Multitasking: come e perché abbandonarlo

Indice dei contenuti

• Multitasking e il mito della produttività
• Perché con il multitasking la qualità si deteriora?
• Individuare la tendenza multitasking
• Perché tutti vogliono essere multitasking?
• Come interrompere il multitasking
• Multitasking: punti chiave

Multitasking e il mito della produttività

Molte persone hanno studiato il multitasking nell'ultimo decennio e la maggior parte di loro è giunta alla stessa conclusione: il multitasking non ci rende più produttivi! La produttività può essere aumentata in tantissimi modi, ma non attraverso il multitasking: se vuoi saperne di più, leggi il nostro articolo 25 consigli per aumentare la produttività personale.

I neuroscienziati e gli psicologi cognitivi di tutto il mondo hanno ripetutamente dimostrato che il "multitasking" non è nient’altro che un mito. Diversi studi hanno scoperto che il multitasking può effettivamente farci perdere circa il 20-40 percento del nostro tempo, a seconda di ciò che stiamo cercando di fare.

Il semplice motivo per cui il multitasking non funziona è perché non possiamo realmente concentrarci su più di un'attività alla volta. Tuttavia, noi pensiamo di poterlo fare, quindi utilizziamo il multitasking per cercare di fare di più.

Immagina di provare a parlare con qualcuno e scrivere un'email allo stesso tempo. Entrambi questi compiti riguardano la comunicazione. Non puoi parlare con qualcuno e scrivere contemporaneamente un'e-mail chiara e mirata. I due compiti sono troppo in conflitto e la tua mente si sovraccarica mentre prova a passare da un compito all'altro.

Ora immagina di ascoltare qualcuno mentre provi a scrivere un'email. Queste due attività sono un po 'più facili da svolgere insieme perché coinvolgono competenze diverse, tuttavia la tua attenzione verso la persona che parla sarà intermittente: non puoi concentrarti completamente su entrambe le cose allo stesso tempo.

Il problema più grande con il multitasking è che può abbassare la qualità del nostro lavoro: proviamo a fare due o più cose contemporaneamente, e il risultato è che facciamo tutto meno bene di come lo faremmo se ci concentrassimo singolarmente su ogni attività.

Quando cambiamo attività, le nostre menti devono riorientarsi per gestire nuove informazioni. Se lo facciamo rapidamente, come quando siamo multitasking, semplicemente non possiamo dedicare tutta la nostra concentrazione e concentrazione a ogni passaggio, quindi la qualità del nostro lavoro ne risente. 

Più complesse o tecniche sono le attività tra cui ci stiamo spostando, maggiore sarà probabilmente il calo di qualità. Ad esempio, sarebbe quasi impossibile scrivere una presentazione di buona qualità durante una conversazione emotivamente carica con un collega!

Un altro aspetto negativo importante del multitasking è l'effetto che ha sui nostri livelli di stress. Affrontare più cose contemporaneamente ci fa sentire sopraffatti, svuotati e sfiniti.

D'altra parte, pensa a quanto ti senti soddisfatto quando dedichi tutta la tua attenzione a un compito. In questa situazione riesci a concentrarti completamente e probabilmente avrai la sensazione di fare un ottimo lavoro. Questo si chiama raggiungere lo stato di flusso ed è un'abilità che può essere sviluppata con un po' di pratica.

Perché con il multitasking la qualità si deteriora?

Cambiare continuamente focus ci rende più soggetti a commettere errori. Questo perchè ci impedisce di immettere tutta la nostra attenzione e le nostre energie in una singola attività.

Immaginiamo una persona intenta a scrivere un articolo mentre fa backup dei suoi dati, mentre sta navigando su Facebook e mentre sta cucinando qualcosa al forno.

Anche se dall’esterno potrebbe sembrare esclusivamente intento a scrivere l’articolo, la sua mente lo porterà a splittare la sua attenzione tra le diverse attività, lasciando un po’ di spazio e di energie per poter gestire ciascuna di esse.

Immaginiamo invece una persona completamente focalizzata, che usa il tempo per entrare nello stato di flusso, per pensare a tutti gli articoli che già ha letto sull'argomento e alle proprie esperienza di vita affini, e per condensare in maniera organica tutto quanto all’interno delle frasi che scrive.

Un comportamento di questo tipo non solo garantirà un livello qualitativo molto più elevato, ma anche una maggiore efficienza nella gestione delle proprie energie, quindi meno stress e stanchezza a fine giornata.

Individuare la tendenza multitasking

Può essere difficile identificare quando sei multitasking. Ma ci sono alcuni indicatori chiave che ti possono aiutare:

• Se hai diverse pagine o schede aperte sul tuo computer, probabilmente sei multitasking. Lo stesso vale per la tua scrivania: se hai diverse cartelle o documenti su cui stai lavorando, potresti essere multitasking.
   
• Il multitasking è più probabile quando lavori su un progetto o un'attività di cui non sei entusiasta. Ad esempio, la creazione di un'analisi su un foglio di calcolo potrebbe essere un'attività indesiderata, quindi potresti controllare frequentemente la tua e-mail o fare qualche ricerca su un nuovo incarico al fine di ridurre il “dolore” dell'attività corrente.
   
• Anche frequenti interruzioni possono causare il multitasking. È quello che accade quando sei impegnato a scrivere l’analisi di un progetto e un collaboratore ti contatta per chiederti delle informazioni. Potresti continuare a scribacchiare l’analisi mentre rispondi alla sua domanda.

