Come Stimare Correttamente il Tempo per i Tuoi Progetti, Senza Palla di Cristallo

Time management Project management Produttività

 

Hai mai lavorato ad un progetto con una scadenza un po’ irrealistica? Con ogni probabilità, sì. Questo succede perché troppo spesso si tende a sottovalutare la quantità di lavoro necessaria per completare un progetto, in particolare quando non si ha troppa familiarità con il lavoro che deve essere svolto.

Ad esempio, si potrebbe non tener conto di eventi imprevisti o lavori urgenti ad alta priorità; oppure non si riesce a comprendere a fondo la complessità del lavoro prima di farlo.

È probabile che tutto questo abbia gravi conseguenze per la riuscita del progetto.

Per questo motivo è importante stimare il tempo con precisione se vuoi che il tuo progetto abbia successo. In questo articolo esaminiamo un processo collaudato per ottenere stime temporali di qualità, ed esploriamo alcuni dei metodi che è possibile utilizzare.


 

Perché stimare il tempo con precisione?

Saper stimare il tempo con precisione è un'abilità cruciale nella gestione di un progetto. Senza delle stime accurate non puoi capire quanto tempo richiederà lavorare al progetto e non sarai in grado di ottenere il giusto commitment dai tuoi collaboratori.

Ragione ancora più importante, i clienti spesso giudicano se un progetto ha avuto successo o meno a seconda che sia stato consegnato in tempo e in budget.



 

Come stimare il tempo in modo accurato


Step 1: capire a fondo i requirement

Inizia identificando tutto il lavoro che deve essere fatto per portare a termine il progetto.

Per riuscire in questo, assicurati di avere il tempo necessario per riunioni tecniche con clienti e collaboratori, comunicazioni precise con tutti gli stakeholder e test di fattibilità tecnica. 

 

Step 2: ordina queste attività

Ora semplicemente elenca tutte le attività identificate nell'ordine in cui devono avvenire, in questa fase non è necessario aggiungere quanto tempo pensi che le attività prenderanno. Tuttavia è importante annotare eventuali scadenze importanti, co-dipendenze e propedeuticità. Ad esempio, potrebbe essere necessario completare una certa attività entro una data specifica, oppure prima di iniziarne un’altra.

 

Step 3: Decidi chi devi coinvolgere

Puoi fare le stime da solo, analizzarle in gruppo o chiedere ad altri di contribuire.

Dove puoi, ottieni l'aiuto delle persone che effettivamente faranno il lavoro, poiché è probabile che abbiano una precedente esperienza da cui attingere.

Inoltre questo è un buon momento per confrontarsi sulle rispettive ipotesi temporali.


Step 4: Fai le tue stime

Ora puoi passare all’atto pratico: fare le tue stime. Di seguito abbiamo descritto una serie di metodi per aiutarti a farlo. Indipendentemente dai metodi che scegli, tieni a mente queste regole di base:

Per cominciare, stima il tempo necessario per ogni attività piuttosto che per il progetto nel suo complesso.

Il livello di dettaglio dipende dalle circostanze. Ad esempio, potrebbe essere necessario solo uno schema approssimativo delle stime temporali per le fasi future del progetto, ma probabilmente sarà necessario avere stime dettagliate per la fase iniziale e quella immediatamente successiva.

Elenca tutte le ipotesi, le esclusioni e i vincoli rilevanti per le tue stime, in modo tale che sia chiaro quali sono i motivi che ti portano a tali stime. Questo ti aiuterà quando le tue stime saranno messe in discussione, e ti aiuterà anche a identificare eventuali colli di bottiglia e aree a rischio se le circostanze dovessero cambiare.

Supponi di essere produttivo solo per l'80% del tempo. Metti quindi in conto imprevisti come malattie, guasti, riunioni, incidenti ed emergenze.

Tieni presente che i tuoi collaboratori che lavoreranno al progetto per 2 o 3 ore al giorno, potrebbero perdere tempo mentre passano da un contesto all’altro.

Ricorda che le persone sono spesso eccessivamente ottimiste e potrebbero sottovalutare in modo significativo la quantità di tempo che impiegheranno per completare le attività.




 

Metodi per la stima del tempo

Vedremo ora diversi approcci che è possibile utilizzare per stimare il tempo. Probabilmente troverai più utile usare un mix di queste tecniche.

 

Stima bottom-up

La stima bottom-up consente di creare una stima per il progetto nel suo complesso. Per farlo, occorre suddividere le attività più grandi in attività piccole e dettagliate, quindi stimare il tempo necessario per completarle.

Operando in questa maniera su attività piccole, è probabile che le stime fatte per ciascuna attività siano più accurate. Per ottenere la stima generale, semplicemente somma il tempo di ciascuna attività.

Il livello di dettaglio in cui scendere dipende dalla situazione. Tuttavia, più l’attività è dettagliata, più precise saranno le stime.

Puoi iniziare suddividendo il lavoro in attività che una persona può completare in mezza giornata, fino ad arrivare ad attività che richiedono mezz’ora o un’ora.

 

Stima top-down

Nell'analisi top-down, si sviluppa innanzitutto una panoramica della tempistica prevista, utilizzando come guida i progetti passati o le esperienze precedenti.

È spesso utile confrontare le stime top-down con le stime bottom-up, per garantire maggiore precisione.

Nota: non dare per scontato che le stime bottom-up siano sbagliate se differiscono ampiamente da quelle top-down: è più probabile che sia vero il contrario. Utilizza invece le stime top-down per mettere in dubbio la validità delle stime bottom-up e per perfezionarle.


 

Stima comparativa

Con la stima comparativa si prende in considerazione il tempo impiegato per svolgere attività simili su altri progetti.

 

Stima parametrica

Con questo metodo, si stima il tempo necessario per un deliverable; e quindi lo si moltiplica per il numero di deliverable richiesti.

 

Stima a tre punti

Utilizzare questo metodo è un ulteriore passo avanti nella gestione dell’entropia progettuale. Significa che per ogni progetto occorre fare 3 stime: best-case scenario, worst-case scenario e middle-case scenario.

Sebbene questo approccio richieda sforzi aggiuntivi per creare tre stime separate, consente di impostare aspettative molto più ragionevoli, basate su una stima più realistica dei risultati.