Perchè Procrastiniamo Quando Abbiamo Lunghe Deadline

Gestione del Tempo Gestione Progetti

 

"Puoi farmelo avere ASAP?"
Diciamo la verità: è una richiesta che non ci piace.

In realtà per molte persone avere scadenze brevi invece che lunghe - "Pensi di poterlo fare entro la fine della settimana?" - potrebbe effettivamente aiutarle a completare l’attività con minore stress.

In un recente studio pubblicato sul Journal of Consumer Research, i ricercatori Rajesh Bagchi e Stefan Hock dimostrano che impostare lunghe deadline ci porta ad immaginare il lavoro più difficile e dispendioso di quanto non sia in realtà. Questo ci porta subito ad essere più inclini a procrastinare tale lavoro.

C’è poi da aggiungere che questa percezione aumenta in proporzione a quanto procrastiniamo: più posticipiamo un’attività, più ci sembra difficile. Questo è vero anche quando la scadenza è del tutto casuale, senza un vero nesso con la difficoltà reale dell’attività in questione.

Nella loro ricerca, Bagchi e Hock hanno chiesto a dei volontari di rispondere a un breve sondaggio sulla pianificazione della pensione. Hanno diviso i partecipanti in due gruppi, per il primo gruppo il sondaggio online era accessibile per 14 giorni, per il secondo solo 7 giorni.

I risultati hanno mostrato che i partecipanti del primo gruppo hanno dedicato più tempo al sondaggio e hanno scritto risposte più lunghe, ma il numero dei sondaggi completati era minore rispetto ai partecipanti del secondo gruppo.

Quindi i membri del primo gruppo, quello con deadline più lunga, avevano più probabilità di non completare affatto l’incarico rispetto a quelli del secondo gruppo, che avevano una deadline più breve.

In un altro studio, un termine più lungo ha portato gli intervistati a spendere più denaro per presentare le dichiarazioni dei redditi, anche se tale deadline è sorta da un fattore del tutto casuale: l'arrivo di un modulo fiscale che si credeva perso. 

In questo studio, i partecipanti il cui modulo è arrivato più tardi, e che quindi hanno avuto meno tempo per completarlo, sono riusciti a spendere meno denaro in software e consulenti per concludere lo stesso lavoro.

Questi studi offrono un’importante lezione sulla comprensione della cosiddetta legge di Parkinson, ovvero: "il lavoro si espande in modo da colmare il tempo a disposizione per il suo completamento".

 


L'importanza della Deadline

C’è quindi necessità di fare valutazioni molto più rotonde sul concetto di deadline.

Se da un lato la legge di Parkinson suggerisce di scomporre obiettivi a lunga scadenza in obiettivi intermedi più facili e quindi a ridurre lo sforzo, la realtà è che scadenze più lunghe aumentano la difficoltà percepita di un incarico.

In secondo luogo, mentre la legge di Parkinson fa una previsione solo sull'impegno nel tempo, si è scoperto che le scadenze più lunghe aumentano anche l'impegno monetario. Di conseguenza, quando un certo incarico include un budget, potrebbe essere preferibile impostare un termine più breve rispetto a uno più lungo.

Questi risultati riguardano però solo singole scadenze, mentre molti di noi si trovano a dover gestire più scadenze alla volta.

È stato quindi condotto un altro studio, stavolta dai ricercatori Yang Yang e Chris Hsee, con lo scopo di valutare come gli individui rispondono a un gruppo di scadenze.

I risultati mostrano come di fronte a scadenze multiple per incarichi che variano in importanza, le persone normalmente danno più priorità agli incarichi meno importanti con scadenze più brevi rispetto a incarichi più importanti con scadenze più lunghe.

Questo dato è stato chiamato “The mere urgency effect”, ovvero “il semplice effetto dell’urgenza”, per sottolineare come le finestre temporali limitate influenzano il modo in cui gli individui selezionano quali compiti completare.

Ad esempio, un altro studio ha evidenziato come i lavoratori di Amazon Mechanical Turk erano disposti a rinunciare a una somma pari all'8% della loro retribuzione piena soltanto perché l'incarico proposto era caratterizzato da un'illusione di urgenza.

 

 


L'urgenza cambia la percezione e le abitudini

Questi studi ci mostrano che la tendenza delle persone a procrastinare ciò che è importante in favore di compiti urgenti - ma meno importanti - riflette una preferenza psicologica di base.

Molti di noi lo sanno intuitivamente: controlliamo e rispondiamo costantemente alle e-mail piuttosto che lavorare su un importante documento progettuale. Scegliamo di posticipare un controllo medico di routine che potrebbe salvarci la vita per visitare un negozio con la merce in saldo.

Ciò può accadere perché i compiti importanti sono generalmente più difficili e percepiti come lontani dal completamento degli obiettivi, mentre i compiti urgenti implicano un appagamento più immediato e certo.

Tuttavia queste ricerche fanno un ulteriore passo avanti, mostrando che possiamo dare la priorità a compiti urgenti ma banali anche quando ciò comporterebbe una perdita di denaro. Ci comportiamo come se il perseguimento di compiti urgenti avesse il suo fascino, indipendentemente dalle conseguenze oggettive.

È molto importante che quando fissiamo una deadline ci ricordiamo di questi schemi di comportamento, soprattutto perché queste scoperte ci mostrano le regole del gioco: scadenze brevi su incarichi urgenti richiamano la nostra attenzione.

Abbiamo maggiori probabilità di completare il lavoro, meno probabilità di procrastinare e meno probabilità di spendere denaro superfluo quando la deadline è vicina e percepiamo il lavoro come urgente. Ma a volte una scadenza più lunga è necessaria se un'attività è intrinsecamente più complessa o ci sono fattori esterni che aggiungono tempo alla pianificazione.

Ci sono momenti in cui scadenze più lunghe sono più efficaci delle scadenze brevi, ad esempio quando ci troviamo a collaborare con persone abituate a sotto-stimare i propri carichi di lavoro.

In generale, la regola aurea è questa: quando le scadenze sono distanti, dobbiamo spostare l'attenzione dalla deadline in sé ai risultati finali delle attività quotidiane.