Alberto Tiboni 
Per quanto possiamo essere professionali, puntuali ed organizzati succede, più di quanto ci piaccia ammetterlo, di trovarci in una di quelle situazioni in cui, senza il minimo preavviso, il numero di attività di cui occuparsi comincia a crescere, con esso crescono esponenzialmente ansia e stress e arriva un momento in cui, senza sapere bene perché, ci rendiamo conto di esserci impantanti e che, proprio come nelle sabbie mobili, ogni azione che intraprendiamo per tentare di uscire di lì sembra avere l'effetto opposto.
Quando ci si trova in un momento di sovraccarico di lavoro finiamo per sentirci sopraffatti, ansiosi e stressati.
Le giornate diventano una corsa contro il tempo e si ha la sensazione di non riuscire a tenere il passo con le richieste e le scadenze. Più rimaniamo in questa condizione e più diventiamo inefficaci e improduttivi finendo in un circolo vizioso che alimenta frustrazione, irritabilità e senso di impotenza.
Conosciamo tutti molto bene questa situazione e, anche se ogni volta che riusciamo ad uscirne ci ripromettiamo di stare più attenti in futuro e di non finire più così, presto o tardi ci ricaschiamo.
Ciò non significa che dovremmo tirare i remi in barca e accettare passivamente la situazione, piuttosto maturare la consapevolezza che può capitare e che capiterà, ma il fatto che possa non deve far sì che diventi la normalità.
Ecco dunque un metodo passo passo da utilizzare tempestivamente quando ci sentiamo sopraffatti dal lavoro, che può funzionare come salvagente in momenti di crisi e, altrettanto, aiutarci a prevenire situazioni di sovraccarico se utilizzato ciclicamente come abitudine:
Vediamole nel dettaglio:
1. Fermati e respira
Il primo passo fondamentale è quello di fermarsi e fare qualche respiro profondo: fermandosi, si dà al proprio corpo e alla mente la possibilità di rilassarsi e recuperare, riducendo lo stress e riallineando il sistema nervoso.
Quando si è in uno stato di sovraccarico di lavoro costante il cervello può entrare in modalità di "sopravvivenza", limitando la capacità di pensiero creativo, di problem solving, di analisi e di prendere decisioni ponderate. Fermandosi, si rompe questo circolo vizioso e si dà spazio ad una modalità di pensiero più chiara e ad una prospettiva più ampia.
Prenditi un momento per respirare profondamente e calmare il sistema nervoso. Ciò aiuterà a ridurre lo stress e a ripristinare le tue capacità cognitive. Fermati e non fare nulla finché non avrai ritrovato un livello minimo funzionale di calma e tranquillità.
In questa fase l'unico obiettivo è quello di "allentare il cappio", ridurre lo stress, l'effetto sarà quello di tornare a sentirci padroni della situazione.
Nota bene:
questo primo punto è fondamentale affinché i prossimi step siano affrontati in maniera efficace, non pensare di poter risolvere una crisi di sovraccarico di lavoro prima di aver calmato i nervi, peggioreresti solo la situazione!
2. Osserva e prioritizza
Una volta che ci siamo concessi di fermarci, è il momento di valutare la situazione analizzandola con ritrovata lucidità.
Se non hai una lista di attività ma tieni tutto in testa è il momento di prendere carta e penna e scrivere una lista di tutto ciò che devi portare a termine. Se non ti piace usare carta e penna puoi usare qualsiasi altro sistema, l'importante è che tu possa vedere fisicamente l'insieme di attività da portare a termine.
Osserva bene la tua lista e Identifica le attività chiave che devono essere affrontate immediatamente, quelle che possono essere posticipate e quelle che non sono realmente importanti. Valuta cos'è sacrificabile, cosa può essere rimandato e cosa, invece, è vitale portare a termine. Per approfondire l'argomento trovi qui l'articolo sulla gestione delle priorità.
Questo ti permetterà di alleggerire la percezione del carico di lavoro e di concentrarti sulle attività che hanno un impatto significativo. Rimanda tutto ciò che può essere rimandato e, se necessario, rendi più morbide quelle scadenze che non sono imprescindibili.
