Le regole del preventivo perfetto

Indice degli argomenti:

• Confeziona il preventivo su misura del cliente
• Crea un’offerta irresistibile e completa
• Sii chiaro sulle tempistiche di consegna
• Comunica in anticipo eventuali costi extra
• L’ultimo ingrediente? L’onestà

Confeziona il preventivo su misura del cliente

C’è chi pensa che stilare un preventivo diverso per ciascun cliente sia uno spreco di tempo. Così, magari, ha preparato un modello standard, uno schema già pronto, da modificare all’occorrenza giusto con un paio di dati personali. Senza tenere conto, tuttavia, che un'offerta anonima e non personalizzata raramente si rivelerà vincente. 

Un buon consiglio è invece quello di formulare un preventivo ad hoc per ogni singolo cliente, studiando un’offerta che risponda con precisione ai suoi bisogni e alle sue specifiche richieste.

La proposta andrà inoltre presentata nel linguaggio più congeniale all’interlocutore: i tecnicismi vanno benissimo quando ci si rivolge ad esperti del settore, ma, in altri casi, è meglio privilegiare una comunicazione più semplice, per evitare di creare confusione e aprire la strada a future incomprensioni.

È fondamentale creare un preventivo sulle effettive necessità del cliente. Questa frase può sembrare scontata, ma vale la pensa rimarcare questo concetto più volte. Nel creare un'offerta personalizzata, ricordati di prestare particolare attenzione al cliente e al suo business: non limitarti a scrivere descrizioni sui generis, scrivi sempre delle descrizioni che parlino dal business del tuo cliente e di come puoi aiutarlo a crescere. Ai tuoi clienti piace leggere di se stessi, ricordalo.

Altrettanto fondamentale è organizzare un incontro preliminare con il cliente, anche telefonico o via Skype, durante il quale concentrarsi sulle sue esigenze, stabilire obiettivi di business, individuare target e concorrenza. Affidandosi solamente ad una telefonata veloce senza un incontro preliminare, diventa difficile entrare nello specifico del business del tuo potenziale cliente e a confezionare un'offerta che porti reale valore. In alternativa, puoi farti inviare un briefing in formato digitale, che riporti le annotazioni, i dettagli e le informazioni tecniche necessarie allo sviluppo del progetto in questione.

Il tempo dedicato alla comprensione dei bisogni e delle aspettative del cliente può rivelarsi un ottimo investimento per trasformare il preventivo in fatturato. Trattiamo più a fondo questo argomento nell'articolo Come differenziarsi nella customer discovery.

Preventivo su misura: esempi pratici

Ad esempio, se sei un video maker e il tuo cliente è un centro dentistico, nella descrizione del preventivo puoi parlare di come il progetto video metterà in evidenza la professionalità e la cura del centro dentistico:

• "L'introduzione di 10 secondi sarà finalizzata a creare nello spettatore un senso di fiducia e di professionalità"
• "Il close-up sulla strumentazione dovrà comunicare terapie d'avanguardia e cura dei dettagli"
• "il finale del video dovrà contenere elementi promozionali per indurre lo spettatore a scoprire di più sul centro dentistico"

E così via.

Crea un’offerta irresistibile e completa

Non è certo una sorpresa che una proposta accattivante, percepita dal cliente come vantaggiosa, ha maggiori possibilità di convertirsi in un’effettiva collaborazione.

Questo non significa lavorare sottocosto, quanto piuttosto mettere in evidenza il proprio vantaggio competitivo: come l’esperienza maturata nel settore richiesto, l’eventuale formazione conseguita, la garanzia della puntualità sulla consegna. In alcuni casi, puoi anche essere un po’ più flessibile sul prezzo, ad esempio qualora si dovesse prospettare una collaborazione continuativa.

È sempre consigliabile presentare un preventivo completo, preciso e dettagliato, ma non esageratamente prolisso: dopo tutto hai interesse che il tuo prospect legga la tua offerta per intero, cerca quindi di non creare un documento troppo lungo e ripetitivo. Nel confezionare la tua offerta, concentrati su questi 4 elementi:

• Comunica i tuoi punti di forza
• Descrivi bene il lavoro che andrai a fare
• Fai percepire  il valore della tua offerta
• Fai assaporare il gusto del progetto già concluso e dei benefici in arrivo

Se necessario, suddividi le informazioni in paragrafi ben distinti e utilizza elenchi puntati, sottolineature e grassetti. Oltre alle condizioni economiche, corredate da tempi e termini di pagamento, ricordati di includere ulteriori informazioni importanti, ad esempio la richiesta di materiale di cui è in possesso il cliente o quali diritti d’autore e restrizioni si applicano al tuo lavoro di freelance.

Offerta irrestistibile e completa: esempi pratici

Supponiamo ad esempio che tu sia una professionista del digitale e stia proponendo un ecommerce ad un tuo cliente, un negozio di ferramenta. Nel confezionare la tua offerta personalizzata, dovrai ricordarti di:

• Includere una tua bio, con le tue certificazioni e aree di expertise confermate
• Descrivere minuziosamente (senza scendere troppo nel tecnico) ogni lavoro che stai proponendo
• Allegare ad ogni lavoro le stime in termini di tempi e costi, sottolineando il valore che ciascun lavoro porterà al cliente
• Descrivere lo scenario di business a progetto avvenuto: opportunità di mercato, aumento dei profitti, etc.

