OFFERTA LIMITATA! Ottieni un esclusivo ABBONAMENTO LIFETIME a Taskomat™ per soli 49€ - CLICCA QUI PER ULTERIORI INFO Disponibili 55/100

Gestione del tempo: guida definitiva per professionisti

Vademecum completo per eccellere nella gestione del tempo

Tutti abbiamo a disposizione 24 ore in una giornata e tu sicuramente non fai eccezione. Esatto, nessuno di noi possiede il potere di creare il tempo dal nulla, tutti noi però abbiamo il potere di sfruttarlo al meglio. È proprio così, che tu ci creda o no, puoi davvero prendere il controllo del tuo tempo per sfruttarlo al massimo. Scoprire come gestire al meglio il proprio tempo implica da un lato una ristrutturazione mentale (se leggera o pesante dipende dal tuo attuale mindset) e dall’altro la creazione di un sistema. Per conseguire un’efficace gestione del proprio tempo occorrono alcune buone abitudini, un po’ di introspezione, lo sviluppo di capacità organizzative e l’utilizzo di alcune tecniche. Ma sono tutte cose che vedremo insieme in questa guida. Preparati per un viaggio che ti mostrerà come sfruttare al massimo le 24 ore della tua giornata.

 

 


Indice dei contenuti

 

Conosci te stesso per gestire il tuo tempo

Più ti conosci e più sarà facile per te gestire il tuo tempo in modo efficace. Per migliorare nella gestione del proprio tempo, come prima cosa occorre conoscere se stessi in profondità, ovvero saper valutare i propri punti di forza e di debolezza, comprendere i propri obiettivi e le proprie motivazioni, conoscere le variazioni della propria energia durante il giorno e gli effetti che questo ha sulla nostra concentrazione.

 

Valuta i tuoi punti di forza e di debolezza

È piuttosto probabile che tu abbia sviluppato diverse abilità, alcune con il minimo sforzo, altre lavorando duramente. Forse sei un abile negoziatore, o un mago con il codice, oppure un bravo designer. 

Qualunque siano i tuoi punti di forza, ricordati che è molto più conveniente sviluppare quei 2 o 3 che ti offrono il massimo ritorno sui tuoi sforzi, piuttosto che cercare di essere il migliore in tutto.

Oltre a individuare i tuoi punti di forza, devi identificare anche le aree in cui le tue abilità sono scarse. Valuta poi quali sono le cose da fare per raggiungere gli obiettivi che desideri raggiungere e valuta come i tuoi punti di forza o debolezza incidono in questo processo. Puoi utilizzare lo strumento della SWOT analisi personale per aiutarti in questo passaggio. 

 

Usa i tuoi obiettivi per trovare la direzione

Gli obiettivi svolgono un ruolo cruciale nella gestione del tempo. Se ci pensiamo bene, gestire il tempo non è davvero un vantaggio di per sé, lo è quando impariamo ad utilizzarlo per fare ciò che è importante per noi.

In questo contesto, diventa fondamentale per te identificare i tuoi obiettivi e tenerli sempre chiari in testa. In altre parole, devi individuare ciò che è più importante per te, quello per cui è importante vivere, e farlo diventare la tua vocazione.

Se vuoi essere ancora più efficace nella definizione degli obiettivi, il nostro consiglio è quello di utilizzare il framework degli obiettivi SMART.

 

Assegna al tuo tempo un valore monetario per guidare le tue priorità

Molte persone pensano al valore del loro tempo soltanto in relazione all'attività lavorativa. Tuttavia, per essere veramente consapevole del valore del tuo tempo, devi applicare questo concetto anche alla tua vita personale. 

Il valore del tempo nella tua vita personale è prezioso almeno quanto la tua vita lavorativa, anzi: in alcuni casi il tempo personale non ha prezzo.

Uno dei punti più importanti da ricordare è che non riuscire a fare tutto è perfettamente accettabile, ciò che è fondamentale è assicurarsi che vengano fatte le cose importanti. Assegnando valore al tuo tempo puoi distinguere chiaramente ciò che è importante da ciò che non lo è, e di conseguenza potrai fare scelte consapevoli e sagge.

 

Trova il tuo ritmo personale

Se conosci i tuoi ritmi - ovvero quando sei più attivo, in quali ore del giorno sei meglio attrezzato per svolgere determinati compiti - puoi svolgere le tue attività più importanti quando ti trovi in uno dei tuoi picchi di produttività.

