25 consigli per aumentare la produttività personale

Strategie e suggerimenti per essere più produttivi

In questo articolo non vogliamo parlare di teoria, ma soltanto di pratica: qui di seguito potrai trovare 25 consigli di produttività personale pronti per essere utilizzati. Si tratta di strategie o suggerimenti che abbiamo adottato e testato personalmente e che abbiamo già più volte consigliato, per cui non ti preoccupare: quelli che trovi qui sono metodi che funzionano! Sicuramente non tutti funzioneranno PER TE, quindi il nostro consiglio è quello di testare i suggerimenti che risuonano di più con il tuo modo di essere e lavorare e di conservare quelli che ti danno più benefici. 

 


Indice dei contenuti:

 

 

Inizia la giornata con del tempo solo per te

Per incrementare la nostra produttività, è fondamentale prenderci cura di noi stessi. La nostra vita è sempre piena di cose da fare e sfortunatamente tendiamo a rimandare questo tempo per noi stessi a un futuro sempre indefinito. Sapevi che esiste una parte della giornata che è fatta apposta per prenderti cura di te stesso? Inutile dire che sto parlando del mattino.

Imparando ad alzarti prima puoi aggiungere più tempo alla tua mattina, avere più flessibilità e - altrettanto importante - goderti un inizio migliore della giornata.

Come si inizia ad alzarsi prima al mattino? Per esempio, il tuo obiettivo potrebbe essere quello di alzarti 30 minuti prima rispetto a quello che fai abitualmente. Piuttosto che passare al nuovo orario in una sola volta, prova ad apportare modifiche di qualche minuto ogni giorno. 

Stephanie Silberman, autrice di The Insomnia Workbook, raccomanda di modificare il ciclo del sonno in incrementi di 15 minuti alla volta, per 3-4 notti. Non apportare mai una nuova modifica finchè non ti senti completamente a tuo agio.

C'è inoltre un altro punto a cui devi prestare attenzione: l’ora in cui vai a letto. È più facile sapere quando andare a dormire se sai di quanto sonno hai bisogno. Per esempio, se vuoi svegliarti rinfrescato alle 6:45 del mattino, dovresti andare a letto non più tardi delle 23.30 per dormire a sufficienza.

Una volta che hai adottato con successo questo nuovo programma (sia per andare a letto prima che per svegliarti prima), sfrutta appieno il tuo nuovo "tempo libero" investendo su te stesso. Ad esempio, potresti:

  • Meditare
  • Leggere un libro 
  • Fare esercizio
  • Scrivere
  • Lavorare ad un progetto personale
  • Riordinare il lavoro di progetti complessi


Il fattore determinante per decidere come trascorrere il tuo tempo al mattino è conoscere l'obiettivo che stai cercando di raggiungere. Dedica quindi la maggior parte delle tue ore mattutine a questa attività.

 

 

Comprendi il tuo ritmo di lavoro ottimale

Per migliorare la tua concentrazione ed efficacia è indispensabile trovare il tuo stile di lavoro ottimale. Il fatto è che non ne esiste uno migliore di un altro di per sé, ognuno si trova meglio con stili differenti. Dovrai quindi sperimentare diverse strategie per trovare quello che fa per te, ad esempio:

 

Tecnica del Pomodoro

Questa è una tecnica piuttosto popolare, soprattutto nell’ambiente tech. Consiste nel suddividere le sessioni di lavoro in blocchi da 30 minuti, ovvero 25 minuti di lavoro + 5 minuti di pausa = 1 Pomodoro. Una volta completati quattro pomodori (4 sessioni di 25 minuti più pause di 5 minuti), puoi fare una pausa più lunga di 15-30 minuti.

Se vuoi approfondire questa tecnica, puoi leggere il nostro articolo sulla tecnica del pomodoro.

 

Intervalli di 90 minuti

Il ricercatore Nathan Kleitman, nei suoi studi sul sonno e sulla concentrazione, ha rilevato che i nostri corpi e il nostro cervello lavorano in cicli di 90 minuti circa. Questi intervalli di 90 minuti sono il momento di picco della nostra concentrazione e della nostra produttività, seguiti da una fase a energia più bassa di 20 minuti. Per rispettare questo nostro ritmo naturale l’ideale è lavorare in blocchi di 90 minuti, seguiti da una pausa di 20 minuti.

 

Tecnica 52-17

Uno studio statistico condotto dal gruppo Draugiem su 2500 lavoratori ha rilevato che il rapporto ideale tra lavoro/pausa è 52/17: in altre parole è stato rilevato che le persone più produttive generalmente alternano fasi di lavoro di circa 52 minuti a fasi di pausa di circa 17 minuti.

 

Trova il tuo stile

Se nessuno dei modelli precedenti si adatta al tuo stile di lavoro, fai qualche esperimento e definisci il tuo programma. Non è necessario attenersi a tecniche “codificate”, ciò che è importante è trovare un proprio equilibrio.

Ricordati infine che fare delle pause tra diversi lavori è molto importante per ricaricare la propria mente: cerca di fare qualcosa di energizzante come una passeggiata all’aria aperta.

Ciò che è importante comprendere è che è impossibile ottimizzare la propria produttività personale senza considerare il concetto di pausa: per un freelance che voglia essere davvero produttivo è fondamentale capire come alternare momenti di concentrazione totale a momenti di pausa e relax.

 

 

Tieni a bada le distrazioni

Le distrazioni sono letteralmente ovunque e se non stai attento ti rovineranno l'intera giornata lavorativa. Ecco perché se vuoi massimizzare la tua produttività è importante proteggere le tue ore in modo che tu possa effettivamente lavorare sulle ciò che hai pianificato.

Ci sono tre tipi di distrazioni a cui potresti essere esposto durante il tuo lavoro:

  • Strumenti di comunicazione
  • Altre persone
  • Distrazione interna

 

Strumenti di comunicazione

Gli strumenti di comunicazione sono Internet, e-mail, telefono, chat e social media. Anche se fanno parte di una moderna giornata di lavoro e il loro scopo potrebbe essere buono, possono anche essere un'enorme fonte di distrazione.

Per iniziare a controllare queste distrazioni devi stabilire dei confini chiari. Ad esempio, imposta da due a tre finestre temporali con una durata di 15-30 minuti al giorno in cui gestisci tutte le attività relative alla comunicazione, sia che si tratti di chiamate, di controllo delle e-mail o di interazione sui social media.

