Come gestire la posta elettronica

Indice dei contenuti

• Controllare la posta elettronica
• Leggere le email
• Organizzare la casella di posta elettronica
• Punti chiave

Controllare la posta elettronica

Controllare regolarmente la posta elettronica durante il giorno può essere un modo efficace per mantenere la posta in arrivo a livelli gestibili. Tuttavia, la costante interruzione e distrazione derivante dall’operare in regime di multitasking, può ridurre drasticamente la produttività e interrompere la capacità di entrare in uno stato di flusso quando si lavora su progetti di alto valore.

Una strategia che puoi utilizzare è controllare la posta elettronica solo in intervalli di tempo prestabiliti durante il giorno. Ad esempio, potresti decidere di controllare la posta elettronica solo come prima cosa al mattino, prima di pranzo e alla fine della giornata.

In questo caso, è utile impostare il software di posta elettronica per "ricevere" i messaggi solo in determinati orari, in modo da non essere distratti dai messaggi in arrivo. Se non puoi farlo, assicurati almeno di disattivare gli avvisi acustici e visivi.

Puoi anche riservare del tempo per leggere e rispondere alle e-mail dopo un lungo periodo di lavoro concentrato o nel momento della giornata in cui la tua energia e creatività sono al minimo (questo significa che puoi svolgere un lavoro di valore superiore in altri momenti). 

Se temi che i tuoi collaboratori o clienti siano infastiditi o confusi dal fatto che non rispondi rapidamente alle loro e-mail, spiega che controlli la posta solo in determinati orari e che possono chiamarti o utilizzare la messaggistica istantanea se la questione è davvero urgente.

Leggere le email

Quando leggi le email, puoi letteralmente perdere ore del tuo tempo se non lo fai in modo intelligente.

Innanzitutto, prova a utilizzare la "Regola dei due minuti" (un concetto di David Allen, l'autore di Getting Things Done) quando leggi la tua posta - se l'email ti prenderà meno di due minuti per poterla leggere e rispondere, allora fallo in questo momento, anche se non è una priorità alta. L'idea alla base di questo metodo è che se ci vogliono meno di due minuti per agire, ci vuole più tempo per leggere e poi memorizzare l'attività "da fare più tardi" di quanto ne servirebbe per occuparsi del compito ora.

Per le e-mail che richiedono più di due minuti, è opportuno pianificare il tempo per leggere e rispondere, oppure aggiungere queste attività all'elenco delle cose da fare. La maggior parte dei programmi di posta elettronica ti consente di evidenziare, contrassegnare o contrassegnare come Speciali i messaggi che richiedono una risposta, quindi utilizza questa pratica funzione ogni volta che puoi.

Se vedi il tuo nome nel campo "cc" invece che nel campo "A", è probabile che si tratti di una mail non proprio indirizzata a te, ma di cui è consigliabile conoscere il contenuto. Considera l'idea di archiviarla in una cartella "Da leggere" e affrontala quando hai tempo.

Organizzare la casella di posta elettronica

Riesci a immaginare di avere una casella di posta senza nemmeno una email al suo interno? Sembra quasi troppo bello per essere vero! Forse una casella di posta completamente vuota (chiamata anche “inbox zero”) potrebbe non essere realistica per molti di noi, tuttavia mantenere vuota la casella di posta principale può renderci più organizzati e aiutarci a eliminare lo stress.

Innanzitutto, imposta un semplice sistema di archiviazione per aiutarti a gestire la tua posta. È possibile utilizzare categorie generali denominate "Azione", "In attesa", "Riferimento" e "Archivi". Puoi utilizzare ad esempio le categorie "Azione" e "In attesa", come un elenco di cose da fare informale per la giornata.

Se quattro categorie ti sembrano troppo semplicistiche per le tue esigenze, puoi configurare un sistema più dettagliato. Ad esempio, potresti creare una cartella per ogni progetto su cui stai lavorando o avere una cartella fissa per ciascuno dei tuoi clienti.

Il vantaggio quando crei cartelle specifiche per l'elaborazione della posta elettronica è che semplifica la ricerca della posta precedente: invece di setacciare l'intero sistema di posta elettronica, puoi semplicemente cercare in quella particolare cartella.

Usare le regole

La maggior parte dei programmi di posta elettronica, come Outlook e Gmail, ti consente di stabilire "regole" che ordinano la posta in una cartella particolare non appena arriva.

Ad esempio, potresti ricevere alcune newsletter che ti tengono informato su alcuni dei tuoi interessi. Si tratta ovviamente di mail che vuoi ricevere, ma non vuoi che ingombrino la tua casella di posta.

In casi come questo puoi impostare una regola nel tuo client di posta elettronica che sposta le email con un particolare mittente direttamente nella cartella "Newsletter interessanti" non appena arrivano. Utilizzando questo metodo non è necessario archiviare manualmente queste e-mail e ti consente di conservare tutte le newsletter interessanti a cui sei iscritto in una cartella separata.

Ciò contribuirà a mantenere pulita la tua casella di posta principale e saranno in un unico posto, pronti per la lettura in un momento opportuno.

Buone abitudini di squadra

Una delle cose migliori che puoi fare, per limitare la quantità di email che devi elaborare, è incoraggiare le persone a inviartene meno.

Ad esempio, se alcuni membri del tuo team ti inviano regolarmente e-mail lunghe e prolungate, faglielo sapere. Dite loro gentilmente ma con fermezza che apprezzereste le e-mail non più lunghe di un paragrafo o due. Qualunque cosa più lunga dovrebbe giustificare una telefonata. 

Inoltre, promuovi buone strategie di posta elettronica e di comunicazione nella tua organizzazione: incoraggia i tuoi collaboratori a utilizzare le strategie evidenziate in questo articolo.

Punti chiave

La maggior parte di noi si sente sopraffatta dalla posta elettronica. Sebbene sia un ottimo strumento di comunicazione, le persone spesso ne abusano. Tuttavia, quando lo gestisci in modo efficace, puoi aumentare significativamente la tua produttività.

[Se stai cercando altri suggerimenti per aumentare la tua produttività, ti consiglio di leggere il nostro articolo 25 consigli per aumentare la produttività personale]

Per ottenere il controllo della tua casella di posta, inizia controllando ed elaborando le email solo in determinati momenti della giornata. Se sei preoccupato per il ritardo nella risposta, fai sapere alle persone che non controlli costantemente la tua posta.

Inoltre, cerca di mantenere la tua casella di posta il più chiara possibile. Organizza la posta utilizzando cartelle come "Azione", "In attesa" e "Archivi" e quando controlli la posta, utilizza la regola dei due minuti: gestisci immediatamente qualsiasi email che puoi leggere e a cui hai risposto in due minuti o meno.

Puoi anche ridurre la posta in arrivo chiedendo alle persone di inviarti meno e sostenendo strategie di comunicazione e posta elettronica efficaci nella tua organizzazione.