Chi è e cosa fa il professional organizer

Parliamone con Chiara Battaglioni

Negli ultimi tempi stanno emergendo sempre più professioni legate allo smart working e, più in generale, legate al concetto di produttività e organizzazione del lavoro. Abbiamo ad esempio i virtual assistant, i service designer, i facilitatori, i professional organizer. 
Noi di Taskomat siamo da sempre interessati a tematiche come organizzazione, produttività e consapevolezza, e pensiamo che anche tutti coloro che in qualche maniera seguono il nostro lavoro dovrebbero esserlo. Ma chi è e cosa fa un professional organizer? Ne parliamo con Chiara Battaglioni, professional organizer dal 2015 e membro del consiglio direttivo di APOI, l’associazione italiana dei professional organizer.
 

 

Ciao Chiara, quali sono state le motivazioni (dalle più grandi alle più piccole) che ti hanno spinto a diventare una professional organizer? 

Direi che sono state principalmente due, una legata alla specificità della professione e una alla scelta di diventare libera professionista. 

Organizzata, lo sono sempre stata. Ognuno di noi credo abbia uno o più punti di forza e abilità che gli/le risultano naturali: la mia è l’organizzazione. E me ne sono accorta sempre di più entrando nel mondo del lavoro. Ho una formazione nel settore audiovisivo (sono laureata in Cinema, televisione e produzione multimediale) e ho sempre avuto la fortuna di entrare in contatto con tante figure professionali dedicate alla creatività (registi, operatori video, montatori e sceneggiatori). Che a volte “inciampavano” e si perdevano nella parte più pratica, operativa del loro lavoro quotidiano.

Ho capito che potevo essere una risorsa e un aiuto per chi era meno organizzato di me e così, quando ho scoperto dell’esistenza della figura professionale del professional organizer, non ho avuto il minimo dubbio su quale sarebbe stata la mia strada. 

Inoltre, ho avuto un paio di esperienze da dipendente che mi hanno fatto capire, non senza qualche livido e sofferenza, che io non sono fatta per quella modalità di lavoro: voglio essere libera di scegliere con chi lavorare, come farlo e quando. E così anche aprire la partita IVA non è stato affatto difficile: l’ho vissuto come un nuovo inizio, il mio vero inizio. 

 

 

Com'era la tua vita professionale prima di scegliere questo percorso? Di cosa ti occupavi e quale approccio avevi verso l'organizzazione del lavoro? 

Forse ti ho anticipato nella domanda precedente :) 

La mia esperienza più significativa è stata sicuramente quella come producer in una casa di produzione che realizzava spot e servizi fotografici pubblicitari. 

Un lavoro che mi ha insegnato tanto e ha messo a dura prova anche la mia organizzazione: tempi di lavoro serratissimi, numerose persone coinvolte nello stesso progetto da dover coordinare (e accontentare!), fasi di progetto molto articolate e sovrapposte (ricerca location, casting, manovalanze, coordinamento, brief creativi con agenzia e cliente, presa di decisioni in tempi folli, budget e molto altro ancora). 

L’organizzazione è stata per me vitale; era necessaria a mantenere il controllo su tutti gli elementi in gioco, prendere decisioni e sì, lo ammetto, a non uscirne completamente pazza! 

 

 

Raccontaci cosa significa lavorare con te e quali sono i valori che trasmetti ai tuoi clienti.  

Grazie per le domanda! In effetti ho lavorato a fondo sui miei valori (li trovate anche nella pagina “Chi sono” del mio sito) e cerco di trasferirli nel mio lavoro di consulenza: 

Rispetto – Il mio è un lavoro che si fa con le persone e agisce su abitudini radicate: senza il rispetto del modo unico di lavorare di ogni cliente non potrò mai essere efficace nelle soluzioni organizzative che propongo. Per cui si parte da qui. 

Gentilezza – Cambiare, in generale quindi vale anche per le abitudini organizzative, è difficile: chiedo sempre ai miei clienti di non esigere troppo da se stessi. Fatto è sempre meglio che perfetto e un passo alla volta si possono ottenere grandi risultati. Ma io stessa desidero accompagnare la persona nel cambiamento, non spingerla verso uno stravolgimento totale delle proprie abitudini. 

Risultati – Voglio la “ciccia”, per me e per le persone che scelgono di lavorare con me. Poca fuffa e tanti risultati. Il cambiamento deve essere concreto e misurabile alla fine di un percorso insieme a me. 

