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Timesheet: cos'è e come si usa

Lo strumento fondamentale per tracciare ad analizzare il tempo di lavoro

Hai mai sentito parlare di timesheet? Il timesheet è uno strumento essenziale nella gestione, nell’organizzazione e nella valutazione del lavoro, a maggior ragione se pensiamo che in futuro il lavoro andrà sempre più verso un contesto smart di autonomia e  responsabilizzazione individuale. In questo articolo imparerai cosa sono i timesheet, a cosa servono e come utilizzarli in contesti differenti, come ad esempio quello della libera professione o dell’azienda con dipendenti.

 


Indice dei contenuti:


 

 

Cos’è il timesheet?

Il timesheet è uno strumento fisico o virtuale che consente al lavoratore di registrare e tenere traccia del tempo impiegato per le diverse attività lavorative, allo scopo di tenere aggiornati manager o clienti sullo stato d’avanzamento dei progetti e sul tempo effettivamente lavorato. Ciò significa che, come cliente o datore di lavoro, grazie allo strumento timesheet sarai in grado di vedere esattamente le ore lavorate su progetti specifici e per intervalli di tempo specifici. 

I timesheet erano precedentemente noti come time books, libri del tempo: il loro utilizzo è iniziato nel XIX secolo ed erano di fatto una sorta di diari, o agende, su cui venivano riportate le attività, le giornate lavorative e le ore di lavoro. I lavoratori li timbravano attraverso macchinari collegati ad un orologio centrale ogni volta che arrivavano o lasciavano il lavoro. I time books di allora erano essenziali per determinare il salario di un operaio.

 

 

Qual è lo scopo di un timesheet?

Negli ambienti di lavoro il loro utilizzo principale è determinare la produttività di un lavoratore, la redditività di un progetto, migliorare la gestione delle risorse umane e la contabilità. È inoltre possibile utilizzare i timesheet nella gestione dei progetti: sapere quanto tempo il tuo team dedica alle diverse attività può aiutarti a individuare i problemi di gestione del tempo e migliorare il modo di lavorare di tutto il team.

In sostanza, i timesheet funzionano come una sorta di database al cui interno è possibile trovare tutte le informazioni relative ai task completati, al tempo stimato e a quello effettivamente lavorato, allo stato d’avanzamento del progetto e al tempo rimanente.  Queste informazioni aiutano i project manager e i datori di lavoro a determinare la redditività di un progetto, il margine sul budget e a livellare meglio le stime temporali. 

Insieme ad altri metodi e strumenti, i timesheet aumentano la trasparenza, perché consentono ai manager ed eventualmente ai clienti stessi di controllare il tempo effettivamente lavorato su specifici progetti. 

Nel caso di software di gestione progetti o time tracking come Taskomat™, quello del timesheet è uno strumento supplementare che consente di inviare dei report periodici ai clienti o project manager per tenerli allineati sullo stato di avanzamento di un progetto e sul tempo lavorato.

Contando le ore esatte dedicate alle singole attività, è possibile calcolare tutta una serie di KPI molto utili, come ad esempio il costo e la redditività del progetto, la tariffa oraria media, le performance lavorative e il tasso di coinvolgimento dei lavoratori e consente anche di migliorare le stime per i progetti futuri. È infatti possibile utilizzare i timesheet per confrontare tra loro le voci di tempo precedenti e fare stime realistiche per progetti futuri.

Dal punto di vista del lavoratore (dipendente o libero professionista non ha importanza), lo strumento timesheet è fondamentale per migliorare la produttività personale: grazie al timesheet i lavoratori possono controllare con esattezza il tempo trascorso su un'attività e visualizzare come hanno trascorso il tempo su base giornaliera.

Maggiore trasparenza e dati oggettivi contribuiscono in maniera decisiva a costruire un ambiente di lavoro in cui regna la fiducia: i lavoratori, manager, datori di lavoro e clienti saranno tutti allineati su tempi e costi di ciascun progetto. Questo sappiamo bene essere un aspetto fondamentale per la corretta implementazione dello smart working in azienda.

I lavoratori non si chiederanno più se gli altri lavorano tanto quanto loro o se i manager li pagano meno di quanto meritano; mentre i clienti non si chiederanno più se i soldi investiti per un progetto abbiano un effettivo riscontro in termini di ore di lavoro. 

Analogamente, le aziende possono trarre un grande vantaggio dall’utilizzo dei timesheet, in quanto forniscono ai manager una panoramica completa su come viene impegnato il budget di progetto.

Per quanto riguarda la contabilità e i pagamenti, se un professionista viene pagato in base ad una tariffa oraria e alle ore fatturabili, il timesheet è la prova da mostrare a clienti o collaboratori per giustificare i suoi guadagni. 

 

 

Timesheet digitali e cartacei

Rispetto ai timesheet cartacei, gli strumenti online basati su cloud garantiscono più accessibilità e sicurezza. Strumenti come Taskomat™ archiviano infatti i tuoi dati in modo sicuro sul cloud e semplificano enormemente il processo di ricerca delle informazioni. Utilizzare uno strumento digitale per i timesheet non solo garantisce una minore probabilità di perdere dati, ma anche maggiore efficacia ed efficienza nella gestione dei dati e nel recupero di informazioni.

Che tu ci creda o no, alcune aziende stanno ancora utilizzando timesheet cartacei. Questo a causa del fatto che i timesheet fisici conservano alcuni vantaggi percepiti, come ad esempio il risparmio sui costi e la semplificazione dell'intero processo. 

