OKR: cosa sono e come implementarli

Indice dei contenuti

• Cosa sono gli OKR
• Perché adottare gli OKR?
• Principi chiave degli OKR
• Seleziona un gruppo pilota per gli OKR
• OKR: impostare le regole di base
• Nomina il Master OKR
• Definisci bene mission e vision aziendale
• Come definire gli OKR aziendali
• Esempi di OKR
• OKR: errori comuni
• OKR: considerazioni finali

Cosa sono gli OKR

Quella degli OKR è una metodologia di gestione aziendale basata sul raggiungimento di determinati obiettivi attraverso il conseguimento di risultati chiave, ed è uno dei principali framework manageriali utilizzati nello smart working.

L’acronimo OKR sta proprio per Objectives and Key Results, ovvero per Obiettivi e Risultati Chiave. Un obiettivo è ciò che desideri ottenere e un risultato chiave è il modo in cui intendi misurare il raggiungimento del tuo obiettivo.

Vediamo insieme un esempio.

• Obiettivo: voglio mettermi in forma
  • Risultato chiave: perdere 3 Kg

L’obiettivo “rimettersi in forma” significa cose diverse a seconda della persona che formula l’obiettivo. Ad esempio, una persona magra potrebbe voler mettere su 3 Kg di muscoli, mentre una persona in sovrappeso potrebbe voler perdere 3 Kg di grasso. Ecco perché la relazione tra obiettivo e risultato chiave deve essere molto chiara.

Gli obiettivi sono sempre qualitativi e ambiziosi. Sono qualcosa che tu, il tuo team o la tua organizzazione mirate a raggiungere (e non dovrebbero includere numeri). I risultati chiave, invece, sono sempre quantitativi. Saranno questi a dirti se hai raggiunto il tuo obiettivo o meno, per cui dovranno sempre essere misurabili per evitare ogni dubbio. Anche un risultato chiave Sì / No è numerico poiché il risultato è binario. Ad esempio, "Passa un esame" è un risultato valido in chiave numerica che può avere valori Sì (1) o No (0).

A chi assegnare gli OKR? Team o individui?

Gli OKR possono essere di proprietà sia di un individuo che di un team. Un'azienda stessa dovrebbe avere i propri OKR. A seconda delle dimensioni e della maturità della tua organizzazione, inizialmente potresti considerare di assegnare gli OKR solo ai team. Ciò semplificherà notevolmente il processo di adozione degli OKR, poiché non sarà necessario coinvolgere ogni singolo dipendente.

Iniziare con gli OKR assegnandoli solamente ai team si è dimostrato molto efficace. Questo perché da un lato il team imparerà rapidamente il valore di questo framework di gestione, mentre dall’altro le singole persone non saranno sovraccaricate dall'apprendimento di un nuovo processo e una pianificazione completa allo stesso tempo.

Quanti obiettivi e quanti risultati chiave?

Una persona o un team dovrebbe avere fino a 3 obiettivi per periodo di pianificazione (ad esempio, trimestre).

Mentre per ciò che riguarda i risultati chiave, non esiste una regola precisa su quanti ne dovrebbe avere ogni obiettivo: la regola generale è che si dovrebbe usare il buon senso. Ovviamente dovrebbe essere maggiore di zero, altrimenti non abbiamo una definizione di successo. Allo stesso tempo, riscontri pratici suggeriscono che gli obiettivi con 5 o più risultati chiave sono difficili da mantenere.

In definitiva, gli OKR ben definiti hanno 3 risultati chiave.

Perché adottare gli OKR?

Gli OKR portano molti vantaggi a un'azienda. Alcuni di quelli più comuni sono:

• Focus
• Allineamento
• Coinvolgimento
• Trasparenza
• Responsabilità

Dati statistici riportano che l'attenzione organizzativa è di gran lunga il vantaggio più importante, seguito dalla responsabilità. Altri vantaggi sono l'impegno, l'allineamento e la trasparenza.