Relazione – Amo lavorare con le persone, stare con loro, condividere, parlare: sono molto estroversa e ho bisogno delle persone per fare bene il mio lavoro. Per questo cerco di partecipare anche a tanti eventi e mi dedico alla formazione. 

 

 

Nel corso di questi anni sei anche diventata membro del consiglio direttivo dell'APOI, l'associazione dei professional organizer italiani. Puoi spiegarci bene qual è lo scopo di questa associazione e come vi muovete a livello collettivo? 

APOI è un’associazione professionale che nasce nel contesto della legge 4/2013. Ha lo scopo di riunire e dare supporto a tutti i professionisti di uno stesso settore, nel nostro caso quello del professional organizing, proprio come un ordine professionale; in Italia infatti non è più possibile costituire nuovi ordini come quelli degli architetti, avvocati, commercialisti, ecc. ma solo associazioni professionali. 

Il funzionamento tuttavia è simile per diversi aspetti. In quanto associata APOI sottoscrivo un codice etico che applico nel mio lavoro, ho obblighi di comunicazione verso il cliente, utilizzando un logo identificativo personalizzato che deve essere ben visibile in tutta la mia comunicazione e ho obblighi formativi (ogni anno, per poter restare iscritta, devo maturare dei crediti formativi). 

Questo garantisce al cliente finale la qualità del lavoro degli associati APOI in quanto, in caso di comportamenti scorretti dell’associato, può fare una segnalazione tramite lo Sportello del cittadino, disponibile sul sito www.apoi.it 

A livello nazionale, siamo presenti su tutto il territorio e ogni anno, nei primi giorni di primavera, APOI promuove la Settimana dell’Organizzazione, sette giorni di eventi, online e offline, e di risorse gratuite creati dai nostri associati per tutte le persone che vogliono migliorare la propria organizzazione personale. 

 

 

Nel corso delle nostre chiacchierate abbiamo parlato molto di consapevolezza. Spiegaci bene perché secondo te questo concetto è così importante, ancora più dell'organizzazione e della gestione del tempo. 

Quando si parla di organizzazione si tende sempre a pensare agli strumenti (calendari, to-do-list, app per la pianificazione, ecc.) È vero, gli strumenti sono utili ma se non hai chiaro per cosa ti servono, quali sono le caratteristiche del tuo modo di lavorare, potresti iniziare a provarli tutti senza trovare la combinazione giusta, quella che funziona per te. 

Ecco perché la consapevolezza è importante e soprattutto rappresenta il primo passo per potersi organizzare meglio.  

Nella gestione del tempo è abbastanza inutile dire che “non c’è mai abbastanza tempo per…”: il tempo è quello e tutti noi dobbiamo fare i conti con quello che c’è. La vera domanda è: che fine hanno fatto le tue 24 ore? Come le hai spese? Quali sono le attività che hai scelto di fare o non fare nel tempo che avevi a disposizione? 

Rispondere a queste domande significa allenare la consapevolezza della propria gestione del tempo. Quando hai i dati nero su bianco allora è possibile farci una ragionata, prendere delle decisioni e trovare gli strumenti organizzativi più adatti a risolvere i problemi (sempre se ce ne sono). Perché a volte un buon esercizio di consapevolezza ti aiuta a mettere a fuoco anche quelle cose che vanno bene e che non devono essere cambiate per forza. 

 

 

Nella tua esperienza, quali sono le situazioni più problematiche che hai dovuto affrontare con i tuoi clienti? Perché secondo te le persone non riescono ad "organizzarsi da sole"? Quali sono i principali freni? 

Sicuramente le situazioni più problematiche sono quelle dove manca la chiarezza iniziale rispetto alla propria direzione. Trovare gli strumenti, dare una sistemata alle procedure, se l’obiettivo è chiaro, è abbastanza semplice e veloce. Se c’è confusione in testa (che cosa mi serve? in che direzione sta andando il mio business?) è normale che questa in qualche modo si ritrovi anche nel lavoro e nelle attività quotidiane. 

Organizzarsi da soli è difficile per chi ha bisogno di districarsi tra i mille pensieri e le centomila cose da fare: semplificare (nel senso di eliminare, di ridurre e di individuare cosa è più importante) è un’ottima strada per fare chiarezza ma quando ne hai troppe intorno a te non è così semplice. Vale per lo spazio e gli oggetti, ma anche per le attività, le cose da fare.  

