Come fare un preventivo

Indice dei contenuti

• Cos'è un preventivo?
• Cose da considerare prima di scrivere un preventivo
• Consigli per creare un preventivo convincente
• Elementi fondamentali della proposta di valore
• Crea un preventivo SMART
• Ultimi passaggi prima di inviare il preventivo

Cos'è un preventivo?

Prima di tutto, facciamo una piccola lezione di vocabolario. Un preventivo è un documento in cui descrivi il prodotto o il servizio richiesto e fornisci al cliente i prezzi di riferimento. Nella maggior parte dei casi, viene scritto come risposta a una richiesta specifica da parte di un cliente o potenziale cliente. 

Il preventivo viene spesso confuso con la proposta commerciale. Questi due documenti possono effettivamente essere utilizzati per gli stessi scopi, ma presentano comunque differenze di cui vorremmo discutere.

Differenza tra preventivo, stima e proposta commerciale

I preventivi, le stime e le proposte commerciali vengono utilizzati per descrivere l’offerta di beni o servizi al potenziale cliente. 

La differenza fondamentale tra preventivo e proposta commerciale è che il preventivo viene utilizzato quando il cliente non si preoccupa di come tu o il tuo prodotto aiutate la sua azienda. Risponde solo alle domande "cosa?", "quando?" e "quanto?".

Una proposta commerciale è un documento più dettagliato del preventivo che al suo interno dovrebbe affrontare anche la domanda "come?". Solitamente non consiste soltanto di un documento pdf con descrizioni e stime, ma anche di una presentazione più articolata con slide, immagini, tabelle e proiezioni. Questo perché si utilizza la proposta commerciale per dimostrare una piena comprensione del problema esistente del potenziale cliente e offrire una soluzione specifica.

A differenza del preventivo che si concentra sul prodotto o servizio, la proposta commerciale delinea in maniera circostanziata la proposta di valore fondamentale del progetto e il suo scopo è quello di attirare l'attenzione e il consenso delle parti interessate, per poi passare ad una descrizione più fattuale del progetto. 

Infine, per quanto riguarda la stima, condivide lo stesso obiettivo del preventivo ma di solito assume una veste informale e non standardizzata. Quando si scrive un preventivo, è necessario attenersi a un tono formale e fornire al cliente un prezzo esatto, inoltre il preventivo spesso ha valore legale e funge da contratto. La stima, invece, non ha in alcun modo l’ambizione di essere un documento con valore legale, spesso è fatta a voce o per email e assomiglia molto di più ad una lettera informale.

In questo articolo ci concentriamo sulle best practice da seguire per creare un preventivo o una proposta commerciale. Per semplicità parleremo solo di preventivi, ma sia che tu voglia scrivere un preventivo o una proposta commerciale, gli elementi da considerare sono gli stessi, ciò che cambia è il livello di profondità che vuoi dare a ciascuno di essi.

Cose da considerare prima di scrivere un preventivo

Prima di sederti e iniziare a scrivere la bozza del tuo preventivo o della tua proposta di progetto, ci sono alcune cose che devi considerare, tra cui:

Il tuo pubblico

Esamina il tuo potenziale cliente e identifica chi sono i responsabili delle decisioni e determina per ciascuno quali obiettivi ha e le relazioni che ha con gli altri: ogni stakeholder avrà i propri obiettivi e preferenze, per cui potrebbe essere necessario scrivere più versioni della proposta a seconda del pubblico.

Per ciascuno degli stakeholder coinvolti, chiediti:

• Quanta familiarità ha con il progetto o il problema? 
• Cosa sa già? Cosa non sa?
• Cosa vuole sentire?
• Dovrei fornire delle informazioni di base su un particolare argomento?
• C'è un modo particolare per far capire meglio cosa voglio trasmettere?

Ad esempio, se il preventivo è indirizzato ad un responsabile IT, è probabile che siano necessari linguaggio tecnico e riferimenti precisi. D'altra parte, se stai cercando di conquistare un piccolo imprenditore, usa un linguaggio semplice e di facile comprensione, con la proposta che evidenzia l'impatto positivo del progetto sui profitti dell'azienda.

