Pianificazione Efficace: Come Pianificare per Sfruttare al Meglio il Tuo Tempo

Gestione del Tempo Freelancing

 

Stai facendo il miglior uso del tuo tempo?

Sei alla fine di un'altra giornata di lavoro e anche se hai iniziato prima del previsto e hai finito tardi, ti senti come se non avessi realizzato qualcosa di significativo.

È una scena fin troppo frequente.

Passiamo il nostro tempo tra riunioni, conference call, interruzioni varie e urgenze dell'ultimo minuto, e a fine giornata ci rendiamo conto di non aver fatto progressi sui progetti e obiettivi a priorità più alta.

Ecco perché è molto importante sapere come pianificare correttamente il tuo tempo. In questo articolo esamineremo i passi da compiere per imparare a farlo.


 

L'importanza della programmazione

La programmazione è l'arte di pianificare le proprie attività in modo da poter raggiungere i propri obiettivi nel tempo a disposizione.

Quando è fatta in modo efficace, può aiutarti a:

  • Comprendere cosa puoi realisticamente fare con il tuo tempo

  • Avere sempre abbastanza tempo per le attività essenziali

  • Gestire un tempo di buffer per le urgenze impreviste

  • Evitare di prenderti più lavoro di quanto tu possa effettivamente gestire

  • Lavorare costantemente verso i tuoi obiettivi personali e di carriera.

  • Trovare sempre abbastanza tempo per la famiglia, gli amici, l'esercizio e gli hobby.

  • Raggiungere l’equilibrio tra vita lavorativa e vita privata.

 

Il tempo è l'unica risorsa che non possiamo comprare, ma spesso lo sprechiamo o lo usiamo in modo inefficace.

Pianificare ti aiuta a pensare cosa vuoi ottenere alla fine della tua giornata, settimana o mese e ti mantiene in linea per raggiungere i tuoi obiettivi.

 

 

Come pianificare il tuo tempo

Inizia impostando un giorno e un orario preciso per la tua pianificazione: all'inizio di ogni settimana o mese, ad esempio. Ciò ti aiuterà a sviluppare l’abitudine molto più velocemente.

Esistono diversi strumenti tra cui scegliere. Il modo più immediato per farlo è usare carta e penna, ma se vuoi qualcosa di più automatizzato Taskomat fa sicuramente al caso tuo.

Scegli uno strumento di pianificazione adatto alla tua situazione, all'attuale struttura del tuo lavoro, al tuo gusto personale e al tuo budget.

Una volta deciso quale strumento si desidera utilizzare, preparare la pianificazione nel modo seguente:

 

Step 1: identificare il tempo disponibile

Inizia decidendo quanto è il tempo massimo disponibile, ovvero il tempo che desideri rendere disponibile per la pianificazione del tuo lavoro (es: 7 ore al giorno).

La quantità del tuo tempo che dedichi al lavoro dovrebbe riflettere la misura del tuo lavoro e i tuoi obiettivi personali nella vita.

Ad esempio, se stai cercando di chiudere un progetto urgente, potrebbe essere una buona idea lavorare oltre le normali ore ogni giorno. Se invece in alcuni mesi dell’anno vuoi avere più tempo per le attività fuori dal lavoro, potresti decidere di lavorare meno ma a budget più sostanziosi.



 

Step 2: Pianifica le azioni essenziali

Dopodiché, pianifica subito le azioni che devi assolutamente eseguire per fare un buon lavoro.

Ad esempio, se il tuo ruolo principale è gestire le persone, assicurati di avere abbastanza tempo a disposizione per coordinare al meglio i membri del team e per supervisionare il loro lavoro.


 

Step 3: Pianifica le attività ad alta priorità

Esamina la tua to-do-list e identifica le attività ad alta priorità, le attività urgenti e le attività che non possono essere delegate. Pianificale subito dopo quelle essenziali.

Cerca di schedularle per le ore del giorno in cui sei più produttivo - ad esempio, alcune persone sono più energizzate ed efficienti al mattino, mentre altre si concentrano più efficacemente nel pomeriggio o alla sera.

 

Step 4: Pianificazione del tempo di buffer

Pianifica sempre un po' di tempo in più per far fronte alle emergenze e agli imprevisti. Sarà l'esperienza a darti la misura di questo tempo di buffer: in generale, più imprevedibile è il tuo lavoro, più tempo di buffer ti servirà.

Ricorda che le frequenti interruzioni finiscono per consumare tutto il tuo tempo.

Imparare a gestirle in maniera efficace riduce drasticamente il tempo di buffer che è necessario mettere da parte.

Ovviamente alcune interruzioni saranno difficili da prevedere, ma se lasci dello spazio vuoto nella tua pianificazione, avrai la flessibilità necessaria per riorganizzare le attività e rispondere a problemi importanti non appena si presentano.


 

Step 5: Pianifica il tempo discrezionale

Il "tempo discrezionale" è il tempo a tua disposizione per raggiungere i tuoi obiettivi.

In questo tempo dovrai pianificare tutte le attività necessarie per portare a termine i tuoi progetti.

 


Step 6: Analizza le tue attività

Se al quinto step scopri di avere poco tempo discrezionale disponibile, devi tornare agli step due, tre e quattro e chiederti se tutte le attività che inserite siano davvero necessarie. Può darsi che alcune cose possano essere delegate o affrontate in un modo più efficiente.

Uno dei modi più importanti (se non il più importante) per costruire il proprio successo è massimizzare la leva che puoi ottenere con il tuo tempo.

Aumenta la quantità di lavoro delegando ad altre persone attività non chiave, e utilizza la tecnologia per automatizzare quanto più possibile il flusso di lavoro.

 

 

Punti chiave

Facendo una buona pianificazione puoi massimizzare la tua efficacia e ridurre i tuoi livelli di stress.

Segui questa procedura in sei passaggi per preparare il tuo programma:

  1. Identifica il tempo che hai a disposizione.

  2. Pianifica subito le attività essenziali che devi svolgere per avere successo nel tuo lavoro.

  3. Pianifica attività urgenti e ad alta priorità

  4. Alloca un tempo di buffer appropriato per gestire eventi imprevedibili.

  5. Pianifica tutte le attività necessarie a completare i tuoi progetti

  6. Analizza le tue attività per identificare attività che possono essere delegate, esternalizzate o tagliate del tutto.