Enrico Pacassoni 
Ciao Olivia, puoi spiegarci in dettaglio chi è il virtual assistant e che tipologia di servizi offre?
L’assistente virtuale è una professionista molto versatile che, grazie alle sue competenze, supporta i propri clienti (PMI, start up, liberi professionisti) aiutandoli a risolvere tutta una serie di problemi che portano via tempo e che non fanno strettamente parte del loro core business. Lavorando da remoto, l’assistente virtuale può offrire un’ampia gamma di servizi, generalmente partendo dalle esperienze lavorative pregresse, ad esempio: web design, segreteria, amministrazione, gestione social media, traduzioni, customer care.
Quali sono state le motivazioni (dalle più grandi alle più piccole) che ti hanno spinto a diventare un’assistente virtuale?
La motivazione più forte che mi ha spinto a diventare assistente virtuale è stata la possibilità di coniugare le mie competenze in ambito contabile e amministrativo con un lavoro che mi consente di conciliare professione e famiglia. Per me che ho sempre fatto i salti mortali per seguire i miei figli senza rinunciare alla realizzazione professionale è stata una vera e propria rivelazione.
Qual è stato il tuo percorso professionale prima di intraprendere questa professione? Di cosa ti occupavi? Sentivi il bisogno di un’assistente virtuale nel lavoro che facevi prima?
Prima di diventare assistente virtuale ho lavorato per molti anni presso una multinazionale, occupandomi di contabilità industriale e controllo di gestione. Poi in seguito ad una riorganizzazione interna, sono stata licenziata. Successivamente ho continuato la mia esperienza, sempre come impiegata amministrativa contabile in altre aziende per un paio d’anni.
Non conoscevo ancora la figura dell’assistente virtuale, ma sin da quando è nata la mia prima figlia, ho sentito forte la necessità di una maggiore flessibilità lavorativa, che mi permettesse di crescerla e allo stesso tempo di non penalizzare l’aspetto professionale. Avrei tanto voluto accedere allo smart working, ma l’azienda non lo ha mai concesso.
In realtà, come abbiamo potuto vedere con questa pandemia, il lavoro flessibile o agile è possibile. Richiede un cambiamento completo di mindset, dal volere controllare sempre di persona il lavoratore, averlo sempre sott’occhio, alla fiducia verso lo stesso, a una nuova e più efficiente organizzazione del lavoro, grazie agli strumenti innovativi che il web può fornire.
Gli assistenti virtuali offrono tutti gli stessi servizi? Quali sono le competenze necessarie per fare l’assistente virtuale nel migliore dei modi?
Come ho già accennato nella prima domanda, un‘assistente virtuale può offrire tanti servizi differenti, generalmente partendo da quello che è il proprio background professionale: se si ha una formazione legale si possono spendere le proprie competenze nel supporto agli avvocati, oppure c’è chi prevalentemente lavora nell’ambito del turismo o nel settore immobiliare.
Mi piace sottolineare che essere un’assistente virtuale non s’improvvisa da un giorno all’altro, è fondamentale fare formazione con chi ha più esperienza. La prima a sdoganare questa figura professionale in Italia è stata Mary Tomasso, che ha formato tante assistenti virtuali, tra cui Francesca Tifi, la mia mentore, una persona e una professionista veramente impagabile, la prima ad essersi specializzata in contabilità e amministrazione. In ogni caso, anche dopo il corso, è necessario restare in un’ottica di formazione continua, per essere sempre aggiornati sui nuovi strumenti da utilizzare per il lavoro on-line, per potenziare le proprie competenze e acquisirne di nuove.
Com’è una tua giornata tipo? Raccontaci cosa significa lavorare con te e qual è il valore principale che dai ai tuoi clienti.
Generalmente la mia giornata inizia presto, mi preparo e accompagno i miei figli a scuola. Entro le 8,30 sono di nuovo a casa, apro il mio Pc e mi metto all’opera. Mi organizzo cercando di svolgere le attività più impegnative al mattino e vado avanti anche nel pomeriggio, dopo pranzo, in base alle scadenze concordate e alle necessità dei clienti.