Una volta trascorso il tempo predeterminato, chiudi l'applicazione (e-mail, social media, chat) e riaprila solo nella finestra temporale successiva. 

Ah, importantissimo: mentre lavori tieni il telefono silenzioso e con il display rivolto verso il basso.

Ovviamente, questi limiti così rigorosi potrebbero non funzionare per tutti, dipende naturalmente dal lavoro che svolgi. Cerca in ogni caso di attenerti il più possibile a quanto detto.

 

Altre persone

Un'altra fonte di distrazione è la gente con cui lavori. Se lavori da casa, le interruzioni potrebbero essere causate dai tuoi familiari e se lavori in ufficio, potrebbero essere i tuoi colleghi.

Per controllare questo tipo di distrazione, puoi fare tre cose:

  • Richiedi esplicitamente di "non disturbare"
  • Cambia posizione
  • Usa le cuffie

Il primo modo è appunto chiedere esplicitamente agli altri di lasciarti tranquillo per poterti concentrare al meglio su ciò che stai facendo.

Se invece lavori da casa, parla con i tuoi familiari e fai sapere loro che in detemrinati orari farai un lavoro per cui è necessaria molta concentrazione. Puoi anche lasciare una nota sulla maniglia della porta.

Se hai già fatto questa richiesta un paio di volte ma non hai avuto alcun effetto sulle tue condizioni di lavoro, non perdere tempo ad arrabbiarti con gli altri: passa al metodo successivo.

Il secondo modo di affrontare le distrazioni è cambiare la postazione di lavoro. Se lavori in un ufficio e vuoi concentrarti completamente su ciò che devi fare, puoi prenotare una sala riunioni tranquilla. Inoltre, se ti è consentito, potresti lasciare temporaneamente l'ufficio per svolgere il tuo lavoro altrove se non è disponibile una sala riunioni.

Se lavori da casa, vai in un'altra stanza più tranquilla e lontana dalle attività domestiche dei tuoi familiari. Puoi inoltre decidere di uscire di casa lavorare in un altro luogo.

Comprendere che il lavoro non sempre richiede una scrivania è molto importante perchè spezza un nostro pregiudizio cognitivo. La verità è che al giorno d’oggi molti lavori possono essere eseguiti ovunque ci sia una connessione:

  • In una caffetteria
  • In una biblioteca pubblica
  • All’aria aperta

Infine, come ultimo suggerimento, se vuoi mantenere la concentrazione metti delle cuffie alle orecchie. I benefici sono tre: puoi ascoltare della musica che aumenta il tuo focus (brain.fm, white noise, binaural, etc.), isolano dal rumore circostante ed inoltre la gente ti lascia in pace perchè pensa che sei in una conference call.

 

Distrazione interna

C'è un ultimo tipo di distrazione che ci fa perdere la bussola, e spesso questa è la più difficile da tenere a bada: la distrazione interna. Consiste fondamentalmente in tutti quei pensieri e quelle idee estemporanee che ci interrompono mentre stiamo lavorando.

“Avrò chiuso la porta a chiave?”

“Stasera avrei voglia di cinema, chissà cosa danno”

E mille altri esempi del genere.

Prima di tutto, per combattere la distrazione interna, assicurati di dormire a sufficienza. Più ti senti stanco, più è facile che la tua mente inizi a vagare.

Inoltre, inizia a coltivare internamente la presenza mentale nel qui-e-ora: ovvero sii presente a te stesso qualsiasi cosa tu faccia. In parole povere, se stai lavorando, lavora. Un vecchio detto cinese recita “Se lavi il riso, lava il riso”.

Infine, sviluppa al più presto l'abitudine di annotare tutti questi pensieri e idee su un foglio. Ogni volta che, nel mezzo di un lavoro, vieni sorpreso da un pensiero o un’idea che ti distrare, fermati qualche secondo e mettilo nero su bianco. Una volta che la giornata lavorativa sarà finita potrai elaborare questo documento e capire quali di questi pensieri ha senso tenere in considerazione (spesso e volentieri, meno del 20%).

Se vuoi approfondire, puoi leggere i nostri articoli come ridurre al minimo le distrazioni e come smettere di procrastinare.

 

 

Non iniziare mai una giornata non pianificata

Se intendi raggiungere alti livelli di produttività, prendi l'abitudine di pianificare la tua giornata in anticipo, in questo modo sai esattamente su cosa devi concentrarti quando inizia la tua giornata di lavoro ed elimini tutti quei pensieri che ti fanno chiedere “da dove comincio oggi?”

Per iniziare basta prendere un pezzo di carta e iniziare a scrivere la lista di attività e annessa priorità.

È però molto importante che questa abitudine non diventi troppo didascalica e fine a se stessa: conserva sempre una chiara visione del quadro generale e del perchè fai certe cose, altrimenti lo scopo della tua giornata finirà per diventare il “cancellare cose dalla to-do list”.

Una volta scelti i compiti da svolgere, assicurati di eseguire anche tutti quei lavori propedeutici, come ad esempio assicurarti che tutti i documenti siano facilmente accessibili. In questo modo puoi iniziare le tue attività molto più rapidamente. 

Ci sono ancora due altre cose che potresti fare per assicurarti che la tua pianificazione sia il più efficace possibile.

 

Tieni una lista chiusa

Per prima cosa, tieni una lista chiusa. Questo è ciò che Mark Forster, l'autore di “Do It Tomorrow”, suggerisce nel suo libro. Tenere una lista di attività chiusa significa decidere di non aggiungere nuove attività alla tua lista, anche se sopraggiunge qualcosa di nuovo durante il giorno. 

Se hai una lista aperta, finisci per cancellare le attività dalla tua lista mentre ne aggiungi altre di nuove. Non solo rendi più difficile finire il lavoro entro la fine della giornata, ma questa pratica è anche fortemente demotivante in quanto non importa quanto duramente lavori, avrai sempre qualcosa in più da fare.

 

Quando si tratta del tuo lavoro, sii pessimista.

Prendete ad esempio me: io sono una persona molto positiva e ottimista per natura, ma un pizzico di pessimismo mi aiuta molto quando si tratta di pianificare. Quando mi accorgo che la mia giornata inizia ad essere troppo piena inizio a ridurre il numero di attività dalla lista, aumentando al contempo la probabilità di finire tutto il lavoro pianificato il giorno successivo. 

Quindi il consiglio è sempre quello di pianificare un po’ meno. Questo perchè: avrai più probabilità di finire tutto il lavoro ad un’ora decente e, in caso tu voglia anticipare qualche attività, avrai a disposizione un discreto buffer di tempo per gestire altri lavori.