I team impegnati, produttivi e innovativi spesso mancano di concentrazione a causa della cosiddetta “shiny objects sindrome”, ovvero spesso si lasciano sedurre a tal punto dalle nuove idee da distogliere l'attenzione dalle cose veramente importanti. Nell’epoca che stiamo vivendo c'è sempre qualcosa di nuovo da fare e la mancanza di motivazione è raramente un problema. Gli OKR forniscono un quadro che non inibisce quella motivazione, ma piuttosto la canalizza verso il raggiungimento degli obiettivi prioritari.

Correlato alla mancanza di concentrazione, è la mancanza di responsabilità. È raro che i tuoi collaboratori sabotino deliberatamente iniziative aziendali, ma come si suol dire: "La strada per l'inferno è lastricata di buone intenzioni". Far sì che le persone raggiungano i propri obiettivi e ne siano responsabili fornisce una responsabilità fin troppo importante nelle grandi organizzazioni, così come nelle piccole.

In definitiva, una comprensione condivisa del motivo per cui gli OKR vengono adottati sarà fondamentale lungo la strada quando si verificano problemi e ostacoli. 

Se la tua organizzazione è giovane potresti avere problemi con il focus. È un fatto piuttosto comune nei team altamente motivati. Impostare i tuoi primi OKR potrebbe essere un esercizio doloroso, ma non lasciarti scoraggiare. Ricorda che impostare i tuoi primi OKR sarà anche un'esperienza di apprendimento. C'è tanto valore nel decidere cosa non funziona quanto nel decidere cosa funziona.

Principi chiave degli OKR

Il framework OKR ha diversi principi chiave, vediamoli insieme:

• Semplice e agile: gli OKR sono generalmente impostati mensilmente o trimestralmente in modo che un'organizzazione sia sufficientemente agile da rispondere ad eventuali cambiamenti nelle condizioni interne o esterne. Il framework ha un impatto immediato perché è di facile comprensione e utilizzo, il che si traduce in aziende che investono tempo e risorse nel raggiungere i propri obiettivi piuttosto che in altri processi di dubbia utilità
   
• Crea chiarezza e allineamento all'interno di qualsiasi organizzazione: gli OKR sono pubblici e chiunque in azienda dovrebbe conoscerli. Proprio a causa di questa trasparenza, aiutano a garantire l'allineamento a tutti i livelli nel raggiungimento degli obiettivi e ad assicurare che tutti si muovano nella stessa direzione.
   
• Bidirezionale: gli OKR non sono un processo top-down, sono piuttosto un processo composito che parte dall’alto e si contamina con ciò che avviene in basso. Ad esempio un datore di lavoro può impostare OKR strategici ad ampio respiro e lasciare la definizione di OKR tattici al singolo gruppo di lavoro o professionista. Ciò crea un processo molto più efficiente ed efficace rispetto ai modelli di definizione degli obiettivi a cascata.
   
• Incoraggia la collaborazione: gli OKR facilitano la comprensione di come ogni dipendente dell'organizzazione abbia un ruolo fondamentale da svolgere nel raggiungimento degli OKR strategici. Dal momento che tutti si stanno muovendo verso un obiettivo comune, è chiaro che nessuno può raggiungere gli obiettivi finali da solo. Quando un dipendente è consapevole dell'importanza del proprio contributo in azienda, è anche più ispirato dalla mission aziendale e più motivato a portare a termine i suoi compiti.

Seleziona un gruppo pilota per gli OKR

A meno che il tuo team non sia composto da cinque persone o meno, è sempre una buona idea selezionare alcune persone come gruppo pilota.

Ci sono due approcci di base che le aziende adottano quando scelgono un gruppo pilota: di management o di funzione (ad esempio ingegneria). Entrambi gli approcci hanno vantaggi e dovresti decidere tu stesso cosa ha più senso.

