Matrice RACI: cos’è, come si utilizza ed esempi concreti

Indice dei contenuti:

• Cos'è la matrice RACI?
• Ruoli e responsabilità della matrice RACI
• Come creare una matrice RACI
• Quando utilizzare una matrice RACI
• Matrice RACI: best practices

Cos'è la matrice RACI?

La matrice RACI è uno strumento semplice utilizzato per identificare attività, ruoli e responsabilità all’interno di un progetto ed evitare così confusione su tali ruoli e responsabilità durante lo svolgimento.

Attraverso la matrice RACI possiamo, per ogni progetto, mappare tutte le attività, milestone o decisione chiave richieste, assegnare le responsabilità all’interno del team e individuare quali ruoli sono responsabili per ogni elemento di azione. L'acronimo RACI sta infatti per i quattro ruoli che le parti interessate potrebbero svolgere in qualsiasi progetto: Responsible, Accountable, Consulted, Informed.

Spesso nei team capita che non esista una comprensione condivisa dei ruoli e delle responsabilità di ciascun membro, né esiste una documentazione esplicita a supporto. Stabilire tale consenso utilizzando il modello RACI consente alle parti interessate di allinearsi istantaneamente su responsabilità e stato delle attività, permette di affrontare prontamente le altre questioni e spesso fa ripartire progetti bloccati da tempo.

Ruoli e responsabilità della matrice RACI

Il modello RACI apporta struttura e chiarezza ai ruoli che le parti interessate svolgono all'interno di un progetto. La matrice RACI chiarisce le responsabilità e garantisce che tutto ciò di cui il progetto ha bisogno sia assegnato correttamente a qualcuno.

I quattro ruoli che le parti interessate potrebbero svolgere in qualsiasi progetto includono quanto segue:

Responsible: Il Responsible è il membro del team (o i membri del team) che svolge concretamente il lavoro. Ogni attività richiede almeno un Responsible, ma va bene assegnarne di più.

Accountable: l’Accountable è la persona o stakeholder che detiene l’ownership dell'attività, ovvero deve dare l’approvazione finale quando tale attività viene completata. Questa persona delega il lavoro ed è l'ultima a rivedere l'attività o il deliverable prima che sia ritenuto completo. In alcuni compiti, il Responsible può anche fungere da Accountable, è però importante che in ogni attività ci sia un solo Accoutable (Nota: potrebbe non essere il project manager!)

Consulted: sono tutte quelle persone o parti interessate che hanno bisogno di dare un contributo prima che il lavoro possa essere svolto e approvato, ovvero forniscono informazioni per il progetto e si aspettano una comunicazione bidirezionale. In genere sono persone che hanno competenza sul deliverable e che potrebbero essere influenzate dall’esito del progetto. Sono partecipanti attivi a tutti gli effetti e possono sia fornire input diversi che effettuare revisioni importanti, di solito si tratta di più persone, spesso esperti in materia.

Informed: persone o parti interessate che devono essere tenute al corrente sullo stato di avanzamento del progetto. Hanno bisogno di aggiornamenti sui progressi o sulle decisioni prese, ma non hanno bisogno di essere consultati formalmente, né contribuiscono direttamente all’attività o alla decisione. Tuttavia, sono influenzate dall'esito delle attività, quindi devono essere tenute aggiornate.

Senza una chiara definizione di ruoli e responsabilità, è facile che i progetti incappino in qualche difficoltà. Quando le persone sanno cosa ci si aspetta da loro, è più facile per loro completare il loro lavoro in tempo, nel rispetto del budget e con il giusto livello di qualità. La matrice RACI supporta questo modello organizzativo e viene utilizzata da team di ogni settore per discutere, concordare e comunicare ruoli e responsabilità.

Come creare una matrice RACI

Puoi creare una matrice RACI rapidamente e facilmente attraverso qualsiasi app per fogli di calcolo. Segui semplicemente questi 3 passaggi, utilizzando l'esempio di grafico RACI di seguito come guida:

1. Scrivi tutti i ruoli del progetto o i nomi dei membri del team nella riga superiore.
2. Elenca tutte le attività, i traguardi e le decisioni nella colonna di sinistra.
3. Per ogni attività, assegna un valore di responsabilità a ogni ruolo o persona nel team.

Infine, assicurati che ogni attività abbia un Responsible e un Accountable. Ricordati che nessuna attività dovrebbe avere più di un ruolo Accountable: risolvi eventuali conflitti in cui ce n'è più di uno per un'attività particolare. Dopodiché, condividi, discuti e concorda la matrice RACI con i tuoi stakeholder prima dell'inizio del tuo progetto.

Suggerimenti rapidi per ottimizzare la tua matrice RACI

In un mondo ideale, avresti sempre tempo di discutere con il tuo team le assegnazioni di ruolo su ciascuna attività. Ma siamo reali: non è sempre possibile. Tuttavia, assicurati sempre che tutti i rappresentati nella tua tabella RACI abbiano riconosciuto e accettato i ruoli e le responsabilità che hai stabilito. Ancora più importante, controlla sempre che la matrice elimini ogni ulteriore confusione sul progetto.

