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Come fare le fatture nel regime ordinario

Come funziona e cosa c'è da sapere

Nell’ambito del regime ordinario si muovono la grande maggioranza dei professionisti e degli imprenditori: un’attività con costi da sostenere e investimenti da pianificare è il ritratto di una sana partita Iva ordinaria. Dopo avere compreso cos’è e cosa comporta il regime ordinario, è importante anche imparare come si compila una fattura: anche se sicuramente c’è un commercialista che supporta e supervisiona la nostra attività in materia di adempimenti, sapere in che contesto ci si muove e che normativa bisogna rispettare è fondamentale per mantenere i conti in ordine e avere il polso della propria attività. Ancora, è interessate fare anche una piccola riflessione sullo strumento della fattura pro-forma che può essere un valido alleato nella protezione dei conti del libero professionista.

 

 


Indice dei contenuti:


 

Regime ordinario: cosa cambia rispetto il regime forfetario

Parlando della fatturazione nel regime forfetario abbiamo elencato tutti gli adempimenti a cui deve sottostare una partita Iva ordinaria: chiaramente non sarai tu a svolgerli, ma questo significa evidentemente che il costo per la tenuta contabile della tua attività sarà sicuramente più alto di una partita Iva forfetaria.

Oltre a questo, le differenze principali tra regime ordinario e forfetario sono l’applicazione della ritenuta d’acconto e il pagamento dell’Iva, cosa che poi si riflette anche nella compilazione di una fattura.

  1. Ritenuta d’acconto: si tratta di quella somma che il datore di lavoro trattiene – per questo definita “ritenuta” - sull’importo totale dovuto al lavoratore autonomo per l’opera prestata, generalmente il 20%. Ogni datore di lavoro deve poi provvedere a versarla direttamente all’erario, senza quindi passare “dalle mani” del professionista. In poche parole, possiamo dire che si tratta di un prelievo anticipato e provvisorio rispetto all’imposta dovuta dal freelance, che in sede di dichiarazione dei redditi provvede poi a compensare. 
     
  2. Pagamento dell’Iva: L'Iva è un'imposta indiretta che viene applicata sulle cessioni di beni e sulle prestazioni di servizi operate da parte dei titolari di partita Iva. Si definisce come imposta indiretta perché il suo costo grava sul consumatore finale: questo significa che non deve essere pagata né dal lavoratore autonomo né da chi gli offre una commessa, cioè per noi freelance non rappresenta né un costo né un ricavo. Il suo calcolo funziona, infatti, in maniera compensativa: dall'Iva dovuta al fisco, cioè quella ottenuta con la prestazione di servizi, si sottrae l’Iva pagata ai fornitori con l'acquisto di beni o servizi: da questa differenza si avrà un credito o un debito Iva, da versare in certi momenti dell’anno, mensilmente o trimestralmente 

 

 

Compilazione della fattura in regime ordinario: quali dati inserire

Redigere una fattura in regime ordinario non è molto diverso dal caso del regime forfetario, semplicemente ci saranno questioni in più da considerare, tra cui ovviamente la ritenuta d’acconto e l’Iva che abbiamo appena citato.

Partiamo dai dati necessari affinché il documento sia valido ai fini fiscali:

  • I tuoi dati e quelli del tuo cliente: nome e cognome, indirizzo della sede legale, numero di partita IVA, codice fiscale
  • La data di emissione: cioè quella in cui invii la fattura al tuo cliente sul sistema elettronico
  • Il numero progressivo: tutte le fatture vanno numerate in maniera progressiva, indicandola così: nn/anno, ad esempio 01/2021 indica la prima fattura del 2021. Il primo gennaio di ogni anno, infatti, la numerazione si azzera e si deve ricominciare dal numero 1
  • La descrizione del prodotto venduto o del servizio prestato
  • L’imponibile, cioè a quanto ammonta il pagamento che richiedi per il servizio erogato
  • Il contributo integrativo previdenziale del 2 o 4%, che il professionista in base alla propria categoria versa alla cassa previdenziale dell’ordine di appartenenza, o la rivalsa INPS del 4% se iscritto alla Gestione separata
  • L’ammontare dell’Iva (generalmente con aliquota dell22%) da calcolare su imponibile + contributo previdenziale
  • L’eventuale ritenuta d’acconto del 20% da calcolare soltanto sulla base imponibile + contributo per la Gestione separata (al contrario, NON si sommano i contributi per le casse previdenziali)
  • L’assolvimento del pagamento del bollo di € 2,00 per le prestazioni che superano i € 77,47
  • il totale da pagare della fattura, affinché non si generino equivoci, che si ottiene sommando l’imponibile, il contributo della cassa di previdenza o di rivalsa INPS, la ritenuta d’acconto e il bollo

Dopo di che, come abbiamo già detto per i freelance forfetari, dobbiamo aggiungere tutti gli elementi di contorno che però completano una fattura:

  • le tempistiche di pagamento, cioè entro quando dovrà essere saldato il pagamento (generalmente 30 giorni data ft o 30 giorni fine mese)
  • la modalità di pagamento per indicare come preferisci essere pagato e gli estremi per il pagamento (ad esempio il tuo IBAN) 

 

 

La fattura pro-forma: una possibilità da non sottovalutare

Se per il professionista che esercita in regime forfetario cambia poco, per chi aderisce al regime ordinario utilizzare la fattura pro-forma può essere un’ottima idea.

La fattura pro-forma, infatti, è un documento che non ha valore ai fini fiscali e risulta in sostanza come un fac-simile della fattura finale: a differenza della fattura vera e propria, però, che deve essere emessa al momento dell’incasso del compenso, questa non prevede l’esposizione dell’Iva e, dunque, consente al professionista di evitare il pagamento dell’Iva su una fattura non ancora riscossa.

Ancora, si evita di sommare il valore di questa prestazione nella determinazione del fatturato: non è un aspetto secondario, anzi, perché nel caso di un mancato pagamento ci si ritroverebbe con l’Iva da pagare e delle tasse che non tengono conto del mancato incasso, ma semplicemente del fatturato.

Ecco che un semplice documento quale una fattura pro-forma può salvarci da tanti grattacapi e fastidi.

Insomma, una fattura in regime ordinario non è così semplice da redigere e, almeno al primo impatto, genera qualche mal di testa. È anche vero, però, che imparando a gestire una fattura di questo genere si conoscono tutti i meccanismi che regolano questo regime e ci può anche comportare di conseguenza, distanziando al meglio i pagamenti oppure comprimendo o espandendo i costi quando necessario.