Adottare un approccio “di management” significa selezionare come team pilota il team di gestione. Solitamente è un approccio che funziona molto bene, perché il management è abituato a lavorare per raggiungere obiettivi. In questo caso, gli obiettivi saranno più strategici e tutta l’organizzazione beneficerà del vantaggio di allineamento apportato dal framework OKR. Lo svantaggio di questo approccio è che convincere l'intero team di gestione a partecipare a un progetto pilota potrebbe non essere sempre un'opzione.

Adottare un approccio “di funzione” per selezionare il gruppo pilota ha il vantaggio di mostrare come il processo funzionerà verticalmente, dalla persona più junior a quella più senior in quella specifica funzione. Inoltre, altre funzioni saranno più desiderose di adottare gli OKR se lo vedono funzionare bene in un peer-team, piuttosto che se viene imposto dal management.

Indipendentemente dall'approccio adottato, consigliamo sempre un approccio graduale in un ambiente controllato. Dati statistici riportano che le aziende che non adottano un approccio graduale trascorrono fino a 6 mesi a gestire il processo stesso di implementazione e apprendono molto meno rispetto alle aziende che adottano gli OKR in maniera graduale.

Inutile dire che garantire il consenso dei compagni di squadra è fondamentale per l'adozione di qualsiasi nuovo processo o pratica e gli OKR non sono diversi. Includere i tuoi compagni di squadra nelle prime fasi del processo e dare forma insieme all'implementazione degli OKR garantisce percentuali di successo molto maggiori.

OKR: impostare le regole di base

Quando si implementa il framework degli OKR è importante parlare anche di regole. Non si tratta ovviamente di leggi scolpite sulla pietra, ma di norme dettate dal buon senso: tutti infatti le modificheranno almeno un po’ per adattarle meglio alle proprie esigenze. Aggiustare queste norme di base non è sbagliato di per sé, lo diventa se ci si dimentica di dirlo a tutti gli altri: modificare è ottimo fintanto che tutti ne sono consapevoli.

Qui elenchiamo alcuni degli aspetti più importanti che definiranno il tuo processo OKR.

Cadenza

Quando adotti gli OKR, una cosa che devi decidere è la durata del periodo di pianificazione o la frequenza con cui definirai gli obiettivi.

La cadenza più comune è 3 mesi, ovvero un trimestre. In primo luogo, la maggior parte delle aziende ragiona già per trimestri sia a livello commerciale che fiscale, quindi spesso sembra un periodo di tempo naturale. In secondo luogo, molte persone affermano che tre mesi sono un periodo ottimale in cui un obiettivo potrebbe essere raggiunto.

Detto questo, le aziende più piccole e ad alta crescita come le startup tendono a muoversi con una velocità maggiore e le cose tendono a cambiare più rapidamente. Alla luce di questo, molte organizzazioni di questo tipo preferiscono una cadenza più breve, solitamente dalle sei alle otto settimane.

Check-in

Con che frequenza gli owner degli OKR dovrebbero aggiornare i loro risultati chiave? La pratica generalmente accettata è una volta alla settimana e, per qualsiasi motivo, la maggior parte delle organizzazioni sceglie il venerdì.

Numero massimo di obiettivi e risultati chiave

Qual è il numero massimo di obiettivi che una squadra o un individuo può possedere? Sebbene la pratica generale sia tre, all'inizio consigliamo di impostare questo numero su uno.

Per ogni obiettivo, qual è il numero massimo di risultati chiave? Alcune organizzazioni non li limitano, ma è ormai acclarato che il numero che funziona meglio è tre, fino a cinque sono ancora accettabili. Se un obiettivo sembra richiedere più di cinque risultati chiave, probabilmente dovresti suddividerlo in due obiettivi.

Cadenza della riunione retrospettiva

Con che frequenza i team dovrebbero incontrarsi per discutere i progressi sugli OKR? In genere, si tratta di un breve incontro settimanale.

