Come smettere di procrastinare

Il giusto mindset e le giuste strategie per dire addio alla procrastinazione

Hai lasciato un compito importante in sospeso per settimane, ora pende sulla tua testa come una pesantissima spada di Damocle e ti crea un’ansia sottopelle che fatichi anche a decifrare. Ciononostante, invece di metterti giù a completarlo rendendo omaggio al detto “via il dente, via il dolore”, fai mille altre cose. Oppure ti senti in colpa per non aver risposto ad una email, anche se la risposta avrebbe richiesto non più di 3 minuti. Questi sono alcuni degli schemi di autosabotaggio che ci portano a procrastinare, vediamo in dettaglio quali sono, quale mindset dobbiamo adottare per eluderli e quali strategie utilizzare per smettere definitivamente di procrastinare. 

 


Indice dei contenuti

 

Cos’è la procrastinazione

Cosa significa procrastinare? "Differire, rinviare sistematicamente da un giorno a un altro, dall’oggi al domani, allo scopo di guadagnare tempo o addirittura con l’intenzione di non fare quello che si dovrebbe”. In parole povere, la procrastinazione è semplicemente l’atto di rinviare o ritardare una specifica azione. Non nascondiamoci: tutti noi in qualche misura siamo soggetti a questa tendenza e possiamo vederne gli effetti nella nostra vita. 

Se ci limitiamo a procrastinare nel nostro tempo libero o su cose di poco conto questi effetti saranno limitati, se invece portiamo questa tendenza anche nel nostro lavoro iniziano i veri dolori: in ambito di produttività la procrastinazione è da un lato il peggior ladro del nostro tempo e dall’altro la maggiore fonte di stress.

Infatti, sebbene molte persone credano di rimandare le sensazioni spiacevoli quando si abbandonano alla procrastinazione, la verità è che procrastinare crea molto stress e  pesantezza emotiva. Questo perché in fondo sappiamo che procrastinare significa non fare alcun progresso in direzione dei nostri obiettivi, che ci costa tempo e denaro e che persistendo in questo atteggiamento otterremo solo risultati negativi.

Se ti ritrovi in queste parole, non devi scoraggiarti: tutti noi in qualche misura abbiamo dovuto fare i conti con la tendenza a procrastinare. Io stesso ho lottato per diverso tempo contro questa idra a 9 teste, quello che ora posso dirti è che per superare definitivamente la procrastinazione il primo passo è capire cosa la provoca e come ci influenza. 


 

Perché procrastiniamo

Le ragioni pratiche per cui ci troviamo a procrastinare nella nostra quotidianità sono innumerevoli: possiamo essere distratti da una telefonata, magari siamo più interessati ad altre attività, o più semplicemente non abbiamo abbastanza interesse nel portare a termine un compito specifico. Ma la verità è che per quante ragioni possiamo trovare, le motivazioni primarie per cui procrastiniamo sono essenzialmente 4:

  • Ricerca di gratifica immediata
  • Ritardare il dolore
  • Paura di fallire
  • Mancanza di obiettivi chiari

 

Ricerca di gratifica immediata

Spesso procrastiniamo perché siamo alla ricerca di una gratifica immediata. Le attività in grado di farci avvicinare ai nostri obiettivi richiedono molto impegno da parte nostra, spesso e volentieri prolungato nel tempo. Al nostro cervello questo potrebbe non piacere, per cui ci spinge a cercare attività in grado di gratificarci nell’immediato, in grado cioè di foraggiarci di dopamina a stretto giro di posta. Queste possono essere sia attività triviali, ma anche attività lavorative urgenti a breve scadenza, però non così importanti (per approfondire, leggi il nostro articolo sulla matrice di Eisenhower)

Questa tendenza a cercare gratifiche immediate non è un atteggiamento da condannare a priori, spesso infatti capita che cerchiamo gratifiche immediate soltanto perché ci sentiamo esausti dopo aver concluso un lavoro, oppure perché non riusciamo ad andare avanti in un’attività e ci sentiamo frustrati. Si tratta infatti di una tendenza che in generale va gestita, e non combattuta tout court