Sii chiaro sulle tempistiche di consegna

Prima di inserire nel preventivo la voce “deadline”, assicurati di poter effettivamente onorare le tempistiche promesse. Nel calcolarle, tieni conto anche di un tempo margine, nel caso dovessero verificarsi degli imprevisti in corso d’opera. Se vuoi approfondire l'argomento, ti invito a leggere il nostro articolo Come rispettare le scadenze senza stress.

Chiarisci inoltre al cliente la data di inizio lavori, soprattutto se subordinata a eventi particolari. Specifica quindi che il lavoro inizierà soltanto a partire dalla data di accettazione del preventivo e - se questo è il caso - che il progetto comporta la ricezione di particolari documenti da parte di terzi. In questo modo sarai tutelato nel caso in cui la consegna dovesse slittare per responsabilità non imputabili a te.

Considera, inoltre, che i tempi di consegna hanno un peso tutt’altro che trascurabile sul preventivo: se il lavoro deve essere completato con urgenza, potresti ritrovarti nella condizione di dover rinunciare a nuovi progetti che ti vengono commissionati da altri clienti, pertanto è un tuo diritto chiedere un sovrapprezzo.

Tempistiche di consegna: esempi pratici

Quando ti trovi a scrivere un preventivo per un nuovo cliente, ricordati di includere sempre nella proposta:

• Data di inizio lavori (esempio: a una settimana dall'accettazione del preventivo; 3 giorni dopo aver ricevuto il tale documento, etc.)
• Data stimata di consegna lavori (specificando che eventuali ritardi da parte del cliente nella consegna di materiali o feedback produrranno giocoforza dei ritardi nella consegna del lavoro finito)
• Opzione "Progetto urgente": per rendere ancora più chiaro la questione delle tempistiche, potresti voler includere nel preventivo un extra bonus (ad esempio: +20% dell'intera somma) nel caso in cui il tuo cliente volesse delle consegne ancora più rapide.

Comunica in anticipo eventuali costi extra

Quante volte, durante il corso dei lavori, capita di ricevere richieste non preventivate? Diciamoci la verità, questa situazione capita almeno al 50% dei nostri progetti: ecco perché diventa fondamentale specificare già all'inizio come verranno gestite, in maniera tale da arginare la famosa entropia progettuale e non deludere le aspettative di nessuno. 

Che si tratti della realizzazione di un logo in più, della traduzione di un contenuto non conteggiato o della creazione di un form di contatto pensato all’ultimo momento, sii chiaro con il cliente sul fatto che ogni attività addizionale sarà calcolata a parte.

Ciò non significa essere rigidi: la richiesta di un paio di modifiche può ancora essere accettabile, potresti quindi includere nella stima base un servizio minimo di revisione, iniziando a chiedere un extra solo a partire dalla terza revisione. Oppure potresti aggiungere alle stime base un extra budget di 10 ore per le richieste non preventivate. In ogni caso, qualsiasi siano le tue condizioni, specificale in maniera chiara nel preventivo.

Includi nel preventivo anche i costi accessori subordinati al progetto, ad esempio le spese da sostenere per l’acquisto di stock di immagini, font, temi preesistenti o applicazioni di gestione dei contenuti.

Eventuali costi extra: esempi pratici

Stai preparando un preventivo per un sito web per un'azienda di cosmetici, con un gran numero di prodotti a catalogo. In situazioni come queste l'entropia è sempre dietro l'angolo, diventa quindi fondamentale specificare quante più cose possibile nel preventivo, ad esempio:

• Specifica che l'eventuale acquisto di foto stock saranno a carico del cliente
• Specifica che per ogni lavoro sarà accettata soltanto una richiesta di modifica
• Offri un extra budget di 20 ore a prezzo agevolato con cui gestire altre richieste extraones

L’ultimo ingrediente? L’onestà

Ricorda, infine, che il preventivo corrisponde a un’occasione di business, pertanto dovrebbe tradursi in una condizione vantaggiosa per entrambe le parti. Non esistono progetti che non siano WIN-WIN. O, quantomeno, non dovrebbero esistere.

Sembra scontato ma vale la pena specificarlo come quinto e ultimo punto: un preventivo non può prevedere una situazione di disparità. Non puoi far pagare troppo un lavoro semplice, così come non puoi far pagare troppo poco un lavoro complesso. Viviamo in un mondo sempre più connesso e il passaparola è ormai l'arma di marketing più potente che esista: se operi in maniera non del tutto trasparente corri il grande rischio di farti una cattiva reputazione.

Il web offre grandi opportunità in termini di lavoro, ma spesso per mancanza di un contatto diretto tra professionista e cliente, quest'ultimo può essere restio a fidarsi di te. Ecco perché non ha senso azzardare dei preventivi non troppo onesti: il karma è veloce nel 2020 e questa disonestà tornerà indietro come un boomerang, sottoforma di cattiva reputazione, contatti mancati, lavori andati a monte.

Mostrati sempre degno della fiducia dei tuoi clienti con una proposta personalizzata, onesta e trasparente, che evidenzi la tua etica professionale e ti aiuti a distinguerti dalla concorrenza: se riesci a trasmettere sicurezza, serietà e competenza, sarai sicuramente ricompensato.

Se hai bisogno di una guida più approfondita su come fare un preventivo, ti consigliamo di leggere il nostro articolo: Come fare un preventivo.