Naturalmente, essendo un’attività flessibile, se ho necessità personali e familiari, le gestisco con serenità, non avendo un cartellino da timbrare o un giustificativo da presentare per le assenze. Il cliente che sceglie di collaborare con me sa di poter contare su una professionista puntuale e affidabile, che porta a termine i task prefissati nei modi e nei tempi stabiliti insieme, una professionista organizzata e flessibile, grazie all’esperienza maturata in aziende di dimensioni e settori differenti.
Da quanto emerso, il concetto di delega è un po’ il fulcro della tua professione. Puoi spiegarcelo in dettaglio? Come cambia la delega al variare delle abitudini del cliente?
Generalmente un imprenditore o un professionista si rivolge ad un’assistente virtuale quando non riesce a seguire tutto da solo. È consapevole di dover delegare, cioè affidare a qualcun altro, determinate attività, perché non ce la fa più.
Il problema è che nell’essere umano è insito il desiderio di controllare tutto e questo è spesso di ostacolo alla delega. Si pensa di essere gli unici a poter svolgere al meglio ciò che riguarda la nostra attività. Oppure non si sa bene cosa delegare e l’indecisione diventa un blocco. Infine c’è il problema della fiducia: non si conosce la persona e non si sa se potersi fidare.
Il primo passo da fare per vincere queste remore può essere quello di verificare tramite il web il profilo professionale dell’assistente virtuale. Poi c’è il primo contatto con Skype o Zoom, durante il quale esporre le proprie richieste e, perché no, anche i propri dubbi. Quindi si può iniziare delegando piccole mansioni e poi con il tempo ampliare il ventaglio delle attività da affidare all’assistente virtuale. Inoltre non si perde il totalmente il controllo delle cose, perché il servizio di un’assistente virtuale è trasparente: attraverso specifici tool è possibile creare uno spazio virtuale condiviso tramite il quale verificare l’andamento del lavoro, che comunque viene sempre rendicontato secondo le esigenze del cliente.
Quali sono le difficoltà maggiori in questo percorso? Come si creano le prime opportunità di business? Esiste un’associazione che vi tutela? Ne fai parte?
Credo che la maggiore difficoltà stia nello switch dalla mentalità “da dipendente” all’essere imprenditrice di se stessa. Almeno per me lo è stato: ho impiegato un po’ ad interiorizzare questa nuova immagine di me stessa. Un’altra difficoltà iniziale è capire come trovare nuovi clienti. È necessario mettere in atto diverse strategie, cercando ad esempio nelle piattaforme per freelance, promuovendosi con contenuti di valore sui Social Network, attraverso il blog del proprio sito web.
Attualmente non esiste un’associazione di categoria per assistenti virtuali, perché, come molte professioni on-line, non é ancora riconosciuta a livello ministeriale e statale. In ogni caso esistono molte community e gruppi Facebook attraverso cui le assistenti virtuali possono fare rete e supportarsi a vicenda.
Come sta cambiando il panorama lavorativo dalla prospettiva di un’assistente virtuale? Quali effetti sta avendo e avrà la pandemia su questa professione?
La pandemia ha senz’altro contribuito ad aumentare rapidamente il focus sullo smart working e quindi sulla figura dell’assistente virtuale, sulla possibilità di svolgere una grande quantità di lavori da remoto. In questo senso le opportunità di nuove collaborazioni stanno certamente aumentando.
Come vedi la figura del virtual assistant nei prossimi 5-10 anni? Quale sarà secondo te il futuro della tua professione?
Credo che nei prossimi anni la figura dell’assistente virtuale sarà sempre più richiesta, di pari passo con la diffusione della cultura digitale e dello smart working. Ormai l’innovazione si sta diffondendo in tutti i settori: aziende e professionisti dovranno stare al passo, per non trovarsi fuori dai giochi. Questo porterà ad un ulteriore sviluppo della ricerca di specialisti legati al digitale.
Per concludere, quali consigli daresti a chi vuole intraprendere la carriera del virtual assistant?
Credo che sia fondamentale pianificare il proprio percorso, i passi da compiere, definire gli obiettivi, perché diventare assistente virtuale é un percorso impegnativo, che richiede costanza, metodo e molta determinazione. E soprattutto non lasciarsi scoraggiare dalle difficoltà, perché ogni problema non è un ostacolo insormontabile ma un’opportunità per crescere e migliorarsi.
