Enrico Pacassoni 
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Cos'è un Action Program
Gli action program sono la versione sotto steroidi delle to-do-list. Oltre alle cose da fare, comprendono infatti obiettivi a breve, medio e lungo termine e ti aiutano a pianificare il tuo tempo in linea con essi, senza che impegni dimenticati ricompaiano all’ultimo a far saltare il tuo programma. E, poiché ti incoraggiano a pensare correttamente alle tue priorità, puoi concentrarti sulle cose che contano ed evitare di sprecare il tuo tempo in attività di basso valore.
Gli action program ti aiutano anche a prendere l'abitudine di delegare alcuni lavori. Tutto ciò ti consente di risparmiare tempo, aumentando al contempo l'efficacia e la produttività.
Gli action program, sostanzialmente, ti aiutano a riportare priorità e controllo nella tua vita in maniera intelligente, in momenti in cui altrimenti ti sentiresti sopraffatto dal lavoro. Di primo acchito, gli action program possono sembrarti complicati e difficili da usare. Sono più complicati delle to-do-list, questo è certo, ma se persisti e investi un po’ di tempo per imparare a usarli, ti ritroverai rapidamente in controllo del tuo carico di lavoro e di conseguenza molto meno stressato.
Inoltre, gli action program diventano strumenti estremamenti potenti se si utilizzano insieme alla tecnica degli obiettivi SMART.
Come utilizzare un Action program
Segui questi quattro passaggi per creare il tuo action program:
Passaggio 1: raccolta
Innanzitutto, fai un lungo elenco di tutte le cose nel tuo mondo che hanno bisogno di una soluzione. Cerca di raccogliere e scrivere tutto ciò che ritieni incompleto e abbia bisogno di azioni da parte tua per essere completato, sia esso urgente o no, grande o piccolo, personale o professionale.
In una certa misura, questa raccolta si svolge automaticamente. Le richieste e-mail archiviate nella posta in arrivo, le notifiche che ti ricordano impegni e task da fare, i memo vocali che richiedono attenzione. Ma ci sono anche altre cose - idee che vagano nella tua testa, progetti che vuoi gestire, cose che intendi affrontare ma che stanno in fondo al cassetto, appunti scritti su pezzetti di carta - che devono essere raccolte e soprattutto messe in atto. Prendi tutte queste cose e mettile in un unico posto.
Come ultima cosa, la più importante: assicurati che anche i tuoi obiettivi personali vengano inseriti in questo elenco.
Suggerimento 1: Puoi provare uno stress tremendo se hai troppe cose da fare che ti rimbalzano in testa. Non sai mai se hai dimenticato qualcosa e avrai sempre quella terribile sensazione di non aver fatto abbastanza. Scrivendo tutto sull’action program, puoi svuotare la mente da questi continui e stressanti solleciti e assicurarti di dare priorità a queste azioni in modo coerente e consistente. Tutto ciò porta con sé il meraviglioso effetto collaterale di migliorare la tua concentrazione, semplicemente perché non hai tutte queste distrazioni che ti ronzano nella mente.
Suggerimento 2: La prima volta che crei il tuo action program impiegherai un po' di tempo a metterlo insieme, forse anche un paio d’ore. Questo non è nient’altro che il costo iniziale per organizzare la tua vita. Tuttavia, una volta che avrai sostenuto questo costo, rimarrai stupito da quanto più controllo hai sul tuo lavoro e sulla tua vita in generale. Inoltre, ci vorrà relativamente poco per mantenere aggiornato il tuo action program dopo questo.
Passaggio 2: potatura
Elabora ora l'elenco che hai creato nel passaggio 1, osservando attentamente ogni elemento della lista. Per ognuno di essi, decidi se è il caso di agire o meno. Ti accorgerai che alcuni elementi che hai inserito nell’elenco non hanno alcuna reale rilevanza per noi, oppure non sono davvero importanti nella nostra scala delle priorità: trovali tutti ed eliminali prontamente dall'elenco.
Passaggio 3: organizzazione e definizione delle priorità
Questo passaggio è suddiviso in tre parti:
- Prima di tutto, rivedi il tuo elenco di progetti e azioni. Raggruppa le singole azioni separate che fanno parte di progetti più grandi. A casa, ad esempio, potresti voler migliorare il tuo bagno e ridipingere il tuo salotto: questi possono andare in un progetto di "Ristrutturazione della casa". Al lavoro, potresti contribuire ai requisiti di un nuovo sistema informatico e potresti dover testare e formare il tuo team su questo sistema: tutti questi vanno in un progetto di "Aggiornamento del sistema informatico". Quello che scoprirai è che una volta che inizi a ordinare gli elementi dell'elenco, sembreranno quasi "organizzarsi" in progetti coerenti (devi anche assicurarti che i tuoi obiettivi personali siano inclusi come singoli progetti).
- In secondo luogo, rivedi questi progetti e classificali in ordine di importanza (ad esempio, codificandoli da A a F). Chiaramente, i tuoi obiettivi personali sono progetti estremamente importanti.
- In terzo luogo, inserisci i tuoi progetti nel tuo action program usando l'approccio che descriviamo di seguito.
L’action program è suddiviso in queste tre parti:
- Catalogo dei progetti: mostra tutti i progetti in cui sei impegnato e le piccole attività individuali che contribuiscono ad essi.
- Elenco attività successive: mostra le piccole attività successive da intraprendere per portare avanti i progetti.
- Elenco attività delegate: mostra i progetti e le attività che hai delegato ad altre persone.
La grande notizia è che, a questo punto, hai già creato la maggior parte del tuo action program: il catalogo dei progetti, ovvero l'elenco di progetti e attività che hai appena completato. In genere, il Catalogo progetti si trova sul retro dell’Action program, poiché spesso è necessario fare riferimento ad esso solo durante un processo di revisione settimanale.
