Capacità di negoziazione: come svilupparla e migliorarla

Indice dei contenuti

• Cos'è la negoziazione?
• Come prepararsi alla negoziazione
• Scegli il tuo stile di negoziazione
• Suggerimenti per negoziare al meglio

Cos'è la negoziazione?

La negoziazione è quel particolare processo dialettico che avviene quando due o più persone hanno necessità di trovare una soluzione accettabile a un problema condiviso. I negoziatori di successo riescono a controllare l’intero processo e ad ottenere una soluzione di cui tutti sono soddisfatti, indipendentemente dal fatto che abbiano dovuto accettare o meno compromessi lungo la strada.

È bene ricordare che la negoziazione non si limita alle sole grandi decisioni. Quando lavori con altre persone, la maggior parte del tuo tempo viene speso a negoziare, anche se si tratta solo di decidere a chi tocca pagare il caffè!

È piuttosto semplice comprendere perché l’abilità di negoziazione sia una soft skill così importante nel mondo di oggi: affinché i progetti abbiano successo, ruoli, strategie, obiettivi e scadenze devono essere concordati e condivisi, idealmente con soddisfazione di tutti. Se i membri di un team escono dalla riunione di kick-off mugugnando su tempistiche e ruoli, ecco che il processo di negoziazione non ha avuto gli esiti sperati e molto probabilmente il progetto incontrerà degli ostacoli.

Inoltre, ci sono anche momenti in cui le capacità di negoziazione assumono un livello di importanza ancora più alto, ad esempio durante la definizione dei termini di pagamento con un cliente o l'accordo sui dettagli del contratto per un nuovo lavoro.

Quindi, quali sono le competenze necessarie per negoziare bene?

Come prepararsi alla negoziazione

Qualunque sia l'approccio adottato per la negoziazione, la preparazione è fondamentale.

Il buon senso dovrebbe suggerirti quali e quanti dettagli è necessario approfondire. Ad esempio, presentarsi con quintali di documentazione solamente per discutere una richiesta triviale da parte di un membro del team probabilmente causerebbe divertimento, ma in alcuni casi anche sgomento o risentimento. Allo stesso modo, non avere dati concreti a portata di mano in una riunione importante con dei clienti causerebbe quasi certamente gravi danni alla tua reputazione.

Per aiutarti a ottenere la giusta preparazione, ecco otto fattori da considerare in anticipo:

• Obiettivi. Cosa stai cercando di ottenere da questa negoziazione? E quali saranno gli obiettivi delle altre persone?
   
• Scambi. Cosa potresti chiedere e cosa saresti disposto a regalare?
   
• Alternative. Se proprio non riesci a raggiungere i tuoi obiettivi, quale può essere la migliore alternativa? La tua posizione sarà più sicura se hai una serie di opzioni, quindi vale la pena impegnarsi molto per affrontare questo punto.
   
• Relazioni. Come sono andate le trattative con queste persone in passato? Altrettanto importante, che tipo di relazione vuoi con loro in futuro?
   
• Risultati previsti. Quali precedenti sono stati stabiliti? Sulla base di questi e di qualsiasi altra prova che hai, quale sembra essere il risultato più probabile di questa negoziazione?
   
• Conseguenze. Si tratta di un grosso accordo una tantum o di una delle tante trattative minori? Quali sono le potenziali conseguenze (positive o negative) dell’accordo? Cosa avete da guadagnare o da perdere tu e l'altra parte?
   
• Potere. Chi detiene il potere qui? In che modo questo potrebbe influenzare il processo di negoziazione?
   
• Soluzioni. Tenendo conto di tutti questi punti, cosa consideri ora un risultato equo, da proporre con fiducia?

Scegli il tuo stile di negoziazione

Molte persone pensano che ci sia un solo stile di negoziazione perfetto a cui tutti dovremmo tendere. In realtà ci sono diversi approcci tra cui scegliere, diventa quindi importante variare il tuo stile per adattarlo all'argomento e al significato di ogni negoziazione che ti trovi ad affrontare.

Pensa a ciò che stai cercando di ottenere, a quanto sia importante il successo "totale" e a quanto sei disposto a scendere a compromessi. Inoltre, tieni presente quanto ti serve per mantenere una relazione continua con le altre persone coinvolte.

La matrice di negoziazione

La matrice di negoziazione è uno strumento utile che ci aiuta a scegliere la migliore strategia di negoziazione in ogni situazione. Questo strumento, sviluppato da Roy Lewicki e Alexander Hiam nel loro libro "Mastering Business Negotiation", si basa su due fattori principali: l'importanza del risultato e l'importanza della relazione nella negoziazione.

È consigliabile utilizzare la matrice di negoziazione prima di avviare le trattative con un'altra persona, perché, analizzando le tue priorità, puoi scegliere la strategia di negoziazione più adatta alle tue esigenze particolari.

Esistono cinque stili di negoziazione a seconda del livello dei due fattori:

1. Evitante - Quando sia il risultato che la relazione hanno poca importanza, non vale la pena entrare in conflitto. È comunemente usato come prima tattica in situazioni cariche di emozione. Quindi, quando la controparte si calma, puoi indirizzarla verso un altro stile di negoziazione. È un modo per posticipare la trattativa portando la situazione in un posto migliore.
    
2. Accomodante - In questo caso, la relazione ha grande importanza ma il risultato ha una bassa priorità. Stai rinunciando ai guadagni a breve termine, poiché il tuo obiettivo è migliorare e preservare il rapporto, costruendo fiducia, quindi perdere a breve termine ti aiuterà a vincere a lungo termine. È anche utile in situazioni in cui è necessario ritardare una trattativa più ampia fino a quando non si hanno più strumenti che consentono di supportarla.
    
