Come rispettare una deadline senza stress

Impariamo a fissare deadline che ci motivino piuttosto che stressarci

Diciamo la verità, nonostante siano un elemento fondamentale di ogni progetto, le scadenze sono la "rovina" delle vite lavorative di molte persone e fonte incessante di pressioni e preoccupazioni. Ma la realtà è che le deadline sono importanti per qualsiasi attività e qualsiasi ruolo, e sono essenziali per il buon funzionamento del tuo team. In questo articolo vedremo come rispettare una deadline senza stress, inoltre esploriamo i motivi per cui le scadenze sono importanti e i passaggi pratici da adottare per rispettare le scadenze personali e per sostenere gli altri a fare altrettanto.

 


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Perché le deadline sono importanti

Se vuoi raggiungere i tuoi obiettivi, il primo passo è metterli nero su bianco. Il secondo passo è fissare le scadenze e rispettarle. Il motivo per cui le scadenze sono così efficaci è perché rendono più gestibili anche i grandi obiettivi, ci aiutano a portare avanti i nostri progetti e a seguire le nostre intenzioni. Inoltre, definire un termine entro il quale completare un’attività ci aiuta a costruire motivazione intrinseca, ovvero quel tipo di motivazione che viene da dentro, senza bisogno di stimoli esterni, come può essere ad esempio un premio.

Parlando di operatività, quando impostiamo una scadenza lo facciamo anche per motivi molto più spiccioli. Le scadenze sono importanti non solo per ambire al raggiungimento dei propri obiettivi, ma anche per questioni molto più legate al day-by-day:

  • Per garantire che il lavoro verrà completato. È facile ritardare o dimenticare un'attività che non ha una deadline concordata. Le scadenze aiutano ad evitare questi problemi.
     
  • Per oliare bene il flusso di lavoro. Le scadenze ci aiutano a collaborare per il raggiungimento di un obiettivo condiviso e per tenere traccia di progetti complessi.
     
  • Per impostare le aspettative. Le scadenze chiariscono cosa dovremmo consegnare e quando. Questo significa che possiamo assumere il controllo del nostro lavoro e dei vari deliverables senza fare confusione.


Proprio a causa dell’importanza che rivestono, non è una buona idea fissare deadline in maniera arbitraria per tutti i tuoi progetti: le tue deadline devono infatti essere ragionevoli e strategiche. 

Ricordi la maratona dello scorso anno per consegnare in tempo quel progetto a quel cliente così importante? In situazioni di questo genere, molte persone si stressano abbastanza da diventare irascibili e indisposte, il che può portare a scarsi risultati per tutti. Altre persone invece non fanno altro che lavorare per raggiungere l'obiettivo trascurando altre priorità, finendo per ottenere ciò che gli psicologi chiamano “visione a tunnel”, una situazione tutt’altro che piacevole. 

Fortunatamente esiste un modo più efficace di fare le cose. Gestire le scadenze in questo modo ti porterà ad odiarle e a viverle sempre con enorme stress, mentre in realtà, quando le scadenze sono ragionevoli e strategiche, dovresti viverle con ispirazione, eccitazione e motivazione. Dimentica il concetto di deadline che ti tengono sveglio la notte, preda di stress, ansie e pensieri negativi: le scadenze, quando sono ragionevoli e strategiche, in realtà fanno l’esatto opposto.

 

Quando una deadline è ragionevole

Hai mai lavorato ad un progetto con una scadenza un po’ irrealistica? Con ogni probabilità, sì. Questo succede perché troppo spesso si tende a sottovalutare la quantità di lavoro necessaria per completare un progetto, in particolare quando non si ha troppa familiarità con il lavoro che deve essere svolto. Ad esempio, si potrebbe non tener conto di eventi imprevisti o lavori urgenti ad alta priorità; oppure non si riesce a comprendere a fondo la complessità del lavoro prima di farlo.