Se vuoi approfondire, puoi leggere il nostro articolo come pianificare le attività in modo efficace.

 

 

Prendi appunti

Non è sempre facile ricordarsi le cose. Specialmente quando si deve imparare qualcosa di nuovo, è praticamente impossibile fare affidamento solo sulla memoria per ricordarsi tutto: semplicemente non funziona. Per imprimere nella memoria qualcosa di nuovo o diventare padroni di un nuovo concetto, è necessario investire molto tempo nella pratica e fare esperienza.

Quando si deve imparare qualcosa di nuovo ci si deve scontrare con nuovi concetti e relativa terminologia. Per assimilarli al meglio e fare in modo di ricordarli esiste una sola, semplice, tecnica.

Può sembrare anacronistico al giorno d’oggi, ma questa tecnica funziona perfettamente anche (e soprattutto) nel mondo digitalizzato nel quale viviamo: prendi carta e penna e metti tutto per iscritto.

Se preferisci puoi utilizzare un dispositivo digitale per prendere appunti, va comunque bene. L’importante è che ti dia la possibilità di annotare ciò che vuoi in qualsiasi momento, perché non puoi sapere quando ne avrai bisogno.

L’abitudine di prendere appunti è senza tempo, e puoi utilizzarla sia che tu debba imparare qualcosa di nuovo - ad esempio per ricordare il nome del tuo collega che proprio non ti entra in testa - oppure qualsiasi frammento di informazione sul quale tu voglia poi approfondire o ragionare in un secondo momento.

Anche se si può utilizzare un qualsiasi dispositivo digitale per onorare questo compito, l’approccio “carta e penna” rimane il più efficace per via della sua semplicità.

Se decidi di utilizzare carta e penna molto presto ti verrà da pensare: “Ottimo! Ora che ho tutti questi appunti, come posso fare per organizzarli in modo che siano facilmente consultabili e che non corra il rischio di perderle per strada?” La domanda è più che legittima. Anche a me è capitato di dover gestire questo aspetto, molto più frequentemente di quanto si possa immaginare. La risposta, in ogni caso, è abbastanza scontata: trova il modo di digitalizzare le tue annotazioni, soprattutto se sono idee che ti appunti per tornarci sopra in un secondo momento.

Io personalmente riporto i miei appunti su Google Docs in modo da averle disponibili da qualsiasi dispositivo, pc o smartphone che sia. Oppure mi capita di fare una foto, per esempio se mi sono appuntato una mappa mentale, e di caricarla su Google Drive.

 

 

Prenditi cura subito delle rane

Esiste un tipo di attività che tendiamo a posticipare più di ogni altra cosa. Quelle sono le “rane”. In questo contesto, il termine "rana" è stato coniato per la prima volta da Mark Twain (e poi reso popolare da Brian Tracy nel suo libro “Eat That Frog!”), il quale sosteneva che dovresti "mangiare una rana viva come prima cosa al mattino e niente di peggio ti succederà per il resto della giornata.”

In altre parole, se ti occupi del compito più impegnativo al mattino presto, il resto della giornata sarà molto più agevole.

Il problema con i compiti "rana" è questo: finché questo tipo di incarico rimane incompiuto, continui a pensarci tutto il tempo. Quel che è peggio, questa rana diventa sempre più grande nella tua mente e nei tuoi pensieri, facendolo sembrare molto peggio di quanto non sia in realtà. 

Gestire un’attività rana appena possibile ti permette di liberare la tua energia mentale, così che puoi concentrarti su qualcos’altro. Come possiamo quindi mangiare subito la rana? 

In primo luogo, preparati mentalmente per ciò che dovrai fare. Ad esempio, se devi chiamare un cliente arrabbiato, prima di farlo realmente immaginati la scena nei minimi particolari. Dopodichè, annota le cose che ti potrebbero servire nella conversazione reale, come ad esempio gli argomenti da discutere, il tono da tenere e le risposte da dare.

In secondo luogo, immagina come ti sentirai dopo aver affrontato la situazione. Nel caso della telefonata di prima, non puoi prevederne l’esito con assoluta certezza. Tuttavia, quel che puoi fare è congratularti con te stesso per il semplice fatto di aver fatto la chiamata, per essertela finalmente lasciata alle spalle. 

Ricorda infine che spesso e volentieri tendiamo ad ingigantire le paure che derivano da situazioni come quella appena descritta. Non è affatto improbabile che la “rana” in questione si riveli a posteriori molto più semplice del previsto.

 

 

Tieni traccia del tuo lavoro

Cal Newport, nel suo fantastico libro "Deep Work" spiega che esistono due modi di lavorare: il lavoro superficiale e il lavoro profondo, appunto.

Per lavoro superficiale si intendono tutte quelle attività più o meno impegnative, come controllare e rispondere alle email o cose di questo tipo, che ci fanno sembrare produttivi, ma che non ci rendono necessariamente tali.

Il lavoro profondo è esattamente agli antipodi di queste attività energivore e di scarso valore. Per lavoro profondo si intende l'insieme di quelle attività che rendono importante il tuo operato e che ti fanno compiere passi in avanti nella tua carriera e, nondimeno, nella tua intera esistenza. Se effettuate con regolarità, queste attività ti forniscono quel vantaggio competitivo che può farti contraddistinguere nella massa.

Per comprendere con consapevolezza come spendi le tue giornate lavorative e quanto lavoro profondo produci devi farti alcune domande, scomode, ma necessarie:

  • Cos’ho fatto durante la mia giornata?
  • Quante ore ho lavorato e su che attività mi sono focalizzato maggiormente?
  • Quante ore del mio lavoro ho investito nel lavoro profondo?

Se non sai darti una risposta a queste tre domande le tue giornate lavorative tendono a diventare degli enormi buchi neri che assorbono tutto il tuo tempo e non ti fanno avanzare un passo.

Per evitare che ciò accada devi attrezzarti con un sistema che ti dia modo di tenere traccia di tutto quello che fai per comprendere come passi le tue giornate mentre lavori, ad esempio utilizzando Taskomat™.

Chi decide di iniziare a tracciare il proprio lavoro ed è abbastanza onesto nel segnare le informazioni relative al proprio operato (e dovrebbe esserlo, altrimenti sarebbe uno sforzo totalmente inutile!) inizierà a rendersi conto di come utilizza davvero il tempo ogni giorno, quindi i suoi punti di forza e di debolezza.

