ROI management: cos’è e perché è così importante

Indice dei contenuti

• Cos’è il ROI management?
• ROI management sui periodi di tempo
• ROI management sui singoli progetti
• Taskomat, ROI management e project management

Cos’è il ROI management?

Come ci indica il termine stesso, ROI management significa “gestione del ROI”, ovvero - entrando ancor più nello specifico - “gestione del ritorno sull’investimento”. Nell’ottica della libera professione, fare ROI management significa tracciare ed analizzare sistematicamente - e consapevolmente - quanto e come ogni attività che svolgiamo ci fa guadagnare.

Questo perché, in quanto professionisti (o imprenditori), ogni nuovo progetto che apriamo e ogni task che portiamo a termine sono sostanzialmente degli investimenti. Stiamo infatti investendo il nostro tempo.

Fare ROI management significa essenzialmente essere consapevoli di quanto tempo si sta investendo su determinati progetti a fronte dei ricavi che tali progetti ci portano in tasca. Si tratta di un approccio molto più consapevole alla propria professione, alla gestione del proprio tempo e - non ultimo - alla gestione progetti in generale.

In sostanza si può fare ROI management sia sui periodi di tempo (singole giornate, settimane, mesi), sia sui singoli progetti. Vediamo come in dettaglio.

ROI management sui periodi di tempo

Ogni volta che pianifichiamo attività sulle nostre giornate, dovremmo aver ben chiaro da un lato il valore di ogni singola attività che stiamo pianificando e dall’altro il budget giornaliero che dobbiamo raggiungere per rimanere in linea con i nostri obiettivi di fatturato.

Questo perché ogni volta che occupiamo il nostro tempo con progetti e task, stiamo togliendo del tempo disponibile per altri progetti, potenzialmente anche più remunerativi: di fatto ogni volta che pianifichiamo generiamo un costo opportunità. Avremmo potuto pianificare altre attività, magari meno urgenti ma che ci portano più margine.

Vediamo insieme un esempio molto concreto.

Poniamo che il nostro obiettivo di fatturato annuale sia 50.000 € e che le nostre abitudini di lavoro siano lavorare 7 ore al giorno per 5 giorni alla settimana, con 26 giorni di ferie in tutto l’anno. Questo significa che dobbiamo raggiungere un budget giornaliero di 210 €, un budget settimanale di 1.035 € e un budget mensile di 4.495 €.

Più nello specifico, cosa vuol dire che ogni giorno dobbiamo raggiungere un budget di 210 €? Significa che se vogliamo raggiungere il nostro obiettivo, ogni giorno dobbiamo erogare un valore pari almeno a 210 €, vale a dire che dobbiamo pianificare task per un valore complessivo di almeno 210 €.

Solo gestendo quotidianamente questi valori riusciremo ad essere davvero consapevoli dei nostri obiettivi e di come fare per raggiungerli. Conoscendo il valore di ogni task e del budget da raggiungere, saremo in grado di decidere cosa e come pianificare sulle nostre giornate: saremo finalmente al timone della nostra crescita professionale.

ROI management sui singoli progetti

Così come le singole giornate hanno un budget da raggiungere, ogni singolo progetto ha un budget da non sforare. Fare ROI management sui singoli progetti è altrettanto importante che farlo sulle singole giornate: sono due facce della stessa medaglia.

Se fare ROI management sulla giornata significa tracciare il valore dei singoli task e pianificarli in modo da raggiungere il budget giornaliero, fare ROI management sui singoli progetti significa monitorare l’andamento del budget lungo tutto il progetto, la sua relazione con il tempo investito in tale progetto e come tale budget viene poi tradotto in fatturato.

Anche qui, vediamo insieme un esempio concreto.

Poniamo ad esempio di avere un progetto con budget 5.000 €, e che la nostra tariffa oraria di riferimento sia di 50 €. Ciò significa che se vogliamo fare in modo che questo progetto sia per noi remunerativo, occorre portarlo a termine entro 100 ore.

[Piccolo inciso: la tariffa oraria di riferimento è la tariffa alla quale devi lavorare per centrare i tuoi obiettivi di fatturato. Anche questo, come il budget giornaliero, è un concetto che appartiene all’universo del ROI management.]

