Come Rispettare una Deadline Senza Stress

Gestione Progetti Produttività

 

Chi tra noi non è follemente innamorato delle deadline? Importanti ricerche scientifiche ci suggeriscono che la risposta è "Tutti!"

Diciamo la verità, nonostante siano un elemento fondamentale di ogni progetto, le scadenze sono la "rovina" delle vite lavorative di molte persone e fonte incessante di pressioni e preoccupazioni. Ma la realtà è che le deadline sono importanti per qualsiasi attività e qualsiasi ruolo, e sono essenziali per il buon funzionamento del tuo team.

In questo articolo vedremo come rispettare una deadline senza stress, inoltre esploriamo i motivi per cui le scadenze sono importanti e i passaggi pratici da adottare per rispettare le scadenze personali e per sostenere gli altri a fare altrettanto.


 

Perché le scadenze sono importanti

In genere, abbiamo scadenze per uno dei seguenti motivi:

  • Per garantire che il lavoro verrà completato. È facile ritardare o dimenticare un'attività che non ha una deadline concordata. Le scadenze aiutano ad evitare questo.
  • Per oliare bene il flusso di lavoro. Le scadenze ci aiutano a collaborare per il raggiungimento di un obiettivo condiviso e per tenere traccia di progetti complessi.
  • Per impostare le aspettative. Le scadenze chiariscono cosa dovremmo consegnare e quando. Questo significa che possiamo assumere il controllo del nostro lavoro e dei vari deliverables senza fare confusione.

 

Possono anche esserci gravi conseguenze per il mancato rispetto di una scadenza.

A livello personale può danneggiare la tua reputazione, specialmente se accade più di una volta. A livello professionale, bucare una deadline probabilmente avrà un impatto sul tuo brand e sulla percezione del tuo team, e potrebbe avere implicazioni finanziarie se questo tuo ritardo innesca una penale in un contratto.

Ci sono due aree principali su cui concentrarsi quando si deve rispettare una scadenza: gestire la scadenza e gestire se stessi.

 

 

 

 

Gestire una scadenza

La maggior parte di noi accetta semplicemente la scadenza che ci viene data. In realtà è importante fare attente valutazioni prima di trovare un accordo. Le persone spesso sottovalutano quanto tempo ci vuole per completare un determinato progetto, quindi la deadline proposta potrebbe non essere realistica.

Quindi, cosa occorre fare prima di accettare una deadline?

Ecco cinque passi da seguire:


1. Valuta bene ciò che è richiesto
In primo luogo, prima di accettare una scadenza è necessario capire esattamente quanto lavoro comporta il progetto in questione. Idealmente, la persona che ha fissato per noi questa deadline avrà tenuto conto della complessità del lavoro, ma non è assolutamente detto. Per cui è sempre necessario metterci la testa e capire se questa deadline è verosimile stimando il tempo che ci vuole nella maniera più accurata possibile.

 

2. Ottieni le giuste risorse
Assicurati poi di avere ciò di cui hai bisogno per svolgere immediatamente il lavoro. Persone, supporto tecnico, attrezzature, formazione, materiali … è tutto pronto e disponibile in tempo? In caso contrario, potrebbe essere necessario suggerire una scadenza più lunga o un abbassamento della quantità di lavoro che consegnerai in tempo.

 

3. Pensa da subito ad eventuali problemi
Le cose non vanno sempre come pianificate, quindi è saggio pensare da subito a potenziali problemi. Ad esempio: in che modo una malattia, un guasto all'attrezzatura o un’attività inaspettatamente urgente influenzano i tuoi piani? Quali espedienti puoi utilizzare in modo da minimizzare l'impatto di questi imprevisti? Ad esempio, potresti coinvolgere nel progetto una persona extra in modo che possa subentrare in caso di emergenza.


