Timeboxing: cos’è e come si utilizza

Limitare il tempo per massimizzare la produttività

In America sono molto in voga i cosiddetti eventi di “speed networking”. In eventi di questo genere ci si scambia rapidamente informazioni con molti potenziali contatti. Ogni incontro dura non più di 5 minuti e quando il moderatore indica che il tempo a disposizione è finito, si passa all’incontro successivo no-matter-what. Lo speed networking è un esempio di una tecnica di gestione del tempo chiamata "timeboxing". Qui, i progetti o le attività quotidiane vengono suddivisi in periodi di tempo prestabiliti, il che consente di realizzare più di quanto si farebbe con un programma meno organizzato. In questo articolo, esamineremo cos'è il timeboxing e esploreremo come utilizzarlo per migliorare la pianificazione, la collaborazione, la gestione del tempo e la produttività.

 


Indice dei contenuti:

 

Che cos'è il timeboxing?

Il timeboxing è una tecnica di produttività e gestione del tempo secondo cui è necessario assegnare un tempo limite a ciascuna delle nostre attività. L’assunto alla base è che disponendo soltanto di un intervallo di tempo pre-determinato, riusciamo a focalizzare meglio la nostra attenzione sull’attività da completare.

Molte persone affrontano il loro lavoro un compito alla volta e si concentrano su ciascun compito fino a quando non lo completano, anche se dovessero impiegarci settimane. Il timeboxing è diverso perché ti incoraggia a concentrarti sul tempo anziché sulle attività. 

Utilizzare questo strumento di gestione del tempo è molto semplice: è necessario assegnare un determinato numero di ore (o giorni) - chiamato appunto "timebox" - a ciascuna attività. Quindi utilizzare questo tempo - e solo questo tempo - per completare l'attività.

Il timeboxing è un modo semplice ed efficace per gestire il carico di lavoro quotidiano personale e dei propri collaboratori. Da un lato questa tecnica ti assicura di non spendere troppo tempo in attività triviali, dall’altro garantisce di non sforare il budget in attività ad alto impatto. Questo vale sia per le tue attività sia per quelle di tutto il team. 

 

 

Come utilizzare il timeboxing per programmare la tua giornata

Se vuoi organizzare la tua giornata con il timeboxing, puoi seguire questi passaggi:

  • Fai le stime - Innanzitutto, devi stimare il tempo necessario per completare ciascun elemento nella tua to-do-list o nel tuo action program. Non dimenticare di includere le interruzioni e creare tempi di buffer per richieste o interruzioni impreviste.
     
  • Assegna la stima - Quando inizi l’attività, imposta un timer sul tuo smartphone o computer (meglio ancora su Taskomat™, così da avere tutti i dati collegati tra loro) per avvisarti quando dovrai passare all’attività successiva.
     
  • Scegli il periodo di tempo che funziona meglio - L’intervallo di tempo può essere di 30, 60, 90 minuti. O anche di più, o di meno. Deve essere un intervallo di tempo che funziona per te e per l’attività che stai facendo. Ad esempio, la tecnica del pomodoro è una forma di timeboxing che prevede di lavorare per segmenti temporizzati di 25 minuti, seguiti da una breve pausa: per alcuni è ottima, per altri è limitante proprio per questo vincolo dei 25 minuti.
     
  • Fai delle pause - Ricordati di fermarti e di riposarti per qualche minuto sia tra un timebox e l’altro, sia all’interno di timebox mediamente lunghi (superiori ai 45 minuti). Potresti voler saltare questi periodi di riposo se sei assorbito da un'attività, ma cerca di evitare di farlo troppo spesso, perché ti consentono di tornare al tuo lavoro con più energia ed entusiasmo.

Se non finisci l'attività entro il tempo assegnato, potresti essere tentato di continuare fino a completarla. Questo atteggiamento non è di per sé sbagliato, tuttavia, se vuoi massimizzare gli effetti del timeboxing, assicurati di analizzare ciò che hai realizzato e di rivedere i tuoi progressi alla fine di ogni intervallo di tempo. 

Chiediti quanto segue: hai completato il tuo lavoro? In caso contrario, perché no? Come pianificherai le tue attività in modo diverso la prossima volta?

 

Come utilizzare il timeboxing con il tuo team

Puoi utilizzare il timeboxing anche per delegare il lavoro ai membri del tuo team. Ciò può essere particolarmente utile se i tuoi collaboratori hanno problemi a procrastinare o a mantenere alta la loro produttività, si perdono nel multitasking o faticano a rispettare scadenze e tempi previsti. 