Successivamente, elenca tutte le attività che hai delegato annotandole sotto il nome della persona a cui l’hai delegata, insieme a ciò che avete deciso (deadline, specifiche, check intermedi, etc.). Se non hai ancora delegato nulla o non hai ancora concordato check intermedi, non preoccuparti! Ora stiamo soltanto creando il framework con cui lavorerai - avrai molto tempo per usarlo in seguito! In genere, l'elenco delle attività delegate si trova di fronte al catalogo progetti nel documento dell'action program, poiché è necessario farvi riferimento abbastanza spesso.
Infine, crea la lista delle attività successive dei progetti a priorità più alta - i progetti che desideri e di cui hai bisogno per andare avanti subito - esamina ogni progetto ed elenca quali sono le attività necessarie a portarlo avanti. L'elenco delle attività successive deve trovarsi sulla prima pagina del tuo action program, poiché dovrai riferirti ad esso più volte al giorno.
Suggerimento 1: Se l'attività successiva impiegherà meno di un paio di minuti, allora perché non farla subito? Assicurati, tuttavia, di tornare e completare il tuo action program!
Suggerimento 2: Se uno dei tuoi progetti è di primaria importanza, allora dovrai includere diverse attività successive per questo progetto e mantenere le attività di altri progetti al minimo indispensabile. Tuttavia, se è necessario portare avanti molti progetti "a fuoco lento", è preferibile elencare attività successive per ciascun progetto.
Suggerimento 3: Se possibile, mantieni le tue attività successive piccole e realizzabili, idealmente in modo che non richiedano più di un paio d'ore per essere completate. Questo ti aiuta a mantenere lo slancio sui progetti e migliora fortemente la tua sensazione di aver avuto una giornata produttiva e di successo. Se pensi che un’attività successiva duri più di due ore, analizzala ulteriormente. Ad esempio, se la tua prossima attività è scrivere un rapporto, suddividila in fasi di ricerca, pianificazione, scrittura, verifica dei fatti e modifica. Quindi includi solo la fase di "ricerca" nell’elenco delle azioni successive e metti il resto delle fasi come progetto nel tuo Catalogo progetti.
Suggerimento 4: Potrebbe esserti utile numerare i progetti nel Catalogo progetti (meglio se li numeri 10, 20, 30 e così via, in modo da lasciare spazio per inserire progetti successivamente). Quando poi porti le attività successive nel tuo elenco, potrai inserire anche il numero del progetto, in modo da sapere a quale progetto appartiene l'attività.
Suggerimento 5: Se hai diverse azioni successive, dai la priorità da A a F, a seconda della loro importanza, valore, urgenza e pertinenza ai tuoi obiettivi (Se hai difficoltà a decidere se un'attività è urgente o importante, leggi il nostro articolo sulla matrice di Eisenhower). Quindi monitora il tuo successo nell'affrontare queste attività. Se noti alcune attività"stagnanti" nel tuo elenco, considera se annullare questi progetti o se invece aumentare la loro priorità in modo da affrontarli. Qualunque cosa tu faccia, assicurati di non avere troppe attività nel tuo Elenco attività successive: se ne hai più di 15, inizierai a impantanarti di nuovo. Se l'elenco è troppo disordinato, sposta alcuni dei lavori meno urgenti / importanti nel Catalogo progetti. Se è sottile e poco impegnativo, procurati altre azioni successive dal tuo Catalogo progetti.
Suggerimento 6: Chiediti se ci sono attività che puoi delegare. Quando le identifichi, inseriscile nel prossimo elenco azioni, quello delle attività da delegare, insieme agli orari e alle date del checkpoint concordati.
Passaggio 4: "Lavora" il tuo Action program
Un Action program è in genere abbastanza lungo. Ma non è necessario eseguire l'intero programma ogni giorno. Di solito, ti occuperai solo delle pagine principali, che sono l'elenco delle attività successive e l'elenco delle attività delegate. Alcune attività possono essere specifiche di un certo giorno o di un certo periodo di tempo. A seconda del modo in cui lavori, puoi tenerle nella pagina principale del tuo action program o segnarle nel tuo calendario.
Ricordati di rivedere e aggiornare periodicamente il tuo action program, ad esempio ogni settimana (inserisci nel tuo action program anche questa attività). Elimina o archivia gli elementi che hai completato, sposta gli articoli dal Catalogo progetti alle prime pagine mentre avanzi sui tuoi progetti e aggiungi tutte le nuove azioni che ti sono arrivate.
Punti chiave
Gli action program, come detto, sono versioni ultra-pimpate delle to-do-list. Ti aiutano a convertire i progetti che vuoi portare a termine in piccole attività molto più gestibili grazie ad una struttura a tre livelli:
- L'elenco attività successive elenca le azioni specifiche ed immediate che è necessario eseguire per far avanzare i progetti.
- L'elenco delle attività delegate registra i dettagli dei progetti e delle azioni che hai delegato.
- Il catalogo progetti elenca i progetti su cui vuoi lavorare, insieme ad altre azioni che hai raccolto che contribuiranno al completamento di questi progetti.
Questo approccio ti aiuta a mantenere la concentrazione allo stesso tempo su attività quotidiane e obiettivi a lungo termine, e fa in modo che tu abbia sempre un piano per la "prossima attività" in qualsiasi momento. Questo riduce lo stress, ti mette in controllo e ti dà un vero senso di realizzazione. Inoltre, un action program ti aiuta a gestire e far progredire molti progetti contemporaneamente. Ciò è particolarmente importante man mano che progredisci nella tua carriera e che i lavori che assumi diventano sempre più complessi e stimolanti.