Come impostare gli OKR

Esistono tre modi fondamentali in cui è possibile impostare gli OKR:

• Top-down: tutti gli obiettivi sono fissati da un manager o da un supervisore. In alcuni casi, il CEO imposta gli OKR per l'intera organizzazione.
• Bottom-up: i dipendenti definiscono i propri OKR in base a ciò che pensano dovrebbe essere realizzato. Per fare in modo che funzioni, gli OKR aziendali, la missione e la visione dovrebbero essere chiaramente definiti.
• Negoziazione: il manager e il dipendente negoziano insieme gli OKR per arrivare ad una soluzione condivisa da lavoratore e azienda. In genere, il manager dirà qualcosa come "Ho bisogno di raggiungere X e Y in questo trimestre, come puoi aiutarmi?".

La maggior parte delle organizzazioni finirà per utilizzare un ibrido dei tre approcci poiché è l'ideale per trovare un equilibrio tra la necessità per i manager di guidare i propri team e la necessità dei singoli di possedere autonomia nel percorso.

Indipendentemente dal metodo scelto per impostare gli OKR, è importante tenere a mente i pro ei contro di ciascun approccio:

• Top-down: favorisce l'allineamento e la pianificazione rapida
• Bottom-up: favorisce il coinvolgimento e la motivazione, richiede poco coordinamento
• Negoziazione: via di mezzo tra top-down e bottom-up

Nomina il Master OKR

Si dice che quando qualcosa è responsabilità di tutti, allora non è responsabilità di nessuno. Il Master OKR è una persona del tuo team che ha il compito di assicurarsi che gli OKR siano implementati in modo impeccabile.

La nomina di un Master OKR è una delle cose più importanti da fare quando si adotta il framework OKR. I team che hanno ignorato questo passaggio hanno avuto un pessimo tasso di successo nell’adozione degli OKR.

Occorre quindi chiedersi fin da subito chi si adatterebbe al ruolo, pena il fallimento. Nella ricerca di un Master OKR per la tua organizzazione, tieni presente che le caratteristiche di un grande Master OKR sono:

• È un dipendente, non un consulente esterno
• È un guru operativo (sconsigliamo di avere manager che ricoprono questo ruolo)
• È un entusiasta degli OKR
• Ama il mentoring e il coaching
• È una persona organizzata e impegnata

Il Master OKR ha un ruolo molto simile a quello dello Scrum master. È un ruolo molto importante che supporta il processo, al contrario di un ruolo decisionale. Proprio come un grande master Scrum aiuta il team ad eccellere nello sviluppo agile del software, un ottimo master OKR aiuta i team ad ottenere il massimo dagli OKR.

Il ruolo del Master OKR è:

• Assicurarsi che il team segua le pratiche OKR concordate
• Fa da mentor e coach a tutto il team sul processo OKR
• Facilita l'adozione del framework OKR
• Aiuta il team a raggiungere i propri obiettivi e risultati chiave
• Amministra gli strumenti OKR

Il master OKR dovrebbe essere nominato nelle prime fasi del processo di adozione del framework OKR, poiché sarà la persona chiave per il successo del lancio degli OKR.

Definisci bene mission e vision aziendale

È vero, ogni azienda dovrebbe avere una mission e una vision, ma la verità spesso e volentieri è che si trattano di concetti dozzinali espressi in maniera dozzinale. Se vogliamo che gli OKR abbiano successo, è assolutamente necessario che mission e vision aziendali siano definite bene, siano chiare e riconoscibili, e soprattutto siano ben note a tutti all’interno dell’organizzazione. Senza mission e vision, il tuo team avrà grandi difficoltà a trovare obiettivi significativi.

Mission

La mission è il motivo per cui la tua azienda esiste. Puoi pensare alla mission come all'obiettivo globale e duraturo della tua azienda. Tutti gli scopi e gli obiettivi devono derivare da esso.

