Smart working e comunicazione: modalità, strumenti e buone norme

Indice dei contenuti

• Gestire lo smart working con successo: partiamo dalla questione reperibilità
• Comunicazione sincrona e asincrona: ricordiamoci il galateo digitale
• Il giusto mix per comunicare in modo efficace anche a distanza

Gestire lo smart working con successo: partiamo dalla questione reperibilità

La prima cosa da fare è riorganizzare la propria giornata lavorativa in base alle nuove esigenze. Si passa infatti da un ufficio rumoroso, dove i colleghi interrompevano spesso per chiedere questa o quella informazione, al silenzio del proprio studio quando va bene, a una casa rumorosa con figli che hanno bisogno di attenzione a tutte le ore quando va male.

Insomma: la nostra scansione del tempo e delle attività da svolgere non può più essere quella a cui eravamo abituati.

• Dividi la giornata in fasce temporali di maggior e minor concentrazione: ad esempio, chi ha figli può dedicare le ore in cui loro dormono oppure seguono le lezioni scolastiche a quelle attività che richiedono particolare attenzione, ma anche per fissare le chiamate più importanti, avendo relativa certezza di non essere disturbati. Per approfondire: Come migliorare la concentrazione
   
• Fissiamo dei paletti con i colleghi: a meno di incarichi di grande responsabilità, non è mai necessario rispondere immediatamente alle e-mail né al telefono. Certo, qui emergono i nodi dello smart working per un team numeroso, dato che non si lavorerà più tutti secondo l’orario canonico 09-18, ma ognuno gestendo il tempo secondo le proprie esigenze. Consigliamo quindi di individuare una giornata alla settimana di comune disponibilità tra i colleghi, in modo da fissare video chiamate o telefonate che coinvolgono tutto il team e di scegliere poi delle fasce orarie di “reperibilità”, nelle quali quindi siamo disponibili a rispondere subito. Per approfondire: Come gestire le interruzioni sul lavoro

Comunicazione sincrona e asincrona: ricordiamoci il galateo digitale

Oltre alle tempistiche, non dobbiamo sottovalutare l’utilizzo del medium giusto per comunicare: il mezzo è il messaggio non è solo il titolo di un libro famoso, ma un punto di vista davvero intelligente sulla comunicazione.

Esistono infatti mezzi per la comunicazione sincrona (telefonate e chat di ogni tipo quali Slack, Teams, Whatsapp ecc.) e per la comunicazione asincrona (cioè e-mail, planner e documenti condivisi) e ognuno deve essere utilizzato per lo scopo corretto: mandare un messaggio sulla chat per segnalare che hai inviato un’e-mail e poi telefonare per assicurarti che il messaggio sia stato ricevuto, non è certo un buon uso della tecnologia.

Vediamo una carrellata dei mezzi di comunicazione che abbiamo a disposizione oggi:

• Le care vecchie e-mail continuano a rimanere il pilastro della comunicazione asincrona: le utilizziamo quotidianamente, ma forse non tutti ancora sanno che è possibile programmare un invio posticipato con delle estensioni e che attraverso regole, filtri ed etichette si può organizzare la propria posta al meglio, utilizzando questi strumenti per non ritrovarsi sommersi dalle comunicazioni ma, anzi, per avere tutto già organizzato in maniera automatica. Per approfondire: Come gestire la posta elettronica
   
• Dall’altro lato, quello della comunicazione sincrona, troviamo le chat: vanno maneggiate con estrema cura, perché basta davvero poco per trasformare una chat aziendale nella chat tra colleghi del dopolavoro. Ecco, questi due aspetti non vanno mai confusi: la chat aziendale serve per scambiarsi pochi rapidi messaggi, magari per chiedere la disponibilità di qualcuno o per comunicare non visti durante una riunione con il cliente, non per inviare meme o fotografie della propria vita privata
   
• La condivisione di documenti sulla piattaforma scelta dall’azienda (che sia costruita ad hoc oppure scelta tra quelle già esistenti come Google Drive, One Drive e Dropbox) è il sistema migliore per facilitarsi la vita. Anche questo strumento può funzionare per la comunicazione asincrona: pensiamo a quando dobbiamo revisionare un documento, oppure collaborare alla stesura di un testo, niente di meglio che lasciare commenti o revisioni direttamente sul testo condiviso in modo che il collega potrà vederli e lavorare di conseguenza
   
• Le amate/odiate videoconferenze: tra Zoom, Google Meet, Teams e chi più ne ha più ne metta, ormai tutti siamo iscritti ad almeno 5 piattaforme diverse. A prescindere da cosa si utilizzi, però, è importante sapere che la buona riuscita di una riunione online non dipende solo dalla qualità di audio e video, ma anche dai partecipanti. Le regole base, da tenere sempre a mente, sono: utilizzare le cuffie, eliminando così rumori di sottofondo; inserire il muto quando non si interviene, evitandoci anche la figuraccia di commenti a mezza bocca; scegliere una buona inquadratura con luce frontale, evitando di avere fonti di luce alle spalle

Il giusto mix per comunicare in modo efficace anche a distanza

Oltre a padroneggiare i vari strumenti che abbiamo elencato prima, per mantenere un team coeso anche a distanza servono due cose importanti: il primo ingrediente è un planner condiviso, ma il secondo è un buon manager che sappia dosare le videoconferenze e non ne imponga di inutili (magari solo per controllare l’operato di ciascuno) ma non dimentichi di dare attenzione a ciascun membro della squadra, magari fissando appuntamenti settimanali di revisione.

Il planner che citavamo può essere semplicemente un foglio excel con scadenze e mansioni suddivise per ciascun membro del team, ma per progetti più complessi e più lunghi nel tempo sarebbe meglio utilizzare uno strumento apposito, come ad esempio Taskomat™, indipendentemente dal proprio ruolo: sapere cosa stanno facendo gli altri membri del team, conoscere le diverse scadenze e i compiti successivi che ci aspettano, aiuta non solo ad avere ben chiara la situazione generale, ma anche a sentirsi parte del progetto e del team a livello umano.

Insomma, mantenere un team coeso con un salto così veloce nel mondo dello smart working non è certamente semplice, ma utilizzando i mezzi di comunicazione più giusti per ogni necessità e, soprattutto, non trascurando l’aspetto umano sia della gratificazione che viene dal lavoro sia della necessità di appartenenza di ciascun dipendente, sapremo passare con successo da un mondo dove i colleghi erano accanto a noi, sempre a disposizione, a un mondo dove la comunicazione asincrona deve fare da padrone, permettendo di migliorare la propria efficienza e, di conseguenza, la qualità della propria vita.