I reali costi del tuo stack di produttività

SOFTWARE E PRODUTTIVITÀ - Tutti noi che gestiamo il nostro lavoro in autonomia abbiamo bisogno di software in grado di supportare la nostra attività giornaliera. Se così non fosse, sarebbe davvero difficile per noi riuscire a portare avanti la nostra attività, data la moltitudine di cose che abbiamo da fare e il tempo limitato a disposizione.

Abbiamo quindi bisogno di un calendario per i nostri impegni, una to-do-list con cui organizzare i nostri task, uno strumento per pianificare e tenere traccia del tempo, un foglio excel con cui calcolare qualche dato economico, una piattaforma con cui condividere il lavoro con i nostri collaboratori, un software di fatturazione e sicuramente mi sono dimenticato qualcosa.
 

L'insieme dei software che utilizzi per portare avanti il tuo lavoro è il tuo stack di produttività.

Non sto parlando dei tool di email marketing, di wordpress o di autocad. Questi sono strumenti tecnici che ti servono a mettere a terra i tuoi lavori, qui stiamo invece parlando di strumenti di produttività che ti consentono di organizzare il tuo flusso di lavoro. Sto parlando dei vari Trello, Google Calendar, Toggl, Wunderlist, Asana, Fatture in Cloud e compagnia bella.

Per quello che riguarda la produttività personale, la tendenza è quella di affidarsi a combinazioni di software gratuiti come Trello e Google Calendar perché, a torto, si pensa che il proprio stack di produttività non possa essere una fonte di vantaggio competitivo.

E poi finisci per spendere soldi su software di fatturazione come Fatture in Cloud che utilizzi soltanto per stampare le fatture e inviarle al commercialista. BRAVO!
 

Ti sei mai chiesto se ne vale la pena?

Vale davvero la pena investire il proprio budget destinato allo stack di produttività in un software che semplicemente stampa dei pdf (o degli xml)? Dove sta il valore in tutto ciò? È davvero una scelta saggia quella di mantenere il proprio flusso di lavoro spezzato tra Trello, Asana, Google Calendar e chissà quale altro strumento gratuito solo per poter pagare Fatture in Cloud, che non ti da alcun reale valore aggiunto in questi termini?

Analizziamo la questione in profondità.

C'è un motivo se le grandi aziende investono centinaia di migliaia di euro in software ERP su misura per gestire questo genere di cose.

Le grandi aziende non lasciano la produttività al caso: sanno che una corretta gestione dei processi produttivi porta ad un enorme vantaggio competitivo, perchè da un lato produce un notevole efficientamento dei costi e dall'altro permette di raccogliere dati che abilitano decisioni di business molto importanti, come ad esempio il corretto costo orario, il budget settimanale da centrare e così via.

Le grandi aziende non scendono a compromessi quando si tratta di gestione del flusso di lavoro, non accetterebbero mai di avere un flusso spezzettato tra diverse piattaforme perchè ciò implicherebbe perdite enormi. E perché dovresti farlo tu?
 

Se il flusso di lavoro di una grande azienda fosse spezzettato tra Trello, Google Calendar, Asana, Toggl e Fatture in Cloud... beh, quell'azienda probabilmente cesserebbe di essere una grande azienda nel giro di un paio di mesi.

Le perdite generate da un flusso di lavoro caotico in termini di tempo, dati e mancati guadagni sono infatti enormi, sono il costo nascosto che spesso nemmeno ci accorgiamo di sostenere.
 

A quanto ammonta questo costo nascosto?

Le valutazioni sono molto soggettive e variano da professione a professione, spesso anche da persona a persona. 

In questa sede non è però importante dare dei valori universalmente validi, ciò che è importante è dare una dimensione di massima di quelli che sono i costi nascosti legati alla cattiva gestione del flusso di lavoro.

Assumiamo un valore orario di 30€, anche se è un valore estremamente basso, ma ci serve per dare una dimensione tangibile alla perdita economica cui andiamo incontro se non gestiamo con criterio il nostro flusso di lavoro.
 

1. Costi legati alla perdita di tempo

Quando utilizziamo troppi software per gestire un unico flusso di lavoro, inevitabilmente perdiamo tempo.

Perdiamo tempo quando dobbiamo ricordarci su che piattaforma sta il progetto, perdiamo tempo quando switchamo tra una piattaforma e l'altra per recuperare delle informazioni, perdiamo tempo quando dobbiamo allineare le piattaforme, perdiamo tempo quando siamo interrotti nel nostro lavoro da qualcuno che ci chiede "dove sta la reference per il tale task", potrei andare avanti letteralmente all'infinito.

Visto che ogni interruzione ci porta via almeno 15-20 minuti di produttività, necessari a fare re-focus, possiamo ipotizzare che un flusso di lavoro caotico generi perdite di tempo per circa 3 ore totali alla settimana (una stima molto ottimistica, peraltro), ovvero perdiamo 90€ a settimana.
 

2. Costi legati alla dispersione dei dati

Quando utilizziamo troppi software per gestire un unico flusso di lavoro, inevitabilmente perdiamo dei dati. E perdiamo tempo per cercare di recuperarli. La dispersione dei dati implica quindi una doppia perdita economica.

Non avere a disposizione i dati in maniera integrata e funzionale ci costa davvero tanto.

Da un lato non possiamo davvero capire quale sia la marginalità di un progetto, oppure quale sia la corretta tariffa oraria da adottare con un certo cliente. Dall'altro ci ritroviamo ogni settimana a dover recuperare informazioni tra Trello, Toggl (se lo usiamo), Asana per capire quale sia stato il budget settimanale, se l'abbiamo raggiunto, con quali attività.

Certo, puoi sempre decidere di non fare attività di analisi di questo tipo, ma allora perchè hai scelto la strada del lavoro autonomo?

È un po' più difficile stimare l'entità della perdita economica a causa della dispersione dei dati, perchè è di natura duplice:

• Stimiamo innanzitutto una perdita di tempo di 2 ore a settimana per recuperare i dati che ci servono a fare considerazioni legate al nostro business e ad emettere fattura (su quali attività ho lavorato? Quanto budget ho erogato? Quanto me ne rimane a disposizione?), ovvero di 60€ a settimana - anche in questo caso si tratta di una stima ottimistica.
   
• Per quanto riguarda l'impossibilità di prendere decisioni importanti di business, ciò significa subire il costo opportunità di NON poter applicare una tariffa maggiore ad un certo cliente, di regalare ore di lavoro su un progetto a budget e così via. Valorizziamo in maniera spannometrica il costo opportunità di una cattiva gestione del proprio flusso di lavoro sui 50€ a settimana. 

Ricapitolando

Tiriamo una riga immaginaria e cerchiamo di mettere a sistema tutte e 3 le componenti.

Abbiamo visto che una cattiva gestione del nostro flusso di lavoro ci farà perdere circa 3 ore a settimana, ovvero 90€. Abbiamo poi ipotizzato di perdere 2 ore alla settimana per cercare tutti i dati che ci servono per portare avanti la nostra attività, ovvero altri 60€. Abbiamo poi ipotizzato di perdere altri 50€ come costo opportunità nel non capire effettivamente i numeri del nostro business.

Per cui:

• Una cattiva gestione del flusso di lavoro ci toglie dalle tasche circa 200€ a settimana.
• Una perdita di 200€ a settimana corrisponde ad una perdita di circa 800€ mensili.
• Una perdita di 800€ mensili corrisponde ad una perdita di circa 9.600€ all'anno.

Il reale costo del tuo stack di produttività gratuito è quindi di quasi 10.000€ ogni anno.