Lavorare a budget con Taskomat - Come impostare il flusso di lavoro quando si lavora a budget

Taskomat

Ogni freelance può approcciare la sua professione da un diverso angolo. Dopotutto ci chiamiamo liberi professionisti non a caso, giusto?

In questa sede ci interessa soprattutto la metodologia con la quale il freelance lavora per il suo cliente e si fa poi pagare.

Analizzando il contesto dall’alto, esistono 3 grandi macro-categorie all’interno delle quali si inseriscono più o meno tutte le casistiche individuali:

  • Lavorare a budget: vendere il proprio lavoro ad un prezzo prefissato, indipendentemente dal numero di ore impiegate
     
  • Lavorare a tariffa oraria: vendere il proprio lavoro come la sommatoria delle singole ore impiegate per portarlo a termine
     
  • Lavorare a monte ore: vendere un pacchetto di ore da utilizzare a consumo su uno o più progetti

In questo articolo vedremo come impostare il proprio workflow su Taskomat quando si lavora a budget.

 

Lavorare a budget: PRO e CONTRO

Lavorare a budget dovrebbe essere il punto di arrivo di ogni freelance che punti al successo personale.

Questo perché questa modalità di lavoro ci rende padroni di ciò che facciamo in tutto e per tutto, ovvero ci rende liberi di decidere dove, come e quando concentrare i nostri sforzi per dare il massimo al nostro cliente e, quindi, renderlo felice.

Lavorando a budget si lavora solitamente per obiettivi, ovvero si ipotizza un percorso insieme al cliente e si lavora per realizzarlo entro una certa data. In questo modo il cliente non ci percepisce come un costo, ma come un investimento necessario per raggiungere il proprio obiettivo.

Raramente si garantisce un orario di lavoro prefissato: quel che si garantisce quando si lavora a budget è la riuscita finale del progetto. In questo modo abbiamo la possibilità di organizzare il lavoro come meglio crediamo e di focalizzarci solamente sul risultato.

Possiamo decidere anche di lavorarci dalle 10 di sera alle 3 di notte. 
Perché no?

In questo contesto la percezione del cliente è fondamentale: lavorando a budget vendiamo al nostro cliente un progetto che gli serve per arrivare a determinati obiettivi di business. Non ci sta pagando a ore come se fossimo una risorsa esterna: siamo dei veri e propri abilitatori di business.

Bisogna però fare molta attenzione, perché se da un lato abbiamo più indipendenza e discrezionalità d’azione, dall’altra rischiamo seriamente di finire a lavorare per “du’ spicci”.

Questo succede principalmente in due occasioni:

  • quando non riusciamo a tenere traccia del tempo impiegato a completare le varie attività
  • quando non riusciamo a gestire e tracciare le eccessive richieste di eventuali rework da parte del cliente

Occorre quindi essere organizzati ed irremovibili. Capita infatti più di quanto si vorrebbe che, per amore del nostro lavoro, finiamo con il lavorare molto più tempo di quanto non avessimo ipotizzato e, quindi, finiamo per guadagnare molto meno di quanto avevamo immaginato.

 

Lavorare a budget significa vendere un lavoro ad un prezzo prefissato e fare in modo di non impiegarci più tempo di quello che è il tempo limite, in modo da mantenere il margine positivo e non compromettere il proprio obiettivo di fatturato.

 

Con Taskomat hai la possibilità di trasformare in numeri tangibili questioni fumose o complesse come quelle appena descritte.

 

Creazione di una Work Unit
 


Il punto di partenza di un workflow impostato correttamente è sempre la creazione di una Work Unit (sia se creiamo un preventivo, sia se creiamo direttamente una Work Unit all’interno di un progetto).

Il form di creazione non cambia a seconda del nostro modus operandi (ovvero se intendiamo lavorare a budget, a tariffa oraria o a monte ore), ciò che cambia è come valorizzare i singoli campi e l’importanza data agli stessi.

Quando lavoriamo a budget, il focus principale è ovviamente sul campo BUDGET: dobbiamo semplicemente valorizzarlo con il prezzo a cui vendiamo il nostro lavoro. Nell’esempio qui a fianco, ho venduto una campagna di advertising a 1.500€.

Il campo TARIFFA ORARIA è già impostato sulla tariffa di riferimento per raggiungere l’obiettivo di fatturato impostato in onboarding: se in onboarding abbiamo ottenuto una tariffa base di 50 €/h per arrivare ai 50k di fatturato annuali, ogni volta che creeremo una Work Unit, Taskomat riporterà questa tariffa base.