Vision

La vision dell’azienda si basa fondamentalmente sulla mission: considera dove si trova l'azienda in questo momento e descrive dove desidera andare e in che modo. In sostanza, fornisce una direzione più pratica su come realizzare la mission.

Come definire gli OKR aziendali

Prima che tu e il tuo team possiate iniziare a stabilire obiettivi individuali e di squadra, è necessario impostare gli obiettivi aziendali. I dipendenti e i team, infatti, sono lì per aiutare l'azienda a raggiungere i suoi obiettivi. Un approccio abbastanza comune prevede che l'azienda stabilisca obiettivi sia annuali che trimestrali e noi consigliamo alle aziende in forte crescita e in fase iniziale di fare lo stesso.

Obiettivi annuali

Gli obiettivi aziendali annuali dovrebbero essere gli obiettivi più importanti e ambiziosi che aiuteranno l'azienda a raggiungere la sua mission eseguendo la propria vision. Per definirli, pensa alle 3 cose che vorresti ottenere entro l’anno: se potessi realmente ottenere solo 3 risultati, quali sarebbero?

Esempi:

• Promuovi più upsell e cross-sell
• Diventa un leader di pensiero nel nostro settore
• Cresci più velocemente del mercato

Nota che, a seconda delle dimensioni della tua azienda, potresti benissimo avere più di 3 obiettivi annuali, tuttavia, tieni presente che gli OKR sono progettati anche per massimizzare il focus. Consigliamo vivamente di avere da 3 fino a massimo 5 obiettivi annuali.

Obiettivi trimestrali

Una volta stabiliti la mission, la vision e gli obiettivi annuali, la definizione degli obiettivi per il primo trimestre dovrebbe essere piuttosto semplice. Gli obiettivi trimestrali dovrebbero essere allineati agli obiettivi annuali, ma più tattici. In altre parole, dovrebbero essere la loro versione operativa piuttosto che strategica.

Per esempio, seguendo i 3 OKR annuali, i 3 OKR trimestrali potrebbero essere:

• Migliora l'upsell dei nostri clienti entry level
• Ottieni copertura mediatica
• Fornire una nuova soluzione verticale

Deriva gli OKR per team e persone

A questo punto, hai fatto la parte del leone del lavoro. Hai impostato la mission e la vision dell'azienda. Hai anche definito gli obiettivi annuali e trimestrali per la tua azienda.

Ciò che resta ora da fare è vedere come il tuo team aiuterà la tua azienda a raggiungere i suoi obiettivi, ovvero creare gli OKR per i singoli team ed eventualmente per i singoli lavoratori. In questo contesto, una volta definiti gli OKR aziendali, è molto importante impostare una data di scadenza entro la quale definire gli OKR per tutta l’organizzazione.

Organizza riunioni regolari di revisione degli OKR

Al termine del primo periodo di pianificazione degli OKR è necessario organizzare una riunione plenaria per discutere i risultati. Questo processo è spesso trascurato nelle aziende che tendono a muoversi rapidamente e guardano sempre avanti. La revisione plenaria degli OKR è estremamente importante per diversi motivi:

• Dimostra quanto seria sia un'azienda riguardo agli OKR. Se le cose vengono fatte e nessuno se ne accorge, non ha molta importanza.
• È un’occasione di allineamento generale sulla strategia e sulle singole tattiche per gli OKR
• È un'opportunità per dare credito alle persone che si sono distinte nei loro OKR
• È un'opportunità di apprendimento per le persone e per l'azienda nel suo complesso, permette infatti di capire dove le cose non sono andate bene e come potrebbero essere migliorate

Una delle più grandi trappole quando si adottano gli OKR è perdere l’entusiasmo dopo la prima pianificazione. Succede molto spesso che le aziende impostino i primi OKR, facciano la prima riunione per discutere i risultati … e poi finiscono per dimenticarseli, sia gli OKR, sia i risultati.

Questo è di gran lunga il modo più semplice per fallire con gli OKR.