Questi suggerimenti possono aiutarti a ottenere il massimo dalla tua carta RACI:

• Concentrati sulle attività del progetto, sui traguardi e sulle decisioni nella matrice RACI. Evita di inserire cose generiche o di carattere amministrativo come riunioni del team o rapporti sullo stato.
• Allinea le attività nel grafico RACI con il piano di progetto in modo da non creare confusione sui dettagli e le date di scadenza. 
• Includi sempre nella matrice le definizioni RACI, perché a volte possono essere difficili da ricordare
• Assicurati di assegnare i membri del team appropriati alle attività in TeamGantt. Consigliamo inoltre di aggiungere le assegnazioni RACI alle note dell'attività in modo che tutti siano chiari su ruoli e responsabilità.

Matrice RACI: esempio e template Excel

Quando utilizzare una matrice RACI

La matrice RACI è utile in quasi tutti i progetti. Tuttavia, è particolarmente utile in progetti di complessità medio-alta, in cui le attività richiedono più risorse, vengono eseguite contemporaneamente o hanno dipendenze complesse da altre attività.

Ecco alcuni scenari in cui un grafico RACI è utile:

• Il processo decisionale o di approvazione potrebbe ritardare il progetto
• C'è conflitto sull’ownership delle attività o sul processo decisionale.
• Il carico di lavoro del progetto sembra non essere distribuito in modo uniforme.
• Si verifica un turnover in un team ed è necessario assumere rapidamente qualcuno per un nuovo ruolo.

Ovviamente, non tutti i team e i non tutti i progetti sono creati allo stesso modo. Potresti lavorare con un team a cui capita di comunicare molto bene e rimanere al passo con il proprio lavoro, oppure il tuo team (o il tuo progetto) è così piccolo che sarebbe sciocco utilizzare il proprio tempo per svolgere questo esercizio. Ad esempio, se il tuo team è composto solo da te e un tuo collaboratore, forse non vale la pena di costruire un’intera matrice RACI.

Vantaggi della matrice RACI

Fondamentalmente, la matrice RACI ti aiuta a stabilire aspettative chiare sui ruoli e le responsabilità del progetto. In questo modo non hai più persone che lavorano sulla stessa attività o in conflitto tra loro perché le attività non erano chiaramente definite.

Una matrice RACI incoraggia inoltre i membri del team ad assumersi la responsabilità del proprio lavoro e a rimettersi a qualcun altro quando necessario. In sostanza, rimuoverai il peso del giudizio personale e della politica dal tuo processo e ti concentrerai sulla capacità del tuo team di agire in modo responsabile all'interno di un quadro che hai creato. 

Matrice RACI: best practices

Purtroppo, non è sufficiente creare una matrice RACI per fare andare bene le cose in un progetto. È infatti necessario assicurarsi che la matrice sia associata ad una strategia di successo, in altre parole dobbiamo utilizzare la matrice RACI per effettuare delle analisi specifiche per risolvere eventuali conflitti e ambiguità. 

La risoluzione dei conflitti e delle ambiguità in una matrice RACI implica la ricerca su ogni riga e su ogni colonna di quanto segue:

Analisi per ogni stakeholder

• Ci sono troppe R: a uno stakeholder è assegnata una parte troppo grande del progetto?
• Nessuna cella vuota: lo stakeholder deve essere coinvolto in così tante attività? È possibile modificare Accountable in Consulted o Consulted in Informed? In altre parole: ci sono troppi chef in cucina per far girare bene le cose? 
• Buy-in: ogni stakeholder è totalmente d'accordo con il ruolo che è stato specificato per svolgere in questa versione del modello? Quando tale accordo viene raggiunto, dovrebbe essere incluso in tutta la documentazione del progetto.

Analisi per ogni fase deliverable

• No R: Chi sta facendo il lavoro in questa fase e portando a termine le cose? Di chi è il compito di prendere l'iniziativa?
• Troppe R: servono davvero così tanti Responsible oppure - di nuovo - ci sono troppi "chef in cucina" per far girare le cose?
• No A: chi è l’Accountable? Ovvero: chi è il responsabile ultime di questa fase? Deve essere presente una "A" per ogni fase del progetto, altrimenti le cose non gireranno mai alla perfezione.
• Più di una A: Se in una fase sono presenti più Accountable, il rischio è che si generi confusione sulle decisioni. Gli Accountable hanno l'ultima parola su come il lavoro dovrebbe essere svolto e su come i conflitti vengono risolti: se in una fase ce ne sono due o più, il processo decisionale potrebbe essere lento e controverso.
• Ogni casella compilata: tutti gli stakeholder hanno davvero bisogno di essere coinvolti? Ci sono vantaggi giustificabili nel coinvolgere tutte le parti interessate o si tratta solo di coprire tutte le celle?
• Un sacco di C: tutti gli stakeholder devono essere consultati regolarmente, o possono essere tenuti informati e sollevare circostanze eccezionali se sentono di aver bisogno di essere consultati? Troppe C nel ciclo rallentano davvero il progetto.

Matrice RACI nella gestione del progetto

Sono le analisi di cui sopra, prontamente abilitate dall'uso di una matrice RACI, a fornire il reale vantaggio del modello. È l'integrazione del modello con queste analisi specifiche che assicura che il progetto sia strutturato per il successo. In mancanza di uno dei due componenti, i problemi con la gestione del progetto possono rimanere nascosti fino a quando non causano il blocco del progetto stesso. Dedicare del tempo per creare una matrice RACI ed effettuare le dovute analisi per ogni progetto è il modo migliore per assicurarsi il successo del progetto.