Gestione del tempo - Blocca il tuo tempo e inserisci le cose da fare

Gestione del Tempo

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GUIDA ALLA GESTIONE DEL TEMPO - 2.3. BLOCCA IL TEMPO E INSERISCI LE COSE DA FARE

Gestione del tempo - Blocca il tuo tempo e inserisci le cose da fare

Dopo aver identificato e ordinato le attività, assegna a ciascuna di esse una stima oraria coerente e pianificale in base alla loro priorità sul tuo calendario settimanale (stimare la durata in anticipo è un passaggio molto importante).

Questo processo viene comunemente chiamato time-blocking e, ad oggi, non esiste un sistema migliore per la gestione del tempo su base giornaliera, settimanale, mensile, annuale e pluriennale.

Il time-blocking può essere complicato perché richiede molta riflessione e adattamento, sia nella fase iniziale in cui stai facendo tutto per la prima volta, ma anche nelle settimane successive. Per sviluppare al meglio l’abilità di gestione del tempo sono necessarie due cose:

  • Pratica coerente e diligente
  • Un intervallo di tempo abbastanza lungo (da 6 a 18 mesi) per integrare la pratica nelle proprie routine e migliorare

L'implementazione del time-blocking per organizzare il tuo programma richiede un investimento di tempo abbastanza importante. Ma sul lungo periodo ti farà raccogliere enormi dividendi.

Questa sezione ti guida attraverso uno schema generale dell’intero processo.

 

Step 1: Dividi la tua giornata

Per iniziare, è necessario un calendario che ti permetta di pianificare attività anche solo di 15 minuti. 

Perché un tempo così breve? Perché anche solo 15 minuti possono rappresentare una buona fetta di attività produttiva. Perdere solo due o tre di questi piccoli blocchi ogni giorno può ridurre la tua capacità di raggiungere i tuoi obiettivi.

Inizia dividendo la giornata: traccia una linea netta tra tempo personale e orario di lavoro. Facendo questo passo, crei un equilibrio lavoro - tempo libero sin dall'inizio. 

Non dare per scontato di avere liberi sabato e domenica solo perché lavori tutta la settimana dal lunedì al venerdì: blocca il weekend nel tuo programma o le attività lavorative potrebbero insinuarsi nei tuoi preziosi tempi di inattività. 

Sei preoccupato di tracciare una linea netta tra lavoro e tempo personale? Sei preoccupato di dover dire a un tuo cliente che non puoi partecipare al meeting fissato il martedì mattina?

Non ti devi preoccupare!

Non devi dire al tuo cliente che l'allenamento del martedì mattina è più importante di quel meeting - dì semplicemente che sei già impegnato. Questa è tutta la spiegazione che devi.

 

Step 2: pianifica le attività personali

Pianificare le attività personali è importante perché dà peso a queste attività e garantisce che non vengano superate da obblighi lavorativi che magari hanno pure minore importanza a lungo termine.

La pianificazione delle attività personali è duplice:

  1. Pianifica le attività di routine a cui paretcipi
    Cena in famiglia ogni sera? Un’uscita settimanale con il tuo partner? Allenamento in pausa pranzo? Non dare per scontato che queste attività si verifichino: dai loro il peso che meritano e blocca il tempo per ciascuna di esse.
     
  2. Pianifica le priorità personali che non sono di routine
    Pensa a tutte le attività personali che non sono di routine, ma che sono importanti e che quindi devono essere fatte in settimana. Inseriscile nella tua pianificazione prima di riempire la settimana con altri compiti e attività.


 

Step 3: Assumiti piena responsabilità delle tue attività quotidiane

Devi assumerti la piena responsabilità della gestione del tuo tempo e del completamento delle attività pianificate. Non esistono alibi, se per caso non porti a termine un’attività che avevi pianificato, devi essere consapevole del perché e poi ripianificarla.

Inizia con le attività che fanno parte della tua routine di lavoro e quindi includi man mano tutte le priorità non routinarie. Che tu sia un amministratore delegato o un libero professionista, sei responsabile dell’esecuzione di tutte le attività ogni giorno e ogni settimana. 

 

Step 4: Routine settimanale di autovalutazione e pianificazione strategica

Inserisci sessioni di pianificazione strategica settimanali - idealmente per venerdì pomeriggio o alla fine della settimana lavorativa - per valutare e rivedere i progressi compiuti verso i tuoi obiettivi, sia lavorativi che personali. È il metodo migliore per rivedere la settimana appena conclusa e iniziare la prossima.

Consiglio di dedicare all’autovalutazione almeno 15 minuti al giorno e di pianificare una sessione di pianificazione da 90 a 120 minuti alla fine della settimana.

Il tempo che dedichi alla pianificazione strategica è probabilmente il tuo investimento di tempo più prezioso ogni settimana. Da un lato ti permette di concludere la settimana imparando da ciò che hai fatto, dall’altro rafforza la tua visione per il tuo successo a lungo termine. 

 

Step 5: Pianifica il tempo di buffer

Il tempo di buffer è il tempo che utilizzi per gestire attività impreviste. Se vuoi eccellere nella gestione del tempo, inserisci il tempo di buffer nel tuo programma in modo da ridurre al minimo il rischio dovuto a interruzioni o problemi non pianificati. 

30 minuti al giorno dovrebbero essere sufficienti, ma sentiti libero di testare e trovare ciò che è meglio per te.

Sapere di avere a disposizione questo tempo ogni giorno ti aiuterà tantissimo ad aderire al tuo programma, perchè la tua mente non sarà preoccupata di come gestire eventuali imprevisti.