Cos'è la produttività?

Indice dei contenuti

• Cos'è la produttività personale?
• Cosa significa per te "Produttività"?
• Dovresti preoccuparti di aumentare la produttività?
• Come puoi essere più produttivo?
• I pilastri della produttività personale
• Falsi miti sulla produttività e gestione del tempo
• La produttività oltre la citazioni e le to-do-list

Cos'è la produttività personale?

In un contesto puramente economico, la produttività è l’unità di misura dell’output dato un certo input. Ad esempio, in agricoltura, un ettaro di terra che produce 10 cocomeri non è molto produttivo, mentre un ettaro che ne produce 1000 lo è sensibilmente di più. In altre parole, la produttività è l'unità di misura dell’efficienza. Dimenticandoci per un attimo del campo di cocomeri e facendo zoom sull'attività umana, esistono due tipi di produttività:

• Produttività della forza lavoro: la quantità totale di beni e servizi che i lavoratori producono in un determinato periodo.
• Produttività personale: l'output rilevante di un individuo in un determinato periodo.

Una nota sulla definizione di produttività personale. Per output rilevante, intendo dire che se vuoi essere realmente produttivo, devi lavorare sulle cose giuste. Puoi essere molto produttivo e ottenere dei buoni risultati, ma i risultati ottenuti potrebbero essere inutili. Solo quando ti concentri su un output in linea con i tuoi obiettivi ottieni le cose giuste. Solitamente si tratta di cose che migliorano la tua situazione lavorativa o, in generale, la tua vita. Inoltre, è importante esaminare la produttività in un determinato periodo, preferibilmente mensile. L'output coerente con gli obiettivi è ciò che guida i risultati. Se ti va di approfondire, puoi leggere il nostro articolo sugli Obiettivi SMART.

Lo scrittore Charles Duhigg, nel suo libro Smarter Faster Better, descrive perfettamente questo concetto: definisce la produttività come «fare certe scelte in certi modi che ci spingono dall'essere semplicemente occupati all'essere genuinamente produttivi.» Essere occupato è ben diverso dall'essere produttivo e la differenza sta tutta negli obiettivi che ci poniamo. 

Cosa significa per te "Produttività"?

L'approccio alla produttività di Tony Robbins si concentra sui modi in cui le persone possono sistematizzare e gestire meglio le loro vite in modo da avere più tempo per fare ciò che vogliono.

Se dovessi dire cosa rappresenta per me il concetto di produttività, non avrei dubbi: ottenere i risultati desiderati nel minor tempo possibile. Sono arrivato a questa conclusione perchè ho capito che ogni volta che mi sono ripromesso di essere “più produttivo”, in realtà il mio fine era perseguire i miei obiettivi professionali dedicando però più tempo a ciò che realmente conta: la mia vita. Mi trovo quindi molto allineato con il concetto di Tony Robbins.

La cosa interessante è che sia l'approccio di Duhigg sia l'approccio di Tony Robbins hanno qualcosa da insegnarci. Non esiste uno migliore dell'altro, sono facce della stessa medaglia: è solo una questione di capire quale risuona meglio con noi. Prenditi un attimo per riflettere su cosa significa per te la parola "produttività", meglio ancora se "produttività personale".  

Dovresti preoccuparti di aumentare la produttività?

I nostri driver economici stanno velocemente cambiando e il concetto di produttività sta diventando una preoccupazione sempre più importante. Disponiamo tutti di 24 ore al giorno, e viverle in maniera produttiva è la via migliore per sfruttarle al meglio: work smarter, not harder. A prescindere da quale sia il significato che diamo alla parola “produttività”, tutti noi vorremmo ottenere migliori risultati con minor sforzo. Ma come è possibile calcolare la produttività, e magari aumentarla?

