Brainstorming online: strumenti e tecniche per fare brainstorming da remoto

Indice dei contenuti:

• Come fare brainstorming online?
• Pro e contro del brainstorming online
• Strumenti per fare brainstorming online
• Brainstorming online: linee guida
• Brainstorming online: consigli utili

Come fare brainstorming online?

Collaborare da remoto su internet può rappresentare una sfida importante per i team incaricati del problem solving o dell'innovazione generale. I professionisti che lavorano all’interno di team remoti potrebbero trovarsi lontani tra loro anche centinaia di km, e persino lavorare in momenti diversi della giornata. In situazioni come queste come è possibile eseguire una sessione di brainstorming efficace?

Spoiler: in realtà è molto semplice. 

Negli ultimi anni, grazie all’esplosione delle tecnologie cloud, fare brainstorming online spesso è più semplice e più produttivo di una sessione di brainstorming tradizionale. 

Dall’altro lato, la complessità del brainstorming online sta soprattutto nella gestione del team remoto. Sappiamo infatti che i partecipanti sono lontani e possono lavorare in momenti diversi, occorrerà quindi maggiore cura nel definire il problema, nel guidare la direzione, nell’incoraggiare l’azione e, più in generale, nella comunicazione. In quest’articolo vedremo insieme quali strumenti e quali prassi utilizzare per condurre con successo una sessione di brainstorming da remoto. 

Pro e contro del brainstorming online

Come detto in precedenza, con le dovute accortezze il brainstorming online risulterà più produttivo rispetto al brainstorming classico. Una ricerca ha infatti scoperto che i team che fanno brainstorming online producono mediamente molte più idee, e di più alta qualità, rispetto ai gruppi che utilizzano approcci tradizionali di brainstorming. Ha rilevato inoltre che il brainstorming online ha portato a una maggiore soddisfazione e ad un maggiore senso di uguaglianza tra i partecipanti.

I principali vantaggi del brainstorming online sono due:

• Consente ai membri del team meno fiduciosi di esprimere le proprie idee senza sentirsi sotto pressione.
   
• Grazie alla piattaforme cloud può avvenire in maniera asincrona, per cui ogni partecipante può contribuire con le proprie idee in momenti diversi rispetto al resto del team, senza il bisogno di dover essere ‘ispirato’ in un momento preciso della giornata.

D’altro canto, fare brainstorming online comporta anche alcune criticità:

• I partecipanti potrebbero aver bisogno di formazione o supporto per utilizzare efficacemente gli strumenti.
   
• Senza le dovute precauzioni, può crearsi un sovraccarico di informazioni. Per combattere questa tendenza occorre fare in modo di rallentare l'afflusso di idee, ad esempio lasciando più tempo a ciascun membro del team per elaborare ciò che legge e per sviluppare idee basate su nuove informazioni.
   
• Occorrono in generale più regole e più struttura rispetto a un brainstorming tradizionale. 

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Strumenti per fare brainstorming online

È possibile fare brainstorming online attraverso diversi strumenti, a seconda delle necessità e delle abitudini di lavoro. Troverai qui un elenco di piattaforme cloud che ti consentiranno di organizzare sessioni di brainstorming da remoto sia in maniera sincrona che asincrona.

Google Drive

Uno degli strumenti più semplici e accessibili per fare brainstorming online è Google Drive.  Per fare un brainstorming su Google Drive è sufficiente creare un documento o un foglio di calcolo e condividerlo con tutto il tuo team. In questa maniera tutti i partecipanti saranno in grado di accedervi autonomamente e a loro comodo.

Un vantaggio di questo approccio è che non tutti devono essere presenti allo stesso tempo: una sessione di brainstorming può durare diversi giorni o settimane, ed ogni partecipante può intervenire - anche più volte - nell'ora che gli è più comoda.

Slack 

In questo contesto, Slack è più interessante di altre piattaforme di chat perché ti permette di creare più canali di comunicazione con il tuo team, per cui puoi tenere aperto un canale appositamente per una sessione di brainstorming.

In questo modo puoi portare avanti una sessione di brainstorming online anche in maniera asincrona, perché sul canale dedicato al brainstorming non si discuterà d’altro.

Stormboard

Stormboard è una piattaforma cloud progettata appositamente per fare riunioni e brainstorming online. È possibile gestire un workspace in cui condividere idee, fare mappe mentali, votare le idee preferite e collegarle tra loro.

Si tratta di un software piuttosto completo ed è possibile utilizzarlo gratuitamente per team fino  a 5 membri. 

Coggle

Coggle è una piattaforma di creazione e condivisione di mappe mentali. Rispetto a Stormboard ha meno funzionalità, ma è molto più facile da usare e visivamente più interessante. 

Su Coggle è possibile anche la collaborazione in real time, per cui se i membri del team hanno possibilità di partecipare insieme al brainstorming, potranno co-creare la mappa mentale da remoto. Anche Coggle ha un piano free, per cui è possibile utilizzarlo gratuitamente fino a 3 diagrammi.

Whereby

Whereby è una piattaforma di videoconferenze molto semplice da usare e che funziona molto bene per team di piccole dimensioni. Su Whereby è possibile creare la propria conference room e condividerla ai propri collaboratori semplicemente con un link. L’utilizzo fino a 4 partecipanti è completamente gratuito.

