Come organizzare il lavoro per ottimizzare la produttività

Indice dei contenuti

• Come organizzare il proprio tempo
• Come organizzare il proprio spazio
• Come organizzare il proprio mindset

Come organizzare il proprio tempo

È ormai risaputo che noi esseri umani non siamo molto abili nel multitasking, ne risulta quindi che saper gestire il proprio tempo è fondamentale per migliorare la propria produttività.

Il più grande spreco di tempo sono le attività inaspettate, magari poco importanti e che invece percepiamo come urgenti. Come ad esempio il dover per forza leggere la mail appena arrivata, o controllare le ultime notifiche dello smartphone. Questa tendenza sviluppatasi nell’ultimo decennio viene definita dallo psicologo Daniel Levitan il “pregiudizio della novità”. In sostanza, siamo attratti da tutto ciò che rappresenta potenzialmente una novità interessante.

Potremmo erroneamente pensare che tali attività non richiedano molto tempo, dopotutto per controllare lo smartphone impieghiamo non più di un paio di minuti. 

In realtà gli ultimi studi dell’Università della California sugli effetti della frammentazione del lavoro, dimostrano che per fare completamente refocus dopo una qualsiasi interruzione ci vogliono in media 23 minuti. Per evitare di perdere questi 23 minuti più volte al giorno occorre migliorare la propria organizzazione: ciò significa pianificare la propria giornata e confinare le interruzioni in periodi di tempo ben definiti.

Crea dei segmenti temporali dedicati alle interruzioni

Se usi i mezzi pubblici, puoi utilizzare questo tempo per rispondere alle mail di clienti e collaboratori. Altrimenti puoi dedicare a queste attività dei segmenti temporali definiti a priori e ignorarle per il resto della tua giornata. 

Ad esempio, se il tuo lavoro lo permette, puoi decidere di controllare le email solamente 2 volte al giorno: alle 11 di mattina e alle 4 del pomeriggio. In questi due orari della giornata dedicherai mezz’ora del tuo tempo per leggere le email e rispondere a quelle più importanti, dopodichè dovrai dimenticartene. Prendendo una decisione di questo tipo inibisci quel meccanismo inconscio che ti fa controllare l’email ogni quarto d’ora.

Riduci del 25% il tempo dedicato a meeting e conference call

Potresti pensare che riducendo il tempo dedicato a meeting o conference call si riduce anche la qualità delle decisioni. Ti assicuro invece che è l’esatto opposto: la qualità dell’output sarà addirittura superiore. 

Siamo abituati a sprecare fin troppo tempo nelle nostre riunioni (sia di persona sia da remoto), ma imparando a darci dei limiti di tempo più stringenti riusciremo a ridurre considerevolmente il rumore di fondo e a trarre molto di più da ogni meeting: saremo molto più focalizzati e la nostra conversazione sarà molto più organizzata intorno alla decisione da prendere.

Pianifica pause regolari durante il giorno

Saltare di continuo da un task impegnativo a una conference riduce drasticamente i tuoi livelli di energia e di conseguenza la tua produttività. Impara a prenderti delle pause programmate durante le tue giornate, magari sempre nelle stesse ore, e fa in modo che questo diventi un’abitudine: ciò aiuterà la tua mente a rimanere più organizzata ed efficiente.

Sempre più studi confermano come lo stress sia tra i principali responsabili del calo di motivazione e produttività tra i professionisti: prenderti delle pause regolari - magari facendo una passeggiata, uno spuntino o una meditazione - ti aiuta a mantenere i livelli di stress sotto controllo e quindi a migliorare la tua produttività.

Inizia la giornata dedicando del tempo a email e social network

Prima di iniziare con il lavoro vero e proprio, a inizio giornata programma di spendere 5/10 minuti per controllare le tue email personali e i tuoi account social, così da non pensarci per un bel po’. Dai un’occhiata agli ultimi aggiornamenti e rispondi rapidamente ai messaggi personali che ti interessano. Poi inizia a lavorare.

In questa maniera potrai lavorare per tutta la mattina senza il pensiero di aver ricevuto messaggi personali importanti che non hai controllato. Così come per le email di lavoro, dedica altri 5/10 minuti ai tuoi account personali anche nel pomeriggio: così facendo ti accorgerai che smetterai in maniera naturale di aprire i tuoi social 2 o 3 volte ogni ora. 

Come organizzare il proprio spazio

In questo contesto, il termine "spazio" si riferisce al tuo ambiente di lavoro, sia quello fisico - il tuo ufficio - sia quello virtuale - il tuo computer e gli altri dispositivi che utilizzi. Sempre più ricerche dimostrano che l’ambiente che ci circonda ha grande influenza sulla nostra capacità di rimanere produttivi e concentrati: ecco perché organizzare il proprio spazio di lavoro è fondamentale per migliorare la propria produttività.