Entrare nella testa delle persone per le quali stai scrivendo la proposta è fondamentale: devi pensare come gli stakeholder del progetto per fornire una proposta che soddisfi le loro esigenze.

Potenziali insidie

Secondo Francis MacNamara, uno dei grandi teorici del project management, ci sono quattro ragioni fondamentali per cui i preventivi e le proposte di progetto vengono rifiutate:

• Proposta mal definita
• Proposta non allineata agli obiettivi organizzativi
• Benefici del progetto non definiti in modo chiaro e credibile
• Presentazione inefficace

In sostanza, alcuni progetti falliscono non perché siano cattivi progetti di per sé, ma perché il preventivo mancava di chiarezza e persuasività. Vediamo quindi in dettaglio come aggirare queste problematiche.

Proposta mal definita

Quando si redige una proposta di progetto, è importante che sia ben definita. Il pubblico deve comprendere chiaramente il contesto che ha portato alla proposta, il problema da risolvere o l'opportunità da perseguire.

Il preventivo dovrebbe definire chiaramente gli obiettivi del progetto, lo scopo di alto livello, i vantaggi che produce (hard e soft), fattibilità e rischi di non realizzare il progetto. 

Proposta non allineata agli obiettivi organizzativi

Quando scrivi il tuo preventivo, dovresti assicurarti che il pubblico comprenda come il progetto si allineerà con gli obiettivi e la direzione strategica dell'azienda. Gli obiettivi tipici sono:

1. Espandere la quota di mercato in un particolare mercato
2. Aumentare la soddisfazione del cliente
3. Aumentare la qualità del prodotto o del servizio (difetti ridotti)
4. Ridurre i costi generali dell'X%
5. Ridurre i costi operativi / di produzione di X %

Se la tua proposta non è in linea con gli obiettivi dell'organizzazione, con ogni probabilità non sarà nemmeno presa in considerazione. 

Benefici del progetto non definiti in modo chiaro e credibile

I vantaggi concreti sono in genere definiti in termini di impatto sui ricavi e sui profitti dell'organizzazione e possono includere parametri come aumento delle vendite, aumento dei clienti, aumento del lifetime value del cliente, aumento dello scontrino medio, etc.

Data la difficoltà di fare stime realistiche, è indicato descrivere questi vantaggi concreti in termini di worst case scenario e best case scenario: agendo in questa maniera offrirai agli stakeholder un punto di vista complessivo sui benefici del progetto, e allo stesso tempo potrai indicare come e perché in caso di fallimento non potrai essere considerato il solo responsabile. 

Presentazione inefficace

La proposta può essere ben definita, avere vantaggi chiari e convincenti rispetto al costo, avere un livello basso di rischio ed essere allineata con gli obiettivi strategici dell'organizzazione, ma se non viene presentata e venduta in modo efficace, potrebbe non essere presa seriamente in considerazione.

Non dimentichiamo che scrivere un preventivo significa scrivere per vendere, occorre quindi comprendere e anticipare il processo di pensiero del cliente che porta poi all'approvazione del progetto. 

Dati e ricerca

Proprio a causa di ciò che hai appena letto, il tema dei dati e della ricerca è molto importante nel processo di creazione di un preventivo.

Per fare in modo che il tuo preventivo sia davvero efficace hai bisogno di fatti, cifre, grafici e tabelle per convalidare la tua proposta e giustificare l'esistenza del progetto. Non c’è nulla di più persuasivo dei numeri: del resto la matematica non è un’opinione. 

Ricerca quindi progetti passati, sia tra quelli fatti da te sia tra case study di terzi, sia di successo che di insuccesso: questo perché avrai bisogno del maggior numero di dati concreti, prove ed esempi che puoi fornire per creare una proposta convincente.

In definitiva, prima di iniziare a scrivere il preventivo, è opportuno condurre la customer discovery. Ne parliamo ampiamente in questo articolo: Come differenziarsi nella customer discovery

Consigli per creare un preventivo convincente

Rendiamo il processo di creazione di un preventivo davvero creativo. Quando ti metti a scrivere un preventivo, ciò che vuoi fare davvero non è scrivere, ma creare un nuovo cliente. Alla luce di questo, non ti basta sapere come preparare una proposta commerciale efficace, dovresti anche sapere come trasformare i tuoi potenziali clienti in clienti a tutti gli effetti.