È molto probabile che lavorare con scadenze irrealistiche abbia gravi conseguenze per la riuscita del progetto. Ecco perché è fondamentale lavorare con deadline ragionevoli, e l’unico modo per farlo è imparare a stimare con precisione il tempo che impiegheremo per realizzare i nostri progetti. Saper stimare il tempo con precisione è un'abilità cruciale nella gestione di un progetto. Senza delle stime accurate non puoi capire quanto tempo richiederà lavorare al progetto e non sarai in grado di ottenere il giusto commitment né dai tuoi collaboratori né da te stesso.

 

Come stimare il tempo in modo accurato

Inizia identificando tutto il lavoro che deve essere fatto per portare a termine il progetto. Per riuscire in questo, assicurati di avere il tempo necessario per riunioni tecniche con clienti ed eventuali collaboratori.

Ora semplicemente elenca tutte le attività identificate nell'ordine in cui devono avvenire. In questa fase non è necessario aggiungere quanto tempo pensi che le attività dureranno, tuttavia è importante annotare eventuali scadenze importanti, co-dipendenze e propedeuticità. Ad esempio, potrebbe essere necessario completare una certa attività entro una data specifica, oppure prima di iniziarne un’altra.

Puoi fare le stime da solo, analizzarle in gruppo o chiedere ad eventuali collaboratori di contribuire. Dove puoi, e soprattutto se si tratta di un progetto di gruppo, ottieni l'aiuto delle persone che effettivamente faranno il lavoro, poiché è probabile che abbiano una precedente esperienza da cui attingere.

Ora puoi passare all’atto pratico: fare effettivamente le stime. Vedremo ora diversi approcci che è possibile utilizzare per stimare il tempo. Probabilmente troverai più utile usare un mix di queste tecniche.

 

Stima bottom-up

Per fare una stima di progetto bottom-up, occorre suddividere il progetto in attività, e le attività più grandi in attività piccole e dettagliate, quindi stimare il tempo necessario per completarle. Operando in questa maniera su attività piccole, è probabile che le stime fatte per ciascuna attività siano più accurate. Per ottenere la stima generale, semplicemente somma il tempo di ciascuna attività. Il livello di dettaglio in cui scendere dipende dalla situazione. Tuttavia, più l’attività è dettagliata, più precise saranno le stime. Puoi iniziare suddividendo il lavoro in attività che una persona può completare in mezza giornata, fino ad arrivare ad attività che richiedono mezz’ora o un’ora.

 

Stima top-down

Nella stima top-down si abbozza una tempistica totale per tutto il progetto nella sua interezza, utilizzando come guida i progetti passati e le esperienze precedenti. È poi fondamentale confrontare le stime top-down con le stime bottom-up, per garantire maggiore precisione. Non dare per scontato che le stime bottom-up siano sbagliate se differiscono ampiamente da quelle top-down: è più probabile che sia vero il contrario. Le stime top-down sono particolarmente utili per mettere in dubbio la validità delle stime bottom-up e per perfezionarle.

 

Stima a tre punti

Utilizzare questo metodo è un ulteriore passo avanti nella gestione dell’entropia progettuale. Significa che per ogni progetto occorre fare 3 stime, più precisamente occorrerà stimare la durata del progetto ipotizzando 3 scenari diversi: best-case scenario, worst-case scenario e middle-case scenario.  Sebbene questo approccio richieda sforzi aggiuntivi per creare tre stime separate, consente di impostare aspettative e deadline molto più ragionevoli, basate su una stima più realistica dei risultati.

 

Quando una deadline è strategica

Una deadline è strategica quando è progettata per aiutarti ad avvicinarti ai tuoi obiettivi ogni giorno, settimana e mese. In questo modo puoi sperimentare piccole vittorie lungo il percorso, piuttosto che lavorare a testa bassa per settimane o mesi verso un obiettivo di lungo corso: è proprio questo approccio che aumenta a dismisura i livelli di stress di molte persone. 

