Come pianificare le attività in modo efficace

Indice dei contenuti

• Perché pianificare è importante
• Come pianificare il tuo lavoro
• Per pianificare, parti sempre dallo scopo

Perché pianificare è importante

Il tempo è l'unica risorsa che non possiamo comprare, spesso però lo sprechiamo o lo usiamo in modo inefficace. Pianificare ti aiuta a pensare cosa vuoi ottenere alla fine della tua giornata, settimana o mese e ti mantiene sulla giusta rotta per raggiungere i tuoi obiettivi. La pianificazione è infatti la capacità di organizzare le proprie attività in modo da poter raggiungere i propri obiettivi nel tempo che si ha a disposizione.

[È molto importante che i tuoi obiettivi siano obiettivi SMART: specifici, misurabili, raggiungibili, realistici e basati sul tempo.]

Quando è fatta in modo efficace, la pianificazione può aiutarti a:

• Comprendere cosa puoi realisticamente fare con il tuo tempo - Abbiamo tutti 24 ore a disposizione nell’arco di una giornata e diverse attività da svolgere. Prima di pianificare, dobbiamo avere chiara quale sarà la nostra disponibilità e l’effort richiesto per ogni attività. In altre parole, dobbiamo stimare le ore necessarie per completare i nostri progetti e capire come distribuirle lungo le nostre giornate. 
   
• Avere sempre abbastanza tempo per le attività essenziali - Esistono attività più importanti ed altre meno importante. Le attività essenziali sono quelle che ti fanno realmente progredire nei tuoi progetti lavorativi o verso la realizzazione di altri obiettivi. È fondamentale comprendere quali sono queste attività essenziali, dette anche must have,  in modo da ricavare tempo per queste anche a scapito di altre.
   
• Gestire un tempo di buffer per le urgenze impreviste - Anche se ci sforziamo al massimo per migliorare le nostre capacità di pianificazione, ci saranno sempre delle attività urgenti o impreviste. Per cui, invece di farti prendere alla sprovvista quando ciò accade, impara a pianificare un po’ di tempo extra per gestire questo tipo di attività.
   
• Evitare di prendere più lavoro di quanto tu possa effettivamente gestire - Pianificare correttamente le proprie attività significa anche razionalizzare al meglio il proprio carico di lavoro. Senza un’adeguata visione settimanale e mensile dei propri obiettivi di budget e di tempo disponibile sarà sempre complicato raggiungere un buon livello di produttività senza andare in burnout
   
• Lavorare costantemente verso i tuoi obiettivi personali e di carriera - Pianificare ti permette di creare una direzione verso la quale tendere. Pianificare significa tracciare una rotta che conduce al completamento di un progetto o alla realizzazione di un obiettivo: senza la pianificazione non avrai mai consapevolezza di dove ti trovi e dei progressi fatti
   
• Raggiungere l’equilibrio tra vita lavorativa e vita privata - Senza un’adeguata pianificazione è impossibile raggiungere un buon equilibrio tra lavoro e tempo libero, perché i confini tra questi due sono sempre molto sfumati, specie se sei un professionista. Se non impari a mettere paletti e a pianificare le tue attività solo in determinate ore, presto finirai per lavorare anche alle 21 di venerdì.

Come pianificare il tuo lavoro

Inizia impostando un appuntamento fisso settimanale in cui ti dedicherai esclusivamente alla pianificazione delle tue attività. Dovrà essere un giorno e un orario preciso che bloccherà la tua agenda per almeno una mezz’ora, ad esempio potrebbe essere ogni venerdì alle 16: questo ti aiuterà a sviluppare l’abitudine molto più velocemente.

Scegli uno strumento di pianificazione adatto alla tua situazione, all'attuale struttura del tuo lavoro, al tuo gusto personale e al tuo budget. Esistono diversi strumenti tra cui scegliere, ma il modo più immediato per farlo è sicuramente carta e penna. Se vuoi qualcosa di più automatizzato, Taskomat™ fa sicuramente al caso tuo.