Per essere sicuri di centrare i nostri obiettivi di fatturato, non dobbiamo mai scendere sotto la soglia della tariffa di riferimento. Significa cioè che dobbiamo essere sempre consapevoli di quanto tempo impieghiamo per portare a termine ogni task e di come questo tempo influisce sul budget generale del progetto.

Se ad esempio notiamo una progressiva diminuzione del nostro margine orario, ovvero non riusciamo a completare le attività richieste entro le stime stabilite, probabilmente dovremo fare stime più ampie. Se poi queste stime più ampie ci portano a sforare il budget generale, se vogliamo rimanere in linea con i nostri obiettivi dovremmo chiedere un’integrazione al nostro cliente, o quantomeno ridiscutere gli accordi.

In questo caso fare ROI management significa anche avere la forza di imporre ai propri clienti il proprio modus operandi: quando ad esempio notiamo richieste eccessive a fronte del budget concordato, il modo migliore per salvaguardare i nostri investimenti in termini di tempo è appunto chiedere una rinegoziazione del budget.

Se invece notiamo un ampio margine, ovvero completiamo le nostre attività sempre entro le stime effettuate, significa che il progetto sta andando alla grande in termini di ROI e con ogni probabilità dovremo dargli sempre la nostra priorità in termini di pianificazione, in quanto riusciamo a finire le attività con largo anticipo, risparmiando tempo che possiamo investire su altro.

Taskomat, ROI management e project management

Il ROI management è un approccio completo alla quotidianità della propria professione, molto più rotondo del solo project management. Fare project management significa sostanzialmente fare in modo che ogni progetto venga consegnato entro una certa deadline e che risponda a determinati requisiti. 

Sono decine e decine le piattaforme digitali che ci permettono di gestire i nostri progetti in maniera semplice e performante: cito a titolo di esempio Asana, Toggl, Meistertask, Trello (qui puoi leggere un interessante confronto tra Trello e Taskomat) - ma ne potrei aggiungere tante altre. 

Tutte questi tool assolvono benissimo al compito di gestire i propri task e i propri progetti, ma non assolvono affatto al compito di fare ROI management. Anzi: nemmeno si pongono la questione, probabilmente chi ha creato questi tool non sa nemmeno di cosa sto parlando. 

Tutto ciò ha molto senso: questi software non sono progettati per fare prosperare i liberi professionisti, sono stati progettati semplicemente per gestire progetti.

Ho già spiegato in un altro articolo i motivi per cui Taskomat è il migliore software di produttività. Nelle ultime righe di questo articolo ti spiego perché Taskomat non solo è il miglior software di ROI management, ma è praticamente l’unico.

Quello che differenzia Taskomat dalle piattaforme elencate e simili è il suo focus ossessivo sul ROI management, sul monitoraggio delle KPI, sul raggiungimento degli obiettivi: in estrema sintesi sulla crescita professionale.

Fare ROI management invece di project management significa fare un salto quantico in avanti per ciò che riguarda la propria professione. In questo senso, Taskomat ti garantisce una completezza e una circolarità dei dati finora inimmaginabile: ogni secondo tracciato su ogni singolo task è collegato al budget del progetto, alla redditività del cliente, alla tariffa oraria di riferimento, al budget giornaliero da raggiungere, all’obiettivo finanziario annuale, alle fatture correlate, al preventivo qualora fosse presente: proprio come nella vita vera.

Nella tua vita, quando lavori ad un progetto, scommetto che il più delle volte NON LO FAI pensando a quanto ti potrà far fatturare, a quanto potresti perderci se impieghi troppo tempo o a come le tue performance possano influenzarlo, tuttavia la realtà dei fatti è questa anche se tu non ci pensi con la dovuta attenzione.

In ultima analisi, per fare ROI management è necessaria una consapevolezza dei propri processi che nessun tool di project management è in grado di offrirti. C’è chi riesce a maturare questa consapevolezza in completa autonomia - ma questi sono dei dannati fuoriclasse - mentre per tutti noi comuni mortali c’è Taskomat, che ci insegna ogni giorno a diventarlo.