Ecco quando siamo soggetti a questa tendenza:

  • Dopo aver dedicato molto tempo ad un lavoro mentalmente impegnativo, possiamo incorrere in una condizione chiamata deplezione dell’io, ovvero ci sentiamo sfiniti e svuotati da qualsivoglia energia. In una condizione del genere è facile cadere trappola della procrastinazione, ma è anche vero che non saremmo nemmeno in grado di portare avanti compiti importanti. Per cui in questo caso possiamo dedicarci ad attività più semplici o più verosimilmente riposarci.
     
  • Mancanza di autocontrollo e autodisciplina - nel caso in cui questa condizione sia una condizione cronica e non passeggera, occorre impegnarsi per superarla sviluppando un’adeguata forza di volontà, in grado di supportarci nella costruzione di autodisciplina.
     
  • Atteggiamento mentale sbagliato - ovvero quell’atteggiamento per cui non riusciamo a trarre piacere dal semplice atto di portare avanti un lavoro importante. Non vediamo la fine e quindi ci scoraggiamo, pensando che solo a lavoro finito potremo finalmente godercela. Questo è lo stesso atteggiamento che ci porta a non goderci un’escursione in montagna perché siamo troppo concentrati sulla vetta che dobbiamo raggiungere - altissima e lontanissima. Ma la verità è che i piccoli progressi vanno festeggiati ogni giorno. 


 

«Non misurare mai l’altezza di un monte prima di aver raggiunto la cima. Allora vedrai quanto era basso.»
Dag Hammarskjöld


 

Ritardare il dolore

Molto simile al precedente, il secondo motivo per cui procrastiniamo è perché tendiamo a voler ritardare situazioni spiacevoli, ovvero situazioni che richiedono molto effort da parte nostra. Quando abbiamo un compito importante da portare a termine, spesso siamo letteralmente terrorizzati dalla mole di lavoro che ci aspetta e tendiamo a rimandare il momento in cui ce ne occuperemo. 

La verità è che non è tanto il lavoro a farci paura, quanto la percezione di quanto sia difficile. Ad esempio, se abbiamo un progetto importante con una deadline molto lunga, abbiamo la percezione che si tratti un progetto difficile che ci costringerà ad un carico di lavoro elevato.

In un recente studio, i ricercatori Rajesh Bagchi e Stefan Hock dimostrano infatti che impostare lunghe deadline ci porta ad immaginare il lavoro più difficile e dispendioso di quanto non sia in realtà. Questo ci porta subito ad essere più inclini a procrastinare tale lavoro. C’è poi da aggiungere che questa percezione aumenta in proporzione a quanto procrastiniamo: più posticipiamo un’attività, più ci sembra difficile, e più ci sembra difficile, più procrastiniamo. 

Per uscire da questo circolo vizioso di procrastinazione è fondamentale darsi delle piccole scadenze intermedie che possiamo centrare ogni settimana e che ci diano motivazione. Se vuoi approfondire l’argomento, puoi leggere il nostro articolo Come rispettare una deadline senza stress.

 

Paura di fallire

Talvolta la nostra procrastinazione è frutto della nostra paura di fallire. Questo capita quando ci identifichiamo troppo con il nostro obiettivo, ovvero quando lasciamo che sia l’obiettivo stesso a definire la nostra identità. In casi come questo vediamo il nostro obiettivo come l’unico elemento in grado di decretare il successo o il fallimento della nostra esistenza, lo rivestiamo di un’importanza talmente grande che finiamo per rimanere immobili al suo cospetto.

Rimaniamo immobili per un semplice motivo: quando lasciamo che i nostri obiettivi definiscano la nostra identità, la paura di fallire è enormemente più grande della gioia di un eventuale successo.

Spesso la tendenza a procrastinare per paura di fallire si manifesta insieme alle manie di perfezionismo. A volte abbiamo una considerazione così elevata del nostro lavoro che preferiamo non impegnarci nella realizzazione di un obiettivo perché in caso di fallimento (anche parziale) vedremmo crollare l’immagine che ci eravamo creati. Oppure preferiamo procrastinare le attività perché crediamo di non avere abbastanza tempo o di non essere abbastanza bravi per fare un lavoro “come si deve”. 