Una volta stabiliti il giorno in cui ti dedicherai alla pianificazione e lo strumento che utilizzerai, inizia a pianificare nel modo seguente:

Come pianificare: identifica il tempo disponibile

Il primo passaggio è decidere il tempo massimo disponibile, ovvero il tempo che desideri rendere disponibile per la pianificazione del tuo lavoro (es: 7 ore al giorno). La quantità di tempo che dedichi al lavoro dovrebbe riflettere la misura del tuo lavoro e dei tuoi obiettivi: se hai obiettivi grandissimi ma vuoi pianificare solo 1 ora al giorno, beh qualcosa non va.

Ad esempio, se stai cercando di chiudere un progetto urgente, potrebbe essere una buona idea lavorare oltre le normali ore ogni giorno. Se invece in alcuni mesi dell’anno vuoi avere più tempo per le attività fuori dal lavoro, potresti decidere di rendere disponibili alla pianificazione meno ore, ma a budget più sostanziosi.

Come pianificare: pianifica subito le attività essenziali

Pianifica subito le azioni che devi assolutamente eseguire per portarti avanti nel lavoro. Ogni volta che esegui un’attività essenziale, fai un passo avanti verso il tuo obiettivo o verso il completamente del progetto: ecco perché è fondamentale pianificare queste attività per prime e in giorni ben precisi, senza di esse tutte le altre attività non avrebbero senso.

Se il tuo obiettivo è pubblicare un’app, dovresti pianificare tutte le azioni essenziali affinchè ciò avvenga: il kick-off di progetto, le milestone di programmazione, etc. Per comprendere bene quali sono queste attività essenziali, leggi il nostro articolo sulla matrice di Eisenhower.

Come pianificare: pianifica le attività ad alta priorità

Esamina la tua to-do-list e identifica le attività ad alta priorità, le attività urgenti e le attività che non possono essere delegate. Pianificale subito dopo quelle essenziali.

Cerca di pianificare queste attività per le ore del giorno in cui sei più produttivo - ad esempio, alcune persone sono più energizzate ed efficienti al mattino, mentre altre si concentrano più efficacemente al pomeriggio o alla sera. 

Identificare i propri momenti di picco è molto importante perché sono i momenti in cui l’energia personale si esprime meglio: è fondamentale pianificare le attività importanti per quelle ore. Per determinare i tuoi momenti di picco puoi chiederti “In quale parte della giornata mi sento più entusiasta? più creativo? più nel flusso?” (Puoi approfondire il concetto di stato di flusso nel nostro articolo di approfondimento). 

Una volta identificati i tuoi picchi, potrai pianificare le attività ad alta priorità durante quelle ore, mentre potrai pianificare le altre attività per le ore in cui ti senti più stanco.

«Gestire l'energia, non il tempo, è la chiave per le alte prestazioni»
Jim Loehr

Come pianificare: pianifica del tempo di buffer

Pianifica sempre un po' di tempo in più per far fronte alle emergenze e agli imprevisti. Sarà l'esperienza a darti la misura di questo tempo di buffer: in generale, più imprevedibile è il tuo lavoro, più tempo di buffer ti servirà.

Ricorda che le frequenti interruzioni finiscono per consumare tutto il tuo tempo: impara a gestirle in maniera efficace se vuoi ridurre il tempo di buffer. Più sei incline a distrarti, più avrai bisogno di un cuscinetto di tempo in cui completare le attività che avevi pianificato. Se vuoi approfondire l’argomento, puoi leggere il nostro approfondimento su come migliorare la concentrazione.

Ovviamente alcune interruzioni saranno difficili da prevedere, per cui lascia sempre un po’ di tempo extra nella tua pianificazione, avrai la flessibilità necessaria per riorganizzare le attività o gestire problemi imprevisti.

