Produttività Personale - Delega nel modo giusto

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GUIDA ALLA PRODUTTIVITÀ - Suggerimento #13

Produttività Personale - Delega nel modo giusto

Possiamo gestire in modo efficace solo un volume limitato di lavoro. Quando siamo bombardati da troppi compiti, la nostra capacità di svolgere un lavoro di qualità diminuisce e finiamo per essere affrettati nelle nostre attività, passiamo da un task all'altro troppo rapidamente senza concentrarci abbastanza.

Ecco perché saper delegare è importante quando vogliamo rendere il nostro lavoro meno frenetico e più controllabile. Non solo aiuta a livellare il carico di lavoro, ma ci dà anche più tempo per concentrarci sui nostri compiti importanti, assicurando che errori inutili vengano eliminati durante la fase di lavoro.

Per rendere il processo di delega il più efficace possibile, occorre comprendere i seguenti passaggi.

1. Assicurati di documentare i passaggi del tuo lavoro con sufficienti dettagli in modo che l'altra persona possa effettivamente completare un'attività con successo.

2. Metti alla prova la leggibilità delle istruzioni che hai creato, prima seguendole tu stesso e poi facendolo fare alla persona a cui stai delegando il lavoro. Questo ti aiuta a regolare le istruzioni in modo che siano facili da seguire e non contengano errori: dopotutto vuoi assicurarti che l'altra persona possa lavorare in modo indipendente il più possibile, senza dover sempre fare riferimento a te.

3. Assicurati di definire la scadenza per l'attività delegata, soprattutto se è necessaria entro un determinato periodo di tempo. Invece di dire che vuoi che il lavoro venga completato la settimana prossima, definisci una scadenza esplicita, come ad esempio entro giovedì prossimo alle 13:00.

4. Rendi attivo il processo di delega. In altre parole, non limitarti a chiedere a una persona di svolgere un'attività: segui regolarmente il suo sviluppo (per telefono o via e-mail), in modo che le cose procedano senza intoppi.

5. Cerca di migliorare il processo di delega continuamente. Ad esempio, potresti capire che le istruzioni basate su video funzionano meglio con alcune persone, oppure scopri una nuova applicazione che automatizza una parte del processo, rendendo superflui alcuni passaggi manuali.

La delega è un potente strumento per migliorare la produttività e bilanciare il carico di lavoro. Se decidi di delegare parte del tuo lavoro, assicurati di dedicare abbastanza tempo a questi punti per ottenere i risultati desiderati.
 

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