Gestione del tempo - Difese secondarie: minimizza i danni quando le chiamate arrivano

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GUIDA ALLA GESTIONE DEL TEMPO - 4.2. DIFESE SECONDARIE: MINIMIZZA I DANNI QUANDO LE CHIAMATE ARRIVANO

Gestione del tempo - Difese secondarie: minimizza i danni quando le chiamate arrivano

Se imposti i meccanismi di difesa e le tecniche di blocco che tratteremo in questa sezione, puoi evitare oltre il 90 percento delle interruzioni che la maggior parte delle persone subisce ogni giorno. 

Ma indipendentemente dal sistema o dalla strategia che usi per proteggerti, le interruzioni telefoniche penetreranno sicuramente nelle tue difese. Quando ciò accade, la tua migliore strategia è accettare l’interruzione e seguire il flusso. In questa sezione, scopri alcuni piani per la gestione delle chiamate telefoniche che ti arrivano.

 

Delega la responsabilità

Quando una chiamata penetra nelle tue difese, cerca di delegare la chiamata a qualcuno che può gestirla per te. 

Informa il tuo interlocutore non previsto del fatto che sei molto impegnato a fare altro (se vuoi puoi anche specificare, decidi tu) e che passi la chiamata ad un tuo collaboratore per poter gestire tempestivamente le sue richieste. 

Usa un linguaggio che faccia sentire importante il tuo interlocutore, non fare in modo che la cosa sembri uno scaricabarile. 

Fagli capire che è l’unico modo per poter risolvere velocemente il suo problema e rassicuralo riguardo l’affidabilità e le competenze della persona che gestirà le sue richieste.

Se poi indichi il tuo collaboratore come una persona più qualificata di te per gestire questa richiesta, hai la quasi certezza di ottenere la sua fiducia. 



Accorcia o condensa le conversazioni indesiderate

Quando una chiamata supera il guardiano della fortezza, la migliore difesa è quella di chiudere quella chiamata il più rapidamente possibile. 

La tua attenzione è stata interrotta e saranno necessari almeno 10 minuti dal momento in cui concludi la chiamata per ritrovare lo stesso focus di prima. Cerca quindi di mantenere la conversazione il più breve possibile, in modo da tornare rapidamente in focus.

Informa l’interlocutore in anticipo di quanto tempo puoi offrire. Ad esempio, potresti spiegare che sei nel mezzo di un progetto importante e hai solo dieci minuti disponibili. 

La cosa migliore da fare in questi casi è però chiedere all’interlocutore di ripianificare la chiamata per un momento successivo, quando potrai dedicare il 100% della tua attenzione. 

 

Ripianifica la chiamata in un momento migliore

Se ora è un brutto momento per gestire la chiamata, riprogrammala. Il tuo interlocutore certamente non conosce il tuo programma e probabilmente non ha nemmeno pensato che questo potesse essere un brutto momento. Offri comunque una breve spiegazione: dì che sei in riunione o che lavorando su un progetto complicato.

Quindi, senza lasciare il tempo per una risposta, offri due opzioni per riprogrammare la chiamata: "Non sono in grado di dare alla tua situazione tutta l'attenzione che merita in questo momento. Possiamo programmare una riunione telefonica per questo pomeriggio dopo le tre o la prima cosa domani mattina?”

Ricorda: offrire diverse opzioni è molto importante, perché si restituisce all’interlocutore la sensazione di controllo.