Può inoltre essere molto utile se le persone del tuo team tendono a sovraccaricarsi di lavoro in maniera incontrollata, oppure se il progetto in questione dispone di un budget limitato e quindi ogni secondo è letteralmente oro.

Se vuoi applicare la tecnica del timebox a tutto il team, inizia discutendo con i tuoi collaboratori le attività da pianificare e concorda con loro la durata di ogni timebox. Evita di assegnare una scadenza o un timebox senza prima chiedere il contributo di tutto il team e incoraggia i tuoi collaboratori ad utilizzare le strategie viste sopra per organizzare il loro tempo.

Alla fine di ogni timebox, assicurati che il collaboratore smetta di lavorare sull'attività e rivedi insieme a lui i suoi progressi. Ha finito l’attività? La lunghezza del timebox era appropriata? È contento di ciò che ha raggiunto? In caso contrario, decidete insieme cosa dovrebbe fare diversamente la prossima volta per essere sicuro di completare il lavoro entro il tempo prestabilito.

 

 

Vantaggi del timeboxing

L'utilizzo del timebox per gestire le attività quotidiane e delegare il lavoro presenta numerosi vantaggi. Impostare un limite di tempo permette di migliorare la concentrazione di alcune persone e aumenta la loro creatività, in particolare se sono procrastinatori, perché il termine stringente li costringe a ignorare le distrazioni e dare priorità al loro lavoro.

Se sei un perfezionista disadattivo, potresti perdere molto tempo ad analizzare e prendere decisioni, oppure potresti avere difficoltà a firmare progetti fino a quando non sei convinto che siano privi di errori. Questo può farti rimanere indietro rispetto alle attività, il che influisce sul resto della giornata. Il timeboxing può tenere sotto controllo qualsiasi tendenza perfezionista e limitare il tempo che dedichi ad attività di basso valore.

Se fai fatica a concentrarti durante il giorno, potrebbe essere a causa del multitasking. Molti di noi scoprono di perdere tempo quando passiamo regolarmente da un'attività all'altra. Il timeboxing in questo caso può aiutare in quanto restringe l'attenzione su un'attività alla volta e permette di cambiare attività solo quando il tempo è finito.

Infine, il timebox ti offre un modo per misurare i livelli di produttività. È possibile utilizzare queste informazioni per pianificare lavori ad alta priorità durante il periodo di picco produttivo e pianificare attività meno importanti quando è più probabile che si sia distratti. 

Il timeboxing può anche aiutarti a determinare se hai abbastanza tempo disponibile per altri progetti, in modo da non sovraccaricare te stesso e rischiare il burnout.

 

Svantaggi del timeboxing

L'uso del timebox per gestire il carico di lavoro potrebbe non essere adatto a tutti e a tutte le situazioni. Ad esempio, se entri in uno stato di flusso, potresti avere serie difficoltà a fermarti e passare a un'altra attività. 

Potresti inoltre avere difficoltà a rispettare il programma a causa di frequenti interruzioni, come telefonate o colleghi che si fermano inaspettatamente per chattare.

Inoltre, per alcuni lavori il driver principale è l’alto livello di qualità richiesta, a prescindere dal tempo che si impiega. In situazioni del genere Il timeboxing è sconsigliato, perché ti porta a concentrarti sul tempo, che in questo caso è una variabile trascurabile, con il rischio di non riuscire a raggiungere il tuo obiettivo.

Infine, esiste il rischio che si possano impostare dei timebox non adeguati per le proprie attività. Se sono troppo corti, potresti non ottenere molto; se sono troppo lunghi, potresti perdere la concentrazione o procrastinare fino alla fine del periodo. Quindi, prendi sempre nota di quanto tempo richiedono le diverse tipologie di attività e organizza il tuo carico di lavoro in base a questo.

Il timeboxing è un approccio potente, ma usalo solo quando è appropriato! 

 

Timeboxing: punti chiave

Lo scopo del timeboxing è quello di assicurarti di utilizzare il tuo tempo in modo produttivo.

Per utilizzare questa tecnica, è necessario assegnare una scadenza specifica a ciascuna attività. Questo è noto come timebox e quando è finito, analizzi i tuoi progressi e passi a quello successivo.

Il timeboxing offre molti vantaggi. Quando lo usi per programmare la tua giornata lavorativa o delegare il lavoro, può aiutare te e i tuoi membri del team a evitare la “paralisi dell'analisi”, limitare la tendenza a procrastinare e aumentare la motivazione.

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