In questo senso, ci sono 3 suggerimenti utili per migliorare la scrittura del preventivo, vediamoli in dettaglio.

Imposta una struttura adeguata

Questo passaggio non richiede molta creatività, ma è necessaria una struttura adeguata per rendere il documento più facile da leggere. C'è una sorta di layout standard per i preventivi che assomiglia un po' a questo:

• Intestazione del preventivo: nella parte iniziale del preventivo vanno indicate le informazioni generali: il nome della tua azienda, i tuoi contatti, numero di partita IVA, il numero e la data del preventivo, i termini di pagamento e, ovviamente, il nome del destinatario. Puoi personalizzare questa sezione aggiungendo i loghi e riferimenti precisi agli stakeholder che esamineranno la proposta.
• Proposta di valore: qui è dove descrivi il progetto che stai proponendo, ricordandoti di utilizzare tutte le best practice che abbiamo visto finora.
• Corpo del preventivo: la parte centrale del preventivo descrive i prodotti o servizi proposti e fornisce informazioni sui prezzi.
• Piè di pagina dell'offerta: include l'importo totale di tutti gli articoli, l'importo delle tasse, i termini di pagamento, le note legali e la validità dell'offerta. Per rendere le cose più interessanti puoi includere un invito all'azione, come ad esempio la loro firma.

Infine, due raccomandazioni di fondamentale importanza:

• Utilizza sempre una formattazione chiara: titoli grandi, un font leggibile, un’interlinea di almeno 1,5 punti, paragrafi ben distanziati e di non più di 6 o 7 righe, in modo da agevolare la lettura.
• Mantieni una lunghezza congrua: ricorda, stai cercando di conquistare dei potenziali clienti, non di annoiarli.

Visualizza il progetto

Non importa quanto buona sia la tua abilità nella scrittura: a volte le parole potrebbero non essere sufficienti per descrivere il tuo prodotto o servizio. Ciò è particolarmente vero se si tratta di una novità, oppure di un progetto multimediale o digitale che presenta alcune caratteristiche non comuni per il mercato. In questo caso, considera la possibilità di includere alcune immagini o video del tuo prodotto.

Lavora sulla personalizzazione

Se il fine è quello di ottenere un nuovo cliente, una delle armi principali per rendere convincente il tuo preventivo è la personalizzazione. A tutti piace sentire parlare di sé e a tutti piace sentirsi esclusivi.

In questo contesto, il tema della personalizzazione va declinato su due livelli, ovvero ad alto livello personalizzando il contenuto sulla base dell’azienda con cui stiamo parlando e a un livello più basso personalizzando il contenuto sulla base dello stakeholder a cui ci rivolgiamo.

Diventa quindi fondamentale calibrare, oltre al linguaggio, anche il tone of voice a seconda della persona che leggerà la nostra proposta. Possiamo inoltre decidere di includere o escludere alcuni punti della proposta in relazione allo stakeholder con cui abbiamo a che fare.

La personalizzazione grafica, per quanto possa sembrare il contrario, riveste in realtà un’importanza limitata. Dando per scontato che si riesca comunque a creare un layout di buona qualità, in ottica di persuasione è molto più importante il contenuto del contenitore: la sostanza e non la forma. Dipende sempre tanto da chi ci troviamo di fronte, ma la regola generale è che troppa attenzione sul design potrebbe far nascere nel potenziale cliente il dubbio che ciò che stai proponendo sia “tutto fumo e niente arrosto”.

Per altri consigli su come creare un preventivo convincente, puoi leggere il nostro articolo Le regole del preventivo perfetto, dove approfondiamo appunto queste tematiche.

Elementi fondamentali della proposta di valore

Nel paragrafo precedente abbiamo visto che la struttura ideale di un preventivo si compone di 4 elementi: intestazione del preventivo, proposta di valore, corpo del preventivo e piè di pagina dell’offerta. 