 

 

Scrivi un documento operativo

Crea sempre un documento cartaceo dove scrivi tutte le cose importanti legate al tuo lavoro. Sviluppare questa abitudine è particolarmente indicato per chi ha appena iniziato un nuovo lavoro o sta per iniziarlo.

Funziona molto bene anche quando stai per buttarti in qualcosa di nuovo seppure all’interno del tuo solito contesto lavorativo.

Quello che di solito accade nei primi giorni che si affronta un nuovo lavoro è che ci troviamo confusi nel dover gestire una miriade di informazioni nuove con cui abbiamo a che fare. Ci sono un sacco di cose nuove da ricordare e procedure alle quali prendere parte.

Per poter gestire il sovraccarico cognitivo è consigliabile creare un documento operativo che può assisterti quandoi hai bisogno di ricordarti qualcosa di importante. Vedila come se fosse il tuo manuale d’uso del tuo nuovo lavoro!

Non deve essere per forza cartaceo, puoi anche utilizzare una qualsiasi versione cloud, come Google Drive, in modo da averla sempre a portata di mano da ogni dispositivo.

 

 

Approfitta dei tempi morti

Qualche anno fa lavoravo per un'azienda che si trovava a più di 50 km da casa mia. Appena assunto, l’idea iniziale era di andare in ufficio in macchina, ma dopo un paio di giorni ho scoperto che non era affatto una buona idea.

Infatti non sono arrivato nemmeno al primo fine settimana che mi ero già stancato di guidare tutti i giorni e ho iniziato a cercare alternative alla macchina per andare in ufficio. Per fortuna, ho trovato una linea di autobus che partiva poco distante da casa mia e mi lasciava praticamente sotto l’ufficio. Ho subito notato gli effetti positivi di questa scelta:

  • 2 ore extra per leggere, scrivere, o perché no meditare
  • Risparmio economico
  • Lasciare l'auto a disposizione della famiglia
  • Andare in autobus è una scelta ecologica
  • Niente stress da guida nel traffico


Per quanto riguarda gli aspetti negativi:

  • Tempi di percorrenza più lunghi
  • Alzarsi prima e andare a letto prima


Nulla di trascendentale: fortunatamente tutti gli aspetti negativi sono stati risolti con un po’ di organizzazione.

 

 

Identifica i compiti più importanti e falli per primi

Come si dice, “via il dente, via il dolore”: prima esegui i task più importanti della giornata, meglio è. Principalmente perchè posticipandoli, c'è un rischio maggiore che si verifichi qualcosa che ti impedisce di portarli a termine.

 

Come puoi definire un compito “importante”? 

Per comprenderlo al meglio, concentrati sugli effetti che avranno le tue attività una volta completate, sia quelli a lungo termine e sia quelli a breve termine

Nel primo caso, si tratta di attività che avranno effetti importanti sul lungo periodo. Questo significa che i risultati del tuo lavoro arriveranno più avanti nel tempo, a patto che ti concentrerai quotidianamente sulle attività pianificate. 

Queste sono attività molto importanti, e molto probabilmente sono quelle che dovrai eseguire per prime nelle tue giornate, anche se a volte possono essere noiose.

Nel caso degli effetti a breve termine, occorre valutare se ci sono deadline imminenti oppure se il tuo lavoro rappresenta un blocco per i tuoi collaboratori. In questo caso, occorre prioritizzare le proprie attività sulla base di queste considerazioni, in modo tale da non creare ritardi e incomprensioni.

Se vuoi approfondire questo concetto, leggiil nostro articolo sulla matrice di Eisenhower.

 

Come portare a termine le attività importanti

Le attività importanti richiedono spesso progressi incrementali. Quando ti poni un obiettivo, isola tra loro gli elementi di maggior impatto e organizzali in milestone. Spezzetta il tuo obiettivo in 4, 5, 10 sotto-obiettivi, ognuno di essi caratterizzato da un elemento cruciale dell’attività in questione.

Questo processo ti aiuterà a lavorare con minor stress perchè ti troverai ad avere a che fare con obiettivi molto più abbordabili, e considerando tutto ciò da una prospettiva più ampia, le probabilità di centrare l’obiettivo finale aumenteranno drasticamente.

Se vuoi approfondire questo argomento, leggi il nostro articolo sugli obiettivi SMART.

 

 

Bevi tanta acqua

Bere tanta acqua potabile ha molti benefici per la salute, come ad esempio mantenere la pelle idratata, controllare il peso corporeo e mantenere bassi i livelli di stress.

Ma ci sono anche alcuni vantaggi in termini di produttività. Uno studio condotto dall'Università di East London ha scoperto che bere acqua di frequente migliora le prestazioni del cervello del 14%.

Quindi quanta acqua dovresti bere ogni giorno? Ovviamente non è possibile dare una raccomandazione univoca, questo dipende da persona a persona.  L'importante è che tu abbia sempre un bicchiere d'acqua a portata di mano sulla scrivania, e che ti ricordi di bere un sorso di tanto in tanto. Ma è facile ricordarsene quando lo hai sempre sotto agli  occhi.

 

 

Fai meditazione

Praticare meditazione con costanza ha diversi effetti benefici sul nostro cervello e sulla nostra concentrazione.

Ricerche scientifiche hanno infatti dimostrato che la meditazione migliora praticamente ogni aspetto di come gestiamo la nostra attenzione. Uno dei motivi principali di questo straordinario effetto è che l'attività meditativa aumenta la capacità della nostra memoria di lavoro, ovvero la nostra RAM. In sostanza, più meditiamo e più il nostro cervello è in grado di gestire informazioni più complesse contemporaneamente. 

Inoltre, una pratica meditativa regolare va a sollecitare l’attività dell’emisfero destro del cervello, ovvero l’emisfero intuitivo e creativo. Di conseguenza, la meditazione non solo migliorerà la tua produttività, ma anche la qualità del tuo lavoro. 

Per approfondire l'argomento, ti invitiamo a leggere il nostro articolo La meditazione come strumento di produttività.

 

 

Metti insieme compiti simili

Una pratica molto comune è quella di controllare la posta in arrivo della propria casella email piuttosto di frequente. Se sei fortunato non ci sono nuovi messaggi, ma spesso può capitare che ci siano, quindi lli apri, li leggi e fai in modo di adempiere a quanto scritto, magari rispondendo pure. Dopodiché torni al lavoro.