Ma si tratta, appunto, di vantaggi percepiti e non di vantaggi effettivi: ad esempio i lavoratori potrebbero perdere la scheda cartacea, inoltre è molto più difficile cercare nei fogli presenze archiviati che in un software. Quest'ultimo ordina tutti i documenti in base alle tue preferenze in modo da identificare più rapidamente ciò di cui hai bisogno.

L'abbinamento di timesheet elettronici con strumenti avanzati di gestione dei progetti o fatturazione può facilitare di molto il lavoro dei manager e dei singoli professionisti. Questi strumenti, utilizzati insieme, semplificano l'archiviazione, la creazione di report e la fatturazione tramite strumenti e processi automatizzati.

Il vantaggio più importante dei timesheet digitali è che di solito sono abbinati ad una soluzione di time tracking. Ciò consente ai lavoratori di monitorare le ore esatte che trascorrono in attività o progetti specifici, semplificando l'intero processo di monitoraggio del tempo. 

Ad esempio, su Taskomat™ è possibile tracciare il tempo delle proprie attività e generare timesheet specifici per clienti, progetti e giornate. Nel caso in cui ti dimentichi di avviare o interrompere il cronometro di un task, puoi modificare o aggiungere il tempo manualmente. 

 

timesheet - esempioTimesheet - esempio di timesheet cartaceo (pdf) su Taskomat

 

La scelta di un'opzione dipende da quanto sei disposto a investire in un sistema digitale o se vuoi semplicemente attenerti al classico processo cartaceo. Prendi in considerazione le esigenze del tuo team, dei tuoi clienti e dei sistemi esistenti. Per risultati accurati, prova entrambe le opzioni per un mese per vedere quale si adatta alla tua organizzazione e alle tue abitudini.

Considera ad esempio se desideri utilizzare i timesheet per aiutarti a stimare meglio i progetti, o se invece hai bisogno di una soluzione completa per monitorare il tuo tempo e il budget di ciascun progetto. Prima di implementare Taskomat™ o un altro di questi strumenti, pensa se lo utilizzerai internamente o anche per inviare timesheet in pdf ai tuoi clienti.

Anche le caratteristiche del tuo team sono importanti, ad esempio alcuni dei tuoi collaboratori potrebbero lavorare da remoto. Essere fuori dall'ufficio significa che non hanno un accesso così facile ai tuoi documenti. Se non utilizzi dei timesheet virtuali, dovrete inviarvi dei report tramite posta ordinaria: una soluzione piuttosto anacronistica, non trovi?

D'altra parte, se il tuo team è piccolo, potresti non aver nemmeno bisogno di una soluzione con molte funzionalità. Tuttavia, man mano che la tua azienda cresce, dovrai riconsiderare l'uso di timesheet e altri strumenti. Questi ti aiuteranno a lavorare in modo più efficiente e ad affrontare l'aumento del carico di lavoro.

 

 

Come funziona un timesheet?

Utilizzare i timesheet in maniera costante è molto utile perché consente ai centri di controllo aziendale di monitorare come i lavoratori utilizzano il proprio tempo, mentre nel caso di liberi professionisti sono gli stessi freelance a controllare se stessi e le proprie performance. 

L'intera procedura è molto semplice. È sufficiente creare dei task temporizzati, pianificarli, premere “play” quando sono in esecuzione e segnarli come completati una volta terminati. Attraverso questa serie di azioni automatizzabili, è possibile generare dei report per se stessi, per i propri clienti o per i propri manager, a seconda del contesto lavorativo. 

Per chi lavora in azienda, spesso sono le stesse aziende a dire esattamente quando e come dovresti completare il tuo timesheet e a tale scopo creano criteri e procedure inerenti sulla gestione dei timesheet. Ad esempio, la tua azienda potrebbe richiedere il tuo timesheet alla fine di ogni giornata, oppure alla fine di un'intera settimana lavorativa.

Questo processo è molto importante perché aumenta la responsabilità dei singoli lavoratori: monitorando sistematicamente il proprio lavoro, diventano più consapevoli del proprio tempo e di come poterlo utilizzare meglio per essere più produttivi ed efficienti. Abbiamo già visto come l'autonomia serva per motivare e coinvolgere i lavoratori, se vuoi approfondire puoi leggere il nostro articolo Il paradigma motivazionale nell’era dello smart working

 

 

Quando e come utilizzare i timesheet

Se non sei sicuro di quanto spesso dovresti creare un timesheet di report per documentare le tue attività, pensa alle esigenze tue o della tua azienda. Hai necessità di seguire un piano di lungo corso? Oppure hai bisogno di inviare report a cadenza regolare? Ci sono circa cinque tipi di schede attività tra cui puoi scegliere, a seconda se sei un lavoratore dipendente o un libero professionista:

  • Timesheet giornalieri: il lavoratore registra il proprio tempo all'inizio e alla fine di ogni giornata lavorativa
  • Timesheet settimanali: il lavoratore registra il proprio tempo per tutti e cinque i giorni lavorativi alla fine di ogni settimana
  • Timesheet bisettimanali: il lavoratore invia le sue ore di lavoro ogni due settimane in un giorno specifico
  • Timesheet mensili: il lavoratore invia il timesheet ogni mese, in una data determinata
  • Timesheet semestrali: il lavoratore invia il timesheet due volte all’anno

Se esiti a portare i fogli delle ore nella tua organizzazione, ricorda che il loro utilizzo non deve essere complicato. Strumenti online come Taskomat™ rendono ancora più semplice pianificare e tenere traccia delle ore di lavoro, grazie alla loro interfaccia semplice e alle guide esplicative. 

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