Tutti noi lavoriamo secondo un ritmo unico che ci contraddistingue. Riconoscere il tuo ritmo personale è una delle scoperte più preziose che puoi fare. Per iniziare, inizia ad indagare questi aspetti:

  • Quante ore al giorno puoi lavorare ad alto livello?
  • Qual è il momento più produttivo della giornata?
  • Quante settimane puoi lavorare ad alta intensità senza pausa?
  • Di quanto tempo hai bisogno dopo una pausa per tornare in focus?

 

 

Crea un sistema che ti supporti nella gestione del tempo

Stabilire un sistema solido che puoi replicare è la chiave per riuscire a gestire il tuo tempo al meglio. Si sbaglia quando si pensa che la gestione del tempo è un fatto di forza di volontà: sono piuttosto le routine, le buone abitudini e qualche regola a proteggere il tuo tempo, consentendoti così di sfruttarlo al meglio. 

Questi suggerimenti sono applicabili da chiunque, la gestione del tempo ha infatti un valore universale, ma assumono un’importanza molto più ampia per freelance e imprenditori.        

 

Pianifica il tuo tempo e crea una routine

Pianificare è fondamentale se vogliamo gestire il nostro tempo al meglio. Certo, se inizi oggi ad adottare un sistema di pianificazione non puoi pretendere di riavere indietro tutto il tempo che hai perso fino ad ora, ma monitorando regolarmente gli appuntamenti e le attività, si riducono le probabilità di perdere altro tempo in futuro. 

Pianificando in anticipo, ti assicuri in primo luogo di non avere troppe cose accavallate durante le tue giornate, ma soprattutto ti permetterà di trovare sempre il tempo per tutte le cose importanti. 

Puoi approfondire l’argomento pianificazione nel nostro articolo Come pianificare le attività in modo efficace, in cui puoi trovare diverse tecniche e suggerimenti pratici.

 

Organizza l'ambiente circostante

Un buon sistema di gestione del tempo richiede ordine e organizzazione. Creare ordine nel nostro mondo ci fa risparmiare tempo per cercare cose di cui abbiamo bisogno, dai numeri di telefono importanti alle scarpe. Ma ancora di più, l'ordine fisico crea l'ordine mentale e ci aiuta a performare in modo più efficiente.

Dunque, l'area di lavoro deve essere pulita e ordinata, con documenti e cartelle disposti in modo da trovare facilmente ciò che ti serve. La scrivania deve essere sgombra di tutto ciò che non ti serve, in modo da avere abbastanza spazio per lavorare. Tieni a portata di mano solo ciò che ti serve realmente - computer, telefono, bloc notes, e qualsiasi altro strumento tu ritenga indispensabile per il tuo lavoro. Anche questo aspetto verrà approfondito in seguito

 

 

Come superare gli ostacoli nella gestione del tempo

Chiunque può riuscire nella gestione del tempo, tuttavia non è sempre facile. A volte le tue giornate possono sembrare un videogioco action in cui sei costantemente sotto tiro. Invece dei nemici corazzati però, nella vita reale i veri ostacoli sono le perdite di tempo. 

Perdiamo tempo per tanti, troppi motivi. Spesso le perdite di tempo sono indotte da collaboratori, chat, smartphone e riunioni improduttive, tuttavia a volte scaturiscono direttamente dai nostri difetti (ad esempio scarsa capacità di comunicazione, tendenza alla procrastinazione e incapacità di prendere decisioni sagge e rapide). Vediamo come possiamo comportarci in questi casi.

 

Aggira le interruzioni

Le interruzioni si insinuano nella tua giornata lavorativa in qualsiasi modo. Oltre al fastidioso collaboratore che ti contatta di continuo chiedendoti se "Hai un secondo?", le interruzioni si presentano sotto forma di riunioni improduttive, telefonate, e-mail e altro ancora.

Inoltre, moltissimi di noi si creano da soli le interruzioni ogni volta che cercano di fare troppe cose tutte insieme. Ormai è provato e comunemente accettato che il multitasking non è lo stile di lavoro più efficace. Il costante “start&stop” disturba notevolmente la buona riuscita di un progetto, in quanto dopo ogni interruzione ci serve del tempo per tornare pienamente concentrati sulla nostra attività (alcuni studi parlano di circa 20 minuti).

 

Tieni sotto controllo la procrastinazione

A volte è facile usare le interruzioni che ci capitano come alibi per rimandare un progetto o un'attività. È piuttosto appagante incolpare qualcun’altro per la nostra inefficienza, vero?! E prima ancora di rendertene conto hai trovato così tanti buoni motivi per rimandare ciò che stavi facendo che ti sei comodamente seduto sul divano e hai acceso Netflix. 

