Guida alla gestione del tempo

Gestione del Tempo

 

GESTIONE DEL TEMPO - Il tempo è in assoluto il dono più prezioso che abbiamo. La domanda quindi è: perché molti di noi passano il loro tempo in modo del tutto inefficiente e nemmeno pensano a gestirlo in modo migliore?

La maggior parte di noi spreca il proprio tempo - prezioso e limitato - in modi davvero stupidi. Pensa ad esempio a tutto il tempo che passi davanti a Netflix, o immerso nel traffico. Pensa inoltre a cosa potrebbe succedere se iniziassi a prendere nota con metodo di come utilizzi il tuo tempo.

Prendi ad esempio il tempo trascorso a guardare Netflix, o Youtube. Cosa succederebbe se lo diminuissi di appena il 10%? E che dire invece del tempo trascorso in macchina? Se lo utilizzassi per potenziare la tua mente con podcast, audiolibri o talk interessanti?

 

La gestione del tempo non è solo la capacità di raggiungere in modo efficace i tuoi obiettivi pianificando e controllando il modo in cui trascorri le ore della tua giornata. 


La gestione del tempo è in realtà una disciplina molto più profonda, in quanto è direttamente collegata al nostro potenziale interiore. È a tutti gli effetti un processo di trasformazione del proprio modo di pensare, così da poter utilizzare in modo coerente e sostenibile il proprio tempo per creare ciò che conta veramente.

Detto ciò, inizia anche a prendere nota di come concedi il tuo tempo agli altri. Tutti vogliamo in qualche modo essere d'aiuto, non è forse vero? A volte però diventa necessario saper dire "no", perché non puoi sempre permetterti di svolgere i compiti di qualcun altro. 

E inoltre, non sarai di alcun aiuto agli altri se non puoi esprimerti al tuo meglio. Assicurati prima di essere il tuo miglior sé, poi pensa ad aiutare gli altri per fornire loro il massimo valore possibile.

Tutto questo discorso non significa che il "tempo libero" è "tempo perso".
Al contrario, il tempo libero è prezioso tanto quanto il tempo impiegato per essere produttivi. Il tempo che trascorri per riposare e prenderti cura di te produce un valore reale e tangibile: in sostanza, stai rafforzando la tua relazione con te stesso e con i tuoi cari.

E se questo è importante per te, allora vale la pena dedicarci del tempo.

Diventare più consapevole di come trascorri il tuo tempo ti aiuta ad apportare quei piccoli cambiamenti che alla fine trasformeranno il tuo modo di pensare, in modo da poter utilizzare in modo coerente e sostenibile il tempo per creare ciò che conta veramente per te. 

Nel corso del tempo, queste pratiche ti aiuteranno a ritrovare il senso di certezza di avere il controllo diretto di ogni aspetto della tua vita. Imparerai ad essere più assertivo e autodisciplinato.

Aiuterai ad alleviare una quantità significativa di stress mentre deleghi e imparerai come dire "no" agli altri. E troverai più opportunità per creare un potente senso di scopo, guida e realizzazione ogni singolo giorno.
 

Per aiutarti a migliorare le tue skill di gestione del tempo, e per fare in modo che anche tu riesca a sfruttare il tuo tempo al massimo, abbiamo messo insieme una guida approfondita a 360°:
 



gestione del tempo



GESTIONE DEL TEMPO - SEZIONE I

GESTIONE DEL TEMPO

PREPARAZIONE AL SUCCESSO NELLA GESTIONE DEL TEMPO

Tutti abbiamo a disposizione 24 ore in una giornata e tu sicuramente non fai eccezione. Esatto, nessuno di noi possiede il potere di creare il tempo dal nulla, tutti noi però abbiamo il potere di sfruttarlo al meglio. È proprio così, che tu ci creda o no, puoi davvero prendere il controllo del tuo tempo per sfruttarlo al massimo.