Si tratta di uno strumento molto utile se c’è bisogno di fare una sessione di brainstorming tutti insieme, magari guardandosi in faccia, ed è molto più comoda da utilizzare rispetto ad altri strumenti di videoconferenza. 

Brainstorming online: linee guida

Grazie a strumenti come quelli appena visti, le sessioni di brainstorming online possono essere addirittura più efficaci delle sessioni tradizionali, con l'ulteriore vantaggio di una maggiore praticità e costi inferiori. 

Inoltre, molte delle tecniche utilizzate per facilitare il brainstorming tradizionale ti saranno utili anche nella tua sessione remota. Tuttavia, il brainstorming online richiede alcune accortezze in più. Vediamo ora le linee guida e alcuni suggerimenti utili per organizzare e progettare al meglio una sessione di brainstorming da remoto.

Assicurati che tutti i partecipanti possano esprimersi al massimo

Quanto sono a proprio agio i membri del team a collaborare in remoto? Se si tratta di persone già abituate a collaborare in team virtuali, è probabile che ognuno di loro sia entusiasta nel condurre un brainstorming da remoto. In caso contrario, preparati a investire del tempo extra con chi potrebbe aver bisogno di aiuto, ad esempio chiamandoli in anticipo ed esortandoli a partecipare alla discussione.

Assicurati quindi che tutti i membri del team si sentano sicuri e competenti nelle loro capacità, così che possano esprimersi al meglio e generare idee innovative anche da remoto.

Definisci nel dettaglio il problema da risolvere

Tutti i partecipanti sanno tutto ciò che c’è da sapere? Nelle sessioni remote di brainstorming è estremamente importante che tutti quanti siano sempre allineati su tutto, perché non potrai colmare eventuali lacune con il dialogo quotidiano in ufficio. I membri del team devono conoscere gli obiettivi nel dettaglio per poter essere ben focalizzati e quindi più efficaci.

Considera quindi di tenere almeno una riunione in videoconferenza per spiegare nel dettaglio il problema a tutti i partecipanti, e di condividere poi un documento che lo riassuma dettagliatamente.

Definisci le tempistiche del brainstorming

In quanto tempo hai bisogno di una soluzione? Stabilisci una deadline realistica entro cui completare la sessione e le varie milestone di ogni fase.

Spesso le persone sono demotivate a partecipare a progetti senza tempistiche definite, per cui è importante comunicare a tutti i membri del team il tempo disponibile e l’effort richiesto. Fai in modo che nessun membro rimanga scontento delle tempistiche e assicurati di ottenere il commitment di tutti.

Definisci gli strumenti da utilizzare in ogni fase

Quali strumenti utilizzare in ogni fase? Dopo aver definito tempistiche e milestone, sarà importante definire quali strumenti utilizzare per la sessione di brainstorming da remoto. Ad esempio, potresti organizzare il brainstorming in questo modo:

• Videoconferenza di apertura, definizione del problema
• Prima fase - durata 1 settimana - utilizzo di Stormboard per creare mappe mentali e selezionare idee
• Videoconferenza di aggiornamento
• Seconda fase - durata 1 settimana - utilizzo di Google Spreadsheet per schematizzare le idee, commentarle e votarle
• Videoconferenza di aggiornamento
• Terza fase - durata 1 settimana - utilizzo di Google Doc per la redazione condivisa di un documento attuativo
• Videoconferenza di chiusura 

Brainstorming online: consigli utili

Per finire, vediamo insieme alcuni consigli generali che ti serviranno per ottimizzare i tempi e massimizzare i risultati dei tuoi brainstorming online:

• Definisci al meglio problema e obiettivi - Definisci e comunica chiaramente quale dovrà essere l’output della sessione di brainstorming, se una soluzione ad un problema, più soluzioni a più problemi o semplicemente una lista di idee.
   
• Garantisci accessibilità alle piattaforme - Fai in modo che tutti i membri del team abbiano accesso alle piattaforme utilizzate per la sessione di brainstorming e aiuta chiunque di loro abbia bisogno di supporto.
   
• Imposta i giusti tempi e il giusto ambiente - Le soluzioni creative possono tardare ad arrivare, per cui cerca di impostare un ambiente privo di critica e concedi delle proroghe quando necessario.
   
• Esplora le idee con metodo - Il brainstorming online spesso solleva più domande che risposte: ogni intervento scritto da parte di un membro del team può infatti portare a ulteriori idee e contro-proposte. Questo processo consente al team di approfondire ulteriormente il problema, deve però essere limitato nel tempo per evitare un sovraccarico di informazioni.
   
• Organizza momenti di confronto - Durante le fasi esplorative possono essere generate molte idee ed è fondamentale confrontarsi per riallineare l’output con l'obiettivo del brainstorming. A questo proposito, organizza momenti ricorrenti in cui guidare il gruppo man mano che si avanza nella sessione.
   
• Utilizza anche tecniche alternative - Quando fai brainstorming online, puoi utilizzare anche altre tecniche oltre a quella tradizionale: brainwriting, brainstorming round-robin, brainstorming inverso e rolestorming.
   

Il brainstorming online, oltre ad essere un modo divertente per risolvere problemi e scoprire nuove opportunità, è anche un ottimo modo per rafforzare l’autostima dei partecipanti a fare team building. Alla fine di ogni sessione, i membri del team si sentiranno più utili e avranno legami più forti: tutti aspetti positivi che se ben sfruttati possono determinare una grande crescita di tutto il team remoto.