Quasi nessuno ha abbastanza forza di volontà per ignorare completamente ciò che gli accade intorno, questo perché nel corso dei secoli l’uomo ha sempre dovuto tenere alta la propria soglia di attenzione laterale per salvaguardare la propria sopravvivenza.

Ancora oggi quindi, per ragioni puramente evolutive, la nostra biologia ci impedisce di concentrarci completamente su un’attività in presenza di stimoli esterni: rumori imprevedibili o visioni fugaci (come ad esempio un riflesso casuale su una finestra) diminuiscono inesorabilmente la nostra concentrazione. Diventa quindi fondamentale organizzare il proprio spazio lavorativo in maniera da diminuire al massimo questa tipologia di stimoli.

Se e quando puoi, lavora da remoto

Se hai bisogno di rimanere concentrato per lunghi periodi di tempo, come quando ad esempio hai bisogno di scrivere una lunga presentazione, l’assenza di qualsiasi interruzione migliorerà drasticamente la tua concentrazione. Ecco perché lavorare da remoto, spesso, rappresenta un’arma letale per ciò che riguarda l’organizzazione e la produttività.

Non avere a che fare con collaboratori o colleghi e - soprattutto - con le interruzioni che generano, ti permetterà di essere molto più concentrato su ciò che devi fare. Potrai organizzare al meglio il tuo lavoro senza dover fare i conti con urgenze improvvise, richieste estemporanee o pause caffè fuori luogo. 

Se lavori come dipendente per un’azienda non incline a questo genere di cose, potrebbe essere complicato chiedere una giornata di remote working. In casi come questo puoi giocare d’astuzia: chiedi 2 ore di permesso e finisci il lavoro da casa, dopodiché mostra i risultati al tuo superiore. In 2 ore di lavoro da casa spesso si riesce a finire il lavoro di 4 ore in ufficio: probabilmente la prossima volta saranno più elastici nel concedere giornate di remote working.

Riduci la complessità visiva

La complessità visiva è una cosa complicata da spiegare, ma piuttosto semplice da capire. Se davanti ai tuoi occhi hai troppe cose, il tuo cervello processerà in background informazioni legate ad esse. Per prevenire il sovraccarico cognitivo quando stai facendo un lavoro importante, è fondamentale che il tuo spazio visivo non sia occupato da troppi oggetti.

Tieni sulla scrivania soltanto gli oggetti che ti serviranno durante il tuo lavoro: il tuo computer, un’agenda, un quaderno, una matita e poco altro. Organizza gli altri oggetti di cancelleria all’interno di appositi contenitori e tirali fuori soltanto alla bisogna, mentre riponi in un cassetto tutto ciò che non utilizzi o utilizzi raramente: in questo modo eviterai di elaborare pensieri involontari riguardo queste cose.

Silenzia lo smartphone 

Per fare in modo di non cadere preda di ogni stimolo esterno occorre anche saper giocare d’anticipo. Questo è il caso delle notifiche sullo smartphone. Come abbiamo visto in precedenza, dovresti iniziare la giornata controllando i tuoi account social e la tua mail personale: se lo fai, sarai molto più incline a silenziare lo smartphone e a riporlo lontano dalla tua postazione di lavoro.

Ogni volta che controlli lo smartphone ti distrai e perdi focus su ciò che stavi facendo, e nonostante gli sforzi nel resistere, sappiamo bene quanto può essere sexy controllare l’ultima notifica mentre stiamo lavorando. Anche qui, l’organizzazione è fondamentale: dopo aver controllato le notifiche ad inizio giornata, riponi lo smartphone in un cassetto e silenzialo.  

Crea un ambiente positivo e organizzato

Se lavori da casa, fai in modo di creare un ambiente ideale per il tuo ufficio. In primo luogo, organizza la tua postazione lontano dalle aree “sociali” di casa, come ad esempio il soggiorno, e fai in modo di mettere almeno una porta chiusa tra te e il resto della casa.

Fondamentale è inoltre scegliere la giusta illuminazione: la luce calda e dorata è l'ideale per rilassarsi, mentre la luce fredda che tende al blu è consigliata per mantenere alta l’attenzione. Utilizza quindi lampadine a luce fredda per ottenere la giusta illuminazione, senza però esagerare in quanto lavorare con una luce innaturale è piuttosto complesso.

Se puoi, scegli una stanza con il soffitto non troppo basso e posiziona la tua scrivania in modo da non trovarti con la faccia contro il muro. Avere spazio davanti a noi e sopra la nostra testa ci consente infatti di pensare più creativamente e di lavorare in maniera più rilassata, e quindi più performante. 