Come pianificare: analizza la tua pianificazione 

Ricorda: il lavoro non è tutto. Nella vita avrai sempre bisogno di abbastanza tempo libero per gestire cose anche più importanti di quelle lavorative, come ad esempio la salute, le relazioni e gli affetti in generale. Pianificare troppe ore di lavoro per completare prima il progetto porterà il risultato opposto: ti sentirai spossato, demotivato e in costante affanno. Queste cose, sul lungo periodo, determineranno il fallimento di molti dei tuoi progetti.

Per cui, dopo aver pianificato le attività essenziali, quelle ad alta priorità, quelle a priorità più bassa e del tempo di buffer, occorre analizzare ciò che viene fuori. La tua pianificazione è in linea con i tuoi obiettivi? Ti garantisce abbastanza tempo libero per fare altre cose e magari portare avanti progetti extra-lavorativi? Le deadline che avevi ipotizzato sono realistiche? (Per approfondire l’argomento deadline, puoi leggere il nostro articolo su come gestire una deadline senza stress).

Se in questa fase scopri di aver sbagliato qualcosa, sarà necessario tornare alle fasi precedenti e chiederti se tutte le attività pianificate siano davvero necessarie. Può darsi che alcune cose possano essere cancellate, delegate, o comunque affrontate in un modo più efficiente.

Peraltro, uno dei modi più importanti per costruire il proprio successo è proprio massimizzare la leva che puoi ottenere con il tuo tempo: aumenta la quantità di lavoro delegando ad altre persone le attività non chiave, e utilizza la tecnologia per automatizzare quanto più possibile il flusso di lavoro. Senza un rigoroso processo di pianificazione non potrai mai avere accesso a questa metodologia di lavoro.

Come pianificare: rendi la pianificazione settimanale una routine

L’appuntamento settimanale di cui abbiamo parlato a inizio paragrafo deve diventare una routine. Una volta che avrai preso il via con la pianificazione, usa questo appuntamento fisso per pianificare nuove attività e per revisionare quanto fatto, ed eventualmente correggere la pianificazione futura.

Come detto in precedenza, pianificare ti permette di creare una direzione verso la quale tendere, per cui è fondamentale fare dei controlli frequenti per vedere se si sta rispettando la tabella di marcia.

Per pianificare, parti sempre dallo scopo

Saper pianificare in maniera efficace ha molto a che fare con altre capacità legate alla produttività personale: la capacità di porsi degli obiettivi e la capacità di gestire il proprio tempo. Pianificare, a conti fatti, è la sintesi di queste due capacità. Se sei interessato ad altre strategie per aumentare la tua prodittività, leggi il nostro articolo 25 consigli per aumentare la produttività personale.

Pianificare significa infatti allocare il proprio tempo per raggiungere un obiettivo entro una certa data. Ecco perché per pianificare in modo efficace occorre sempre partire dallo scopo, ovvero dall’obiettivo che vuoi raggiungere.

Partire dallo scopo ti permette di discernere molto più facilmente quali delle attività sono essenziali e quali no. Quando hai chiaro l’obiettivo da raggiungere e la data entro cui raggiungerlo, per te sarà molto più facile distinguere tra:

• MUST HAVE - I must have sono le attività essenziali e quelle ad alta priorità. Si tratta di attività assolutamente fondamentali per raggiungere l'obiettivo e dovrebbero avere la massima priorità di risorse e di tempo.
   
• SHOULD HAVE - I should have sono attività importanti ma non critiche. In sede di analisi dovrai valutare molto bene se cancellarle, delegarle o tenerle per te, soprattutto se la pianificazione non ti soddisfa. Lasciarle fuori potrebbe ridurre l'impatto del tuo risultato ma non comprometterlo.
   
• NICE TO HAVE - I nice to have sono attività opzionali o a bassa priorità. Si tratta delle attività che puoi delegare o annullare senza troppi pensieri: non averli non influenzerà il risultato del tuo obiettivo.

Ricorda infine che pianificando le tue attività regolarmente sarai in grado di massimizzare la tua efficacia, la tua efficienza e la tua puntualità. E, cosa ancora più importante, potrai ridurre drasticamente i tuoi livelli di stress.