In altre parole, è meglio scomporre una deadline generale di progetto in tante milestone più piccole, in quanto se fissiamo deadline a scadenza troppo lunga il rischio è che questo generi una tendenza a procrastinare invece che una sana motivazione. Come infatti suggerisce la legge di Parkinson («Il lavoro si espande fino a occupare tutto il tempo disponibile; più è il tempo e più il lavoro sembra importante e impegnativo»), scadenze più lunghe aumentano la difficoltà percepita di un incarico, quindi tendiamo a non volercene occupare. 

Uno studio dell’Università della Florida, chiamato “The mere urgency effect”, ha infatti evidenziato che in genere le persone danno priorità agli incarichi con scadenze più brevi, anche se poco importanti, rispetto a incarichi con scadenze più lunghe. Questa tendenza delle persone a procrastinare ciò che è lontano riflette una preferenza psicologica di base: quando una deadline è lontana dobbiamo aspettare molto tempo prima di ottenere un senso di appagamento, mentre i compiti urgenti implicano un appagamento più immediato e certo. (Se vuoi approfondire l’argomento, leggi il nostro articolo sulla matrice di Eisenhower).

Invece di rimanere succubi di questa nostra inclinazione, utilizziamola a nostro vantaggio trasfomando le deadline a lunga scadenza in tantissime mini-deadline giornaliere e settimanali.

 

Come rispettare una deadline imposta

Spesso capita che non siamo noi in prima persona a decidere quando sarà la deadline, ma ci viene imposta da clienti o collaboratori. In situazioni di questo genere è importante saper gestire sia la deadline sia se stessi: se puntiamo troppo i piedi rischiamo di essere messi da parte e perdere il lavoro, ma se poi non ci facciamo sentire e buchiamo la deadline, le conseguenze potrebbero anche essere più gravi, ad esempio il danneggiamento della reputazione o il pagamento di una penale.

 

Gestire la deadline

In realtà è importante fare attente valutazioni prima di trovare un accordo. Le persone spesso sottovalutano quanto tempo ci vuole per completare un determinato progetto, quindi la deadline proposta potrebbe non essere realistica. Quindi, cosa occorre fare prima di accettare una deadline?

 

Valuta bene ciò che è richiesto

In primo luogo, prima di accettare una scadenza è necessario capire esattamente quanto lavoro comporta il progetto in questione. Idealmente, la persona che ha fissato per noi questa deadline avrà tenuto conto della complessità del lavoro, ma non è assolutamente detto. Per cui è sempre necessario metterci la testa e capire se questa deadline è verosimile stimando il tempo che ci vuole nella maniera più accurata possibile.

 

Ottieni le giuste risorse

Assicurati poi di avere ciò di cui hai bisogno per svolgere immediatamente il lavoro. Persone, supporto tecnico, attrezzature, formazione, materiali … è tutto pronto e disponibile in tempo? In caso contrario, potrebbe essere necessario suggerire una scadenza più lunga o un abbassamento della quantità di lavoro che consegnerai in tempo.

 

Pensa da subito ad eventuali problemi

Le cose non vanno sempre come pianificate, quindi è saggio pensare da subito a potenziali problemi. Ad esempio: in che modo una malattia, un guasto all'attrezzatura o un’attività inaspettatamente urgente influenzano i tuoi piani? Quali espedienti puoi utilizzare in modo da minimizzare l'impatto di questi imprevisti? Potresti coinvolgere nel progetto una persona extra in modo che possa subentrare in caso di emergenza.

 

Dividi la deadline in milestone e deliverables

Invece di accettare una deadline unica per tutto il progetto, suggerisci di adottare un sistema di deliverables progressivi, secondo cui consegnerai miglioramenti incrementali in milestone definite. Parcellizzando il lavoro in questo modo non fai altro che applicare la metodologia delle deadline strategiche: il risultato è che gestendo il lavoro in questo modo, è molto meno probabile bucare la deadline generale.