Scoprire come gestire al meglio il proprio tempo implica da un lato una ristrutturazione mentale (se leggera o pesante dipende dal tuo attuale mindset) e dall’altro la creazione di un sistema. 

Per conseguire un’efficace gestione del proprio tempo occorrono alcune buone abitudini, un po’ di introspezione, lo sviluppo di capacità organizzative e l’utilizzo di alcune tecniche. Ma sono tutte cose che vedremo insieme in questa guida. 

Preparati per un viaggio che ti mostrerà come sfruttare al massimo le 24 ore della tua giornata.

In questa sezione imparerai a:

  • Attingere ai punti di forza della gestione del tempo
  • Costruire un solido sistema di gestione del tempo
  • Affrontare le maggiori sfide della gestione del tempo

 

Meglio ti capisci - i tuoi punti di forza, debolezza, obiettivi, valori e motivazioni - più è facile per te gestire il tuo tempo in modo efficace. Approfondisci→
 



1.2. Gestione del tempo - Crea un sistema

Stabilire un sistema solido che puoi replicare è la chiave per riuscire a gestire il tuo tempo. Sistemi, standard, strategie e regole proteggono il tuo tempo e ti consentono di sfruttarlo al meglio. Approfondisci→
 



1.3. Gestione del tempo - Come superare gli ostacoli nella gestione del tempo

Chiunque può riuscire nella gestione del tempo, ma non è sempre facile. Se la tua esperienza è in qualche modo simile alla mia, a volte le tue giornate possono sembrare un videogioco d’azione in cui sei costantemente sotto tiro da qualche genere di minaccia. Approfondisci→
 



1.4. Gestione del tempo - Stabilisci i tuoi confini e ottieni il giusto supporto

A volte la tua famiglia, i tuoi amici e i tuoi collaboratori rappresentano la più grande sfida nel gestire il tuo tempo con successo. Di chi sono le telefonate che interrompono il tuo flusso di pensieri quando sei super concentrato? Chi ti aspetta a casa per cena, nonostante quella scadenza pressante? Approfondisci→
 



1.5. Gestione del tempo - Mantieni alta la motivazione

Come la maggior parte degli obiettivi, padroneggiare le abilità di gestione del tempo non è qualcosa che accade durante la notte: richiede infatti tempo e dedizione. Approfondisci→
 

 

gestione del tempo


 

GESTIONE DEL TEMPO - SEZIONE II

GESTIONE DEL TEMPO

COME ASSEGNARE LE GIUSTA PRIORITÀ E UTILIZZARE IL TIME-BLOCKING

Un vecchio adagio sulla gestione del tempo dice che per ogni minuto che investi nella pianificazione, risparmi dieci minuti nell'esecuzione. Il modo migliore per raggiungere i tuoi obiettivi è dare priorità ad essi e sviluppare un piano ordinato per raggiungerli.

Le persone più produttive hanno un altro tratto in comune: trattano tutto nella loro vita come fosse un appuntamento. Danno importanza ai loro doveri, impegni e attività scrivendoli e dando loro una fascia oraria.

Per assicurarti di agire in base alle tue priorità nell'ordine più importante per te, devi seguire un metodo per la tua pianificazione. In questa sezione ti aiutiamo ad abbinare i tuoi obiettivi alla gestione del tempo, a dare la priorità alle tue attività e a creare un programma per portarti in sicurezza a destinazione.

In questa sezione imparerai a:

  • Utilizzare la regola 80/20
  • Assegnare la giusta priorità alle attività
  • Sviluppare e perfezionare l'abitudine al time-blocking

 



2.1. Gestione del tempo - Concentra la tua energia con la regola 80/20

In generale, solo il 20% delle cose a cui dedichi il tuo tempo fa produce l'80% dei risultati che desideri ottenere. Questo principio si applica praticamente a tutte le situazioni in cui è necessario pianificare il proprio tempo. Approfondisci
 



2.2. Gestione del tempo - Sotto con le specifiche: priorità giornaliera

Dopo aver applicato la regola dell’80/20 e aver identificato quindi i compiti necessari per raggiungere i tuoi obiettivi, suddividili ulteriormente in attività quotidiane. Approfondisci
 