Il primo passo è trovare dei modelli di produttività cui ispirarti. Trovare persone che incarnano il concetto di produttività che risuona con te è molto importante: preferisci il tuo collaboratore fanatico delle to-do-list e dei tecnicismi o quello che pianifica la sua giornata in anticipo e temporizza ogni sua attività? Ispirarsi a modelli di produttività che risuonano con noi è molto importante: ci fa capire in anticipo cosa può significare applicare tali modelli alle nostre vite, sia al lavoro che a casa.

Se in questo passaggio senti il bisogno di un po' di ispirazione, puoi leggere il nostro articolo 25 consigli per aumentare la produttività personale.

Il secondo passo è infatti applicare tali modelli alle nostre vite, e per farlo occorre sviluppare quelle nuove abitudini in grado di renderci più produttivi, come ad esempio l'abitudine di stimare il tempo delle nostre attività e di pianificarle su giorni specifici. Questo passaggio è molto importante: non è sufficiente implementare delle attività casuali nella propria routine per diventare più produttivi, occorre prorpio creare un sistema che ci porti ad esserlo giorno dopo giorno. 

Come puoi essere più produttivo?

Innanzitutto: leggere libri sulla produttività non ti aiuterà ad essere più produttivo se poi non applicherai alcun principio all’interno della tua vita. Lo stesso dicasi per software o strumenti come Taskomat™: abbonarsi ad una piattaforma digitale non ti rende automaticamente più produttivo, ti può però aiutare sensibilmente a creare delle abitudini produttive all’interno della tua routine quotidiana.

Lo strumento più utile alla tua produttività personale è senz’altro il tuo mindset: trasforma i tuoi “should” in “must”, trasforma le tue to-do list quotidiane in tappe verso un obiettivo e considera questi suggerimenti:

• Cerca di essere sistematico: stabilisci un tempo limite per portare a termine le tue attività ogni giorno. Un piano più chiaro significa anche maggiore probabilità di raggiungere i tuoi obiettivi. Crea un programma per la tua giornata e portalo a termine! Se vuoi approfondire, puoi leggere il nostro articolo su Come pianificare in modo efficace.
   
• Chunking: cambiare attività spesso è uno dei maggiori sprechi di tempo dei nostri giorni. Invece, raggruppa attività simili in blocchi di tempo e concentrati solo su di esse. Il chunking non solo riduce di tantissimo il tempo sprecato, ma ti aiuta anche a capire quali sono le tue priorità. Ne parliamo anche nell'articolo Come migliorare la concentrazione.
   
• Migliora la tua gestione dell'attenzione: senza un'adeguata autodisciplina non saremo mai in grado di direzionare l'attenzione dove vogliamo noi, così da essere produttivi. Gestire la propria attenzione in questi tempi pieni di distrazioni può essere una sfida difficile, puoi approfondire l'argomento con il nostro articolo sulla Compartimentazione, un meccanismo psicologico che ci aiuta in questo processo
   
• Considera di iniziare a meditare: la meditazione è uno degli strumenti più potenti per migliorare la propria produttività per diversi motivi: ci dona più chiarezza, ci aiuta a concentrarci e a gestire al meglio la nostra energia. Se vuoi approfondire abbiamo scruitto un bell'articolo sulla Meditazione come strumento di produttività.
   
• Action program: invece di utilizzare delle semplici to-do-list, inizia ad utilizzare gli Action Program, ovvero dei piani d’azione orientati ai risultati. Oltre alle cose da fare, gli Action Program comprendono infatti obiettivi a breve, medio e lungo termine e ti aiutano a pianificare il tuo tempo in linea con essi. Se vuoi approfondire, abbiamo scritto una guida utilissima sugli Action Program.
   
• Crea la abitudini che desideri: sfrutta a fondo il potere delle abitudini e la produttività arriverà di conseguenza. Spesso, sbagliando, crediamo che per essere produttivi occorra rivedere completamente la nostra vita. È invece molto più probabile che alcune piccole modifiche alle nostre routine migliorino notevolmente i nostri risultati. Puoi approfondire leggendo l'articolo su Come organizzare il lavoro per essere più produttivo.
   