 

Pianifica in dettaglio

Il prossimo passo è creare un programma dettagliato. Come già detto nel paragrafo precedente, un buon approccio è quello di suddividere i lavori da fare in piccole attività temporizzate da pianificare giorno per giorno: potresti scoprire di aver bisogno di più tempo di quanto la scadenza generale consenta. Se presente, assicurati di sollevare questo problema il prima possibile. Inoltre, la capacità di vedere come stai procedendo può essere molto stimolante e può aiutarti a identificare immediatamente i colli di bottiglia e le attività che non sono state svolte. (Se vuoi approfondire l’argomento, dai un’occhiata al nostro articolo su come pianificare in modo efficace).


 

Gestire te stesso

L'altro fattore importante per rispettare una scadenza imposta sei proprio tu. Se hai la mentalità giusta, se hai sviluppato una buona autodisciplina e sei una persona organizzata, non hai di che preoccuparti. Vediamo però alcuni suggerimenti che possono esserti utili per gestire una deadline imposta senza stress.

  • Impara ad essere assertivo. Impara a dire "no" quando serve, o almeno a darti spazio per valutare una scadenza prima di accettarla.
     
  • Aggiusta la tua mentalità. Adotta un atteggiamento positivo verso le scadenze: le scadenze possono aiutarti a raggiungere obiettivi che altrimenti potresti rimandare.
     
  • Non confondere "pianificare" con "fare". Non importa quanto sia buono un piano, finchè non lo esegui rimane un piano. Una volta che lo hai preparato, passa subito all’azione.
     
  • Fai buon uso del tuo tempo. Evita il multitasking, in quanto non è assolutamente efficiente, stima e pianifica ogni singola attività e tieni traccia del tuo tempo per aiutarti a lavorare in modo efficace.
     
  • Elimina i comportamenti di auto-sabotaggio. Se sai che tendi a procrastinare, ad esempio, puoi lavorare per risolvere questo problema. Puoi approfondire leggendo il nostro articolo su come smettere di procrastinare.
     
  • Comprendi le tue motivazioni. Alcune persone possono non essere abbastanza motivate da una deadline. Questo in realtà può essere un atteggiamento comune: se anche tu sei così, è fondamentale comprendere cosa ti motiva.
     
  • Rendi il rispettare le scadenze un'abitudine. Inizia a lavorare verso scadenze più piccole nel tuo lavoro quotidiano e trasferisci questa abitudine a quelle più grandi quando si presentano.


 

Rispettare le deadline crea positività

Rispettare le deadline ha il fantastico effetto collaterale di rendere te e il tuo team più sicuri nel lungo periodo. La fiducia che guadagnerai completando i tuoi progetti in tempo e diffondendo le tue creazioni nel mondo ti consentirà di avere più clienti e prenderti più responsabilità in futuro, ma anche di esplorare nuovi approcci e tecniche, e far progredire ulteriormente il tuo lavoro. La capacità di rispettare le scadenze è infatti una metrica affidabile per la valutazione delle performance lavorative, soprattutto se vendi servizi. 

Abbiamo però visto come alcune scadenze di fatto impediscono di ottenere un buon risultato, piuttosto che renderlo più facile da ottenere: stiamo parlando di scadenze irrealistiche e non strategiche - insieme a procrastinazione, cattiva gestione del tempo e altre inefficienze. Per assicurarti che le tue deadline creino risultati positivi di volta in volta, devono infatti essere strategiche e ragionevoli. Un paio di suggerimenti finali:

  • Adotta il framework Obiettivi SMART (specifico, misurabile, raggiungibile, rilevante, limitato nel tempo) o un approccio simile per stabilire obiettivi e deadline strategiche. Se vuoi approfondire l’argomento, leggi il nostro articolo sugli obiettivi SMART.
     
  • Stabilisci sempre deadline ragionevoli coinvolgendo tutti e ottenendo il loro feedback su come pianificare al meglio un'attività o un progetto, in modo da poter rendere te stesso e il tuo team responsabili del rispetto delle scadenze.