2.3. Gestione del tempo - Blocca il tuo tempo e inserisci le cose da fare

Dopo aver identificato e ordinato le attività, assegna a ciascuna di esse una stima oraria coerente e pianificale in base alla loro priorità sul tuo calendario settimanale. Approfondisci
 


2.4 Gestione del tempo - Valuta i tuoi progressi e adegua il tuo piano secondo necessità

Trovarsi a proprio agio con il time-blocking richiede tempo, avere un programma del tutto privo di problemi può richiedere anche 5/10 revisioni. Approfondisci
 



gestione del tempo


 

GESTIONE DEL TEMPO - SEZIONE III

GESTIONE DEL TEMPO

RISPARMIA TEMPO CON UN'AREA DI LAVORO PRODUTTIVA

Se fai diventare la tua area di lavoro un parcheggio temporaneo per qualsiasi cosa, come ad esempio post-it relativi a vecchie attività, appunti per il nuovo progetto, vecchie buste e compagnia bella ... sei come il Titanic che cerca di attraversare l’Oceano Atlantico. Sappiamo tutti come finisce quella storia, non è vero?

Chiediti quanto segue:

  • Conosci tutte le attività che devi svolgere, complete di deadline e linee temporali?
  • Hai a portata di mano  tutti i materiali, i documenti e gli strumenti di cui hai bisogno in questo momento per portare a termine ogni progetto?
  • In breve, hai tutto il necessario per fare un ottimo lavoro nei giusti tempi?

Se la risposta ad almeno una di queste 3 domande è "no", presta bene attenzione alla sezione che stai per leggere.

In questa sezione imparerai a: 

  • Domare l’entropia sopra la tua scrivania 
  • Limitare l’utilizzo della carta
  • Prevenire il disordine prima che si manifesti

 



3.1. Gestione del tempo - Semplifica la tua area di lavoro

 
Più pulita e chiara è la tua scrivania, migliore è il tempo che trascorri a lavorare. Rimuovi subito tutto ciò che non è assolutamente necessario dalla tua scrivania. Approfondisci→
 


3.2. Gestione del tempo - Evita che il disordine torni indietro

La migliore strategia per mantenere uno spazio di lavoro ordinato è in primo luogo evitare di accumulare carta, oggetti e documenti vari. Qui troverai diversi  consigli per evitare il moltiplicarsi del disordine sulla tua scrivania. Approfondisci→
 


 

gestione del tempo


 

GESTIONE DEL TEMPO - SEZIONE IV

GESTIONE DEL TEMPO

DIFENDI LA TUA GIORNATA DALLE INTERRUZIONI

Le tecnologie della comunicazione hanno messo a dura prova le nostre capacità di gestione del tempo in diversi modi. 

Negli ultimi anni abbiamo assistito ad una moltiplicazione di punti di accesso alle informazioni - telefono, e-mail, chat, messaggi vocali, piattaforme di lavoro, etc. - e spesso il risultato è quello di essere condannati ad una disponibilità perpetua, senza limiti.

I tuoi collaboratori possono contattarti mentre sei in vacanza e gli amici possono interrompere un'importante presentazione al cliente. Non credo che questo rappresenti un passo avanti per l’uomo, ma è indiscutibilmente un fatto della vita moderna.

Considera questo: ognuna di queste interruzioni - non importa quanto piccola o insignificante - ti deruba di almeno 10 minuti aggiuntivi di tempo produttivo (alcuni studi dicono addirittura 20) , necessari per fare un completo re-focus su ciò che stavi facendo. Se subisci anche solo 10 interruzioni nel corso della giornata, perdi quasi due ore di produttività - e ciò equivale a 36 ore al mese!

Le distrazioni sono la piaga di chi segue un percorso per migliorare la propria gestione del tempo, il modo più veloce per rendere inutile un time-block o addirittura un’intera giornata è proprio quello di non saperle gestire al meglio (vedere il capitolo 2 per ulteriori informazioni sul time-blocking). 

