Come gestire collaboratori disorganizzati

Strategie e tattiche per motivare la tua squadra a cambiare mindset

Immagina questo scenario: dopo una settimana di duro lavoro, invii un rapporto importante ad un tuo collaboratore. Il suo compito è modificare la formattazione e prendere alcune decisioni chiave per finalizzare parte del contenuto. Mancano ancora tre settimane alla scadenza, ma speri che la finisca presto perché ci sono altri lavori da fare in parallelo. Il tuo collaboratore, tuttavia, ritarda ad apportare le modifiche. Dopo diversi reminder da parte tua, lo rimanda indietro soltanto il giorno prima della scadenza. Ciò significa che devi affrettarti a completare le modifiche finali in tempo. Il suo ritardo ti ha causato un grave stress e non è la prima volta che succede. Lavorare con persone disorganizzate può essere un'esperienza stressante, soprattutto quando inizia a influire sulla tua produttività. Ma cosa puoi farci? È tua responsabilità aiutarli a organizzarsi? Se sì, come lo fai con tatto? In questo articolo vedremo come aiutare altre persone a organizzarsi. Che siano colleghi, membri indipendenti del team o anche il tuo manager, vedremo insieme alcune strategie per aiutarti ad aiutarli.

 


Indice dei contenuti

 

Come trovare la causa della disorganizzazione

Prima di iniziare a cercare soluzioni, dedica del tempo a scoprire perché i tuoi collaboratori sono disorganizzati. Poni le seguenti domande:

  • I tuoi collaboratori comprendono a fondo perché è importante essere organizzati?
  • Ritengono che l'organizzazione non sia importante? Se è così, potrebbero essere abitualmente disorganizzati. Forse non vedono la loro disorganizzazione come un problema per se stessi, quindi credono che non sia un problema per nessun altro. Dovrai renderli consapevoli dell'impatto della loro disorganizzazione su di te.
  • Stanno attraversando una disorganizzazione situazionale? Ciò si verifica quando una persona sperimenta una situazione o un evento traumatico o occasionale. Ad esempio, un nuovo lavoro o una promozione, il divorzio, la morte di un membro della famiglia o un progetto che richiede molto tempo possono causare una disorganizzazione improvvisa.
  • "Prosperano" sulla loro disorganizzazione? Alcune persone creano inconsciamente caos ed "emergenze artificiali" per mantenera alti concentrazione e interesse verso quello che stanno facendo. Sentono di funzionare meglio con scadenze ravvicinate e comportandosi in questo modo possono persino avere maggiore adrenalina.
  • Hanno una condizione medica che può causare disorganizzazione da moderata a grave? Depressione, disturbo bipolare, burnout, disturbo da deficit di attenzione (ADHD) o anche una malattia a lungo termine potrebbero essere una causa. Se sospetti che qualcuno abbia una condizione medica che non viene trattata, parlane a fondo con questa persona, invitandola a cercare assistenza medica.

Dopo aver identificato il motivo per cui ritieni che l'individuo sia disorganizzato, prova alcune delle strategie seguenti per aiutarti.

 

 

Causa: mancanza di conoscenza

Se le persone non sanno come essere organizzate, o perché dovrebbero preoccuparsi di essere più organizzate, trovare una soluzione alla loro disorganizzazione potrebbe essere abbastanza semplice.

  • Esprimi le tue preoccupazioni: inizia facendo loro sapere che sei preoccupato per la loro disorganizzazione. Tu e il tuo team volete avere successo nei vostri progetti, ma credi che la loro disorganizzazione sia un grosso ostacolo al raggiungimento dei vostri obiettivi.
  • Concentrati sui vantaggi dell'organizzazione: i tuoi colleghi potrebbero non voler investire il tempo o gli sforzi per cambiare, quindi assicurati di sottolineare i vantaggi dell'organizzazione. Fai loro sapere che probabilmente avranno meno stress, più tempo e una maggiore produttività se dedicano il loro tempo a organizzarsi. Inoltre, essere organizzati può aprire le porte ad alcune grandi opportunità in futuro.

Infine, indica ai tuoi collaboratori il nostro articolo Come organizzare il lavoro per ottimizzare la produttività. Si tratta infatti di una guida completa per organizzarsi al lavoro e potrebbe essere tutto ciò di cui hanno bisogno per apportare alcuni cambiamenti positivi nella loro vita.

 

 

Causa: mancanza di motivazione

Se sospetti che una persona sia semplicemente demotivata a organizzarsi, allora devi fargli capire quanto il suo stile di lavoro caotico influenzi negativamente te e gli altri.

