Concentrati su ciò che è Importante, non su ciò che è Urgente

Gestione del Tempo Smart Working Produttività

 

Arrivi a fine giornata e nonostante hai rispettato le tue scadenze più urgenti, ti sembra di non aver realizzato nulla di importante.

È una situazione piuttosto comune. Come conferma uno studio del Journal of Consumer Research, le persone in genere scelgono di completare attività con scadenza a breve termine anche quando hanno da fare cose meno urgenti ma molto più importanti.

In realtà è normale voler ripulire la to-do-list da tutte quelle attività urgenti che occupano la nostra mente, mentre il paradosso è che i nostri compiti più importanti, spesso, non hanno una scadenza vera e propria. Pensa, ad esempio, a cose del tipo:

  • mettere in pratica i tuoi valori (ad esempio, fare volontariato o passare più tempo con i tuoi cari)

  • ottenere un riconoscimento pubblico (essere invitato come speaker ad una conferenza, oppure scrivere un libro)

  • migliorare le tue skill (aumentare le conoscenze nel tuo campo, oppure imparare una nuova lingua)

  • scongiurare disastri (programmare un controllo annuale presso il medico o creare un processo per gestire eventuali crisi nel tuo business)

Se sei come la maggior parte delle persone, queste cose scivolano via dalla tua mente mentre lavori su altre cose di minore importanza.

 

Cosa possiamo fare a riguardo?

Ho messo insieme un elenco di strategie e suggerimenti pratici per superare questo paradosso, con me hanno funzionato e potrebbero funzionare anche per te.

Ricorda però che puntare alla perfezione è ciò che fa rimanere bloccate le persone: implementa questa strategie in modo incrementale, così da spostarti nella giusta direzione gradualmente e senza troppo stress.

 

 

Pianifica compiti importanti e concediti più tempo del necessario

Le ricerche mostrano che pianificare un’attività rende molto più probabile che tale attività verrà eseguita. Per tutte quelle attività molto importanti ma a lungo evitate, consiglio una strategia piuttosto drastica:

  1. scegli un giorno in cui pianificare tale attività

  2. in quella giornata non farai altro finchè non porti a termine l’attività.

Questa strategia è particolarmente utile per tutti quei compiti non propriamente familiari, il che rende difficile stimarne il tempo di completamento. Concediti di lavorarci per tutta la giornata, anche quando può sembrarti eccessivo: ciò ti permetterà di affrontarli in maniera più serena.


 

Isola gli elementi di maggior impatto di attività importanti

Le attività importanti richiedono spesso progressi incrementali.

Se stabilisci obiettivi così grandi che finisci sempre per rimandare, prova questo: quando ti poni un obiettivo, isola tra loro gli elementi di maggior impatto e organizzali in milestone.

Spezzetta il tuo obiettivo in 4, 5, 10 sotto-obiettivi, ognuno di essi caratterizzato da un elemento cruciale dell’attività in questione.

Questo processo ti aiuterà a lavorare con minor stress perchè ti troverai ad avere a che fare con obiettivi molto più abbordabili, e considerando tutto ciò da una prospettiva più ampia, le probabilità di centrare l’obiettivo finale aumenteranno drasticamente.


 

Anticipa e gestisci i sentimenti di ansia

Tutto ciò che è importante ti porta a fare considerazioni su ciò che potrebbe andare storto, d’altronde è nella nostra natura considerare i worst-case scenario. Questo processo di pensiero, nonostante sia molto utile per certi versi, è però spesso fonte di ansia.

Le attività che hanno il potenziale per grandi profitti futuri implicano un rapporto quotidiano con l'ansia: oltre alle skill tecniche, lavorare su cose importanti richiede anche ottime competenze nella gestione delle emozioni “scomode”. Occorre sviluppare quella nostra facoltà che Daniel Goleman e altri psicologi chiamano “Intelligenza emotiva”.

Sarai quindi maggiormente in grado di perseguire obiettivi fuori dalla tua comfort-zone tanto più è alta la tua capacità di gestire pensieri ed emozioni. A questo proposito, consiglio di dedicare qualche minuto della propria giornata a pratiche di respirazione e meditazione.


 

Dedica meno tempo a compiti non importanti

Le attività non importanti hanno il brutto vizio di occupare più tempo del dovuto.

Ad esempio, potresti perdere ore nella revisione del lavoro di un tuo collaboratore nelle fasi iniziali di un progetto, quando sai benissimo che dovrà poi essere nuovamente revisionato.

In futuro, potresti decidere di limitarti a fare i tre commenti più importanti su qualsiasi lavoro che sia fondamentalmente buono, oppure darti un limite di tempo per ciascuna revisione.

In questo processo possono aiutare le strategie per prendere decisioni più rapide. 

Quando hai una decisione urgente da prendere, spesso è meglio prendere una decisione rapida piuttosto che quella perfetta, che ovviamente richiede più tempo.


 

Dai priorità a ciò che in futuro ridurrà il numero di attività urgenti ma non importanti

Scusate il giro di parole, ma il concetto è piuttosto intuitivo: nella vita moderna è facile cadere nella trappola di essere "troppo occupati a dare la caccia alle mucche per costruire una recinzione".

Il tipo di scenario che si desidera evitare è proprio quello in cui passiamo il nostro tempo a correggere ripetutamente gli stessi problemi invece che risolvere la causa che li scatena.

 

Per superare un modello del genere è necessario darsi del tempo per analizzare in profondità il proprio flusso di lavoro e cercare soluzioni per organizzarlo in processi, automatizzarli e ottimizzare il tutto.


 

Presta sempre attenzione al quadro generale

Nei periodi in cui lavori a testa bassa è difficile avere abbastanza spazio mentale per vedere il quadro generale. Quindi il consiglio è quello di tenere sempre traccia dei tuoi obiettivi e dei tuoi progressi.

Puoi farlo come preferisci, utilizzando carta e penna, un foglio di calcolo, oppure puoi decidere di fare il salto di qualità e iniziare ad utilizzare Taskomat.

In generale, qualunque cosa ti aiuti a vedere il quadro generale darà un boost immenso al tuo lavoro.

Capire come dare priorità all'importanza rispetto all'urgenza può essere un compito difficile se non sei adeguatamente supportato. Non essere quindi troppo duro con te stesso, soprattutto nei primi tempi.