La procrastinazione ha molte cause, la maggior parte delle quali ti spediscono dritto dritto verso un mare di guai. Parliamo ampiamente di questo tema nel nostro articolo Come smettere di procrastinare, che ti consigliamo di leggere se vuoi approfondire.

 

 

Stabilisci i tuoi confini e ottieni il giusto supporto

A volte la tua famiglia, i tuoi amici e i tuoi collaboratori rappresentano la più grande sfida nel gestire il tuo tempo con successo. Di chi sono le telefonate che interrompono il tuo flusso di pensieri quando sei super concentrato? Chi ti aspetta a casa per cena, nonostante quella scadenza pressante? Per incontrare chi devi mettere in stand-by la stesura di quell’importante report?

Ciononostante, queste stesse persone possono rivelarsi i tuoi migliori alleati mentre persegui un’ottimale gestione del tempo. Prova a coinvolgerli nel tuo percorso e a percepirli come compagni di obiettivi condivisi: è un ottimo modo per compensare tutte le interruzioni che inevitabilmente porteranno nella tua vita.

 

Trova un equilibrio tra lavoro e tempo libero

Non è possibile nel lungo periodo dedicare tempo soltanto al proprio lavoro e più in generale, ai propri obiettivi professionali.  Occorre infatti riconoscere che, sebbene il tuo lavoro e la tua carriera siano componenti fondamentali della tua vita, sono soprattutto un mezzo per sostenere altri aspetti della tua vita che, sospetto, sono più importanti per te: la tua vita personale, che comprende la tua famiglia, i tuoi amici, la tua comunità e le tue attività ricreative e sociali.

Avere il sostegno della famiglia e degli amici è fondamentale per il successo professionale. Non c'è dubbio che la famiglia venga prima del mio lavoro, tuttavia queto non significa che posso lasciare il lavoro quando voglio. 

D’altra parte, se ti ritrovi a lavorare anche la sera per mesi e mesi, qualcosa non va bene: o non gestisci il tuo tempo in modo efficace o qualcosa non va nel tuo lavoro. Nessuno - nemmeno Gordon Gekko per intenderci - dovrebbe dedicarsi regolarmente a settimane di 70 ore. Settimane lavorative di 70 ore lasciano pochissimo tempo per vivere e con ogni probabilità a lungo andare ti porteranno al burnout.

 

Cerca di gestire clienti e collaboratori

Cercare di impedire ai collaboratori di interrompere il tuo lavoro è abbastanza facile, le cose diventano più complicate quando lo devi dire ad un tuo cliente, o - se ce l’hai - ad un tuo superiore.

La verità è che sono proprio queste due tipologie di individui quelle che mettono più a repentaglio la tua gestione del tempo: come gestisci un cliente o un superiore che aspetta fino all'ultimo minuto per assegnarti un enorme progetto che deve essere pronto per ieri?

Quando cerchi di tenere sotto controllo un superiore o un cliente poco avvezzi alla gestione del tempo, devi chiamare a te tutti i tuoi poteri di diplomazia e cercare di essere il più assertivo possibile

 

 

Concentra la tua energia con la regola 80/20

È possibile applicare la regola 80/20 (anche definita principio di Pareto) in quasi tutte le situazioni. L'ho sentita usare in ufficio (il 20% del mio personale realizza l'80% delle entrate), nei negozi (il 20% degli articoli genera l’80% dei ricavi) e persino dagli investitori (il 20% delle mie azioni genera l'80% delle mie entrate"). 

Ovviamente, puoi applicare la regola 80/20 anche alla gestione del tempo. In generale, il 20% delle cose a cui dedichi il tuo tempo produce l'80% dei risultati che desideri ottenere. Questo principio si applica praticamente a tutte le situazioni in cui è necessario pianificare il proprio tempo - al lavoro, a casa, nelle relazioni e così via.

L'obiettivo nell'uso della regola 80/20 per massimizzare la produttività e la gestione del tempo è identificare le attività chiave appartenenti al 20% e assicurarsi di dare priorità a tali attività. Ora vediamo nello specifico come implementare questa regola.

 

Passaggio 1: dai uno sguardo onesto a come passi il tuo tempo

Prima di poter intraprendere qualsiasi tipo di strategia, devi dare un’occhiata approfondita a come usi attualmente il tuo tempo. Inizia la valutazione con questi passaggi:

  • Osserva come usi attualmente il tuo tempo - Come trascorri gran parte della giornata? Fino a dove arrivi nelle tue to-do-list?
  • Valuta le tue tendenze di produttività personale - In quali periodi della giornata i tuoi livelli di energia sono i più alti?
  • Valuta le interruzioni che affronti regolarmente - In quali segmenti della giornata si verificano più interruzioni? Che tipo di interruzioni ricevi più frequentemente e da chi?

