Come ridurre al minimo le distrazioni

Gestire la tecnologia personale

I nostri smartphone - e ora anche gli smartwatch - hanno reso il confine tra comunicazione personale e professionale sempre più indefinito. Ora possiamo ricevere e-mail di lavoro e telefonate sullo stesso dispositivo dei commenti privati ​​di Facebook, delle foto di Instagram e di una serie di altre informazioni personali.

Data la natura di tale tecnologia, è impossibile separarci del tutto dal nostro smartphone quando lavoriamo, per cui politiche di proibizionismo raramente sono efficaci. È decisamente più utile se comprendiamo in profondità questa sfida e agiamo di conseguenza. 

Ad esempio, potremmo decidere di mettere via i telefoni per un certo periodo della giornata, per rimanere concentrati su un particolare lavoro. Oppure, potremmo decidere di disattivare tutte le notifiche da una particolare applicazione che sappiamo essere particolarmente invadente.

Gestire le email

Molte delle email nelle nostre caselle di posta non sono particolarmente importanti. Tuttavia, spesso sentiamo il bisogno di controllarle appena arrivano. Ecco cinque modi per gestire quei messaggi in modo che non ti distraggano da compiti importanti.

• Pianifica del tempo per controllare le email: disattiva l'avviso che appare sullo schermo del tuo computer quando ricevi un'e-mail e gestisci le tue email in orari prestabiliti della giornata. Concediti un massimo di 30 minuti per ogni sessione. Gestisci le aspettative dei tuoi colleghi, manager e clienti su come e quando risponderti.
• Scegli orari "a bassa produttività": è probabile che ci siano momenti della giornata in cui svolgi il tuo lavoro migliore, forse la mattina o forse la sera tardi. Pianifica un email check per i tuoi tempi meno produttivi e risparmia le ore migliori per un lavoro ad alto valore.
• Trasforma le e-mail in azioni: se hai bisogno di più di pochi minuti per leggere o rispondere a un'e-mail, aggiungila alla tua to-do list e pianifica come attività a sè. 
• Usa il cestino: non conservare le email per sempre. Se lo fai, corri il rischio di perdere di vista le email importanti man mano che la casella di posta cresce: in questo modo diventa sempre più difficile da gestire le email in maniera efficace. Dopo aver gestito una mail, spostala nel cestino se non ti serve, oppure archiviala se desideri conservarla.
• Sincronizzazione dello smartphone: prova a reindirizzare la tua posta elettronica allo smartphone, per aiutarti a liberare il tuo computer dalle distrazioni. Quindi applica i consigli che abbiamo dato sopra al tuo dispositivo personale.

Dai un'occhiata al nostro articolo Come gestire la posta elettronica per approfondire la gestione della posta elettronica e per ulteriori informazioni su questo tipo di distrazione.

Gestire i social media

Da un lato i social media ci offrono uno strumento incredibile per comunicare con un gran numero di persone, ma dall’altro sono i maggiori killer della nostra produttività, proprio perché riescono a distogliere costantemente la nostra attenzione dalle attività lavorative e rompendo così la nostra concentrazione.

Il consiglio generale è quello di utilizzare strumenti come blocksite per impedirci di visitare un sito in determinati orari, come ad esempio twitter o facebook. Se però, per ragioni di lavoro, dobbiamo conservare un accesso libero ai social media, dobbiamo utilizzare tali strumenti in modo responsabile, in modo che la nostra produttività e concentrazione non siano influenzate.

Prova a monitorare la tua attività sui social media nel corso di una settimana e annota quanto tempo trascorri su questi siti durante l'orario di lavoro. Quindi, pianifica alcuni momenti ogni giorno per pubblicare aggiornamenti o rispondere ai messaggi e fallo soltanto in queste finestre di tempo.

Gestire la messaggistica istantanea

È ormai una prassi utilizzare una piattaforma di messaggistica istantanea per mantenere i membri del team in contatto tra loro. Se da un lato i vari Slack, Skype, MS Teams, agevolano la comunicazione e semplificano i processi, dall’altro possono anche essere una grande fonte di distrazione, a causa di notifiche e discussioni non essenziali.

Prendi l'abitudine di usare la messaggistica istantanea solo per confronti brevi e veloci, non per conversazioni. Resisti alla pressione di rispondere immediatamente e valuta la possibilità di impostare orari specifici durante il giorno in cui il tuo stato è "online".

Gestire la navigazione

Leggere gli ultimi titoli, controllare i risultati sportivi, ordinare un vestito online… insomma la cara vecchia navigazione su internet può facilmente rubarci un sacco di tempo.