4. Pianifica in dettaglio
Il prossimo passo è creare un programma dettagliato. Un buon approccio è spesso quello di suddividere i lavori da fare in piccole attività temporizzate da pianificare giorno per giorno: potresti scoprire di aver bisogno di più tempo di quanto la scadenza generale consenta. Se presente, assicurati di sollevare questo problema il prima possibile.

La capacità di vedere come stai procedendo può essere molto stimolante e può aiutarti a identificare immediatamente le attività che non sono state svolte. 

 

5. Limita i danni di una deadline bucata
Nonostante un’attenta pianificazione e il tuo duro lavoro, la deadline è stata bucata. Shit happens. Se ciò accade, mantieni la calma e fai ogni sforzo per limitare i danni.

Mantieni i tuoi stakeholder informati sui progressi del tuo lavoro, evidenziando i problemi che ti ritardano e dimostra che stai mettendo in azione i tuoi piani di emergenza.
In questo modo più persone capiranno la situazione - e alcuni potrebbero essere pronti ad aiutarti.

In una situazione del genere, è meglio affrontare rapidamente il problema e concordare insieme una nuova scadenza. È inoltre importante identificare cosa è andato storto per evitare che l’errore si ripeta.

Tuttavia, bucare una deadline può avere implicazioni più ampie. Ad esempio, come accennato in precedenza, se si lavora con un cliente o un'organizzazione esterna, potrebbe esserci una sanzione finanziaria. Potrebbe anche danneggiare la tua reputazione.

In ogni caso, assumiti sempre le tue responsabilità, evita di scusarti e torna a concentrarti sulla consegna di tutto ciò che puoi nel più breve tempo possibile.



 

Gestire te stesso

L'altro fattore importante per rispettare una scadenza … sei TU!

Se hai la mentalità giusta, se hai sviluppato autodisciplina e sei una persona organizzata, non hai di che preoccuparti.

Ecco alcune idee da considerare:

  • Impara ad essere assertivo. Impara a dire "no" quando serve, o almeno a darti spazio per valutare una scadenza prima di accettarla.
  • Aggiusta la tua mentalità. Adotta un atteggiamento positivo verso le scadenze: le scadenze possono aiutarti a raggiungere obiettivi che altrimenti potresti rimandare.
  • Non confondere "pianificare" con "fare". Non importa quanto sia buono un piano, finchè non lo esegui rimane un piano. Una volta che lo hai preparato, passa subito all’azione.
  • Fai buon uso del tuo tempo. Evita il multitasking, in quanto non è assolutamente efficiente, stima e pianifica ogni singola attività e tieni traccia del tuo tempo per aiutarti a lavorare in modo efficace.
  • Elimina i comportamenti di auto-sabotaggio. Se sai che tendi a procrastinare, ad esempio, puoi lavorare per risolvere questo problema.
  • Comprendi le tue motivazioni. Alcune persone possono non essere motivate da una deadline. Questo in realtà può essere un atteggiamento comune: se anche tu sei così, è fondamentale comprendere cosa ti motiva.
  • Rendi il rispettare le scadenze un'abitudine. Inizia a lavorare verso scadenze più piccole nel tuo lavoro quotidiano e trasferisci questa abitudine a quelle più grandi quando si presentano.


Rispettare le deadline ti aiuterà ad avere più fiducia in te stesso, più considerazione all’interno del tuo team e più tempo libero per fare le cose che ti piacciono.



 

Aiuta gli altri a rispettare le scadenze

Se sei tu il punto di riferimento del tuo team, probabilmente sai chi nella tua squadra è capace di rispettare le scadenze e chi invece ha bisogno di maggiore supporto.

Ricorda che le scadenze che hai impostato per i tuoi collaboratori diventano di loro responsabilità, puoi però aiutarli ad avere successo incoraggiandoli a sviluppare fiducia in se stessi.

Effettua un check-up regolare con i tuoi collaboratori e imposta un sistema in cui ti segnalano i loro progressi, fai però attenzione ad evitare il micromanaging.