In precedenza anche io avevo questo tipo di relazione con l'e-mail, fino a quando non ne ho trovata una molto migliore. Invece di sbirciare nella mia posta in arrivo di tanto in tanto, ho iniziato a elaborare in batch tutte le email contemporaneamente, durante finestre prestabilite.

In altre parole, ho scelto 3 orari del giorno (una volta al mattino, una volta a metà pomeriggio e una volta alla sera), durante i quali elaborare tutte le mie e-mail contemporaneamente, in raffiche di 15-30 minuti. Comprendo però che questo tipo di programmazione potrebbe non essere adatta a tutti, quindi è necessario modificarla in base alle proprie esigenze individuali.

Questa stessa strategia di batching potrebbe essere utilizzata anche in altri ambiti:

  • Posta ordinaria
  • Telefonate / SMS / Whatsapp
  • Messaggi sui social media
  • Raggruppare incontri veloci in riunioni più lunghe e risolutive

 

 

Informati sulla tua prossima riunione

Le intenzioni che stanno alla base di una riunione sono generalmente buone: incontrarsi con i propri collaboratori è un ottimo modo per condividere idee e pensieri riguardo i progetti che stiamo seguendo.

Sfortunatamente, però, le riunioni possono anche essere una grossa perdita di tempo che ti sottraggono alle tue incombenze lavorative e ti impediscono di essere realmente produttivo. Quindi, prima di accettare tutte le richieste di meeting che ti arrivano, fai in modo di avere le risposte alle seguenti domande:

  • È necessario che io partecipi? Chiedi all'organizzatore della riunione se la tua presenza è necessaria: potresti scoprire di essere stato invitato “per ogni evenienza” e che quindi la tua presenza non è così importante. 
     
  • È possibile partecipare da remoto? Negli ultimi anni, le riunioni da remoto (o conference call) hanno sostituito molte riunioni tradizionali. Ci sono molti vantaggi nelle riunioni da remoto, incluso il risparmio di tempo e denaro per i viaggi. Chiedi all'organizzatore della riunione se è possibile partecipare da remoto. Sebbene l'esperienza sia diversa dal confrontarsi faccia a faccia, è comunque un ottimo modo per incontrarsi e fare progressi sui progetti in corso.
     
  • È necessario questo meeting? La grande domanda è ovviamente: l'incontro è necessario? Se hai questo dubbio sulla prossima riunione programmata, fai questa domanda direttamente all'organizzatore.
     
  • C’è un ordine del giorno? Senza un ordine del giorno, c'è un grande rischio che l'incontro vada fuori tema. Naturalmente, questo fa perdere tempo prezioso a tutti. Se l'organizzatore della riunione non ti invia un ordine del giorno con l'invito alla riunione, chiedigli di inviarlo a tutti i partecipanti prima della riunione.
     
  • È possibile limitare la durata della riunione? Se è stato programmato un meeting di 2 ore, è molto probabile che si finirà per riempire tutto quel tempo con qualsiasi tipo di discussione, anche quelle non pertinenti al topic della riunione. Perché quindi non assegnare alla riunione un tempo più breve? Ad esempio, nella metodologia Agile si tengono riunioni quotidiane di 15 minuti per allineare il team sugli sviluppi del progetto: le cosiddette stand-up meeting.
     
  • È possibile testare tutta la strumentazione necessaria prima della riunione? Spesso accade di perdere tantissimo tempo ad inizio riunione perché le cose non funzionano come dovrebbero. Che sia la connessione internet, il proiettore, il telefono, il megaschermo o vattelappesca. Se possibile, cerca di assicurarti che tutte queste cose funzionino prima della riunione.

 

 

Gestisci le tue email in modo efficace

L'email può essere la più grande perdita di tempo. Se continui a controllare le email non appena arrivano nella tua casella di posta, la tua giornata di lavoro si disperde e la tua capacità di concentrarti sulle tue attività importanti si indebolisce.

Per evitare che ciò accada, adotta un approccio più organizzato nella gestione dei tuoi messaggi di posta elettronica:

Definisci quando controllare della posta elettronica. Ad esempio, potrebbe essere 2-3 volte al giorno, 30 minuti per volta. Se possibile, cerca di evitare di controllare l'e-mail come prima cosa al mattino, dato che è molto probabile che ti metta fuori strada rapidamente. In altre parole, potresti finire per lavorare su compiti totalmente diversi da quelli che avevi inizialmente previsto. Inoltre, metti in pratica questi suggerimenti:

  • Apri la casella e-mail solo quando controlli le e-mail. Altrimenti, tienila chiusa.
     
  • Disattiva le notifiche automatiche nel tuo client di posta elettronica.
     
  • Informa i tuoi collaboratori sulle tue routine di controllo della posta elettronica, in modo da poter impostare le aspettative giuste. Potresti addirittura creare una risposta automatica che informa il mittente del messaggio che sei solito controllare le e-mail solo tre volte al giorno a orari prestabiliti.
     
  • Crea una routine da utilizzare ogni volta che controlli l'e-mail. Per esempio: dopo aver aperto la posta in arrivo, individua le email che puoi eliminare o archiviare immediatamente. Se questi messaggi sono newsletter, valuta se disiscriverti o meno (se non li trovi preziosi perchè continuare a riceverli?). Se ricevi molti messaggi relativi a servizi vari (come ad esempio le notifiche di LinkedIn), devi accedere al servizio specifico e disattivare le notifiche. Un altro modo per gestire questo tipo di email è creare filtri o regole nel tuo client email per eliminare questi messaggi dalla tua casella di posta.
     
  • Quando apri un email, se puoi rispondi subito. Se invece credi che ci vorrà più tempo per rispondere, pianifica un'attività apposita da svolgere successivamente, quindi archivia il messaggio. Se sospetti che rispondere al messaggio richieda troppo tempo, chiama direttamente la persona che te l’ha inviato.
     
  • Se il messaggio contiene un task, inseriscilo nell'elenco delle attività e pianificalo (o se la situazione lo richiede, gestiscilo subito). Ricordati di includere l'URL del messaggio come riferimento nella descrizione dell'attività.

Se riuscirai ad applicare ciascuna di queste strategie vedrai che in poco tempo riuscirai ad essere molto più efficace nella gestione delle email, con la conseguenza che ti porterà via meno tempo e riuscirai quindi ad essere più concentrato sul tuo lavoro e produttivo. Vale a pena ricordare che queste strategie potrebbero non essere adatte a tutti (ad esempio per quelle persone che devono essere disponibili via email tutto il giorno). Se questo è il tuo caso, assicurati di selezionare e applicare solo le parti più adatte a te.