In situazioni del genere ci arrocchiamo in pensieri di questo tipo: “questo lavoro nemmeno lo inizio che tanto non riesco a farlo”, oppure “non ho abbastanza tempo per fare questo lavoro come dico io”, oppure ancora “preferirei trovare qualcun’altro che si occupi di questo lavoro”. Bene, spesso e volentieri è più il tempo speso in questo genere di pensieri di quello che servirebbe per portare a termine quello che dovremmo fare. 


 

Mancanza di obiettivi chiari

L’ultima ragione per cui procrastiniamo è la mancanza di obiettivi chiari. In realtà, a ben vedere, se non abbiamo obiettivi chiari da perseguire la procrastinazione è meno grave, ci causa meno stress e forse forse neppure ci accorgiamo di procrastinare. 

Avere degli obiettivi vaghi significa non averne. Spesso infatti procrastiniamo attività legate ai nostri obiettivi perché non abbiamo consapevolezza di ciò che dobbiamo fare per realizzarli, oppure perché abbiamo obiettivi solamente abbozzati che non ci motivano abbastanza. Per approfondire questo concetto, puoi leggere il nostro articolo sugli Obiettivi SMART


 

Il giusto mindset per affrontare la procrastinazione

Dopo aver visto insieme le ragioni principali per le quali procrastiniamo, vediamo ora gli atteggiamenti migliori da tenere per smettere di farlo. Non dobbiamo inventarci niente: ognuno di noi dispone di tutto ciò che serve per affrontare la procrastinazione. Abbiamo infatti tutte le qualità necessarie per smettere di procrastinare, dobbiamo solo praticarle quotidianamente, così da rinforzarle e renderle sempre più efficaci.

Innanzitutto, è fondamentale riconoscere la procrastinazione quando emerge nei propri atteggiamenti: saper riconoscere le proprie tendenze è il primo passo per gestirle. Ecco qual è la prima strategia per smettere di procrastinare: devi identificare i trigger interni che ti fanno venire voglia di procrastinare. 

 

Autodisciplina

Partiamo dalla prima ragione di procrastinazione. Se identifichi trigger interni legati alla ricerca di gratifica immediata (ad esempio se tendi a procrastinare perché non puoi resistere dalla voglia di controllare il telefono, oppure perché tendi sempre a posticipare i lavori difficili preferendo attività semplici), l’atteggiamento mentale migliore da sviluppare è quello dell’autodisciplina.

L’autodisciplina è una qualità che deriva direttamente dalla nostra forza di volontà. Per cui, se vogliamo sviluppare autodisciplina, la prima cosa da fare è incrementare la nostra forza di volontà. La forza di volontà è molto simile alla forza fisica: tanto più la utilizziamo, tanto più aumenta: dobbiamo quindi iniziare ad esercitare la nostra forza di volontà quotidianamente se vogliamo sviluppare un’autodisciplina sufficiente a combattere la nostra tendenza alla procrastinazione.

Ciò che potremmo fare inizialmente è “procrastinare la procrastinazione”, ovvero posticipare volontariamente l’atto di procrastinare. Vorresti controllare Instagram? Oppure vorresti organizzare il tuo viaggio in Thailandia? Bene, riprometti a te stesso che farai tutte queste cose, non prima però di aver terminato un’attività importante. Se sei agli inizi nella tua lotta alla procrastinazione, abbi l’accortezza di utilizzare intervalli di tempo abbastanza brevi. Affronta la procrastinazione con lo stesso spirito e gli stessi obiettivi di quando ti alleni (se ti alleni): disciplina te stesso per iniziare e per rimanere sulla giusta rotta, ma fallo gradualmente perché il rischio infortuni è sempre dietro l’angolo. 

