Compartimentazione, cos'è e come si sviluppa

La compartimentazione, da meccanismo psicologico a strumento di produttività

Non ho mai creduto che le persone nascessero produttive e organizzate, al contrario, ho sempre pensato che per diventarlo sia necessaria una scelta ben precisa. Sei tu che ogni giorno scegli di tenere le tue cose organizzate, di ignorare le distrazioni e di andare avanti con le tue attività. Esiste un’abilità che le persone molto produttive padroneggiano alla grande: la compartimentazione. Puoi scegliere di iniziare a sviluppare quest’abilità già da oggi, richiede solo un po’ di pratica.
 

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Cos'è la compartimentazione

La compartimentazione, riferita alla terminologia marinaresca, è la suddivisione di uno scafo in varie sezioni, dette appunto compartimenti, separate completamente tra loro attraverso paratie stagne. Tornando alle nostre vite, saper compartimentare significa avere la capacità di escludere dalla propria attenzione tutto ciò che non riguarda l’attività che si sta facendo in questo momento. Questo è valido sia per le distrazioni sia per altre attività lavorative.

In psicologia la compartimentazione è un meccanismo di difesa (o strategia di coping) che il nostro cervello utilizza per includere punti di vista contrastanti tra loro o escludere eventi traumatici. Alcuni esempi potrebbero essere: uno scienziato che è anche religioso, che deve quindi separare il suo sistema di credenze dalla sua pratica; un uomo che lascia il suo ufficio alle 18:00 e rifiuta di pensare al lavoro per il resto della serata e, infine, i soldati che hanno necessità di archiviare traumi orribili per continuare ad operare in battaglia.

Al verificarsi di un trauma (per i soldati) o di un evento specifico (per lo scienziato o per l’impiegato), il cervello tende appunto a chiudere in un compartimento stagno tutti i pensieri associati ad esso. In psicologia la compartimentazione non è vista benissimo: se non gestita adeguatamente, può portare a seri problemi di salute mentale come il Disturbo Post Traumatico da Stress.

Tuttavia, lo stesso processo di compartimentazione può essere utilizzato in maniera costruttiva per aiutarci a concentrarci sulle cose importanti e diventare quindi più produttivi. Robin Sharma, il celebre life coach americano, definisce la compartimentazione “a tight bubble of total focus”, ovvero una piccola bolla di concentrazione totale. Quando vuole concentrarsi su un lavoro, Robin è solito isolarsi da tutte le distrazioni: spegne il telefono e va in un posto tranquillo dove sa che nessuno potrà disturbarlo, diventa quasi irrintracciabile. In questo modo non lascia che nulla si metta in mezzo tra sé e il suo lavoro.
 

«Focus is about saying no.»
Steve Jobs


Il punto principale della compartimentazione è che quando decidi di dedicare il tuo tempo ad un’attività, devi escludere dalla tua mente tutto ciò che non ha a che fare con essa. Potresti attraversare un momento difficile nelle tue relazioni, oppure i tuoi guadagni non stanno andando benissimo o hai appena litigato con un tuo collaboratore; non importa: la compartimentazione va praticata a prescindere da quello che sta succedendo nella tua vita.

Se ben allenata, la tua mente vede le cose come stanze separate con porte che si possono aprire e chiudere. Abituandoti a compartimentare, puoi entrare in una stanza della tua mente, chiudere la porta dietro di te e concentrarti completamente su qualunque cosa tu voglia. La tua mente imparerà a non vagare più.

Essere in grado di raggiungere questo stato può seriamente aumentare la tua produttività: da un lato otterrai molta più qualità nel tuo lavoro, dall’altro avrai molto più tempo per fare le cose che ami. Considerando i benefici, vale davvero la pena sviluppare quest'abilità.

 

Come mettere in pratica la compartimentazione

La compartimentazione è forse la strategia più importante per stabilire limiti salutari: ci consente infatti di creare barriere mentali tra una priorità e l'altra, in modo da poter indirizzare tutta la nostra energia solo verso ciò che abbiamo di fronte. Non è mai stato così importante stabilire confini strutturati e saperli rispettare come nell’età moderna: la connessione sempre disponibile, la reperibilità continua e la nostra tendenza alla distrazione possono infatti mettere in serio pericolo le nostre priorità, sia nel lavoro che nella vita privata (Se vuoi approfondire, puoi leggere il nostro articolo su come migliorare la concentrazione). 

La buona notizia è che la compartimentazione si applica a tutti gli aspetti della nostra vita e che puoi iniziare la compartimentazione in qualsiasi momento. Il modo più semplice per mettere in pratica questa abilità è utilizzare il tuo calendario e la tecnica del timebox. Dai un tempo limite a ciascuna delle tue attività e pianificale su giorni specifici: in questo modo potrai di volta in volta concentrarti unicamente sulle singole attività da fare.

Taskomat™ può essere uno strumento molto utile in questo senso, in quanto ti consente sia di impostare un tempo predefinito per ciascuna attività, sia di pianificarle in giorni specifici, aiutandoti così a sviluppare giorno per giono l’abitudine a compartimentare.

Quando ad esempio decido di scrivere un articolo come questo, imposto un task di una certa durata e lo faccio partire. Da quel momento in poi faccio in modo che niente si frapponga tra me, i miei pensieri e la tastiera: mi trovo nel mio “compartimento di scrittura” e decido di rimanerci fino a che l’articolo non sarà finito: tutto quello che succede intorno rimane letteralmente “chiuso fuori” da questo compartimento.