Se vuoi approfondire l'argomento, ti consigliamo di leggere il nostro articolo come gestire la posta elettronica.

 

 

Delega nel modo giusto

Possiamo gestire in modo efficace solo un volume limitato di lavoro. Quando siamo bombardati da troppi compiti, la nostra capacità di svolgere un lavoro di qualità diminuisce e finiamo per essere affrettati nelle nostre attività, passiamo da un task all'altro troppo rapidamente senza concentrarci abbastanza.

Ecco perché saper delegare è importante quando vogliamo rendere il nostro lavoro meno frenetico e più controllabile. Non solo aiuta a livellare il carico di lavoro, ma ci dà anche più tempo per concentrarci sui nostri compiti importanti, assicurando che errori inutili vengano eliminati durante la fase di lavoro.

Per rendere il processo di delega il più efficace possibile, occorre comprendere i seguenti passaggi:

  1. Assicurati di documentare i passaggi del tuo lavoro con sufficienti dettagli in modo che l'altra persona possa effettivamente completare un'attività con successo.
     
  2. Metti alla prova la leggibilità delle istruzioni che hai creato, prima seguendole tu stesso e poi facendolo fare alla persona a cui stai delegando il lavoro. Questo ti aiuta a regolare le istruzioni in modo che siano facili da seguire e non contengano errori: dopotutto vuoi assicurarti che l'altra persona possa lavorare in modo indipendente il più possibile, senza dover sempre fare riferimento a te.
     
  3. Assicurati di definire la scadenza per l'attività delegata, soprattutto se è necessaria entro un determinato periodo di tempo. Invece di dire che vuoi che il lavoro venga completato la settimana prossima, definisci una scadenza esplicita, come ad esempio entro giovedì prossimo alle 13:00.
     
  4. Rendi attivo il processo di delega. In altre parole, non limitarti a chiedere a una persona di svolgere un'attività: segui regolarmente il suo sviluppo (per telefono o via e-mail), in modo che le cose procedano senza intoppi.
     
  5. Cerca di migliorare il processo di delega continuamente. Ad esempio, potresti capire che le istruzioni basate su video funzionano meglio con alcune persone, oppure scopri una nuova applicazione che automatizza una parte del processo, rendendo superflui alcuni passaggi manuali.

La delega è un potente strumento per migliorare la produttività e bilanciare il carico di lavoro. Se decidi di delegare parte del tuo lavoro, assicurati di dedicare abbastanza tempo a questi punti per ottenere i risultati desiderati.

 

 

Concentrati su una cosa alla volta

Sebbene il multitasking possa sembrare una buona strategia da seguire, è tutta apparenza. Infatti, il multitasking è soltanto un mito: finisci per dividere la tua attenzione su diverse attività, lavorando in modo inefficace e improduttivo.

Puoi avere una prova di quanto detto, ad esempio, quando stai parlando al telefono e provando a scrivere un’email contemporaneamente. Le cose sono due: o ti perdi tutto quello che l'altra persona ti sta dicendo al telefono o finisci per creare un messaggio di posta elettronica che non ha alcun senso.

Quindi, piuttosto che cercare di fare troppe cose contemporaneamente, inizia a concentrarti soltanto su una cosa alla volta mentre lavori. Al termine dell'attività, passa all'attività successiva.

Questo ti aiuta ad eseguire ciò che stai facendo molto più velocemente, dato che stai dando il 100% della tua attenzione. Inoltre, quando ti concentri solo su una cosa la probabilità di errori diminuisce drasticamente.

Per concentrarti su una cosa alla volta, procedi come segue:

  • Suddividi l'attività in pezzi più piccoli e gestibili, dopodichè prendine in esame soltanto una per volta. Questo abbassa notevolmente il tuo carico cognitivo, donandoti una concentrazione migliore in quanto non devi gestire cose troppo grandi
     
  • Crea un piano preciso per eseguire le tue attività, potresti scoprire che è possibile eseguire una determinata parte dell'attività solo dopo aver completato prima un'altra parte.
     
  • Controlla il più possibile le distrazioni intorno a te: chiudi la posta elettronica, capovolgi lo smartphone e in generale evita di trascorrere del tempo online a meno che non sia  necessario per il tuo compito. Se lo ritieni necessario, puoi anche cambiare ambiente di lavoro, passando ad uno più pacifico.
     
  • Dai alle tue attività confini temporali ben precisi

Per approfondire l'argomento, puoi leggere il nostro articolo Multitasking: come e perché abbandonarlo.

 

 

Fai delle pause

Potresti pensare che staccare dal lavoro a cadenza regolare sia controproducente, ma è totalmente il contrario. Uno studio condotto dall'Università dell'Illinois ha scoperto che le prestazioni di una persona in realtà migliorano quando la persona fa delle pause.

Questa è una buona notizia per un paio di motivi. Innanzitutto, quando la tua attenzione migliora, aumenta anche la tua produttività e la qualità del lavoro finale. Inoltre, sapere che c’è una pausa programmata ad attenderti tra una manciata di minuti, rende il tuo lavoro più piacevole (perché hai la certezza che non passerai l'intera giornata sul computer).

Un altro vantaggio è collegato alle nostre capacità di problem solving. Immagina di stare lavorando intensamente per risolvere un problema, ma è un po’ di tempo che non fai progressi. Ad un certo punto decidi di fare una pausa e di allontanarti dal tuo computer. All'improvviso la soluzione al problema ti balena in mente, mentre ti prendi una tazza di caffè e stai pensando ad altro. Quindi, anche se lasci la tua postazione di lavoro, il tuo cervello continua a lavorare sulla soluzione e te la porge quando meno te lo aspetti.

Ma quali sono i modi migliori per trascorrere le pause? Dipende se lavori da casa o meno, in generale considera queste opzioni e vedi se fanno al caso tuo:

  • Preparati una tazza di caffè o tè
  • Socializza con i tuoi collaboratori o familiari
  • Fai meditazione
  • Fai un pisolino 
  • Fai yoga
  • Fai un po’ di esercizio fisico 
  • Mangia uno spuntino sano
  • Esci a fare una passeggiata
  • Leggi un articolo o un passo di un libro che ti interessa
  • Dedicati ad attività creative (ad esempio potresti disegnare)
  • Guarda un video comico
  • Ascolta un po’ di musica
  • Sistema la tua postazione di lavoro

Queste sono solo alcune idee pronte all’uso che puoi applicare durante le tue pause. In generale fai sempre attività piacevoli, così che ti possano aiutare a svolgere meglio i tuoi compiti dopo la pausa.

