Gestione del tempo - Evita che il disordine torni indietro

Gestione del Tempo

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GUIDA ALLA GESTIONE DEL TEMPO - 3.2. EVITA CHE IL DISORDINE RITORNI INDIETRO

Gestione del tempo - Evita che il disordine torni indietro

La migliore strategia per mantenere uno spazio di lavoro ordinato è in primo luogo evitare di accumulare carta, oggetti e documenti vari. Questa sezione ti dà due rapidi consigli per evitare il moltiplicarsi del disordine sulla tua scrivania.

 

Segui le cinque regole d’oro per gestire la carta

Per diventare maestri nella gestione della carta occorre agire ogni volta che si prende in mano un foglio. Chi è davvero bravo in queste cose non accumula, non ricontrolla, non riconsidera, e soprattutto non ritarda. Si libera del foglio la prima volta che lo gestisce.

Per diventare un asso nella gestione della carta, segui queste 5 regole:

  • Getta via ciò che non ti serve
    Se non ti serve, sbarazzatene subito! Ogni volta che hai tra le mani una lettera, un documento o un vecchio foglio che sai per certo non essere più utile, buttalo subito nel cestino. Da lì in poi non deve più essere un tuo problema.

  • Delega ciò che puoi delegare.
    Quando deleghi ad un tuo collaboratore, passagli anche tutto il materiale del lavoro che gli hai affidato: da quel momento diventa sua responsabilità. In questo modo, da un lato ti concedi più tempo per svolgere attività più adatte a te, dall’altro sviluppi le competenze e la fiducia delle persone a cui deleghi.

  • Gestisci eventuali documenti in attesa.
    Spesso succede che abbiamo bisogno di maggiori informazioni prima di poter delegare o eliminare un documento. In casi come questo, in cui dobbiamo “parcheggiare” il documento per un follow-up prima di agire, ricordiamoci di non parcheggiare la carta in modo permanente! Crea uno spazio apposito in cui gestire tutti i documenti in attesa e assicurati di ottenere le informazioni necessarie e di occuparti del documento entro una data precisa

  • Agisci appena puoi.
    Appena un documento diventa “gestibile”, porta a termine le attività legate ad esso.

  • Archivia il documento.
    Crea un archivio (digitale per file digitali, fisico per i documenti fisici) in cui depositare tutti i documenti che hai già gestito, in modo da poterli consultare in un secondo momento in caso di necessità.
     


Archiviazione periodica

Poiché il compito di archiviazione è banale, è fin troppo facile consentire ad altre attività di insinuarsi nel tempo che hai messo da parte per gestire questo aspetto. È quindi possibile che in poche settimane le erbacce possano di nuovo invadere il tuo giardino. 

Il tuo compito dev’essere non lasciare che ciò accada: ricordati sempre di pianificare un appuntamento settimanale per quest’attività e inseriscilo nel tuo calendario.

Quando diventerà parte della tua routine, è probabile che inizierai a fare decluttering anche durante la settimana in modo automatico, e ti ritroverai a completare l’attività settimanale in molto meno tempo.

 

Prendi appunti in maniera intelligente

Se sai che dovrai archiviare i tuoi appunti, assicurati di utilizzare carta di grande formato in modo da poterli trovare in seguito. Alla fine di ogni nota, includi sempre elementi d’azione per il giorno seguente o per quando gestirai tale nota.

Sebbene i post-it siano ottimi per promemoria veloci, sono uno dei posti peggiori in cui prendere appunti. Ecco perché:

  • Sono troppo piccoli per note estese 
  • Tendono a staccarsi dal posto in cui li hai attaccati e quindi spesso vanno persi
  • Sono ottimi per fissare concetti sui muri, ma sono pessimi per tenere gli appunti in ordine sulla scrivania

 

Limita l’accumulo di carta

Molte persone ricevono più posta ordinaria ed e-mail in un giorno di quanto possano leggere in un anno. Ovviamente a nessuno piace perdere notizie importanti, ma poche persone hanno davvero il tempo di leggere ciò che ricevono, per non parlare poi dell'organizzazione.

La domanda non è come gestire le informazioni che ricevi, tutto quello che puoi fare è decidere ciò che è importante ed eliminare tutto il resto da ciò che ricevi. In caso contrario, avrai sicuramente un problema di sovraccarico di informazioni.

Ecco come ridurre il sovraccarico di carta:

  • Annulla gli abbonamenti ai magazine cartacei che non leggi regolarmente. 
  • Passa agli abbonamenti a riviste digitali.
  • Annulla l’iscrizione alle newsletter e alle mailing list che non ti danno valore. 
  • Quando ti imbatti in un articolo online che vuoi leggere, copialo su un google doc vuoto e tienilo sempre a portata di mano
  • Prendi tutti tuoi magazine, strappa gli articoli che ti interessano, mettili in una cartellina, getta via tutto il resto

 


 

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