Enrico Pacassoni 
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Come gestire le priorità quando si scontrano
Probabilmente sai già cosa succede quando hai priorità contrastanti. Prima di tutto, la qualità del tuo lavoro inizia a risentirne, specie se lavori più velocemente o in regime di multitasking, oppure, in alternativa, potresti consegnare il lavoro più tardi di quanto promesso. Oppure ancora, potresti lavorare lunghissime ore di filata per portare a termine tutto.
Sebbene ciò possa rivelarsi efficace a breve termine, può portare a un aumento dello stress, prestazioni inferiori, e a lungo andare può portare al burnout.
Questo significa che se non impariamo a gestire le priorità in conflitto, a lungo andare i nostri clienti potrebbero subire ritardi o disservizi e rimanere delusi del nostro lavoro, il che influisce sulla reputazione e sui rapporti di lavoro. Questo può quindi farci perdere ulteriori opportunità lungo la strada, come nuovi progetti interessanti o nuovi clienti.
Quindi, come puoi gestire le richieste contrastanti in modo più efficace e fare in modo che tutti rimangano felici?
1. Pianificare il lavoro in modo efficace
Il primo passo da fare per gestire al meglio le priorità in conflitto è chiarire le tue priorità attuali e gestire la tua pianificazione in modo efficace. Questo ti aiuta a sapere in dettaglio cosa puoi fare e quando, in modo da poter negoziare le scadenze in modo credibile e gestire le aspettative delle persone quando arrivano da te con nuovi progetti.
Dove non puoi inserire un'attività nella tua pianificazione, una cosa ovvia da fare è ritardare le attività che non sono urgenti o non sono particolarmente importanti.
A volte, tuttavia, potrebbe non essere chiaro quali siano i compiti e progetti con la massima priorità. In questo caso, esistono diversi strumenti che possono aiutarti a stabilire le priorità in modo efficace, tra i quali uno dei più utili è la Matrice urgente / importante di Eisenhower. Questo strumento ti aiuta a decidere se un'attività o un progetto deve davvero essere fatto in questo momento.
Dopo aver valutato le tue priorità, può essere utile verificarle con chi ci ha commissionato il progetto: la tua valutazione delle priorità coincide con la loro?
Dopodichè, aggiungi tutte le attività del progetto nella tua lista di cose da fare (o nel tuo action program) e mettile in pianificazione. In questo modo saprai quindi quali attività sono realmente in conflitto, per quali attività potresti dover negoziare nuove scadenze e dove avrai bisogno di aiuto per portare a termine le cose in tempo.
2. Negoziare le scadenze
Una volta che hai chiarito le tue priorità, identifica le eventuali scadenze che devi rinegoziare. A volte questo compito potrebbe essere semplice, ad esempio quando la scadenza viene posticipata solo di un giorno o due, altre volte potrebbe essere invece necessario posticipare una scadenza di alcune settimane o rinegoziare la consegna di un progetto in blocchi più piccoli.
In questa fase può essere utile spiegare i motivi per cui hai classificato le tue priorità nel modo in cui hai fatto ed evidenziare le conseguenze di non riorganizzare le scadenze come suggerisci. Attenzione a questo passaggio in quanto è molto delicato: un cliente potrebbe non apprezzare il fatto che tu posticipi i suoi progetti per lavorare ad un altro progetto.
3. Gestisci le aspettative
Per fare in modo di limitare l’insorgere di problemi legati alla gestione delle priorità, è molto importante gestire le aspettative delle persone prima di prendere nuovi progetti. Ad esempio, durante una riunione con un tuo cliente su un possibile nuovo progetto, comunica le tue priorità attuali e concorda una data di completamento in base al tuo carico di lavoro attuale.
Oppure, se hai appena iniziato a lavorare con un nuovo cliente che non conosce bene le tue abitudini di lavoro, fagli sapere quando inizierai a lavorare sul suo progetto.
È anche importante gestire le aspettative su qualsiasi attività o progetto su cui stai già lavorando. Ad esempio, se sei in ritardo sulla pianificazione di un progetto per un tuo cliente, fagli sapere che potresti doverlo consegnare più tardi del previsto. Tuttavia, chiaramente non vuoi che questa diventi un'abitudine: impara a stimare il tempo in modo accurato in modo da impostare scadenze realistiche. A questo proposito, puoi leggere il nostro articolo Come rispettare una deadline senza stress.
4. Sii professionale
Può essere stressante destreggiarsi tra le priorità e le aspettative delle persone. Questo stress può farti sentire esausto ed è fin troppo semplice alleviare la tensione aggredendo gli altri, ignorando le scadenze e autocommiserandosi.
È qui che è importante essere professionali. La tua professionalità, specialmente durante i periodi di forte pressione, è ciò che meglio dimostra il tuo carattere a chi ti circonda. Inoltre, impara a gestire le tue emozioni in modo efficace, anche quando sei sovraccarico.
5. Sii flessibile
Infine, è importante essere flessibili: potrebbero esserci momenti in cui non sarai in grado di rinegoziare le scadenze o delegare compiti ad altre persone. Quindi sii pronto a fare un lavoro extra, se e quando appropriato, per fare in modo che le persone siano soddisfatte. Assicurati solo che questo non accada troppo spesso.
Come difendere le tue priorità
Quando devi ridefinire le priorità di compiti e progetti, ci saranno momenti in cui altre persone non saranno d'accordo con le tue scelte. Se ciò accade, prova a negoziare una nuova scadenza che funzioni per entrambi. Se continuano a insistere sul fatto che il loro progetto o compito è più importante di quello su cui devi lavorare, allora devi imparare a difendere le tue priorità, idealmente senza danneggiare la tua relazione.
Ad esempio, immagina di aver appena detto al tuo collaboratore che non puoi finire il report fino a domani, perché un tuo cliente importante ti ha chiesto di completare un'attività che richiederà il resto della giornata. Tuttavia, il tuo collaboratore non te la farà passare liscia, in quanto secondo lui il report di cui ha bisogno richiede solo 30 minuti del tuo tempo. Ai suoi occhi, sei irragionevole.
Inizia mostrando empatia. Comunicagli che capisci perché si sente frustrato o turbato. Quindi, spiega le tue esigenze in modo chiaro ma assertivo. Ad esempio, ribadisci che devi completare il progetto del tuo cliente entro le 5:30. Devi mantenere la promessa che hai fatto al tuo cliente, quindi è essenziale che dedichi la tua attenzione a questo compito.
Una volta spiegate le tue esigenze, lavora per raggiungere un compromesso, come ad esempio lavorare sulla relazione domani mattina prima di ogni altra cosa.
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