  • Metti in chiaro che la disorganizzazione ti sta causando stress: menziona esempi specifici di situazioni passate in cui la loro disorganizzazione ha avuto un impatto negativo su di te. Sapere come le loro azioni influiscono su di te può motivarli a cambiare.
  • Spiega i vantaggi dell'organizzazione in relazione a loro - Ad esempio, se il tuo collaboratore lavora sempre in ritardo sui progetti, fagli sapere che questo si riflette negativamente su di lui professionalmente. Se mai desiderasse maggiori responsabilità, deve imparare a organizzarsi.
  • Scopri perché non sono motivati: ad esempio, hai bisogno di un report da un tuo collaboratore il 15 di ogni mese e lui non invia mai il rapporto in tempo. Quando chiedi spiegazioni, ti dice che odia fare questo report perché non si sente sicuro sui dati, quindi ritarda regolarmente il lavoro su di esso. Un po' di formazione extra potrebbe essere tutto ciò che serve per dare al tuo collaboratore tutte le conoscenze di cui ha bisogno per sentirsi a proprio agio nel svolgere questo compito in tempo.

 

Organizzare il tuo team manager

Quando è il tuo team manager ad essere disorganizzato, la situazione può essere difficile. Fare il lavoro al posto del tuo team manager non fa che aumentare il carico di lavoro e il livello di stress attuali. Può anche motivare tutto il team a continuare con le loro abitudini disorganizzate.

Che cosa si può fare?

Inizia portando il problema all'attenzione del tuo team manager. Forse non si rendono davvero conto che le loro cattive abitudini hanno un effetto negativo su di te e sul resto della squadra.

Puoi anche aiutare il tuo manager a organizzarsi mettendo in atto alcuni di questi sistemi che facilitano la comunicazione e il lavoro:

  • Usa file con codice colore: aiutano a organizzare meglio il lavoro assegnato ad altre persone. Ad esempio, metti gli elementi urgenti nelle cartelle rosse, gli elementi che necessitano di firme nelle cartelle verdi, gli elementi che devono essere esaminati nelle cartelle blu e così via. Un sistema di questo tipo aiuta il tuo manager a ricordare quale azione deve intraprendere su ogni elemento.
  • Usa righe dell'oggetto descrittive nelle e-mail: quando invii e-mail al tuo manager, assicurati che la riga dell'oggetto comunichi informazioni essenziali che possono essere facilmente identificate in seguito. Ricorda, la riga dell'oggetto è proprio come un titolo! Deve comunicare informazioni cruciali e attirare l'attenzione.
  • Cerca di limitare le scelte: molte persone disorganizzate hanno difficoltà a prendere decisioni. Se questo è il caso del tuo team manager, limita le sue scelte in modo che le decisioni siano più facili. 

 

Altri suggerimenti per l'organizzazione

A volte, alcuni piccoli cambiamenti nel tuo stile di lavoro fanno una grande differenza quando lavori con un collaboratore disorganizzato. Prova questi suggerimenti:

  • Metti insieme le informazioni: se invii una serie di e-mail separate, sullo stesso argomento e per diversi giorni, queste possono facilmente perdersi o separarsi l'una dall'altra. Ma se combini le informazioni essenziali in un documento (elettronico o cartaceo), è più facile tenere insieme quelle informazioni.
  • Pianifica di conseguenza: considera i livelli di disorganizzazione delle persone quando pianifichi le cose. Ciò significa che se hai bisogno di qualcosa da loro, chiedilo non appena sai che ne hai bisogno. Concediti un sacco di tempo ogni volta che dipendi da loro per qualsiasi cosa e fissa scadenze anticipate per la consegna del lavoro per consentire la loro disorganizzazione.
  • Definisci gli obiettivi dell'organizzazione: se gestisci persone disorganizzate, potrebbe essere utile impostare gli obiettivi dell'organizzazione come obiettivi di prestazione. Fai sapere loro che misurerai i loro sforzi nella prossima valutazione delle prestazioni.
  • Loda gli sforzi: ogni volta che vedi i tuoi colleghi fare progressi, assicurati di lodare i loro sforzi, non importa quanto piccoli. Se gli fai sapere come stanno aiutando i loro sforzi per organizzarsi, potresti mantenerli motivati ​​a continuare.

 

Punti chiave

Lavorare con colleghi, membri del team o manager disorganizzati può essere stressante, soprattutto quando le loro cattive abitudini influenzano il tuo programma. Scopri perché le persone sono disorganizzate per aiutarti a decidere come affrontare la situazione.

Se il problema è la mancanza di conoscenza, istruiscili sui vantaggi dell'organizzazione. Se il problema è la motivazione, mostra come la loro disorganizzazione influisce su di te e sul resto della squadra. Puoi anche aiutarli utilizzando un oggetto forte e combinando le informazioni nelle e-mail, consentendo più tempo e coinvolgendo un esperto dell'organizzazione per istruire il gruppo.

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