente. Ad esempio, puoi fingere che la tua giornata lavorativa finisca a mezzogiorno. Quanto ti concentreresti se avessi solo poche ore per completare le tue attività?

Anche la tecnica del pomodoro può anche migliorare la tua efficienza. Consiste nel lavorare in blocchi di 25 minuti, per poi fermarsi a fare una pausa di 5/7 minuti.

Non sono un grande fan della tecnica del pomodoro, a mio modo di vedere è fin troppo semplicistica e non può applicarsi ai diversi contesti in cui è richiesto gestire il proprio tempo.

Può però essere molto efficace per fare lavori corti, noiosi e ripetitivi perchè devi rimanere concentrato per piccoli periodi di tempo per poi ottenere una pausa come ricompensa.


 

Organizza riunioni e call efficienti

Investi del tempo a tenere un'agenda delle tue riunioni, in modo da essere sicuro che i tuoi obiettivi siano chiari e pertinenti e avere quindi incontri più efficaci.

Innanzitutto pensa attentamente a chi dovrebbe partecipare. Scrivi un elenco e controlla il ruolo di ogni persona.

C’è davvero necessità di coinvolgere tutti? Ricorda che meno persone parteciperanno alla riunione e più efficiente sarà.

Quando pianifichi una call, concediti solo metà del tempo che pensi di aver bisogno. Se ritieni di aver bisogno di un'ora, pianificala di 30 minuti. In accordo con la legge di Parkinson, lavorare per un periodo più breve farà in modo che tu sia più concentrato.


 

Punti chiave

  • Per lavorare in modo più intelligente, prima assicurati che il tuo spazio di lavoro sia comodo e soddisfi le tue esigenze.

  • Pianifica i tuoi task tenendo conto del flusso della tua energia durante il giorno.

  • Tieni un registro delle attività per ottenere una migliore comprensione di come trascorri il tuo tempo e delegare, esternalizzare o eliminare attività non necessarie.

  • Utilizza strategie di gestione del tempo efficaci per lavorare in modo più efficiente e rendere i tuoi meeting più brevi e più efficaci.


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