 

Motivazione intrinseca

Se identifichi trigger legati alla tendenza di ritardare il dolore (ad esempio se tendi a posticipare progetti impegnativi, o se tendi a non volerti occupare di qualcosa di importante fintanto che non diventa urgente), la qualità da sviluppare è quella della motivazione intrinseca. Anche la motivazione intrinseca è una qualità che fa capo alla forza di volontà, ma ha caratteristiche diverse rispetto all’autodisciplina: puoi essere disciplinato ma non motivato intrinsecamente, e viceversa. 

La motivazione intrinseca è quella motivazione che nasce al nostro interno: essere motivati intrinsecamente significa trovare appagamento nel solo atto di portare avanti compiti difficili, senza bisogno di riconoscimenti esterni. La motivazione intrinseca è quella forza che ti supporta durante le lunghe giornate di lavoro, è la voglia bruciante di vedere una certa attività completata in tempo. Sebbene provenga spesso un innato senso di responsabilità, è anche un'abitudine che puoi imparare con la pratica costante. 

Ciò che devi imparare a fare, in parole povere, è imparare a godere del viaggio piuttosto che della meta. Dal momento che non è una cosa che avviene dall’oggi al domani, inizialmente può funzionare ricorrere alla motivazione estrinseca come surrogato di quella intrinseca, ovvero utilizzare stimoli esterni per motivarti a finire un determinato lavoro. In questo senso, è molto utile la tecnica del timebox, secondo cui devi darti un tempo limite per ciascuna attività che stai portando avanti. Se vuoi approfondire, ti può essere sicuramente d’aiuto il nostro articolo su come organizzare al meglio il tuo lavoro.


 

Qui ed ora

Se identifichi dei trigger legati alla paura di fallire o al perfezionismo (ad esempio se non completi di proposito un lavoro entro la deadline stabilita, oppure se posticipi un’attività perché non ti senti ancora pronto per farla) la qualità migliore che puoi sviluppare è quella del vivere nel momento presente, ovvero nel qui ed ora.

Spesso e volentieri i pensieri negativi associati alla paura di fallire e al perfezionismo sono del tutto inventati. Sono scuse che ci inventiamo perché abbiamo paura del giudizio degli altri, di sbagliare, di dover ricominciare daccapo, perché diamo troppa importanza ai nostri progetti o perché siamo molto insoddisfatti del nostro stato attuale. La buona notizia è che imparando a vivere nel qui ed ora impariamo anche ad avere riguardo dei nostri pensieri, perché educhiamo la mente a stare incollata al presente.

Il qui ed ora ci aiuta a dare importanza al passo da fare adesso piuttosto che al progetto nella sua interezza, ci aiuta a spostare il focus dall’eventuale successo futuro (la cui incertezza ci provoca paura e stress) all’attività da fare nel presente, dal disegno generale alla piccola azione che ci serve per progredire. Il qui ed ora concorre ad insegnarci la motivazione intrinseca, ovvero a godere del viaggio piuttosto che della meta. Il modo migliore per imparare il qui ed ora è praticare la meditazione: se vuoi approfondire, leggi i nostri articoli sulla meditazione come strumento di produttività e sullo stato di flusso.


 

Chiarezza

Se identifichi trigger legati a obiettivi poco chiari (come ad esempio se posticipi un’attività perché non sai bene se ha senso farla), la qualità che devi sviluppare è appunto la chiarezza. Se non hai chiarezza di obiettivi né di intenti, procrastinare è la cosa più semplice da fare: non esiste infatti alcuna attività in grado di avvicinarti ad essi.

 

«Non esiste vento favorevole per il marinaio che non sa dove andare.»
Seneca

 

Se vuoi sviluppare chiarezza nei tuoi atteggiamenti devi imparare a porti degli obiettivi che di per sé siano in grado di indicarti la strada. Avere un obiettivo vago è peggio che non averne affatto: crediamo di averne uno, ma la sua intangibilità non ci motiva abbastanza e spesso addirittura ci stressa, perché non siamo mai sicuri di stare andando nella giusta direzione. Se invece abbiamo obiettivi chiari, possiamo addirittura provare un senso di rilassatezza mentre lavoriamo per raggiungerli, proprio perché siamo consapevoli di ciò che dobbiamo fare per avvicinarci ad essi. 

Avere obiettivi chiari significa avere obiettivi che siano specifici, misurabili, raggiungibili, rilevanti e basati sul tempo: queste 5 caratteristiche determinano gli obiettivi SMART, ovvero una metodologia di definizione degli obiettivi che ti aiuta enormemente in questo processo. Come ricordato in precedenza, per approfondire ti invito a leggere il nostro articolo sugli obiettivi SMART


 

Suggerimenti pratici per smettere di procrastinare

Abbiamo visto finora quelli che sono gli atteggiamenti generali da tenere per superare la procrastinazione, vediamo ora alcuni suggerimenti piuttosto semplici da mettere subito in pratica nella nostra quotidianità.
 

Divide et impera

Se ti senti sopraffatto ogni volta che osservi le tue to-do list, invece di visualizzare le tue attività quotidiane come un’unica lista da realizzare, suddividi le tue attività in task più semplici, brevi e misurabili.
 

Il modo migliore per fare qualcosa è iniziare

Non concentrarti su tutto l’insieme: concentrati su quelle due o tre semplici cose che devi fare per iniziare: accendere il computer, scrivere la prima bozza. Una volta che avrai iniziato la tua attività, continuare sarà molto più semplice. Ricorda sempre: l’azione genera azione, l’inazione genera inazione.
 

Finisci prima i compiti spiacevoli

Una tecnica di grande successo per andare oltre la procrastinazione è affrontare il lavoro più duro come prima cosa. Oppure, se stai lavorando a un unico, grande progetto, affronta l'aspetto più difficile prima degli altri.
 

Imposta dei limiti temporali

Limitare il tempo da dedicare a ciascuna attività è sempre un’ottima idea: ti aiuta a mantenere la tua mente incollata al presente. Per cui, imposta sempre un limite temporale per ogni tua attività e pianificale su giorni specifici, dopodichè cerca di rispettare il tuo piano il più possibile. 
 

Rifletti sull’importanza delle tue attività

Lavorare con intento è il modo migliore per smettere di procrastinare. Ogni mattina, prima di iniziare a lavorare, rifletti su quali siano i tuoi intenti, i tuoi scopi, i tuoi obiettivi. Dopodichè, pensa a come le attività che hai pianificato possono avvicinarti ad essi.
 

Raccogli ciò che ti serve prima di iniziare a lavorare

Se hai a portata di mano tutte le informazioni e le risorse necessarie prima di iniziare il lavoro, ti sentirai più preparato e perfettamente in grado di superare la procrastinazione: in questo modo, si evitano le tipiche scuse tipo “quest’attività la faccio dopo perchè mi manca questa informazione”.
 

Mantieni realistiche le tue aspettative

Dai un'occhiata alla tua pianificazione attuale e scopri se ciò che stai cercando di fare è realistico. A volte scopriamo di aver sovrastimato le nostra capacità e ci troviamo a gestire troppi progetti o attività, col risultato che procrastiniamo uno di essi. Se questo è il tuo caso, è tempo di alleggerire il tuo carico.
 

Previeni il sovraccarico

Le persone che si sentono sovraccariche hanno spesso un forte impulso a procrastinare. Prenditi un giorno, almeno una volta al mese, per eliminare i file che non utilizzi più, rispondere alle vecchie mail e ripulire il tuo computer e la tua scrivania da ciò che non ti serve. Avere una postazione pulita e un flusso di lavoro in ordine è molto importante per mantenere chiarezza e autodisciplina.
 

Concentrati sul mantenimento di un sano equilibrio

Sia la tua vita lavorativa che la tua vita personale sono importanti per il tuo benessere. Tieni d'occhio la tua scala dei valori per assicurarti che queste diverse aree siano in equilibrio. Quando alcuni problemi in famiglia o sul lavoro ti tolgono energia, è infatti più probabile abbandonarsi alla procrastinazione.