• Aiuto esterno: infine, è sempre un’ottima idea quella di poter contare su aiuti esterni come ad esempio letture, coaching o strumenti digitali come Taskomat™: un aiuto esterno può velocizzare sensibilmente il processo di creazione di buone abitudini. Ma senza un reale switch di mindset, tale aiuto potrebbe portare risultati inferiori alle aspettative. 

I pilastri della produttività personale

Qualsiasi suggerimento sulla produttività o qualsiasi sistema di pianificazione sarà molto meno efficace se non ci sforziamo di sviluppare questi 4 pilastri che ora vedremo insieme. La produttività personale è infatti come un edificio: se vogliamo che duri nel tempo deve poggiare su solide basi, altrimenti crollerà al primo soffio di vento.

Mentalità corretta

Si potrebbero scrivere interi libri su questa parola: mente. In questa sede prenderemo in esame solo ciò che ci interessa. La tua mente ha un ruolo molto importante nella tua produttività personale, perché dà forma ai tuoi pensieri, ai tuoi atteggiamenti e alle tue abitudini.

In questa sede mi vorrei soffermare sulla distinzione tra mentalità fissa e mentalità di crescita, descritta dalla psicologa Carol Dweck nel suo libro Mindset. Le persone con mentalità fissa vedono l'intelligenza e il talento come due qualità statiche che definiscono chi li possiede, le persone orientate alla crescita sanno che con il lavoro e la pratica, possono essere brave in qualsiasi cosa. 

Avere una mentalità di crescita è fondamentale affinchè si costruisca una giusta motivazione interna al proprio miglioramento, e di conseguenza ad una adeguata produttività personale. Per approfondire il concetto, puoi leggere il nostro articolo sulla motivazione intrinseca.

Attività fisica

Ricordo qualche anno fa, quando non ero fisicamente attivo come lo sono oggi. Mi trascinavo a casa dal lavoro, stanchissimo, mi sdraiavo sul divano e guardavo la TV fino ad addormentarmi. Quando ho cambiato le mie abitudini e ho iniziato ad allenarmi, la mia vita è cambiata per sempre.

Molti aspetti della mia vita sono cambiati grazie all'esercizio regolare. Ho notato ad esempio che i miei livelli di energia sono molto più alti di prima, e questo mi da modo di essere molto più creativo. Non è raro che trovi una soluzione a problemi legati al lavoro nel mezzo delle mie sessioni di allenamento. L'esercizio offre poi innumerevoli altri benefici alla tua vita: puoi controllare il peso, migliorare l'umore e godere di un sonno migliore.

Fare attività fisica è quindi molto importante per aumentare la propria produttività, se non necessario. Lo è in maniera diretta, perchè contribuisce a rifornire di ossigeno il cervello e quindi mantenere alti i livelli di energia, lo è anche in maniera indiretta perchè migliora l'umore e la qualità del sonno, entrambi aspetti fondamentali per tenere alta la propria produttività personale.

Nutrizione ottimale

A mio parere, il tema della nutrizione è diventato troppo complesso al giorno d'oggi. Sembrano esserci troppe regole da seguire e sembra soprattutto che non esista più il buon senso. Inoltre, dal momento che ogni strategia alimentare sembra essere migliore delle altre, come si può effettivamente scegliere lo stile alimentare che si adatta meglio a noi?

La verità è che ci sono molti miti riguardo alla nutrizione e che una dieta perfetta che si adatta a tutti non esiste. Ci sono però alimenti che possono renderti più o meno produttivo (ad esempio è dimostrato scientificamente che assumere troppi zuccheri ha effetti negativi sulla concentrazione) e prestare attenzione alla tua alimentazione avrà un impatto considerevole sulla tua produttività. 