Per guidare le prestazioni e la responsabilità, i progressi sugli OKR devono essere riesaminati regolarmente. La maggior parte delle aziende organizza brevi riunioni ogni settimana (in genere il venerdì) per discutere i progressi rispetto agli obiettivi e stabilire le priorità per la prossima settimana. Anche le riunioni bisettimanali vanno bene, soprattutto all'inizio, poiché ha senso mantenere le spese generali al minimo.

È importante notare che queste riunioni non dovrebbero essere riunioni plenarie come la prima, ma piuttosto ogni team dovrebbe avere la propria riunione. Se i team non sono adeguatamente formati, una buona alternativa è avere incontri con un manager.

Esempi di OKR

Al fine di essere quanto più esaurienti possibile, vediamo ora in dettaglio degli esempi pratici.

OKR aziendali

• Obiettivo: rendere redditizia l'azienda
  • Risultato chiave 1: aumentare le entrate ricorrenti mensili di € 20.000
  • Risultato chiave 2: mantenere il tasso di abbandono inferiore al 5%
  • Risultato chiave 3: ridurre le spese di gestione del 5%

OKR CEO

• Obiettivo: creare un team di livello mondiale
  • Risultato chiave 1: assumere 3 agenti di vendita interni
  • Risultato chiave 2: aumentare la fidelizzazione dei dipendenti al 95%
  • Risultato chiave 3: ottenere un NPS dei dipendenti di +50

OKR di vendita

• Obiettivo: ridurre il ciclo di vita delle vendite
  • Risultato chiave 1: ciclo di vita delle vendite per prodotti entry level inferiore a 5 giorni
  • Risultato chiave 2: ciclo di vita delle vendite per prodotti di medio livello inferiore a 30 giorni
  • Risultato chiave 3: ciclo di vita delle vendite per prodotti premium inferiore a 90 giorni

OKR di marketing

• Obiettivo: valorizzare la proposta di valore sulla home page del sito
  • Risultato chiave 1: riduzione della frequenza di rimbalzo della home page al di sotto del 40%
  • Risultato chiave 2: Ottenere una percentuale di clic del 3% sulla CTA principale
  • Risultato chiave 3: Ottenere il 5% di frequenza di visualizzazione del video esplicativo

OKR di prodotto

• Obiettivo: far volare l'app
  • Risultato chiave 1: ridurre il tempo di caricamento della schermata iniziale di 2 secondi
  • Risultato chiave 2: poter filtrare 5000 elementi in meno di 1 secondo
  • Risultato chiave 3: portare a 0 il numero di ticket di supporto che si lamentano della lentezza

OKR finanziari

• Obiettivo: migliorare il processo di budgeting annuale
  • Risultato chiave 1: creare formazione online per tutti i 12 manager e invitali a partecipare
  • Risultato chiave 2: ricevi proposte di budget 30 giorni prima rispetto all'anno scorso
  • Risultato chiave 3: chiudere il budget finale 15 giorni prima rispetto allo scorso anno

OKR operation

• Obiettivo: diventare un'azienda basata sui dati
  • Risultato chiave 1: avere a disposizione 20 KPI più importanti in tempo reale agli stakeholder
  • Risultato chiave 2: adottare gli OKR
  • Risultato chiave 3: forma 1 persona di ogni divisione su software di monitoraggio

OKR risorse umane

• Obiettivo: rendere la vita dei dipendenti più piacevole
  • Risultato chiave 1: introdurre un sistema online per la gestione dei permessi
  • Risultato chiave 2: formare una squadra di assistenti personali
  • Risultato chiave 3: trovare le 5 principali lamentele dei dipendenti e affrontarle nel prossimo trimestre

OKR: errori comuni

Dopo aver visto qualche esempio di OKR, vediamo ora quali sono i principali errori che si commettono quando siamo alle prime armi con questo framework e di cosa possiamo fare per correggere il tiro.