Utilizza il minor numero possibile di applicazioni

La verità è che siamo costretti ad utilizzare fin troppe app e piattaforme diverse nella gestione del nostro lavoro: Slack, le email, Skype, Twitter, LinkedIn, Google Drive, Asana, Fatture in Cloud, Trello, e chi più ne ha più ne metta. 

Switchare da un contesto all’altro a seconda dell’attività da svolgere provoca un considerevole dispendio cognitivo, per cui anche in questo caso vale sempre il consiglio di ridurre la complessità e abbracciare il minimalismo: scegli sempre soluzioni che ti possano garantire continuità nel tuo flusso di lavoro - come ad esempio Taskomat™. 

Come organizzare il proprio mindset

Puoi lavorare sui punti precedenti quanto vuoi, ma se non hai il giusto mindset è molto difficile ottenere buoni risultati quanto a organizzazione e produttività.  Avere il giusto mindset significa sostanzialmente essere in grado di calarsi - a comando - in uno stato in cui risulta naturale concentrarsi solo ed esclusivamente sull’attività da svolgere.

Potremmo definire questo stato “entrare in modalità distraction-free”. Cosa significa nella pratica? Te lo spiego con la mia esperienza. Per quanto mi riguarda, quando entro in modalità distraction-free solitamente mi preparo un caffè, silenzio lo smartphone, mi metto delle buone cuffie e soprattutto definisco l’intervallo di tempo entro cui voglio completare l’attività e mi concentro sull’esecuzione. Una volta completata, mi prendo 10 minuti di pausa.

«Il lavoro si espande fino a occupare tutto il tempo disponibile; più è il tempo e più il lavoro sembra importante e impegnativo.»
Legge di Parkinson

Crea dei timebox per gestire le tue attività

Il proprio tempo e la propria energia sono risorse limitate: solo sviluppando il giusto mindset potrai utilizzarle in maniera strategica. Il primo suggerimento in questo senso è quello di stimare sempre la durata di ogni attività. Proprio così, se vuoi essere più organizzato e quindi efficiente, devi imporre un limite temporale per ogni cosa che ti appresti a fare.

Creare un timebox per ogni attività significa proprio questo: creare un intervallo di tempo all’interno del quale dedicarsi completamente a tale attività. In quell’intervallo di tempo non deve esistere altro, l’unico obiettivo è completare l’attività.

Inoltre, stimare sempre la durata dei tuoi task ti farà avere molta più consapevolezza del tuo lavoro e di come si rapporta al tuo tempo, potresti infatti scoprire di impiegare molto meno tempo di quel che pensavi per fare alcune cose, oppure il contrario. La pratica del timebox è molto utile anche perché ci incoraggia a focalizzarci più sul tempo che sulle attività stesse.

Scorpora le attività lunghe in sotto-attività più piccole

Quando un'attività è troppo grande per essere stimata con buona precisione, suddividila in attività più piccole: stimare la loro durata sarà molto più semplice. Agendo in questa maniera aumenterai la tua efficienza enormemente, perché si ridurrà la sensazione di sovraccarico e la procrastinazione che ne consegue. 

Le attività lunghe e laboriose ci mettono in soggezione tanto che a volte ci rifiutiamo di gestirle. Il segreto, anche in questo caso, è cambiare mindset per limitare il carico cognitivo e l’entropia che ne consegue: impariamo a vedere ogni attività come un insieme di piccoli passi da fare e gestiamo quelli piuttosto che l’attività in sè.

Pianifica in anticipo

Non iniziare mai una giornata lavorativa senza sapere cosa andrai a fare. Prendi l’abitudine di pianificare sempre le tue attività: in questo modo eliminerai il carico cognitivo legato al dover decidere sempre “da dove iniziare la giornata”.

Definisci un appuntamento ricorrente in cui ti prenderai cura di pianificare le tue attività lungo tutta la settimana. La pianificazione settimanale dev’essere un processo di massima, da perfezionare poi giorno per giorno, che ti permette di organizzare al meglio il tuo lavoro.

Se vuoi approfondire altri suggerimenti o strategie, puoi leggere il nostro articolo 25 consigli per aumentare la produttività personale.

Se hai un’attività bloccata, non inviare email

Se la tua tabella di marcia è bloccata a causa di una particolare attività, parla direttamente con chi ti può sciogliere questo dubbio. A seconda dei casi, chiamalo al telefono o contattalo sulla chat che utilizza, ad esempio Slack o Skype. In questo modo puoi dare tempestivamente una direzione al tuo lavoro, senza perdere ulteriore tempo a scrivere la mail e aspettare la risposta.

Spesso preferiamo scrivere una mail invece di telefonare soltanto perché preferiamo avere una scusa per fermarci, fare le cose con comodo, e magari per incolpare qualcun’altro per questa perdita di tempo. Cambiare mindset significa anche essere in grado di riconoscere che la responsabilità del nostro lavoro è sempre la nostra.