Il consiglio generale è quello di trovare un proprio equilibrio alimentare, evitando al contempo tutti quei cibi che sai essere realmente dannosi, sia per te che per la tua produttività. Ad esempio, se sai di dover dedicare il pomeriggio alla stesura di un importante documento, opta per un pranzo leggero a base per lo più vegetale: così potrai destinare la tua energia alle attività intellettuali piuttosto che alla digestione. La tua produttività ringrazierà sentitamente.

Abbastanza sonno

Tutti gli elementi che abbiamo discusso finora sono molto importanti per tenere livelli alti di produttività personale, ma senza un adeguato sonno potrebbero risultare persino inutili. La mancanza di sonno non è solo collegata a un degrado delle performance mentali e fisiche, ma anche ad un vero e proprio degrado neurologico: a lungo andare, dormire poco avrà effetti devastanti sui tuoi neuroni e la tua memoria. 

Inoltre è stato dimostrato che la mancanza di sonno abbassa drasticamente le prestazioni e il livello di concentrazione e vigilanza. È addirittura associata all'aumento di peso, al diabete di tipo 2 e ai problemi di memoria. Per un freelance o aspirante tale diventa fondamentale imparare a gestire la propria produttività per evitare di finire a lavorare su un progetto alle 3 di notte. Avere orari regolari e, soprattutto, un sonno regolare, ci consente di calibrare al meglio i nostri bioritmi e quindi, in ultima analisi, essere più energici e produttivi.

Di quanto sonno abbiamo dunque bisogno? Anche qui, non c’è una risposta che vada bene per tutti. Le classiche 8 ore di sonno ininterrotto sono una buona soluzione per la maggior parte di noi, ma non è detto che possano essere ottimali per te e per la tua produttività personale. Sentiti quindi libero di testare la durata del tuo sonno, magari anche in più blocchi durante l’arco delle 24 ore.  Alcuni accorgimenti che ti possono aiutare a dormire meglio sono i seguenti:

• Cambia spesso le lenzuola.
• Assicurati che la tua camera sia abbastanza buia e silenziosa. Se necessario, acquista una mascherina per gli occhi e tappi per le orecchie.
• Tieni la camera da letto pulita e in ordine.
• Regola la temperatura della stanza
• Evita di lavorare in camera da letto
• Evita di bere caffè o di fare esercizio poco prima di andare a letto.
• Evita i pasti pesanti prima di andare a letto
• Cerca di trovare un ritmo di sonno regolare da seguire ogni giorno
• Spegni TV, computer e smartphone prima di andare a letto.
• Leggi un libro (ma niente di troppo stimolante) 

Falsi miti sulla produttività e gestione del tempo

Ci sono molte idee sbagliate su cosa significhi veramente gestire il proprio tempo ed essere produttivi. Diamo un'occhiata ad alcuni dei suggerimenti più comuni e valutiamo se sono effettivamente veri.

Si tratta di gestire il tuo tempo. 
Falso.

Partiamo da una considerazione: “Time management”, o in italiano “gestione del tempo” è in realtà un termine improprio.

Jordan Cohen, autore di "Make Time for the Work That Matters", afferma che non si tratta di gestire il tempo di per sé, ma di quanto riusciamo ad essere produttivi. Lo paragona alla differenza tra lo stare a dieta e l'essere sani: puoi stare a dieta quanto vuoi, ma non sarai necessariamente più sano - allo stesso modo, puoi prestare molta attenzione a come passi il tuo tempo, ma ciò non significa che sarai più produttivo

Teresa Amabile, ricercatrice presso la Harvard Business School e coautrice di “The Progress Principle”, la cui esperienza in questo campo deriva dalla lettura di migliaia di diari di lavoro di lavoratori, sostiene che - più che il tempo - è cruciale saper gestire il proprio carico di lavoro complessivo.

Il principio è molto semplice ed intuitivo: se non tieni d'occhio gli impegni che hai preso o che stai prendendo, non esiste una tecnica di gestione del tempo che ti possa aiutare.