Perché tutti vogliono essere multitasking?

Tutti noi vogliamo ottimizzare il nostro tempo e dare il massimo per il lavoro e i progetti che amiamo; vogliamo tutti assicurarci che le persone che amiamo siano curate e che il nostro ambiente sia sano e pulito; vogliamo tutti essere sicuri di dare la giusta priorità alle cose e di spendere il nostro tempo nel modo in cui intendevamo farlo a inizio giornata.

È facile intuire che l'unica ragione per cui il termine «multitasking» è diventato così sexy è il desiderio di ottimizzare il nostro tempo.

Nel corso degli anni la scienza ha confuso molte persone: inizialmente ci ha sedotto con il mito del multitasking come l’unica via per ottimizzare il proprio tempo, per poi ritrattare e addirittura capovolgere la visione: oggi infatti la scienza ci dice che il multitasking non solo abbassa la qualità del nostro lavoro, ma a lungo andare va a deteriorare anche le nostre facoltà cognitive.

Per cui, se il tuo intento è quello di ottimizzare la qualità del tuo lavoro, migliorare la tua gestione del  tempo e massimizzare le tue energie, il multitasking è forse l’approccio più sbagliato. Certo, ci potranno essere giorni in cui è possibile completare un paio di attività per volta (magari attività non cruciali), ma ci saranno molti più giorni in cui passeremo il nostro tempo completamente focalizzati su una singola attività per volta.

L'ottimizzazione del tempo richiede abilità che noi tutti abbiamo la capacità e il dovere di apprendere e migliorare. Come? 

Come interrompere il multitasking

Se vogliamo migliorare la qualità del nostro lavoro, abbassare i livelli di stress e diventare più efficienti, dobbiamo uscire dall'abitudine del multitasking. Di seguito sono riportati alcuni suggerimenti per aiutarti a ridurre il multitasking:

• Chunking - Pianifica la tua giornata in blocchi. Imposta orari specifici per rispondere alle chiamate, rispondere alle e-mail e fare ricerche.
   
• Timeboxing - Utilizza la tecnica del timeboxing per dare un tempo limite a ciascuna delle tue attività. 
   
• Gestisci le tue interruzioni - Tieni un registro che mostra chi ti interrompe di più e quanto urgenti sono le richieste. Dopo aver compilato una settimana di interruzioni, avvicinati educatamente ma con assertività ai tuoi colleghi al fine di gestirli e ridurli.
   
• Single-tasking - Scopri come migliorare la concentrazione in modo da poterti concentrare correttamente su un compito alla volta. Se utilizzi spesso il multitasking, all'inizio potrebbe sembrarti frustrante.
   
• Refocus - Ogni volta che hai la tentazione di controllare la tua e-mail o rispondere a una chiamata quando dovresti effettivamente fare qualcos'altro, fai un respiro profondo e resisti all'impulso. Focalizza la tua attenzione su ciò che dovresti fare.
   
• Silenzia le notifiche - Se ricevi un segnale acustico o visivo quando arrivano le e-mail, disattivalo. Questo può aiutarti a evitare la tentazione di controllare la tua casella di posta ogni volta che ricevi nuova posta.
   
• Stoppa subito il multitasking quando emerge - Ogni volta che ti trovi a lavorare in multitasking, fermati. Prenditi cinque minuti per sederti tranquillamente alla scrivania con gli occhi chiusi. Anche brevi pause come questa possono focalizzare la tua mente, abbassare i livelli di stress e migliorare la concentrazione. Inoltre può dare al tuo cervello una pausa durante una giornata frenetica.
   
• Gestione delle urgenze - Ci saranno momenti in cui emergerà qualcosa di urgente e non potrai evitare interruzioni. Invece di gestire l’urgenza in multitasking, fermati e prendi nota di dove hai lasciato il tuo compito attuale. Registra eventuali pensieri che hai avuto su come andare avanti. Quindi affronta il problema urgente ed immediato, una volta gestito potrai tornare a quello che stavi facendo. In questo modo sarai in grado di gestire bene entrambe le attività e ti lascerai alcuni suggerimenti per aiutarti a riavviare l'attività originale più rapidamente.
   
• Centratura sul presente - Se trovi che la tua mente vaga quando dovresti concentrarti sul tuo lavoro, devi guidare i tuoi pensieri a tornare su quello che stai facendo, centrandoti nel momento presente. Ad esempio, potresti essere in una riunione importante del team, ma stai pensando ad un evento a cui parteciperai presto. In situazioni del genere, dì a te stesso: "Sono in questo meeting e devo concentrarmi su ciò che sto imparando qui". Spesso, riconoscere il momento presente può aiutarti a rimanere concentrato.

Multitasking: punti chiave

Molti di noi pensano che il multitasking sia il modo migliore per superare le esigenze della nostra giornata lavorativa. Questo è un mito! La realtà è che il multitasking riduce la qualità del nostro lavoro, riduce la nostra capacità di concentrazione e può effettivamente costarci tempo.

È importante interrompere il multitasking non appena ti rendi conto che lo stai facendo. Pianifica la tua giornata in periodi di tempo, cerca di ridurre al minimo e gestire le interruzioni e lavorare per migliorare la concentrazione.

Controllare la tua tendenza al multitasking potrebbe avere benefici sorprendenti. Probabilmente scopri di fare di più, di sentirti meno stressato e di avere più energia alla fine della giornata.