Come già anticipato per i social media, per arginare questa distrazione puoi impostare blocksite sul tuo browser per impedirti di visitare determinati siti in determinati orari. Oppure, puoi utilizzare una breve sessione di navigazione come ricompensa dopo un’ora di lavoro focalizzato. La Tecnica del Pomodoro potrebbe aiutarti con questo approccio.

Gestire le telefonate

Lo squillo di un telefono spesso stimola in noi un intenso bisogno di rispondere, anche se siamo molto concentrati. Per ridurre al minimo questa fonte di distrazione per te e il tuo team, valuta la possibilità di tenere il telefono silenzioso durante il lavoro e di controllarlo in orari prestabiliti per gestire eventuali messaggi e chiamate. 

Se non è possibile silenziare totalmente il telefono, occorre programmare in anticipo alcune risposte di testo rapide, come ad esempio "sono in riunione, richiamerò al più presto". Puoi inoltre spiegare ad amici e parenti che sarai disponibile per le chiamate solo all'ora di pranzo o la sera.

Gestire l'ambiente di lavoro

Invece di provare ad ignorare distrazioni come forti odori di cucina o colleghi rumorosi, allontanati fisicamente dal problema. Se lavori in ufficio, mettiti in una sala riunioni vuota per ritrovare la concentrazione. Se lavori a casa, cerca un luogo più appartato, indossa delle buone cuffie e riproduci white noise per eliminare tutto ciò che altrimenti attirerebbe la tua attenzione.

Alcune persone si distraggono molto più facilmente di altre. Dai un'occhiata ai nostri articoli su come organizzare il lavoro per ottimizzare la produttività e su come lavorare da remoto al meglio delle tue potenzialità.

Gestire la confusione

Cerca sempre di avere una lista di cose da fare gestibile. Averne una troppo lunga può portare a procrastinare, poiché ti chiedi sempre cosa fare dopo. Impegnati a svolgere le due attività più importanti della tua lista oggi e pianifica il ​​resto.

Se scopri di avere a che fare spesso con richieste urgenti ma non pianificate, cerca di scoprire perché si verificano e, una volta scoperte le problematiche a monte, risolvile. Ad esempio, potrebbero mancare delle informazioni chiave nel brief di progetto, oppure non sono state assegnate le giuste risorse ad un progetto. Affrontare questi problemi dovrebbe aiutarti a ridurre al minimo le interruzioni derivanti da richieste urgenti, o addirittura a eliminarle del tutto.

Puoi approfondire questo argomento leggendo il nostro articoli sulla matrice di Eisenhower e sugli action program.

Gestire le altre persone

A meno che tu non faccia parte di un team virtuale, i colleghi che visitano la tua scrivania potrebbero essere una grande fonte di distrazione. Quindi, se non vuoi essere disturbato nei momenti in cui devi concentrarti su un compito, considera di lavorare da casa o in una sala conferenze per evitare a priori di generare questo tipo di interruzioni. 

In un ufficio open space, rendi il tuo spazio di lavoro meno ospitale rimuovendo le sedie in più, oppure lavorando con le cuffie alle orecchie.

Gestire te stesso

Avrai bisogno di molta energia mentale e fisica per destreggiarti tra le tue priorità, gestire i collaboratori e avere la disciplina per controllare il tuo uso della tecnologia. Quindi, è fondamentale che ti prenda cura di te stesso.

La disidratazione può farti sentire stanco e influenzare il tuo pensiero, quindi cerca di bere molta acqua. Prendi un po' d'aria fresca e fai una camminata veloce durante il giorno: entrambi ti daranno energia. Cerca di evitare pranzi pesanti e spuntini carichi di zucchero, poiché possono portare a un crollo della concentrazione nel corso della giornata.

La ricerca suggerisce che puoi migliorare le tue prestazioni e la gestione generale del tempo riconoscendo che alcune distrazioni sono inevitabili e preparandoti quindi in anticipo.

Punti chiave

Tutti noi affrontiamo distrazioni ogni giorno. Riducono la nostra produttività e aumentano il nostro stress. Pensa a ciò che ti distrae di più durante la tua giornata lavorativa e la tecnologia sarà probabilmente in cima alla lista.

Cerca di adottare nuove abitudini per aiutarti a controllare i tuoi distrattori. Valuta attentamente il tuo telefono, la messaggistica e l'utilizzo della posta elettronica e limita il tempo che trascorri sui social media.

Spiega chiaramente alle persone quando non vuoi essere disturbato o allontanati da ambienti che distraggono per trovare un posto tranquillo dove lavorare. Mantieni le tue liste di cose da fare concise e gestibili.

Per avere ulteriori suggerimenti su come aumentare la produttività personale, puoi leggere il nostro articolo 25 consigli per aumentare la produttività personale