Gestione del tempo - Valuta i tuoi progressi e adegua il tuo piano secondo necessità

Gestione del Tempo

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GUIDA ALLA GESTIONE DEL TEMPO - 2.4. VALUTA I TUOI PROGRESSI E ADEGUA IL TUO PIANO SECONDO NECESSITÀ

Gestione del tempo - Valuta i tuoi progressi e adegua il tuo piano secondo necessità

Trovarsi a proprio agio con il time-blocking richiede tempo, avere un programma del tutto privo di problemi può richiedere anche 5/10 revisioni. Ricordati di valutare regolarmente il tuo operato e di adattarlo periodicamente ai risultati che vuoi ottenere. 

Non si tratta di un enorme investimento in termini di tempo: sono sufficienti pochi minuti al giorno e puoi utilizzare parte del tempo destinato all’autovalutazione quotidiana.

Chiediti quanto segue:

  • Cosa ti ha portato fuori pista questa settimana?
  • Quali interruzioni hanno influito sulla tua gestione del tempo?
  • Qualcuno sta sabotando la tua gestione del tempo? 
  • Quali cambiamenti aiuterebbero la tua efficienza?

 

Raccolta dei risultati

Il time-blocking funziona per te nella misura in cui stai raggiungendo i tuoi obiettivi.

Suggeriamo sia una revisione settimanale che si concentri sulla settimana passata sia una revisione periodica meno frequente, in cui fai valutazioni sui tuoi obiettivi generali.

La revisione settimanale è un momento in cui puoi ripercorrere la tua settimana lavorativa, osservare gli alti e i bassi, capire cosa ha funzionato e cosa ha funzionato meno.

Per quanto riguarda la revisione periodica, controlla se i progressi fatti sul lavoro sono in linea con i requisiti iniziali, se il progetto si sta rivelando più o meno profittevole di quanto preventivato, se sei sulla strada giusta per raggiungere i tuoi obiettivi annuali.

Puoi anche passare ad altri metodi di misurazione, che sono particolarmente utili quando si parla di produttività sul lavoro:

  • Cosa è andato bene questa settimana? Cosa avresti potuto fare di meglio?
  • Hai realizzato quello che dovevi fare veramente? Quante attività ad alta priorità hai posticipato al giorno o alla settimana successivi?
  • Come giudicheresti la tua settimana su una scala da 1 a 10?
  • Senti di aver fatto un buon lavoro? Cosa pensi di poter migliorare?
  • Ciò che hai realizzato questa settimana ti ha posizionato meglio in relazione ai tuoi obiettivi a lungo termine?
  • Quali sono le tue aree di miglioramento chiave per la prossima settimana?
  • Quali aggiustamenti ai tuoi piani a lungo termine devi fare?
  • Cosa ti sta allontanando dal tuo programma?
  • Sei stato irrealistico nelle stime temporali delle tue attività?
  • Quali sono state le attività più complicate da gestire?
  • In quale parte della giornata hai lavorato meglio? E in quale peggio?

 

Ottimizza il sistema

Dopo aver analizzato ciò chei fatto durante la settimana, come ti sei comportato nei confronti del tuo lavoro e le interruzioni che hai affrontato, puoi ora identificare due o tre aggiustamenti che puoi applicare per aumentare il tuo successo nella gestione del tempo.

Ecco alcuni suggerimenti per indirizzarti nella giusta direzione:

  • Se non stai completando le attività più importanti o non stai lavorando agli obiettivi più importanti ogni giorno: elimina alcune delle attività B o C per fare spazio alle attività A, ovvero quelle più importanti.
  • Se i momenti più produttivi della giornata sono pieni di attività B e C, sposta le attività in relazione alla loro priorità


Dopo aver capito quali sono gli elementi da modificare, puoi modificare di conseguenza l’intero programma settimanale. Ora vediamo alcuni esempi di domande di valutazione rapida che possono aiutarti ad apportare al tuo programma modifiche efficaci e orientate ai risultati:

  • Qual è lo standard da rispettare? Hai una quota di budget che deve essere soddisfatta? Stai realizzando le tue priorità in questo senso? A fine giornata, come ti senti riguardo ai tuoi progressi?
     
  • Quanto preciso sei stato nel rispettare il tuo programma settimanale? Ricordati che non è necessaria una precisione assoluta, ma è molto importante applicare bene il principio 80/20.
     
  • In che modo sei migliorato da quando hai iniziato a fare time-blocking? Quanto è grande questo miglioramento? Ti piacerebbe migliorare in questo modo ogni settimana per un anno?
     
  • Con una revisione settimanale aggiuntiva, quanta produttività aggiuntiva otterresti? Prima di rivedere il tuo programma settimanale, pensa in anticipo a quello che sarà il ritorno sull'investimento previsto. Il cambiamento che implementerai porterà benefici in termini di produttività, gestione del tempo, efficienza o soddisfazione personale?
     
  • Quando i miglioramenti marginali inizieranno ad essere decrescenti? Ad un certo punto, perfezionare ulteriormente il programma può portare a risultati modesti. Dove pensi che succederà?


Il perfezionismo è un flagello per le persone che stanno cercando di ottimizzare la propria gestione del tempo.

L'ossessione di rivedere, rifare e riadattare il proprio calendario a intervalli di tempo ogni pochi giorni - o persino ore - porta alla frustrazione. Nel tuo time-blocking, definisci chiaramente la linea di successo in modo da poter raggiungere i tuoi obiettivi senza esagerare.

 


 

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