Troppi obiettivi

Stabilire troppi obiettivi per un'azienda o un individuo è un errore tipico quando si è appena agli inizi.

Perché è un errore?

Le aziende che adottano gli OKR stanno cercando di migliorare la loro concentrazione e responsabilità. Fissando troppi obiettivi, entrambi questi vantaggi saranno ostacolati: quando ci sono troppi obiettivi, nessuno di essi tende ad essere raggiunto e le persone si demotivano, mentre l'azienda nel suo insieme conclude che gli OKR non sono l'approccio giusto.

Come sistemarlo?

La risposta ovvia è non avere troppi obiettivi, mantenerli a 3 o meno. In pratica, tuttavia, potresti incontrare respingimenti da parte di colleghi e dipendenti. Un buon approccio per affrontare questo problema è il seguente: dì a tutti che, ovviamente, possono fare tutte le cose che vogliono, ma che soltanto i 2-3 obiettivi più importanti devono essere definiti come OKR. 

Obiettivi quantitativi

Gli obiettivi devono essere qualitativi e non quantitativi: dovrebbero infatti essere stimolanti e motivare la squadra.

Perché è un errore?

Ci sono diversi motivi per cui questo è un problema. La ragione puramente tecnica è che avrai difficoltà a definire i risultati chiave per un obiettivo che è già quantitativo e potresti finire per correre in cerchio.

Il secondo problema è più profondo. Gli obiettivi devono ispirare le persone: “aumentare le tue vendite del 20%” non è certo fonte di ispirazione per nessuno. "Fare in modo che l'upselling sia la fonte di entrate con la maggiore crescita" sembra già molto più eccitante.

Il terzo problema è che stai impostando un solo numero. Ecco un esempio di come questo sia problematico:

• Obiettivo: aumentare le vendite del 20% 
  • (In che modo? Quali sono i vincoli?) 

Pessimo, non trovi? Forse è meglio così:

• Obiettivo: fare in modo che l'upselling sia la fonte di entrate con la maggiore crescita
  • Risultato chiave 1: Chiudi 30 contratti di upsell
  • Risultato chiave 2: aggiungi € 200.000 in entrate di upsell
  • Risultato chiave 3: identificare 200 opportunità di upsell

Come sistemarlo?

La soluzione è molto semplice. Non rendere i tuoi obiettivi quantitativi.

Risultati chiave qualitativi

I risultati chiave qualitativi sfidano la metodologia di base. Ricorda, l'obiettivo è qualcosa di aspirazionale che vuoi raggiungere (ad es. "Diventa un leader di mercato"), mentre i risultati chiave sono metriche quantitative che definiscono il successo. Se i tuoi risultati chiave sono qualitativi, tutto è lasciato all'interpretazione soggettiva della persona che possiede gli OKR.

Perché è un errore?

È un errore perché non avrai un modo imparziale per misurare se stai raggiungendo il tuo obiettivo o meno.

Come sistemarlo?

Per risolverlo, assicurati che tutti i tuoi risultati chiave siano di natura quantitativa e abbiano un modo ben noto per calcolarli.

Utilizzare gli OKR per gestire il lavoro quotidiano

Gli OKR non riguardano il quotidiano, riguardano il cambiamento dello status quo. Gli obiettivi devono essere aspirazionali e ambiziosi.

Perché è un errore?

Un tipico esempio è quello del ragioniere in azienda. Ogni mese il ragioniere deve gestire le buste paga di tutti i dipendenti. Questo, tuttavia, non è un obiettivo, è semplicemente una cosa che deve accadere.

Come sistemarlo?

Per continuare il nostro esempio con il ragioniere, un buon obiettivo sarebbe quello di accorciare il tempo necessario per gestire le buste paga. Questo è un obiettivo degno e ambizioso.

Utilizzare gli OKR come to-do list

All'inizio, quando ancora non c’è abitudine al framework, i team tendono a definire obiettivi che come risultati chiave hanno i task che devono essere fatti.

