Il Principio Urgente / Importante di Eisenhower

Gestione del Tempo Produttività

 

Concentrati sul tuo lavoro più importante.

Immagina che ti abbiano chiesto di preparare una presentazione importante per la prossima riunione. Hai solo pochi giorni per prepararla, il tuo carico di lavoro è già elevato e hai molte altre attività urgenti nella tua to-do-list. Sei quindi ansioso, non riesci a concentrarti e tutto sembra essere più interessante di ciò che devi fare.

I fattori di stress relativi al tempo sono tra le fonti di pressione più pervasive sul posto di lavoro e si verificano a causa del fatto di avere sempre troppo da fare, in troppo poco tempo.

Come puoi quindi superare questo stress e completare ciò che serve per fare un buon lavoro?

Il Principio urgente / importante di Eisenhower ti aiuta a pensare alle tue priorità e a determinare quali delle tue attività sono importanti e quali sono, essenzialmente, distrazioni.
 


Cosa sono le attività "urgenti" e "importanti"?

In un discorso del 1954 alla Seconda Assemblea del Consiglio Mondiale delle Chiese, l'ex presidente degli Stati Uniti Dwight D. Eisenhower, che citava il dott. J. Roscoe Miller, presidente della Northwestern University, disse: "Ho due tipi di problemi: l'urgente e l'importante. L'urgente non è mai importante e l'importante non è mai urgente ".

Si dice infatti che lo stesso Eisenhower abbia organizzato il suo carico di lavoro e le sue priorità secondo questo principio.

Ha realizzato che per ottenere l’eccellenza nella gestione del tempo occorre essere sia efficaci che efficienti. In altre parole, dobbiamo dedicare il nostro tempo alle cose importanti e non solo a quelle urgenti. Per fare questo, e per ridurre al minimo lo stress delle troppe scadenze, dobbiamo capire questa distinzione:

  • Le attività importanti hanno un esito che ci porta a raggiungere i nostri obiettivi, siano essi professionali o personali.
  • Le attività urgenti richiedono attenzione immediata e sono generalmente associate al raggiungimento degli obiettivi di qualcun altro. Spesso sono quelli su cui ci concentriamo e richiedono attenzione perché le conseguenze di non affrontarli sono immediate

Quando sappiamo quali attività sono importanti e quali sono urgenti, possiamo superare la nostra naturale tendenza a concentrarci su attività urgenti e non importanti, in modo da poter dedicare abbastanza tempo per fare ciò che è importante, ovvero essenziale per il nostro successo.

Questo è lo switch che ci permette di passare dalla lotta per la sopravvivenza a una posizione in cui possiamo far crescere le nostre attività e le nostre carriere.

 


Sei interessato al tema della Gestione del Tempo?

>> Leggi la nostra guida completa sulla Gestione del Tempo <<


 

 

Come usare il principio di Eisenhower

Per utilizzare questo principio, elenca tutte le attività e i progetti che ritieni di dover fare. Cerca di includere tutto ciò che ti richiede tempo mentre lavori, per quanto non importante (se gestisci il tuo tempo usando le to-do-list o, meglio ancora, gli action program, immagino tu lo abbia già fatto).

Quindi, pensa a ciascuna attività e inseriscila in una delle quattro categorie, come mostrato nella figura qui di seguito:

 

principio urgente importante

 

Quindi utilizza le strategie descritte di seguito per pianificare le attività.
 


1. Importante e urgente

Esistono due tipi distinti di attività urgenti e importanti: quelle improvvise, che non avresti potuto prevedere, e quelle che ti trascini dietro da tempo e hai lasciato in sospeso fino all'ultimo minuto.

Puoi eliminare le attività dell'ultimo minuto pianificando in anticipo ed evitando la procrastinazione.

Tuttavia, non è sempre possibile prevedere le attività improvvise, né evitare tutte le problematiche connesse. Qui, l'approccio migliore è lasciare un po' di tempo nella pianificazione per gestire problemi imprevisti e attività importanti non pianificate (se si verifica una grave crisi, dovrai riprogrammare altre attività).

Se hai molte attività urgenti e importanti, individua quali di queste avresti potuto prevedere e pensa a come programmare attività simili in anticipo, in modo che non diventino urgenti.
 


2. Importante ma non urgente

Queste sono le attività che ti aiutano a completare lavori importanti e a raggiungere i tuoi obiettivi personali e professionali.

Assicurati di avere abbastanza di tempo per fare queste cose correttamente, in modo che non diventino urgenti. Inoltre, ricorda di lasciare abbastanza tempo nella tua pianificazione per affrontare problemi imprevisti. Ciò massimizzerà le tue possibilità di rimanere in pista e ti aiuterà a evitare che lo stress del lavoro diventi più urgente del necessario.
 


3. Non importante ma urgente

Le attività urgenti ma non importanti sono quelle che ti impediscono di raggiungere i tuoi obiettivi. Prova a capire se le puoi riprogrammare o addirittura delegare.

La principale fonte di tali attività sono le altre persone. A volte è opportuno dire "no" a collaboratori e colleghi educatamente, o incoraggiarli a risolvere il problema da soli. 

In alternativa, prova a stabilire fasce orarie di disponibilità, in modo che le altre persone sappiano che possono parlare con te in quel momento. Un buon modo per farlo è quello di organizzare incontri regolari con coloro che ti interrompono spesso, in modo che tu possa affrontare tutte le loro questioni contemporaneamente. 

Sarai quindi in grado di concentrarti sulle tue attività importanti più a lungo.
 


4. Non importante e non urgente

Queste attività sono solo una distrazione: se possibile, evitale o semplicemente ignorale.

Tuttavia, alcune potrebbero essere attività che altre persone vogliono che tu faccia, anche se non contribuiscono ai risultati desiderati. Di nuovo, dì "no" educatamente, se puoi, e spiega perché non puoi farlo.

Se le persone vedono che sei chiaro sui tuoi obiettivi e confini, spesso eviteranno di chiederti di fare attività "non importanti" in futuro.
 


Punti chiave

Il Principio urgente / importante di Eisenhower ti aiuta a identificare rapidamente le attività su cui dovresti concentrarti, oltre a quelle che invece dovresti ignorare.

Quando si utilizza questo strumento per stabilire le priorità del proprio tempo, è possibile affrontare questioni veramente urgenti, contemporaneamente a obiettivi importanti a più lungo termine.

Per utilizzare lo strumento, elenca tutte le tue attività e inseriscile in una delle seguenti categorie:

  • Importante e urgente.
  • Importante ma non urgente.
  • Non importante ma urgente.
  • Non importante e non urgente.

Dopodichè, pianifica tutte le attività in base alla loro livello di importanza e urgenza.


 

L'articolo è finito. Vuoi continuare la lettura?
Dai un'occhiata a questi articoli:

>> Oppure leggi la nostra guida completa alla Produttività Personale <<


 

Vuoi aumentare al massimo le tue performance lavorative?

produttività freelance