[Puoi sempre cambiare il tuo obiettivo di fatturato e di conseguenza la tua tariffa base nella tab Configurazione Taskomat all’interno del tuo account].

Il TEMPO LIMITE è un campo non valorizzabile (si valorizza da sé: è infatti il rapporto tra budget e tariffa oraria), e rappresenta il tempo entro il quale portare a termine il lavoro per mantenerci in linea con i nostri obiettivi di fatturato.

Se concludiamo il lavoro in più di 30 ore significa infatti che abbiamo abbassato la tariffa di riferimento per raggiungere il nostro obiettivo di fatturato.

→ Quando poi dovremo creare i Task temporizzati per questa Work Unit, dovremo fare attenzione a non creare Task per più di 30 ore totali.

 

Monitoraggio delle KPI
 


Andiamo avanti con l’esempio. Qui vediamo il dettaglio Work Unit con i dati inseriti precedentemente.

In alto abbiamo il BUDGET (che avevamo inserito prima nel form), il TEMPO LIMITE(calcolato sulla base della tariffa oraria di riferimento) e il MARGINE (ovvero lo scarto percentuale tra il tempo lavorato e il tempo limite).

Esaminiamo ora le progress bar che troviamo più sotto, nello specifico quelle relative al budget e al tempo.

In questo esempio ho già creato alcuni task per un totale di 13H e 30'. 
Per completare questi task ho impiegato 13H e 04'.

La progress bar viola, quella relativa al budget, ci informa che ho già consumato 675 € di budget sui 1.500 € totali. Ovvero: i Task che ho creato ed eseguito hanno un valore di 675 € (calcolato sulla durata dei Task e sulla tariffa iniziale, ovvero la tariffa inserita nel form di creazione).

La progress bar blu, quella relativa al tempo, ci informa che ho lavorato 13H e 04' a fronte delle 13H e 30' pianificate. Ciò significa che ho impiegato meno tempo per eseguire i miei Task di quanto non ne avessi preventivato.

Questo ha un effetto positivo sulle metriche più a destra, ovvero la tariffa reale e lo scostamento. La tariffa reale è la tariffa calcolata sull’effettivo tempo di lavoro e non sul tempo pianificato. Lo scostamento è lo scarto percentuale tra la tariffa iniziale e la tariffa reale.

Se per completare i tuoi Task impieghi meno tempo di quanto ne avessi preventivato, la tua tariffa reale sarà sempre più alta di quella iniziale e lo scostamento sarà positivo.

Rimani su questi valori fino al completamento della Work Unit per mantenere il margine totale positivo.
 


Poniamo di avere concluso la nostra Work Unit così come appare qui sopra.

La progress bar viola del budget ci informa che avremmo altro budget disponibile per creare altri Task, quindi non ho sforato il tetto — BENE!

Inoltre delle 30H disponibili ho pianificato solo 28H e 30', e ne ho impiegate ancora meno: soltanto 26H e 52' per completare tutta la Work Unit. Avendo impiegato meno tempo di quanto ne abbiamo pianificato, abbiamo uno scostamento positivo e una tariffa reale più alta di quella iniziale.

Dal momento che ho impiegato 26H e 52' per completare L’INTERA WORK UNIT, anche il margine che vediamo in alto è rimasto in positivo: quando ciò accade significa che abbiamo finalizzato il lavoro mantenendo la nostra tariffa reale più alta di quella di riferimento.

 

Uno sguardo alle altre KPI

  • la progress bar del fatturato ci informa quanto budget è già stato fatturato rispetto al totale
  • la progress bar del pagato ci informa quanto budget è già stato pagato dal cliente
  • L’efficacia mi mostra la percentuale dei Task completati senza essere lasciati indietro e ripianificati
  • l’efficienza ci mostra la percentuale dei Task completati entro la stima oraria
  • la puntualità ci mostra la percentuale dei Task completati entro la deadline


CHICCA: Notando un’efficienza del 56% a fronte di un margine e di uno scostamento comunque positivi, capiamo che i Task completati entro la stima sono poco più della metà e quindi deduciamo che ci devono essere uno o due Task completati in molto meno tempo rispetto le stime iniziali.

Infatti:

 

Lavorare a budget significa vendere un lavoro ad un prezzo prefissato e fare in modo di non impiegarci più tempo di quello che è il tempo limite, in modo da mantenere il margine positivo e non compromettere il proprio obiettivo di fatturato.