Detta così, mettere in pratica la compartimentazione sembra piuttosto semplice, e in effetti lo è. Ciò che è difficile è sviluppare al proprio interno la tendenza a compartimentare. Cosa significa? È piuttosto intuitivo: se non sei abbastanza preparato a mettere in pratica la compartimentazione, anche utilizzando il calendario, la tecnica dei timebox, o addirittura Taskomat™, probabilmente finirai per superare questi limiti in maniera inconscia e del tutto involontaria. Ecco perché è importante sviluppare al proprio interno la volontà di compartimentare: senza di essa difficilmente avrai successo nel mettere in pratica la compartimentazione.



Compartimentazione: come svilupparla

Per sviluppare al meglio la tecnica della compartimentazione è indispensabile capire che ci sono momenti in cui non c'è niente che tu possa fare riguardo un problema o una specifica area della tua vita. Quando hai a che fare con un problema specifico, impara a chiederti sempre "C'è qualcosa che posso fare adesso riguardo questo problema?" Se la risposta a questa domanda è sì, focalizza tutta la tua attenzione su ciò che puoi fare ed escludi tutto il resto. In caso contrario, blocca ogni pensiero relativo al problema, pianifica il tempo in cui puoi fare qualcosa a riguardo e passa all’attività successiva.

Ad esempio, se hai un problema con un collaboratore, a meno che tu non sia in grado di comunicare con lui in questo specifico momento, ora come ora non c'è nulla che tu possa fare a riguardo. La cosa ideale è programmare un incontro con il collaboratore e poi bloccare ogni pensiero a riguardo fino ad allora.

Sviluppare l’abilità di compartimentare ti aiuta anche in un altro modo: riduce la quantità di tempo che sprechi a preoccuparti di qualcosa. Preoccuparsi (pre-occuparsi: occuparsi di qualcosa prima che ce ne sia effettivamente bisogno) è infatti un enorme spreco di tempo ed energia, che non serve a niente. Se sei in grado di bloccare mentalmente i problemi che ora non riesci a risolvere, puoi concentrarti sulle cose su cui puoi effettivamente fare qualcosa.

In questo processo ti può essere di grande aiuto riformulare ogni problema come una domanda: invece di ripeterti mentalmente “Devo trovare una soluzione per questo problema”, inizia a chiederti "Cosa posso fare per risolvere questo problema?" Riformulare il problema come una domanda fa uscire la tua mente da uno stato di preoccupazione e la proietta in uno stato di risoluzione, dove appunto inizi a cercare soluzioni invece che rimanere ad elucubrare sul problema.

 

Compartimentare in 5 passaggi

Normalmente gli imprenditori e i liberi professionisti pensano alle loro attività tutto il giorno e spesso finiscono per trascurare tutto il resto. Nonostante sia un modo di fare comune, non si tratta di una situazione positiva né auspicabile: esistono diverse altre aree della vita che richiedono tempo e attenzione. Ecco perché è fondamentale acquisire la capacità di suddividere in compartimenti, stabilire le priorità e focalizzarsi abbastanza tempo su ciascuna area: la realtà è che chi lavora in proprio dovrà abituarsi a compartimentare l’intera esistenza (se vuoi approfondire il concetto di priorità, leggi il nostro approfondimento sulla matrice di Eisenhower). Quindi, per riassumere, ecco un sistema in cinque passaggi per schematizzare il processo di compartimentazione:

  1. Compartimentalizzalo! -  Isola ogni attività o problema da tutte le altre sfide che stai affrontando e dedica un compartimento della tua mente solo per questo.
     
  2. Focus e attenzione - Applica estrema attenzione su ogni compartimento, ma solo per un periodo di tempo limitato.
     
  3. Progresso - Vai avanti nella gestione del compartimento e ogni volta che dedichi attenzione cerca di andare avanti a passi incrementali in ogni attività o problema.
     
  4. Apri e chiudi - Ogni volta che esaurisci il tempo disponibile per un compartimento, oppure quando risolvi il problema definitivamente, quel che devi fare è semplicemente chiudere il vano e aprire quello successivo.
     
  5. In linea con gli obiettivi - Allinea le tue attività ai tuoi obiettivi e semplicemente non occuparti di tutto ciò che non merita un compartimento.

 

La compartimentazione ti salva dallo stress

La compartimentazione non riguarda il rifiuto tout court; si tratta di mettere ogni attività, problema, sfida all’interno di un compartimento stagno della propria mente e fare in modo che la gestione di ciascun compartimento non intralci quella degli altri. In sintesi: non puoi semplicemente ignorare le tue attività o i tuoi problemi e aspettarti che scompaiano, ma nemmeno farti ossessionare a tal punto da dedicarti solo a questi. Si sente sempre più spesso parlare di vivere nel presente: compartimentare è uno dei modi in cui può essere realizzato.

Una volta imparata la tecnica della compartimentazione, riuscirai sempre a trovare il giusto tempo da dedicare al tuo lavoro o alla risoluzione di specifici problemi. Questo perchè imparerai e lavorare su un’attività escludendo sistematicamente ogni pensiero estraneo ad essa. In definitiva ciò significa riuscire a fare più cose in meno tempo, e questo ti permette di trascorrere più tempo con le persone che ami, facendo le cose che ami.

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