Un occhio esterno che ti aiuti a fare ordine è sicuramente utile e ti rende più veloce il processo semplicemente perché tu sei troppo coinvolto e probabilmente stai facendo fatica a districarti dai vari task e dai pensieri intrusivi. 

 

 

Sempre in relazione alla tua esperienza, hai notato maggior consapevolezza nelle aziende o nei freelance? Utilizzi approcci differenti a seconda del cliente e del suo livello di consapevolezza? Con chi lavori meglio? 

Estremamente variabile. 

Ci sono persone con le idee chiare in entrambe le situazioni. Tanto quanto ci sono persone un po’ più confuse sia tra i freelance che tra le aziende. Questo perché essendo l’organizzazione una competenza personalissima, tutto varia da individuo a individuo. 

Questo mi concede di lavorare molto bene e in profondità con i freelance: dopotutto sono da soli a “portare avanti la baracca” e possono scegliere cosa è meglio per loro. 

In azienda si deve naturalmente convivere con alcune procedure che sono state scelte da qualcun altro: la collaborazione e a volte anche il compromesso è indispensabile. Ecco perché il lavoro in azienda parte sempre da un approccio più formativo, per dare a tutti un linguaggio e degli strumenti operativi comuni, per poi cercare di capire insieme come applicarli nel contesto lavorativo quotidiano. Senza stravolgere l’organizzazione aziendale (che non è qualcosa di mia competenza). 

 

 

Divagando un attimo: uno degli effetti di questa pandemia che ci sta costringendo in casa è la scoperta da parte degli italiani dello smart working, il lavoro agile. Cosa pensi a riguardo? Quale impatto pensi che avrà sul nostro modo di lavorare e di quale magnitudo? 

Sono da sempre favorevole allo smart working. Ma come ogni cambiamento delle abitudini richiede tempo, cosa che questa pandemia non ci ha concesso. Molte persone si sono ritrovate tutto d’un colpo a lavorare da casa, a volte gestendo con grande difficoltà bambini e ragazzi a casa da scuola. 

Per questo motivo ho cercato in questi giorni di offrire il mio contributo rendendo disponibili le mie competenze sull’organizzazione personale (sul mio blog e poi partecipando al progetto di Spell, una società di formazione con cui collaboro, “Si connetta chi può” ogni giorno in diretta streaming su Facebook). 

Che impatto avrà? Difficile a dirsi ora. Ma spero che le aziende si possano rendere conto che lavorare in un modo diverso è possibile, che esistono moltissimi professionisti in grado di supportarti nell’affrontare le sfide che lo smart working ti mette davanti ma che, come diceva Gene Wilder in Frankenstein Junior, “si-può-fare”

 

 

Come vedi la figura del professional organizer nei prossimi 5-10 anni? Quale sarà secondo te il futuro della tua professione e come l'associazione APOI può essere un abilitatore? 

APOI fa un grandissimo lavoro di divulgazione della professione grazie al suo ufficio stampa e a tutti gli associati che contribuiscono a diffondere il valore dell’organizzazione personale nella vita di tutti i giorni. 

Nei prossimi 5/10 anni vedo la professione cresciuta, riconosciuta in larga parte anche dal pubblico (ancora oggi qualcuno non conosce la figura del P.O. oppure la confonde, per esempio, con quella dell’assistente virtuale) e certificata. Sì perché stiamo lavorando alla definizione di una certificazione che renda il nostro lavoro ancora più strutturato e di valore. È vero che in tanti possiamo essere organizzati ma per diventare professional organizer ci vuole molto di più. 

 

 

Come ultima cosa, ti chiederei di dare qualche consiglio pratico sia a chi vuole essere più organizzato, sia a chi vorrebbe intraprendere il tuo stesso percorso professionale: vai a ruota libera! 

Per chi vuole intraprendere il mio percorso professionale invito a consultare la pagina Diventa un P.O. del sito di APOI: l’ho scritta io e dà molte indicazioni utili per partire, soprattutto dalla formazione. 

E per chi vuole diventare più organizzato: 

Partire dalla consapevolezza, sempre! Per allenare quella della propria gestione del tempo si può scaricare gratuitamente dal mio sito www.chiarabattaglioni.it il Diario del Tempo, un esercizio di time tracking (e non solo perché registra anche energie e distrazioni) per raccogliere i primi dati e poi decidere le prossime mosse; 

Per gli strumenti invece consiglio due episodi del mio podcast Work Better :

Che dal mio punto di vista sono i due strumenti principali sui quali basare la propria organizzazione personale. 

Buon lavoro!