Perché è un errore?

Purtroppo, lo sforzo non sempre è ricompensato dai risultati. A volte, possiamo lavorare molto duramente solo per vedere che, nonostante i nostri sforzi, alla fine non abbiamo ottenuto ciò che speravamo.

Le attività hanno un posto negli OKR, ma non negli obiettivi o nei risultati chiave.

Come sistemarlo?

Cominciamo definendo i termini:

• Obiettivo: cosa vogliamo ottenere?
• Risultati chiave: come faremo a sapere di averlo raggiunto? 
• Task: cosa faremo per raggiungere il nostro obiettivo? 

Ora, armati di queste definizioni, possiamo capire meglio perché gli OKR non dovrebbero essere dei task. Esaminiamo i seguenti esempi:

Obiettivo errato: rilasciare una nuova versione del software. Il motivo per cui questo è un cattivo obiettivo, perché nessuno rilascia effettivamente software per il gusto di farlo. Forse lo stiamo rilasciando per rendere il software più stabile o più coinvolgente. 

Sia "Rendi il software più stabile" che "Rendi il software più coinvolgente" sono buoni obiettivi, perché sono qualitativi e comunicano bene la nostra intenzione.

Risultato chiave non valido: rilascia la nuova versione del software. Questo è un pessimo risultato chiave, perché il fatto che abbiamo rilasciato una nuova versione del software non misura in alcun modo che il nostro software sia diventato più coinvolgente o più stabile. 

Un risultato chiave migliore sarebbe "Diminuisci le segnalazioni di bug del 20%" o "Aumenta gli accessi medi del 10%", poiché queste sarebbero buone misure dei nostri progressi verso l'obiettivo

Il rilascio di una nuova versione del software è in realtà un buon task che supporta il nostro obiettivo e che, si spera, avrà un effetto positivo sui nostri risultati chiave.

OKR: considerazioni finali

Come abbiamo visto, quella degli OKR (o Objectives & Key Results) è una metodologia di definizione degli obiettivi e di gestione per aziende e organizzazioni. 

Si tratta del framework più utilizzato dalle aziende che vogliono lavorare in maniera smart: gli OKR sono stati inventati da Intel e successivamente resi popolari da Google. Oggi numerose organizzazioni utilizzano gli OKR: Accenture, Amazon, Dropbox, Facebook, LinkedIn, Microsoft, Netflix, Oracle, Panasonic, Siemens, Slack, Viacom, Zendesk, Zynga e tantissime altre.

Implementare gli OKR in azienda può sembrare complesso, tuttavia si può semplificare adottando un approccio graduale coinvolgendo un solo team specifico. Per fare in modo che gli OKR funzionino all’interno della tua organizzazione sarà poi necessario creare una cultura in cui sono importanti gli obiettivi del proprio lavoro e non la microgestione del day-by-day. 

Nonostante gli OKR possono essere un framework adatto anche ai singoli individui, è progettato per essere utilizzato da team di persone in ambito lavorativo. Poi all’interno del team, è possibile che ogni individuo abbia OKR differenti, ma è fondamentale sapere che gli OKR sono una metodologia di definizione degli obiettivi basata sul team.

Un obiettivo condiviso e metriche quantificabili possono aiutare un team a coordinare le proprie attività, allinearsi con gli stakeholder e agire con in mente qualcosa di più dei propri obiettivi immediati. 

In questo quadro, il successo non è misurato da ciò che fa un individuo con i suoi task, ma piuttosto dall'impatto del team nel suo insieme. In quanto tale, invece di tentare fin da subito di definire gli OKR a livello individuale, è molto più efficace assumere una visione a livello di team in cui la revisione e la valutazione delle prestazioni sono legate non a obiettivi e metriche individuali, ma alla misura in cui i singoli individui supportano gli obiettivi e i risultati del loro team.