Se per gli altri 3 componenti abbiamo già detto abbastanza in questa sede, occorre invece approfondire ancora la parte relativa alla proposta di valore, in quanto è il nodo centrale di tutto il preventivo ed è la parte che maggiormente determina se il preventivo è ben scritto, efficace e convincente.

Una buona proposta di valore dovrebbe contenere almeno 6 elementi. Come abbiamo visto possono variare a seconda del contesto, ma il consiglio generale è quello di includerli tutti, a meno che non ci siano ragioni davvero valide per non farlo. Vediamoli insieme.

Executive summary

L’executive summary del preventivo ha il compito di catturare l'attenzione del pubblico. L'obiettivo è renderli entusiasti da subito del progetto che stai proponendo. È essenzialmente l’elevator pitch del progetto, per cui in primis dovrebbe essere breve, conciso e pertinente: deve condensare in poche righe scopo e principi generali del progetto.

Inoltre, l’executive summary ha due importantissime funzioni: deve comunicare in maniera chiara cosa succederà quando il progetto avrà avuto successo e, ancora più importante, deve motivare il cliente a leggere tutto il documento: dopotutto l'obiettivo è farlo firmare sulla linea tratteggiata in fondo al preventivo!

Storia

In questa sezione si evidenzia come progetti analoghi in precedenza abbiano avuto successo e come invece altri abbiano fallito. In altre parole, questa sezione valorizza il nostro lavoro di ricerca su dati pregressi e stabilisce lo standard per i worst case e best case scenario. Infine, sottolinea come il progetto che stai proponendo può essere più efficace facendo leva sulle informazioni ottenute dai progetti precedenti.

Requisiti

I requisiti sono tutti i fattori determinanti per la riuscita del progetto. Comprendono le tempistiche, i materiali e le risorse necessarie per il progetto. I requisiti sono di natura sia interna che esterna: possono dipendere da te che stai proponendo il progetto, dall’azienda cliente o dall’ambiente esterno. Fai in modo di includere tutti i requisiti e di specificare di chi è la responsabilità per ciascuno di essi.

Soluzione

Questa è forse la parte più importante di tutta la proposta: la sezione della soluzione spiega come il tuo progetto risolverà il problema del cliente. Di conseguenza, questa sezione include tutti gli obiettivi del progetto, tutti i servizi erogati, tutti i deliverable in ordine temporale, tutte le tecniche utilizzate, le competenze e le procedure di gestione progetto che tu e il tuo team utilizzerete per lavorare in modo efficace ed efficiente.

Nello scrivere la tua soluzione, tieni ben presente questi 3 suggerimenti:

• Ricordati di anticipare domande e obiezioni. Preparati a difendere la tua soluzione da tutti gli angoli. Sii pronto a spiegare perché la tua soluzione più costosa è migliore di una meno costosa, ad esempio.
• Presenta l'impatto maggiore della soluzione. Le parti interessate generalmente sono più entusiaste dei progetti con effetti ad ampio raggio rispetto a quelli con un impatto limitato.
• Ancora una volta, i fatti sull'opinione. Fornisci il maggior numero possibile di esempi supportati da fatti concreti.

Autorizzazione

In questa sezione dovranno essere elencati i responsabili delle decisioni relative al progetto, sia da parte tua che proponi il progetto, sia da parte dell’azienda cliente. Se lavori come singolo individuo puoi ovviamente omettere questa parte, resta però di fondamentale importanza esigere dall’azienda cliente un solo referente con potere decisionale, altrimenti si rischia di generare caos fin dalle prime battute.

Appendice

Le informazioni di contorno non incluse direttamente negli altri punti della proposta di valore finiscono nell’appendice. È qui che si trovano molti dei dettagli più interessanti del progetto, come ad esempio proiezioni economico-finanziarie, case study, testimonianze, report analitici, statistiche, etc. Inoltre, è proprio nell’appendice che le parti interessate possono fare un'immersione profonda per saperne di più.

