La matrice di Eisenhower: cos'è e come utilizzarla

Il principio urgente / importante ti aiuta a dare la giusta priorità alle cose

Immagina che ti abbiano chiesto di preparare una presentazione importante per la prossima riunione. Hai solo pochi giorni per prepararla, il tuo carico di lavoro è già elevato e hai molte altre attività urgenti nella tua to-do-list. Diventi quindi ansioso, non riesci a concentrarti al meglio e finisci per non far nulla di ciò che devi fare. Quelli relativi al tempo sono tra i fattori di stress più comuni sul posto di lavoro, e si verificano a causa del fatto di avere sempre troppo da fare in troppo poco tempo. Come è possibile gestire situazioni di questo genere in modo da non cadere preda dello stress e completare il proprio lavoro senza affanni? La matrice di Eisenhower ti aiuta a pensare alle tue priorità e a determinare quali delle tue attività sono importanti e quali invece sono, essenzialmente, distrazioni.

 


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Cos’è la matrice di Eisenhower?

La matrice di Eisenhower, nota anche come matrice urgente-importante, ti aiuta a stabilire le priorità dei tuoi compiti in base alla loro urgenza e importanza. Consente inoltre di identificare le attività che è necessario delegare o addirittura ignorare.

In un discorso del 1954 alla Seconda Assemblea del Consiglio Mondiale delle Chiese, l'ex presidente degli Stati Uniti Dwight D. Eisenhower, che citava il dott. J. Roscoe Miller, presidente della Northwestern University, disse: "Ho due tipi di problemi: l'urgente e l'importante. L'urgente non è mai importante e l'importante non è mai urgente". Si dice infatti che lo stesso Eisenhower abbia organizzato il suo carico di lavoro e le sue priorità secondo questo principio.

 

«L'urgente non è mai importante e l'importante non è mai urgente.»
Dwight D. Eisenhower



Eisenhower aveva infatti realizzato che per ottenere l’eccellenza nella gestione del tempo occorre essere sia efficaci che efficienti. In altre parole, dobbiamo dedicare il nostro tempo alle cose importanti e non solo a quelle urgenti. Per fare questo, e per ridurre al minimo lo stress delle troppe scadenze, dobbiamo capire questa distinzione:

  • Le attività importanti hanno un esito che ci porta a raggiungere i nostri obiettivi, siano essi professionali o personali.
     
  • Le attività urgenti richiedono attenzione immediata e sono generalmente associate al raggiungimento degli obiettivi di qualcun altro. Spesso sono quelli su cui ci concentriamo e richiedono attenzione perché le conseguenze di non affrontarli sono immediate

Quando sappiamo quali attività sono importanti e quali sono urgenti, possiamo superare la nostra naturale tendenza a concentrarci su attività urgenti e non importanti, in modo da poter dedicare abbastanza tempo per fare ciò che è importante, ovvero essenziale per il nostro successo. Questo è lo switch che ci permette di passare dalla lotta per la sopravvivenza a una posizione in cui possiamo far crescere le nostre attività e le nostre carriere. 


 

Come utilizzare la matrice di Eisenhower

Come conferma uno studio del Journal of Consumer Research, le persone in genere scelgono di completare attività con scadenza a breve termine anche quando hanno da fare cose meno urgenti ma molto più importanti. In realtà è normale voler ripulire la to-do-list da tutte quelle attività urgenti che occupano la nostra mente, mentre il paradosso è che i nostri compiti più importanti, spesso, non hanno una scadenza vera e propria.

Cosa possiamo fare a riguardo? Il primo passo da fare è sicuramente prendere in considerazione l’utilizzo della matrice di Eisenhower per prioritizzare e pianificare le attività. 

Se vuoi utilizzare la matrice di Eisenhower, la prima cosa da fare è elencare tutti progetti e tutte le attività che ritieni di dover fare. Cerca di includere in questo elenco tutto ciò che ti richiede tempo mentre lavori (se hai familiarità con il metodo GTD o con gli action program, si tratta semplicemente di fare un brain dump: svuota il cervello da tutte le attività che hai ancora in sospeso). Dopodiché, soffermati su ciascuna attività, valutala per bene e inseriscila in uno dei quattro quadranti della matrice di Eisenhower, come mostrato nella figura qui di seguito:

 

Quadrante 1: attività importanti e urgenti

Il quadrante 1 contiene le attività urgenti e importanti. Queste sono le attività da fare prima di ogni altra cosa, in quanto sono fondamentali per la tua vita o per la tua carriera: completare in tempo queste attività spesso significa evitare conseguenze negative, è quindi molto importante essere in grado di gestirle per tempo.

Esistono due tipi distinti di attività urgenti e importanti: quelle improvvise, che non avresti potuto prevedere, e quelle che ti trascini dietro da tempo e hai lasciato in sospeso. Puoi limitare questo tipo di attività pianificando in anticipo ed evitando così la tendenza a procrastinare, tuttavia, non è sempre possibile prevedere le attività improvvise ed importanti, né evitare tutte le problematiche connesse. Qui, l'approccio migliore è lasciare un po' di tempo nella pianificazione per gestire problemi imprevisti e attività importanti non pianificate (se si verifica una grave crisi, dovrai riprogrammare altre attività).