In questa fase l'obiettivo è quello di ristabilire una percezione positiva rispetto alle attività da portare a termine e trovare sollievo dalla sensazione di sovraccarico.
3. Pianifica
A questo punto la situazione dovrebbe essere più chiara, è il momento di dar vita ad un piano operativo per uscire dalla crisi.
Una volta identificate le priorità, è importante pianificare le attività per poter agire con efficacia. Una pianificazione ben strutturata e completa ti aiuterà a visualizzare chiaramente la direzione da seguire, avere maggior controllo su ciò che sta accadendo ed, in ultimo, a superare la procrastinazione che tende ad insinuarsi maggiormente nei momenti di caos.
Cerca di costruire un piano che sia chiaro e sostenibile, non lasciare nulla al caso: è importante che trovi il modo di dare una collocazione temporale a tutte le attività in sospeso. Si potrebbe dire tanto sulla pianificazione, per approfondire leggi l'articolo dedicato "Come pianificare le attività in modo efficace".
In questa fase l'obiettivo è quello di creare un piano d'azione che dia una chiara percezione di direzione e padronanza della situazione.
4. Esegui con focus
Benissimo: ci siamo calmati, ritrovati, sappiamo dove vogliamo adare e come arrivarci.
A questo punto non resta null'altro da fare che.. fare!
Lavorare con focus significa dedicare la tua attenzione completa e concentrare le tue energie su un'attività specifica finché non è completata. Questo ti permette di ottenere risultati più rapidamente ed efficacemente.
Liberati dalle incombenze e dai pensieri che possono distoglierti dal tuo compito principale. Concentrati su una cosa alla volta, segui la pianificazione e sforzati di eliminare qualsiasi distrazione. Vai dritto al risultato, senza compromessi! Dai il massimo senza pensare a nient'altro che all'attività che stai svolgendo.
Dopotutto, a questo punto non dovresti avere altro cui pensare se non eseguire: hai già risolto l'aspetto mentale ed emotivo della crisi di sovraccarico di lavoro nei passi precedenti, non ti resta che lavorare restando focalizzato per sfoltire le attività, una dopo l'altra.
Per approfondire trovi tutto quello che c'è da sapere in questo articolo sullo stato di flusso.
In questa fase l'obiettivo è quello di focalizzarsi esclusivamente su di una attività alla volta e ritrovare una sana ed efficace produttività.
5. Riposa
Questo non è propriamente un passo da seguire, ma un aspetto che deve essere ricordato e considerato: mai sottovalutare l'importanza del riposo!
Il sovraccarico di lavoro può facilmente portare a un senso di affaticamento mentale ed emotivo e, quando protratto a lungo, può portare al burnout.
Prenditi il tempo per riposare adeguatamente, sia durante la giornata lavorativa che al di fuori di essa, soprattutto se il periodo di sovraccarico va avanti da diverso tempo. Assicurati di avere una buona qualità del sonno, dedica del tempo a rilassarti e a fare attività che ti rigenerino, come lo svago, la meditazione o l'esercizio fisico.
Il riposo non è un optional: è una componente fondamentale per una performance lavorativa ottimale. Investire nel tuo benessere e dedicare tempo al recupero ti permetterà di essere più produttivo e focalizzato quando torni al lavoro.
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In conclusione, il sovraccarico di lavoro è una situazione che richiede pazienza e calma per poter essere districata, ma seguendo i passi che abbiamo analizzato in questo articolo sono molto alte la chance di ripristinare una routine giornaliera sana e produttiva in poco tempo. La prossima volta che ti troverai in difficoltà saprai cosa fare!
Inoltre, come anticipato, se prendiamo l'abitudine di fermarci regoralmente ad osservare e prioritizzare le nostre attività, pianificarle con cura ed eseguirle con concentrazione, eliminando il più possibile le distrazioni, difficilmente finiremo in situazioni di crisi.
Sono tanti i modi in cui ci si può sovraccaricare di lavoro, tutti però condividono la stessa radice: la scarsa consapevolezza di un quadro di insieme che, senza gli strumenti adeguati, è difficile da mantenere.
Usa Taskomat ed evita i sovraccarichi di lavoro
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