Come gestire le interruzioni sul lavoro

Tieni un registro delle interruzioni

Se le interruzioni ti privano costantemente di tempo ed energia, o se spesso ti costringono a fare cose fuori programma causando ritardi, è il momento di tenere un registro di queste interruzioni e di chi le causa. Puoi organizzare il registro in questo modo:

Tieni il registro delle interruzioni con te ogni giorno per almeno una settimana, registrando ad ogni interruzione la persona che ti interrompe, la data e l'ora in cui si verifica, la descrizione dell'interruzione, se era valida e se era urgente (o se invece si sarebbe potuto aspettare un momento migliore).

Dopo aver registrato le interruzioni per una settimana, siediti con il tuo registro e analizza le informazioni. Quali interruzioni sono valide e quali no?

Devi affrontare le interruzioni valide. Di seguito ti mostreremo come pianificarle nella tua giornata in modo che ricevano l'attenzione di cui hanno bisogno, mentre tu hai ancora il tempo necessario per affrontare adeguatamente il tuo lavoro quotidiano.

Per quanto riguarda le interruzioni non valide, è necessario trovare un modo per bloccarle in futuro.

Analizza e gestisci le interruzioni

Per analizzare e superare le interruzioni che trovi nel registro delle interruzioni, controlla innanzitutto se l'interruzione è valida o meno. Qualcuno avrebbe potuto evitare di interromperti aspettando una riunione di routine? O era qualcosa che avrebbero dovuto chiederti? In caso contrario, affrontalo in modo educato ma assertivo.

Quindi, guarda quanto erano urgenti le interruzioni e se avrebbero potuto essere anticipate in qualche modo. Puoi prevenire molte interruzioni tenendo riunioni o conference call di routine con le persone: se sono fiduciose di poterti contattare in un punto definito nel prossimo futuro, impareranno a tenere per se le questioni non urgenti fino a quel momento.

Tuttavia, alcune interruzioni sono urgenti e valide. Devi essere interrotto e devi affrontare la situazione. Tenendo il registro delle interruzioni, potrai essere consapevole del tempo occupato da queste interruzioni urgenti e valide. 

Blocca questo tempo nel tuo programma come tempo di buffer (o tempo di emergenza) e occupati di tutto il tuo lavoro nel tempo rimanente. Dovrai comunque essere abile nel destreggiarti tra il tuo lavoro e le interruzioni importanti, ma almeno non finirai per essere sovraccarico e stressato a causa di ciò che non hai fatto per colpa delle emergenze.

Metti il ​​tuo telefono al lavoro per te (non contro di te)

Molti di noi sono interrotti ogni giorno da telefonate di ogni genere: un po' di pianificazione può fare molto per controllare questo tipo di interruzioni interruzioni. Se hai una scadenza o la tua concentrazione deve essere intensa (e non interrotta), usa la segreteria per filtrare le chiamate o chiedi a un assistente virtuale di occuparsi dei messaggi per te.

In questo modo, puoi gestire le chiamate in base alla priorità e nei momenti più adatti a te. Il tempo che dedichi a questa attività (gestire le chiamate) può essere pianificato nel tuo programma come qualsiasi altro task e diventare a tutti gli effetti parte integrante della tua giornata lavorativa.

Prendi fiato

Quando qualcuno ci interrompe, è facile farsi prendere dalla "fretta" che questa persona sta mostrando, perché senza dubbio dal loro punto di vista la richiesta è urgente. In realtà, tuttavia, la maggior parte delle interruzioni non sono questioni di vita o di morte e può essere una soluzione migliore prendersi un po' di tempo prima di agire.

Prenditi qualche minuto per considerare la situazione. Riprendi fiato e schiarisci le idee. Un piccolo ritardo, anche solo di pochi minuti, fa molto per valutare la situazione in modo accurato e reagire in modo appropriato.

Impara a dire "No"

È spesso accettabile dire "no" a richieste o attività specifiche se sei impegnato in un altro lavoro, soprattutto quando può essere gestita da qualcun altro, se non è un compito importante o se può essere fatto in seguito.

In questo caso, dire "no" in modo cortese e sincero, seguito da una breve spiegazione è la migliore linea d'azione da intraprendere: "Sto lavorando per una scadenza molto ravvicinata su un progetto importante in questo momento, quindi sono scusa, ma non ti posso aiutare ".

"Disponibile" e "Non disponibile"

Semplice ma efficace: fai sapere alle persone quando sei disponibile e quando non lo sei. Assicurati che le persone sappiano che durante il tuo "tempo non disponibile", dovrebbero interromperti solo se strettamente necessario.

Tu e i tuoi collaboratori potete anche concordare un segnale da utilizzare quando non si è disponibili, come ad esempio indossare delle cuffie, mettersi “occupato” nella piattaforma di IM, etc. Questo piccolo accorgimento da un lato può far diminuire sensibilmente le interruzioni e dall’altro comunica disponibilità totale in certi momenti della giornata.

Se sei un manager, una parte importante del tuo lavoro è essere a disposizione delle persone, gestire i problemi urgenti che sorgono e istruire il tuo team in modo che le persone siano il più efficaci possibile.

Se metti barriere troppo alte, non sarai in grado di svolgere questi lavori: non esagerare e assicurati che le persone sappiano che possono interromperti se c'è una vera crisi.

Interruzioni "solo su invito"

Pianifica orari di check-in regolari per le persone con cui parli più spesso. Chiedi a queste persone di tenere un elenco aggiornato delle cose di cui hanno bisogno di discutere, in modo che tu possa coprire tutti i punti in una volta. E sforzati di fare lo stesso.

Una politica della porta aperta è buona, ma dovresti limitare il numero di persone che inviti nella tua area di lavoro. Ad esempio, se stai programmando una riunione, offriti di incontrare il tuo collega nel suo ufficio o in una sala conferenze. In questo modo, puoi andartene appena finito il meeting. Inoltre, è molto più facile alzarsi e andarsene che convincere le persone a lasciare il tuo ufficio una volta sedute e comode.

Interruzioni incontrollabili

Ci sono interruzioni che, per quanto ci provi, semplicemente non puoi controllare.

Nonostante la maggior parte delle persone sia felice di riprogrammare la richiesta ad un orario più conveniente, a volte capita di non riuscirci. Se proprio non riesci a gestire questa interruzione in maniera diversa, metti rapidamente dei paletti dicendo qualcosa come "Ho solo cinque minuti per parlarne adesso" e fai in modo che vengano rispettati.

Non chiedere a chi interrompe di sedersi e non dilungarti in troppe chiacchiere. Incoraggia l'interlocutore ad andare dritto al punto e se non è possibile raggiungere una soluzione prima dello scadere del tempo assegnato, stabilisci un momento per tornare da loro e, di nuovo, rispettalo.