 

 

Allontanati dall'attività, poi riavvicinati

Questo scenario ci è molto familiare: hai iniziato a lavorare su un’attività e ad un certo punto ti sei bloccato. Non importa quanto ci provi, non riesci a fare più alcun progresso. Si tratta di un problema molto comunie e molto fastidioso, tuttavia esiste una soluzione potenzialmente molto semplice per risolvere questo problema: andarsene e poi tornare indietro.

Il fatto è che abbastanza spesso lavoriamo in focus completo senza interruzioni perché pensiamo che farlo ci rendà più efficaci. Questo è indubbiamente vero, ma in questo suggerimento trattiamo l’eccezione che conferma la regola.

A volte, quando rimaniamo bloccati su un particolare task,  è necessario stoppare ciò che si sta facendo e fare qualcosa di completamente diverso per poterci sbloccare. Anche se ti fermi, il tuo cervello continua a lavorare sulla soluzione in background. Poi, all'improvviso, ti viene un'idea che non ti è mai passata per la testa e puoi continuare con il tuo lavoro.

Se puoi farlo, passa un po' di tempo a camminare o a fare qualche altra forma di esercizio fisico. Questo può aiutarti a concentrarti su qualcos'altro, che può consentire alla tua mente di risolvere il problema.

 

 

Utilizza le checklist

 

A volte dovrai assicurarti che un'attività soddisfi determinati requisiti prima che possa essere dichiarata terminata. In questo caso è opportuno utilizzare le cosiddette checklist. Una checklist non è altro che un elenco di requisiti che ci permette di eseguire un'attività in modo coerente. 

Ci sono anche altri vantaggi dell'utilizzo delle checklist, come ad esempio:

  • Terminare le attività secondo i criteri 
  • Rendere il lavoro più veloce
  • Avere risultati prevedibili per le attività
  • Documentare il processo per la delega del lavoro
  • Formare nuove abitudini (assicurandosi di svolgere un determinato compito ogni volta allo stesso modo)

In alcuni lavori molto impegnativi e per certi versi ripetitivi (come ad esempio il pilota d’aereo o il chirurgo) le checklist svolgono un ruolo importante nel buon esito del lavoro. Cerca quindi di sfruttare il più possibile questo strumento nel tuo lavoro quotidiano. Secondo Atul Gawande, l'autore di The Checklist Manifesto, ci sono due tipi di checklist e dovrai decidere quale delle due utilizzare prima di creare la tua lista:

  • Checklist READ-DO: la checklist si comporta esattamente come una ricetta: leggi la prima voce, agisci in base ad essa e poi passi alla voce successiva.
  • Checklist DO-CONFIRM: prima esegui l'attività in base alle tue competenze ed esperienza, poi consulti la checklist per assicurarti di aver fatto tutto il necessario 

Un'altra importante differenza tra queste due tipologie di checklist è il loro livello di dettaglio. Ad esempio, se hai bisogno di un prontuario che dia istruzioni molto precise su come fare qualcosa, scegli una checklist READ-DO. Invece, se sai già come fare qualcosa (ad esempio, preparare la valigia), puoi creare una checklist con voci molto più generiche (esempio: portare calzini di ricambio). In questo caso, selezionare un elenco di controllo DO-CONFIRM.

 

 

Potenzia i tuoi rituali

So che può sembrare assurdo, ma stabilire e seguire dei riti, delle routine, serali e mattutine possono aiutarci considerevolmente nel mantenerci focalizzati, felici e produttivi. Non sto dicendo che sono la panacea di tutti i mali e che se impariamo a seguirli non avremo mai “giornate no”, ma sicuramente possono aumentare drasticamente la quantità e la qualità delle nostre giornate sì.

Entriamo un po’ nel merito, cosa intendo per rituali?

 

Rituale della sera

L’ultima cosa che fai la sera prima di andare a dormire ha un enorme effetto, positivo o negativo che sia, su come inizierà la mattina seguente. Un rito serale ha quindi lo scopo di prepararti al giorno successivo.

Devi quindi trovare quali sono per te quei passi, quelle azioni, che se fatte la sera ti aiutano a svegliarti meglio il giorno successivo. Ecco perché ho iniziato ad analizzare i riti da quello serale, è necessario per potenziare e rendere più agevoli le pratiche mattutine.

Per quel che mi riguarda durante i miei riti serali preparo tutto il necessario per compiere i miei riti mattutini, faccio tutto ciò che posso per far sì che la mia mattina seguente sia il più armonica e apprezzabile possibile. Ad esempio:

  • Preparo lo zaino con il pc se devo spostarmi o andare da un cliente, con tutto il necessario per la giornata.
  • Preparo la cucina per fare colazione, in modo da trovarla pronta al mattino.
  • Preparo la moka in modo che mi basti accendere il fornello per preparare il caffe.
  • Preparo i miei vestiti su una sedia, pronti per essere indossati.
  • Mi assicuro che il telefono, il portafoglio e le chiavi siano sul comodino

Probabilmente ti starai chiedendo se tutte queste azioni sono davvero così necessarie, leggendo questa lista. La risposta è: assolutamente sì. Non sono importanti come azioni in sé, è importante come mi fanno sentire al mattino quando mi preparo per la giornata che mi aspetta. Dal momento che al mattino devo fare un sacco di cose e non ho tutto il tempo che vorrei, cerco di fare in modo di avere tutto il necessario a portata di mano.

 

Rituale del mattino

Ecco l’esempio di una mia perfetta routine mattutina:

  • Sveglia alle 6.45
  • Lavo i denti e mi vesto
  • 15 minuti di meditazione
  • Faccio colazione mentre leggo qualche notizia e mi godo un buon caffe
  • Faccio una passeggiata con il mio cane
  • Alle 8,30 inizio a lavorare

Questo è solo un esempio, un rituale mattutino non deve essere sempre lo stesso, tutti i giorni, per tutta la vita. L’importante è che ti trovi a tuo agio nel portarlo avanti.

 

Come creare i tuoi riti

Per fare in modo che tu possa iniziare ad avere e seguire il tuo rituale inizia dall’orario in cui, di solito, inizi a lavorare al mattino. Da quel momento inizia ad andare indietro per capire quali sono tutte le azioni che ti piacerebbe compiere per arrivare fresco e attivo all’inizio della tua giornata lavorativa.