3. Competitivo - Tecnica opposta all’accomodante, in questo caso il risultato ha grande importanza ma la relazione ha scarsa importanza. Questa situazione è chiamata Win-Lose, ovvero tende a lasciare una parte scontenta dell’esito della negoziazione, ed è spesso usata quando entrambe le parti hanno obiettivi a breve termine e quando la controparte non ha un valore speciale. Avere obiettivi chiari prima di entrare in trattative competitive ti aiuterà a concentrarti su ciò di cui hai bisogno per uscire dalla situazione. Annotare i tuoi obiettivi è una buona pratica, così come pensare a concessioni a cui sei disposto a rinunciare per ottenere ciò che desideri.
    
4. Collaborativo - Al contrario dell'evitare, la strategia di collaborazione si verifica quando sia il risultato che la relazione hanno grande importanza. Questa strategia Win-Win consente a entrambe le parti di lavorare insieme per ottenere una grande ricompensa, costruendo fiducia, rapporti e creando legami. La reputazione gioca un ruolo importante nel modo in cui saranno gli sforzi di collaborazione. La risoluzione creativa dei problemi viene spesso utilizzata in queste situazioni vantaggiose per tutti.
    
5. Compromesso - Situato al centro del grafico, il compromesso è spesso visto quando le parti non riescono a trovare il modo di collaborare pienamente, ma quando vogliono comunque raggiungere i loro obiettivi e preservare la relazione. Questo stile di negoziazione utilizza strategie degli altri quattro stili. La definizione delle priorità degli obiettivi diventa rilevante, così come la comprensione degli interessi e delle preoccupazioni chiave dell'altra parte. Questo dimostrerà la tua correttezza ed empatia e che sei disposto a lavorare per ottenere una vittoria per tutti.

Via con la negoziazione

Una volta completati i preparativi, è il momento di affrontare la conversazione cruciale. Dal momento in cui inizi, tieni ben presenti i tuoi obiettivi finali. Se la conversazione va secondo i piani, cosa avrai ottenuto? E come si sentiranno le diverse parti al riguardo?

Questo dovrebbe anche aiutarti ad anticipare come andranno i prossimi minuti.

Ricordati: la negoziazione è un processo emotivo e va gestito con estrema cautela. Utilizza questi sei passaggi per alleviare le tensioni e ridurre il rischio di interruzione delle negoziazioni, aumenterai anche le tue possibilità di raggiungere un risultato soddisfacente. 

I sei passaggi sono:

• Tratta l'altra persona con rispetto.
• Separa la persona dal problema.
• Comprendi il loro punto di vista.
• Prima ascolta, poi parla.
• Attenersi ai fatti.
• Esplora le opzioni insieme.

Se in futuro lavorerete di nuovo insieme, tu e la controparte vorrete sicuramente essere entrambi aperti ed equi. Cerca di ottenere un risultato vantaggioso per tutti, utilizzando anche tecniche creative e non convenzionali. Ad esempio, potresti:

• Espandere la torta, laddove si può, ovvero puoi estendere ciò che viene offerto per soddisfare entrambe le parti.
• Suggerire soluzioni alternative, esplorando varie possibilità che potrebbero funzionare per tutti.
• Promettere favori commerciali, ognuna delle parti accetta di onorare particolari priorità per l'altra parte.
• Offrire un compenso, riconoscendo dove sono stati fatti sacrifici.

Tattiche come queste possono persino migliorare il tuo rapporto con l'altra parte e costruire la tua reputazione professionale. Gli approcci "più difficili", d'altra parte, possono danneggiare le tue possibilità di successo futuro.

Tuttavia, tieni presente che l'altra parte potrebbe non avere tali scrupoli, soprattutto se non si aspetta di trattare di nuovo con te. Potrebbero decidere di giocare a muso duro, quindi dovrai essere pronto.

Qualcuno che adotta questo approccio probabilmente darà il via alle cose con un'offerta di apertura. Si aspetteranno di negoziare, ma avranno anche un obiettivo chiaro in mente. E avranno un "punto di resistenza", dove finisce la loro flessibilità. Dovrai dedicare gran parte della conversazione a capire il loro obiettivo e il loro punto di resistenza, in modo da poter negoziare in modo efficace. 

Suggerimenti per negoziare al meglio

Non importa quanto sei preparato o quanto attentamente segui l'approccio scelto, dovrai attingere a una serie di competenze per ottenere i risultati desiderati.

È molto importante essere assertivi e persuasivi nelle trattative, ma ricordati anche di ascoltare. E cerca di trovare un equilibrio tra emozione e logica, tra cuore e cervello. Qualunque cosa tu stia negoziando, la fiducia è fondamentale: concentrati sulla costruzione di una relazione forte con gli altri partecipanti, piuttosto che sull’offrire una performance brillante. Con chiunque avrai a che fare, otterrai un risultato migliore se riesci a ottenere la loro fiducia e se sentono di potersi fidare di te.

In definitiva, ciò che devi fare durante una negoziazione è rimanere dentro la conversazione nonostante le possibili tensioni, evitando gli errori più comuni e comprendendo le cose da fare e da non fare per non fallire. Sapere cosa evitare è spesso importante quanto ricordare le migliori pratiche da seguire!

Scegli il tuo stile di negoziazione in base ai tuoi obiettivi e al tipo di relazione che desideri avere con l'altra parte in futuro e ricorda di usare tutte le tue abilità personali per massimizzare le tue possibilità di successo.