“È possibile dire di no. È possibile negoziare. Impariamo a farlo."

Hai solo bisogno di trovare il giusto sistema o approccio. 
Falso.

"Avere un sistema può essere utile, ma ci vuole molto di più", dice Amabile. Ciò che funziona per una persona, non funzionerà necessariamente anche per un'altra persona. La chiave è sperimentare continuamente con le tecniche.

"Alcune cose possono o non possono funzionare in un particolare contesto o situazione", dice Cohen. Prova diversi approcci: provali davvero. Non dichiarare fallimento dopo una sola settimana: imposta le giuste metriche per misurare i risultati (tempo stimato, tempo lavorato, efficienza, etc.) e datti tutto il tempo necessario.

Se lo ritieni utile, considera l'idea di coinvolgere qualcun altro per aiutarti nella fase di valutazione.

Devi dedicare del tempo a cambiare le tue abitudini. 
Più o meno vero.

Una delle più grandi sfide in questo processo è quella di riuscire ad innestare un sistema di time management all’interno delle proprie abitudini.

Amabile consiglia di iniziare gradualmente - "Non cambiare le tue abitudini, lascia che si modifichino da sé nel corso del tempo. Piccoli cambiamenti ripetuti possono fare una grande differenza. L'approccio migliore è iniziare con alcune piccole cose. I progressi in questo contesto potrebbero significare che ti trovi con un po' di tempo in più ogni giorno in cui puoi riflettere e pensare."

Il successo in questo campo dipende da te - e solo da te.
Più o meno vero.

"Non c'è nessuno che è responsabile di quanto sei produttivo", dice Cohen.

In questo senso, il concetto di produttività poggia tutto sulle tue spalle. È chiaro, in un contesto di lavoro ci si aspetta sempre che tu sia produttivo, è un concetto dato per scontato, quindi la cosa migliora da fare è prendersi cura personalmente della propria produttività.

Ma Cohen e Amabile dicono entrambi che non puoi farlo da solo. Se ti trovi in un team in cui ci sono pressioni per risposte immediate o inversioni di tendenza su tutte le richieste o non c'è spazio per alcun tipo di rallentamento, è molto difficile gestire il proprio tempo e la propria produttività da soli. 

Questo perché le organizzazioni mettono inconsapevolmente davanti a te molti ostacoli per portare a termine il tuo lavoro: strategia poco chiara, processi non sempre funzionanti, interruzioni continue.

Per i freelance che lavorano da soli, i professionisti solitari, ottenere il controllo sul proprio carico di lavoro è da un lato molto più semplice, dall’altro scoraggiante - soprattutto se non ci si è mai posti questo problema.

È molto più semplice perché non hai troppi collaboratori che ti distraggono e a cui devi rendere conto delle tue abitudini di lavoro, è scoraggiante perché di fatto è un percorso di miglioramento che va affrontato in solitaria, senza alcun compagno di viaggio. 

Conoscere la differenza tra ciò che si pensa funzioni e ciò che effettivamente funziona è però il primo grande passo nella giusta direzione.

La produttività oltre la citazioni e le to-do-list

È impossibile dire a priori quale forma prenderà la produttività nella tua vita. Il consiglio generale è quello di focalizzarsi sul proprio scopo personale e sulla creazione di abitudini durature piuttosto che rincorrere infinite to-do list. Pensa costantemente a cosa ti spinge ad essere produttivo: qual è il fine che sta spingendo le tue azioni? Vuoi essere la versione migliore di te stesso? Vuoi avere più tempo per la tua famiglia? Vuoi guadagnarti la tua indipendenza finanziaria?

Mantenere alta l’attenzione sul tuo scopo ti aiuterà a trovare le motivazioni al tuo interno, riducendo così la probabilità di perdersi nella giungla degli innumerevoli strumenti e consigli sulla produttività.