Per esempio, ipotizziamo che tu voglia fare un po’ di esercizio fisico tutte le mattine (cosa che peraltro ti consiglio vivamente!), prima di iniziare a lavorare.

Considera quindi tutte le azioni che devi fare per poterti allenare al mattino, come: andare in palestra, scaldarti, fare la tua sessione di allenamento, doccia, vestirti di nuovo e andare in ufficio. Immagina il tempo che vuoi metterci, senza fretta, per fare tutte queste cose. Aggiungi il fatto che devi prenderti cura di te, fare colazione, etc e stabilisci a che ora dovresti puntare la sveglia.

 

Testa i tuoi riti

Non importa quanto possa sembrarti affascinante o ben strutturato un rituale, non puoi sapere che effetto ti fa finché non lo metti in pratica. Quindi cerca di essere clemente nei tuoi confronti se vedi che non riesci a seguire quel perfetto schema che ti eri immaginato. 

Ricorda però di darti un po’ di tempo, diciamo almeno una settimana, meglio due, prima di decidere se ne vale la pena o meno. Ogni volta che iniziamo qualcosa di nuovo sono necessarie più energie del dovuto, lascia che il rito diventi un’abitudine e vedi come va.

Cerca di fare costantemente piccoli aggiustamenti che migliorino la qualità delle tue giornate, ma evita cambiamenti enormi e repentini: non sarebbe più una routine e ne perderesti tutti benefici.

 

 

Spegni presto i dispositivi elettronici

Questo suggerimento è legato al sonno e anche se può sembrare un po’ semplicistico, vale sicuramente la pena evidenziarlo. Se ti addormenti troppo tardi, molto probabilmente la mattina successiva ti alzi stanco. La mancanza di sonno ha quindi un impatto diretto sulla nostra produttività.

I motivi per cui i tuoi dispositivi elettronici sono dannosi sono diversi: in primis sicuramente l'abitudine di consumare compulsivamente contenuti prima di andare a dormire, inoltra la ricerca ha dimostrato che la luce blu irradiata dai display va ad alterare la produzione di melatonina, l’ormone incaricato di farci sentire assonnati la sera. 

La strategia più efficace per gestire la luce blu è spegnere PC,TV e smartphone abbastanza presto prima di andare a letto (un’ora prima può bastare). In questo modo ti assicuri che la luce blu non disturberà la tua capacità di addormentarti e di avere un sonno regolare.

Quando ti imponi di spegnere questi dispositivi, già hai un guadagno fisiologico sulle ore di sonno e quindi sulla tua produttività perché andrai automaticamente a letto prima. Inoltre, potrai godere di tempo supplementare da dedicare alla lettura e alla cura di te.

 

 

Non essere sempre occupato, sii produttivo

Essere occupati a volte può essere una buona cosa, ad esempio quando forzi la tua concentrazione su un’attività per concludere un lavoro. Sfortunatamente però, abbiamo tutti familiarità con il lato negativo dell'essere occupati: la combinazione tra il troppo lavoro e il troppo poco tempo è il metodo migliore per fare aumentare lo stress a livelli cosmici. A questo proposito, puoi leggere il nostro articolo Burnout: cos'è e come evitarlo.

Ma ci sono modi efficaci per smettere di essere sempre occupati, in modo da essere più produttivi? 

  • Impara a dire di no. O almeno, assicurati di impostare le giuste aspettative nei confronti della persona che ti chiede di fare qualcosa. Ad esempio, potresti dire: "Sì, posso farlo, ma solo dopo aver terminato prima quest'altra attività."
  • Se vieni bombardato da richieste da terminare ASAP da più persone, prima di procedere indaga insieme a loro quale lavoro ha la massima priorità.
  • Se qualcuno ti chiede di svolgere un'attività, perché non chiedergli di aiutarti con la tua attività in cambio?
  • Per migliorare le prestazioni lavorative, crea delle checklist
  • Assicurati di comprendere i costi reali quando un progetto o un'attività vengono ritardati. Questo ti aiuterà a identificare la giusta priorità per ogni attività. 
  • Sii pessimista con il tuo tempo
  • Se hai difficoltà a concentrarti sulle tue attività, assicurati di controllare le distrazioni

 

 

Tieni tutti aggiornati sullo stato delle attività a lunga durata

Hai assegnato un compito ad un tuo collaboratore, ma dopo che è trascorsa una settimana non hai ancora ricevuto risposta da lui. Potresti pensare che forse ha dimenticato il compito o non lo ha nemmeno iniziato. Dopo aver verificato lo stato del tuo collaboratore, noti che sta effettivamente lavorando sull'incarico, ma non l'ha completato: ti senti comunque soddisfatto del fatto che l'attività sia in corso.

Questo tipo di scenario è molto comune, ma è tutt'altro che ideale. Ciò che molto probabilmente accade qui è che sono state impostate aspettative sbagliate, poiché non tutti sono allineati con lo stato dell'incarico.

Puoi facilmente evitare che si verifichi questo scenario mantenendo le altre persone costantemente aggiornate sugli ultimi sviluppi. 

In questo modo sanno che il lavoro è in corso e non te lo sei dimenticato. Se sei la persona che ha assegnato l'attività, assicurati di controllare lo stato dell'incarico a intervalli regolari.

 

 

Scopri come trascorri il tuo tempo

È molto facile passare tutto il giorno al computer e rendersi conto alla fine di non aver fatto passi avanti significativi nel nostro lavoro.

In questo tipo di situazione, è utile iniziare a monitorare il tuo tempo per vedere come hai effettivamente trascorso la giornata di lavoro. Taskomat™ è una piattaforma eccellente per farlo, ma esistono molti altri strumenti con cui puoi tracciare il tuo tempo. Ad esempio, nulla ti impedisce di eseguire un tradizionale time logging, con un cronometro e un foglio excel, ma sfruttare strumenti come Taskomat™ rende questo compito molto più semplice.

Una volta che sai come trascorri le tue giornate, inizia a fare cambiamenti sistematici in modo che il rapporto di produttività (la percentuale di tempo produttivo) della tua giornata aumenti.

Ad esempio, potresti scoprire di trascorrere molto più tempo a controllare le email di quanto pensassi. Potresti quindi farti domande come:

  • Perché trascorro così tanto tempo sulle email?
  • Il mio lavoro è così semplice che posso scrivere email per tutto il giorno?

Quindi, dopo aver effettuato questa analisi, si tratta di apportare alcune modifiche alle routine di lavoro, in modo da poter aumentare le ore produttive della giornata lavorativa.

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