È quindi giunto il momento di prendere il controllo delle interruzioni, sia che il rischio provenga dai tuoi clienti, dai tuoi collaboratori, o dagli strumenti tecnologici che utilizzi.

In questa sezione imparerai a:

  • Tenere gli intrusi fuori dall'area di lavoro
  • Accertarti che le interruzioni siano brevi
  • Gestire le interruzioni da parte dei colleghi
  • Tenere a bada le incursioni dei clienti

 



4.1 Gestione del tempo - La Fortezza: Proteggi la tua attenzione

Il successo nella gestione del tempo avviene soltanto se si controlla l'accesso alla propria attenzione: è infatti fondamentale limitare a priori la frequenza delle interruzioni consentite. Approfondisci→
 


4.2. Gestione del tempo - Difese secondarie: minimizza i danni quando le chiamate arrivano

Indipendentemente dal sistema o dalla strategia che usi per proteggerti, le interruzioni telefoniche penetreranno sicuramente nelle tue difese. Quando ciò accade, la tua migliore strategia è accettare l’interruzione e seguire il flusso. Approfondisci→
 



4.3. Gestione del tempo - Gestione delle interruzioni ricorrenti da parte dei collaboratori

Essere molto chiari sui propri confini personali è essenziale per lavorare bene con i propri collaboratori. In ogni caso è opportuno trovare un equilibrio che vada bene a tutti. Approfondisci→
 

 

gestione del tempo


 

GESTIONE DEL TEMPO - SEZIONE V

GESTIONE DEL TEMPO

SUPERARE LA PROCRASTINAZIONE, IL PEGGIOR LADRO DEL TUO TEMPO

Sebbene molte persone credano di rimandare le sensazioni spiacevoli quando si abbandonano alla procrastinazione, la verità è che procrastinare porta molta spiacevolezza emotiva. 

Ridotta alla sua forma più pura, la procrastinazione è semplicemente rinviare o ritardare l'azione. Ma ovviamente non è così semplice. Capire cosa la provoca e come ti influenza è il primo passo per superare gli impulsi che ti impediscono di progredire.

Tuttavia, non tutta la procrastinazione è negativa. Quindi, in questa sezione, ti aiutiamo a capire la differenza tra buoni motivi per rimandare qualcosa e semplici scuse per rimandare qualcosa.

Ma soprattutto, ti forniamo strumenti e tattiche per aiutarti a superare quella paralisi debilitante che ti impedisce di iniziare o quegli attacchi imprevisti che ti rallentano o ti fermano a metà progetto.

In questa sezione imparerai a:

  • Capire quando procrastinare va bene
  • Come agire per fermare la procrastinazione
  • Tenere alta la motivazione

 



5.1. Gestione del tempo - Capire quando rimandare

A volte, rimandare qualcosa è il miglior modo di agire. La sfida è sapere quando è giusto procrastinare. Approfondisci
 


5.2. Gestione del tempo - Porre le basi: alterare la mentalità e istituire la disciplina

Ognuno di noi dispone di tre armi formidabili nel proprio arsenale per combattere la procrastinazione e riprendere il controllo sul proprio tempo: decisione, determinazione e disciplina. Approfondisci
 



5.3. Gestione del tempo - Come terminare le attività che temi di più

A volte ciò che hai nel piatto ti sembra talmente grande da non riuscire a capire come iniziare a mangiarlo. Approfondisci
 



5.4. Gestione del tempo - Mantieni alta la motivazione mentre vai avanti

Rimanere sulla strada giusta per combattere la procrastinazione è un compito che non finisce mai. Qui puoi trovare 4 punti da ricordare ogni giorno per facilitare le cose. Approfondisci
 


 

gestione del tempo
 

 

La guida completa alla gestione del tempo temrina qui.
Puoi continuare la lettura sul tema della gestione del tempo con i nostri articoli del blog: