La matrice di Eisenhower: cos'è e come utilizzarla

Il principio urgente / importante ti aiuta a dare la giusta priorità alle cose

Immagina che ti abbiano chiesto di preparare una presentazione importante per la prossima riunione. Hai solo pochi giorni per prepararla, il tuo carico di lavoro è già elevato e hai molte altre attività urgenti nella tua to-do-list. Diventi quindi ansioso, non riesci a concentrarti al meglio e finisci per non far nulla di ciò che devi fare. Quelli relativi al tempo sono tra i fattori di stress più comuni sul posto di lavoro, e si verificano a causa del fatto di avere sempre troppo da fare in troppo poco tempo. Come è possibile gestire situazioni di questo genere in modo da non cadere preda dello stress e completare il proprio lavoro senza affanni? La matrice di Eisenhower ti aiuta a pensare alle tue priorità e a determinare quali delle tue attività sono importanti e quali invece sono, essenzialmente, distrazioni.

 


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Cos’è la matrice di Eisenhower?

La matrice di Eisenhower, nota anche come matrice urgente-importante, ti aiuta a stabilire le priorità dei tuoi compiti in base alla loro urgenza e importanza. Consente inoltre di identificare le attività che è necessario delegare o addirittura ignorare.

In un discorso del 1954 alla Seconda Assemblea del Consiglio Mondiale delle Chiese, l'ex presidente degli Stati Uniti Dwight D. Eisenhower, che citava il dott. J. Roscoe Miller, presidente della Northwestern University, disse: "Ho due tipi di problemi: l'urgente e l'importante. L'urgente non è mai importante e l'importante non è mai urgente". Si dice infatti che lo stesso Eisenhower abbia organizzato il suo carico di lavoro e le sue priorità secondo questo principio.

 

«L'urgente non è mai importante e l'importante non è mai urgente.»
Dwight D. Eisenhower



Eisenhower aveva infatti realizzato che per ottenere l’eccellenza nella gestione del tempo occorre essere sia efficaci che efficienti. In altre parole, dobbiamo dedicare il nostro tempo alle cose importanti e non solo a quelle urgenti. Per fare questo, e per ridurre al minimo lo stress delle troppe scadenze, dobbiamo capire questa distinzione:

  • Le attività importanti hanno un esito che ci porta a raggiungere i nostri obiettivi, siano essi professionali o personali.
     
  • Le attività urgenti richiedono attenzione immediata e sono generalmente associate al raggiungimento degli obiettivi di qualcun altro. Spesso sono quelli su cui ci concentriamo e richiedono attenzione perché le conseguenze di non affrontarli sono immediate

Quando sappiamo quali attività sono importanti e quali sono urgenti, possiamo superare la nostra naturale tendenza a concentrarci su attività urgenti e non importanti, in modo da poter dedicare abbastanza tempo per fare ciò che è importante, ovvero essenziale per il nostro successo. Questo è lo switch che ci permette di passare dalla lotta per la sopravvivenza a una posizione in cui possiamo far crescere le nostre attività e le nostre carriere. 


 

Come utilizzare la matrice di Eisenhower

Come conferma uno studio del Journal of Consumer Research, le persone in genere scelgono di completare attività con scadenza a breve termine anche quando hanno da fare cose meno urgenti ma molto più importanti. In realtà è normale voler ripulire la to-do-list da tutte quelle attività urgenti che occupano la nostra mente, mentre il paradosso è che i nostri compiti più importanti, spesso, non hanno una scadenza vera e propria.

Cosa possiamo fare a riguardo? Il primo passo da fare è sicuramente prendere in considerazione l’utilizzo della matrice di Eisenhower per prioritizzare e pianificare le attività. 

Se vuoi utilizzare la matrice di Eisenhower, la prima cosa da fare è elencare tutti progetti e tutte le attività che ritieni di dover fare. Cerca di includere in questo elenco tutto ciò che ti richiede tempo mentre lavori (se hai familiarità con il metodo GTD o con gli action program, si tratta semplicemente di fare un brain dump: svuota il cervello da tutte le attività che hai ancora in sospeso). Dopodiché, soffermati su ciascuna attività, valutala per bene e inseriscila in uno dei quattro quadranti della matrice di Eisenhower, come mostrato nella figura qui di seguito:

 

Quadrante 1: attività importanti e urgenti

Il quadrante 1 contiene le attività urgenti e importanti. Queste sono le attività da fare prima di ogni altra cosa, in quanto sono fondamentali per la tua vita o per la tua carriera: completare in tempo queste attività spesso significa evitare conseguenze negative, è quindi molto importante essere in grado di gestirle per tempo.

Esistono due tipi distinti di attività urgenti e importanti: quelle improvvise, che non avresti potuto prevedere, e quelle che ti trascini dietro da tempo e hai lasciato in sospeso. Puoi limitare questo tipo di attività pianificando in anticipo ed evitando così la tendenza a procrastinare, tuttavia, non è sempre possibile prevedere le attività improvvise ed importanti, né evitare tutte le problematiche connesse. Qui, l'approccio migliore è lasciare un po' di tempo nella pianificazione per gestire problemi imprevisti e attività importanti non pianificate (se si verifica una grave crisi, dovrai riprogrammare altre attività).

Se hai molte attività urgenti e importanti, individua quali di queste avresti potuto prevedere e pensa a come pianificare attività simili in anticipo, in modo che non diventino urgenti. Se vuoi approfondire l’argomento pianificazione, dai un’occhiata al nostro articolo su come pianificare in modo efficace.


 

Quadrante 2: attività importanti ma non urgenti

Le attività contenute nel quadrante 2 sono importanti, ma non urgenti. È qui che devi investire la maggior parte del tuo tempo, in quanto le attività del quadrante 2 sono in linea con i tuoi obiettivi a lungo termine (meglio se si tratta di obiettivi SMART). Queste sono le attività su cui concentrare la tua attenzione: sono proprio queste infatti le attività che fanno avanzare i tuoi progetti, ti aiutano a completare lavori importanti e ti permettono di raggiungere i tuoi obiettivi personali e professionali

Assicurati di avere abbastanza tempo per fare queste cose correttamente, in modo che non diventino urgenti. Inoltre, ricorda di lasciare abbastanza tempo nella tua pianificazione per affrontare problemi imprevisti. Quest’accortezza ti permetterà di gestire con più serenità attività urgenti non preventivate e ti aiuterà ad evitare che lo stress lavorativo diventi più pressante del necessario.

È importante ricordare in questa sede che ognuno ha obiettivi e traguardi diversi: ciò che rientra nel quadrante 2 per te, potrebbe rientrare nel quadrante 3 o 4 per un’altra persona. Inoltre, solo perché questi compiti non sono urgenti non significa che non siano importanti: le persone spesso attribuiscono grande importanza alle questioni urgenti, quando in realtà spesso non è così. 

 

Quadrante 3: attività non importanti ma urgenti

Le attività urgenti ma non importanti sono quelle che ti impediscono di raggiungere i tuoi obiettivi. La principale fonte di tali attività sono le altre persone. A volte è opportuno dire "no" a collaboratori e colleghi educatamente, oppure incoraggiarli a risolvere il problema da soli. Se devi per forza prenderti in carico l’attività, prova a capire se la puoi ripianificare su un’altra giornata o addirittura delegare.

In alternativa, prova a stabilire fasce orarie di disponibilità, in modo che le altre persone sappiano che possono parlare con te in quel momento. Un buon modo per farlo è quello di organizzare incontri regolari con coloro che ti interrompono spesso, in modo che tu possa affrontare tutte le loro questioni contemporaneamente. 

Queste attività in genere ti danno la percezione di essere importanti, mentre in realtà non contribuiscono per nulla alla tua produttività. Ricorda: non devi per forza prenderti cura di attività di questo genere. Spesso ti arrivano da altre persone che hanno obiettivi differenti dai tuoi. Riuscire a gestire queste attività nel migliore dei modi ti permette di concentrarti sulle tue attività importanti più a lungo.


 

Quadrante 4: attività non importanti e non urgenti

Onestamente, queste attività sono solo una distrazione: se possibile, evitale o semplicemente ignorale. Se sei in grado di identificare ed eliminare tutte le attività di questo tipo, libererai un po' di tempo necessario che puoi investire nelle attività del quadrante 2. 

Tuttavia, alcune potrebbero essere attività che altre persone vogliono che tu faccia, anche se non contribuiscono ai risultati desiderati. Di nuovo, dì "no" educatamente, se puoi, e spiega perché non puoi farlo. Se le persone vedono che sei chiaro sui tuoi obiettivi e confini, spesso eviteranno di chiederti di fare attività "non importanti" in futuro. 

 

 

Matrice di Eisenhower e gestione del tempo

Per vedere se stai spendendo gran parte del tuo tempo nei primi due quadranti, fai una valutazione di una settimana. Crea sei copie della matrice di Eisenhower e usa una matrice al giorno, elencando le attività che hai svolto e il tempo speso per ogni attività. Una volta arrivato alla fine della settimana lavorativa dovresti avere 5 matrici piene di dati, ora combina questi dati tra loro e riporta ciò che ottieni sulla sesta matrice di riepilogo.  

Somma i tempi di tutte le attività per ogni quadrante e riporta questo dato sui rispettivi quadranti della matrice di riepilogo, sia in forma numerica sia in forma percentuale: in questo modo riuscirai a capire effettivamente quanto tempo hai speso in ciascun quadrante.

La maggioranza di noi trascorre la maggior parte del proprio tempo nei quadranti 1 e 3, mentre passa pochissimo tempo nel quadrante 2. È facile rimandare le attività del quadrante 2 perché, sebbene siano importanti, spesso non hanno una deadline definita e non devono essere eseguite immediatamente. Il quadrante 3 invece è molto popolare perché ci fa sentire occupati, operativi e sul pezzo. Tuttavia, al fine di essere produttivo ed efficace sul lungo periodo, il quadrante su cui dovresti concentrare la tua attenzione è il secondo.

Puoi anche guardare la matrice di Eisenhower in questo modo: cerca di trascorrere la maggior parte del tuo tempo nella parte superiore della matrice. Lavora nel quadrante 1 per evitare conseguenze negative e trascorri il resto del tuo tempo su attività del quadrante 2. Passa del tempo nei quadranti 3 e 4 solo quando realmente necessario. 

 

 

Matrice di Eisenhower, suggerimenti pratici: concentrati su ciò che è importante, non su ciò che è urgente

La verità, tuttavia, è che ancora troppe persone faticano a comprendere quanto è importante focalizzarsi sulle cose importanti (perdonate il gioco di parole): spesso le attività davvero importanti scivolano via dalla nostra mente mentre lavoriamo su altre cose di minore importanza.

Cosa possiamo fare a riguardo?

Fortunatamente la matrice di Eisenhower non è solo teoria: esistono alcune strategie e suggerimenti pratici per superare questo paradosso, ricorda però di implementare questa strategie in modo incrementale, così da spostarti nella giusta direzione gradualmente e senza troppo stress.

 

Pianifica compiti importanti e concediti più tempo del necessario

Le ricerche mostrano che pianificare un’attività rende molto più probabile che tale attività verrà eseguita. Per tutte quelle attività molto importanti ma evitate a lungo, il consiglio è quello di applicare una strategia piuttosto drastica:

  1. scegli un giorno in cui pianificare tale attività
  2. in quella giornata non farai altro finchè non porti a termine l’attività.

Questa strategia è particolarmente utile per tutti quei compiti non propriamente familiari, il che rende difficile stimarne il tempo di completamento. Concediti di lavorarci per tutta la giornata, anche quando può sembrarti eccessivo: ciò ti permetterà di affrontarli in maniera più serena.

 

Isola gli elementi di maggior impatto di attività importanti

Le attività importanti richiedono spesso progressi incrementali. Se stabilisci obiettivi così grandi che finisci sempre per rimandare, prova questo: quando ti poni un obiettivo, isola tra loro gli elementi di maggior impatto e organizzali in milestone.

Spezzetta il tuo obiettivo in 4, 5, 10 sotto-obiettivi, ognuno di essi caratterizzato da un elemento cruciale dell’attività in questione.

Questo processo ti aiuterà a lavorare con minor stress perchè ti troverai ad avere a che fare con obiettivi molto più abbordabili, e considerando tutto ciò da una prospettiva più ampia, le probabilità di centrare l’obiettivo finale aumenteranno drasticamente.

 

Anticipa e gestisci i sentimenti di ansia

Tutto ciò che è importante ti porta a fare considerazioni su ciò che potrebbe andare storto, d’altronde è nella nostra natura considerare i worst-case scenario. Questo processo di pensiero, nonostante sia molto utile per certi versi, è però spesso fonte di ansia.

Le attività che hanno il potenziale per grandi profitti futuri implicano un rapporto quotidiano con l'ansia: oltre alle skill tecniche, lavorare su cose importanti richiede anche ottime competenze nella gestione delle emozioni “scomode”. 

Occorre sviluppare quella nostra facoltà che Daniel Goleman e altri psicologi chiamano “Intelligenza emotiva”.

Sarai quindi maggiormente in grado di perseguire obiettivi fuori dalla tua comfort-zone tanto più è alta la tua capacità di gestire pensieri ed emozioni. A questo proposito, consiglio di dedicare qualche minuto della propria giornata a pratiche di respirazione e meditazione.

 

Dedica meno tempo a compiti non importanti

Le attività non importanti hanno il brutto vizio di occupare più tempo del dovuto. Ad esempio, potresti perdere ore nella revisione del lavoro di un tuo collaboratore nelle fasi iniziali di un progetto, quando sai benissimo che dovrà poi essere nuovamente revisionato.

Seguende questo esempio, in futuro potrebbe essere una decisione migliore quella di limitarsi a fare i tre commenti più importanti su qualsiasi lavoro che sia fondamentalmente buono, oppure darsi un limite di tempo per ciascuna revisione.

In questo processo possono aiutare le strategie per prendere decisioni più rapide: quando hai una decisione urgente da prendere, spesso è meglio prendere una decisione rapida piuttosto che quella perfetta, che ovviamente richiede più tempo: quando si tratta di attività poco importanti, vale sempre il detto "done is better than perfect".

 

Dai priorità a ciò che in futuro ridurrà il numero di attività urgenti ma non importanti

Scusate il giro di parole, ma il concetto è piuttosto intuitivo: nella vita moderna è facile cadere nella trappola di essere "troppo occupati a dare la caccia alle mucche per costruire una recinzione".

Il tipo di scenario che si desidera evitare è proprio quello in cui passiamo il nostro tempo a correggere ripetutamente gli stessi problemi invece che risolvere la causa che li scatena.

Per superare un modello del genere è necessario darsi del tempo per analizzare in profondità il proprio flusso di lavoro e cercare soluzioni per organizzarlo in processi, automatizzarli e ottimizzare il tutto.

 

Presta sempre attenzione al quadro generale

Nei periodi in cui lavori a testa bassa è difficile avere abbastanza spazio mentale per vedere il quadro generale. Quindi il consiglio è quello di tenere sempre traccia dei tuoi obiettivi e dei tuoi progressi.

Puoi farlo come preferisci, utilizzando carta e penna, un foglio di calcolo, oppure puoi decidere di fare il salto di qualità e iniziare ad utilizzare Taskomat™In generale, qualunque cosa ti aiuti a vedere il quadro generale darà un boost immenso al tuo lavoro.

Capire come dare priorità all'importanza rispetto all'urgenza può essere un compito difficile se non sei adeguatamente supportato. Non essere quindi troppo duro con te stesso, soprattutto nei primi tempi

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