Crea un preventivo SMART

Analogamente a quando stabiliamo i nostri obiettivi, anche quando definiamo gli obiettivi di un preventivo dovremmo utilizzare il framework degli obiettivi SMART. Lavorare con obiettivi SMART rende molto più semplice la gestione del preventivo e del progetto conseguente, in quanto avremo dei parametri reali sui quali calibrare l'operatività e valutare poi i risultati.

Dunque, quando nella tua Soluzione vai ad indicare gli obiettivi del progetto, ricordati di indicare obiettivi che riflettano l’acronimo SMART, ovvero che siano specifici, misurabili, raggiungibili, rilevanti e basati sul tempo.

Abbiamo già dato ampia rilevanza a questo tema nell’articolo dedicato agli obiettivi SMART, in questa sede ci limitiamo a indicare come tali caratteristiche si adattino agli obiettivi di un preventivo:

• Specifico: assicurati che gli obiettivi del preventivo siano chiari, concisi e specifici per l'attività da svolgere. Cerca di essere il più preciso possibile e di evitare riferimenti generici.
   
• Misurabile: assicurati che gli obiettivi del preventivo siano misurabili, in modo che sia ovvio vedere quando le cose sono sulla giusta strada e stanno andando bene e, viceversa, quando le cose stanno andando fuori strada. Utilizzare obiettivi misurabili facilitano lo sviluppo delle cosiddette milestones, che utilizzerai per monitorare l'avanzamento del progetto e identificare una data ragionevole per il completamento o la chiusura.
   
• Raggiungibile: è importante che ogni preventivo abbia un obiettivo fondamentale da raggiungere. Raggiungere questo obiettivo significherebbe realizzare un progetto eccezionale che va ben oltre le aspettative degli stakeholder. Tuttavia, è importante che l'obiettivo principale del progetto sia raggiungibile, in maniera tale che il morale rimanga alto e il team di lavoro sul pezzo.
   
• Rilevante: assicurati che tutti gli obiettivi del preventivo siano direttamente rilevanti per l’azienda e che ne definiscano in maniera univoca una chiara direzione di crescita.
   
• Basato sul tempo: le tempistiche e le date specifiche dovrebbero essere al centro di tutti gli obiettivi connessi ad un preventivo. Questo aiuta a mantenere il progetto in pista e garantisce che tutti i membri del team possano gestire il lavoro al meglio.

Ultimi passaggi prima di inviare il preventivo

Dopo aver scritto tutto il documento, termina il tuo preventivo con una conclusione che riassuma brevemente il problema e la soluzione. Enfatizza le parti significative e metti in risalto la tua proposta riaffermando dati, idee o fatti che vuoi che il tuo interlocutore ricordi. Controlla poi tutto il documento, verificando che ci sia coerenza perfetta tra le idee esposte e se i vari elementi si supportano a vicenda.

La scrittura chiara è il tuo migliore amico quando cerchi di scrivere in modo persuasivo. Per questo motivo, è necessario eseguire alcuni controlli prima di inviare la proposta.

Il tuo preventivo (o la tua proposta commerciale) dovrebbe essere letto come un libro. Dovrebbe raccontare una storia. Ogni sezione ed elemento devono lavorare insieme per formare un insieme coeso. È necessario quindi astenersi dall'introdurre qualcosa che non si adatta con tutto il resto. Fai attenzione a non introdurre nulla che sembri fuori luogo o che non contribuisca agli obiettivi generali del progetto.

Controlla il tone of voice e il linguaggio utilizzato. Il tuo preventivo è destinato a un determinato tipo di pubblico, quindi assicurati che il tono e il linguaggio siano idonei. Non dimenticare di correggere errori di grammatica, punteggiatura o ortografia: è fondamentale che la tua proposta abbia un aspetto professionale.

Assicurati che tutti gli elementi della proposta di valore siano presenti. Controlla il tuo documento e assicurati che tutti gli elementi necessari siano stati affrontati. Chiedi sempre un feedback a qualcuno dei tuoi collaboratori e assicurati infine che il preventivo sia ben organizzato e visivamente accattivante.

Realizzare un preventivo efficace e convincente richiede tempo e attenzione, investimenti che saranno però ben ripagati quando il tuo potenziale cliente accetterà la tua proposta e diventerà cliente a pieno titolo.