Produttività Personale - Informati sulla tua prossima riunione

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GUIDA ALLA PRODUTTIVITÀ - Suggerimento #12

Produttività Personale - Informati sulla tua prossima riunione

Le intenzioni che stanno alla base di una riunione sono generalmente buone: incontrarsi con i propri collaboratori è un ottimo modo per condividere idee e pensieri riguardo i progetti che stiamo seguendo.

Sfortunatamente, però, le riunioni possono anche essere una grossa perdita di tempo che ti rapiscono dalle tue incombenze lavorative e ti impediscono di essere realmente produttivo. 

Quindi, prima di accettare tutte le richieste di meeting che ti arrivano, fai in modo di avere le risposte alle seguenti domande:

 

È necessario che io partecipi?

Chiedi all'organizzatore della riunione se la tua presenza è necessaria: potresti scoprire di essere stato invitato “per ogni evenienza” e che quindi la tua presenza non è così importante. 

 

È possibile partecipare da remoto?

Negli ultimi anni, le riunioni da remoto (o conference call) hanno sostituito molte riunioni tradizionali. Ci sono molti vantaggi nelle riunioni da remoto, incluso il risparmio di tempo e denaro per i viaggi.

Chiedi all'organizzatore della riunione se è possibile partecipare da remoto. Sebbene l'esperienza sia diversa dal confrontarsi faccia a faccia, è comunque un ottimo modo per incontrarsi e fare progressi sui progetti in corso.

 

È necessario questo meeting?

La grande domanda è ovviamente: l'incontro è necessario? Se hai questo dubbio sulla prossima riunione programmata, fai questa domanda direttamente all'organizzatore.

 

C’è un ordine del giorno?

Senza un ordine del giorno, c'è un grande rischio che l'incontro vada fuori tema.

Naturalmente, questo fa perdere tempo prezioso a tutti.

Se l'organizzatore della riunione non ti invia un ordine del giorno con l'invito alla riunione, chiedigli di inviarlo a tutti i partecipanti prima della riunione.

 

È possibile limitare la durata della riunione?

Se è stato programmato un meeting di 2 ore, è molto probabile che si finirà per riempire tutto quel tempo con qualsiasi tipo di discussione, anche quelle non pertinenti al topic della riunione. 

Perché quindi non assegnare alla riunione un tempo più breve? Ad esempio, nella metodologia Agile si tengono riunioni quotidiane di 15 minuti per allineare il team sugli sviluppi del progetto: le cosiddette stand-up meeting.

Dato che tutti sanno che questi incontri sono brevi, chi vi partecipa non scivola in argomenti fuori tema e fa di tutto affinché l’incontro termini entro i 15 minuti.



È possibile testare tutta la strumentazione necessaria prima della riunione?

Spesso accade di perdere tantissimo tempo ad inizio riunione perché le cose non funzionano come dovrebbero. Che sia la connessione internet, il proiettore, il telefono, il megaschermo o vattelappesca. Se possibile, cerca di assicurarti che tutte queste cose funzionino prima della riunione.

 

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