Se hai molte attività urgenti e importanti, individua quali di queste avresti potuto prevedere e pensa a come pianificare attività simili in anticipo, in modo che non diventino urgenti. Se vuoi approfondire l’argomento pianificazione, dai un’occhiata al nostro articolo su come pianificare in modo efficace.


 

Quadrante 2: attività importanti ma non urgenti

Le attività contenute nel quadrante 2 sono importanti, ma non urgenti. È qui che devi investire la maggior parte del tuo tempo, in quanto le attività del quadrante 2 sono in linea con i tuoi obiettivi a lungo termine. Queste sono le attività su cui concentrare la tua attenzione: sono proprio queste infatti le attività che fanno avanzare i tuoi progetti, ti aiutano a completare lavori importanti e, in fin dei conti, ti permettono di raggiungere i tuoi obiettivi personali e professionali.

Assicurati di avere abbastanza tempo per fare queste cose correttamente, in modo che non diventino urgenti. Inoltre, ricorda di lasciare abbastanza tempo nella tua pianificazione per affrontare problemi imprevisti. Quest’accortezza ti permetterà di gestire con più serenità attività urgenti non preventivate e ti aiuterà ad evitare che lo stress lavorativo diventi più pressante del necessario.

È importante ricordare in questa sede che ognuno ha obiettivi e traguardi diversi: ciò che rientra nel quadrante 2 per te, potrebbe rientrare nel quadrante 3 o 4 per un’altra persona. Inoltre, solo perché questi compiti non sono urgenti non significa che non siano importanti: le persone spesso attribuiscono grande importanza alle questioni urgenti, quando in realtà spesso non è così. 

 

Quadrante 3: attività non importanti ma urgenti

Le attività urgenti ma non importanti sono quelle che ti impediscono di raggiungere i tuoi obiettivi. La principale fonte di tali attività sono le altre persone. A volte è opportuno dire "no" a collaboratori e colleghi educatamente, oppure incoraggiarli a risolvere il problema da soli. Se devi per forza prenderti in carico l’attività, prova a capire se la puoi ripianificare su un’altra giornata o addirittura delegare.

In alternativa, prova a stabilire fasce orarie di disponibilità, in modo che le altre persone sappiano che possono parlare con te in quel momento. Un buon modo per farlo è quello di organizzare incontri regolari con coloro che ti interrompono spesso, in modo che tu possa affrontare tutte le loro questioni contemporaneamente. 

Queste attività in genere ti danno la percezione di essere importanti, mentre in realtà non contribuiscono per nulla alla tua produttività. Ricorda: non devi per forza prenderti cura di attività di questo genere. Spesso ti arrivano da altre persone che hanno obiettivi differenti dai tuoi. Riuscire a gestire queste attività nel migliore dei modi ti permette di concentrarti sulle tue attività importanti più a lungo.


 

Quadrante 4: attività non importanti e non urgenti

Onestamente, queste attività sono solo una distrazione: se possibile, evitale o semplicemente ignorale. Se sei in grado di identificare ed eliminare tutte le attività di questo tipo, libererai un po' di tempo necessario che puoi investire nelle attività del quadrante 2. 

Tuttavia, alcune potrebbero essere attività che altre persone vogliono che tu faccia, anche se non contribuiscono ai risultati desiderati. Di nuovo, dì "no" educatamente, se puoi, e spiega perché non puoi farlo. Se le persone vedono che sei chiaro sui tuoi obiettivi e confini, spesso eviteranno di chiederti di fare attività "non importanti" in futuro. 

 

 

Matrice di Eisenhower e gestione del tempo

Per vedere se stai spendendo gran parte del tuo tempo nei primi due quadranti, fai una valutazione di una settimana. Crea sei copie della matrice di Eisenhower e usa una matrice al giorno, elencando le attività che hai svolto e il tempo speso per ogni attività. Una volta arrivato alla fine della settimana lavorativa dovresti avere 5 matrici piene di dati, ora combina questi dati tra loro e riporta ciò che ottieni sulla sesta matrice di riepilogo.  

Somma i tempi di tutte le attività per ogni quadrante e riporta questo dato sui rispettivi quadranti della matrice di riepilogo, sia in forma numerica sia in forma percentuale: in questo modo riuscirai a capire effettivamente quanto tempo hai speso in ciascun quadrante.

La maggioranza di noi trascorre la maggior parte del proprio tempo nei quadranti 1 e 3, mentre passa pochissimo tempo nel quadrante 2. È facile rimandare le attività del quadrante 2 perché, sebbene siano importanti, spesso non hanno una deadline definita e non devono essere eseguite immediatamente. Il quadrante 3 invece è molto popolare perché ci fa sentire occupati, operativi e sul pezzo. Tuttavia, al fine di essere produttivo ed efficace sul lungo periodo, il quadrante su cui dovresti concentrare la tua attenzione è il secondo.

Puoi anche guardare la matrice di Eisenhower in questo modo: cerca di trascorrere la maggior parte del tuo tempo nella parte superiore della matrice. Lavora nel quadrante 1 per evitare conseguenze negative e trascorri il resto del tuo tempo su attività del quadrante 2. Passa del tempo nei quadranti 3 e 4 solo quando realmente necessario.

 

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