 

Passaggio 2: determina i tuoi obiettivi

Alcune persone tendono a seguire la filosofia dello schiacciamento: accettano tutti i lavori che vengono proposti, e poi altri lavori ancora. Queste persone finiscono quasi sempre miseramente. 

Per lavorare in modo efficiente, devi identificare chiaramente il tuo 80%, ovvero i risultati che desideri ottenere. In altre parole, devi definire chiaramente i tuoi obiettivi. Nel nostro articolo Come impostare e raggiungere obiettivi personali approfondiamo proprio questo aspetto.

Numerosi studi suggeriscono che le persone che definiscono e scrivono chiaramente i loro obiettivi hanno maggiori probabilità di raggiungerli - in un arco di tempo più breve e in modo più diretto. Quando determini i tuoi obiettivi e li scrivi sulla tua agenda, li chiarisci nella tua mente e affini la tua visione per raggiungerli.

 

Passaggio 3: identifica le principali attività a supporto dei tuoi obiettivi

Una volta che hai una serie chiara di obiettivi, identifica le attività che devi fare in linea con tali obiettivi e poi poniti le seguenti domande su queste attività chiave:

  • Quanto tempo dedichi a tali attività? Venti percento? Di meno? Di Più?
  • Cosa fai con il resto del tuo tempo?
  • Quanto guadagno ottieni per le attività che svolgi nel resto del tempo?

Dopo aver identificato i compiti e le attività che devi realizzare per raggiungere i tuoi obiettivi, assegna un valore a tali obiettivi in ​​modo da poter decidere come ordinare l'elenco delle attività quotidiane. Avere una solida conoscenza delle tue priorità e dei tuoi obiettivi ti renderà molto più semplice iniziare a gestire il tuo tempo in funzione di essi.

 

 

Come stabilire le priorità di ogni giornata

Dopo aver applicato la regola dell’80/20 e aver identificato i compiti necessari per raggiungere i tuoi obiettivi, suddividili ulteriormente in attività quotidiane. 

Dopodiché, assegna a queste attività la giusta priorità e assicurati di eseguire prima le attività più importanti, avendo cura di identificare quali attività devono essere svolte in giorni precisi. Per facilitarti questo processo, puoi seguire questi passaggi:

 

1. Inizia con una lista principale

Scrivi tutto quello che hai bisogno di completare entro oggi. Non provare a classificare le attività in questa fase, né a dare loro una priorità, scarica semplicemente il tuo cervello da tutte le cose da fare che ti vengono in mente.

Assicurati di tenere conto delle attività di routine che non hanno un effetto diretto sui tuoi obiettivi, come ad esempio rendicontare le tue spese o mettere in ordine le fatture emesse.

 

2. Determina la lista di attività A

Concentrarsi sulle conseguenze delle azioni crea una sensazione di urgenza che spinge ad utilizzare meglio il proprio tempo. Dunque, chiediti questo: "Quali attività, se non fatte oggi, porteranno a una conseguenza significativa?" 

Queste sono le attività A. Ad esempio, se oggi hai in programma una presentazione, quell'attività è sicuramente in cima alla lista A.

 

3. Classifica il resto delle attività

Passiamo ora alle attività di livello B, ovvero attività che possono avere conseguenze leggermente negative se non completate oggi. Le attività C, invece, non hanno nessun tipo di conseguenza se non vengono completate oggi.

Per quanto riguarda le attività D, in questo caso D ha un suo significato, ovvero sta per “Delega”. Si tratta quindi di quelle attività che è meglio delegare. Infine, anche per quel che riguarda le attività E la lettera ci da un indizio sul loro destino: devono essere semplicemente Eliminate.

 

4. Ordina le attività all'interno di ciascuna categoria.

Supponi di aver classificato il tuo elenco in sei elementi A, quattro elementi B, tre elementi C e due elementi D. Le sei attività A vanno ovviamente in cima all'elenco, ora però le devi classificare ulteriormente: A-1, A-2, A-3 e così via.

Se hai problemi a ordinare le diverse attività A, inizia con solo due: se oggi potessi completare un solo compito, quale dei due è più critico? Quale dei due serve meglio la tua regola 80/20? Quindi prendi il vincitore e confrontalo con la prossima attività A, e così via. Quindi fai lo stesso per gli oggetti B e C. 

Non aspettarti di completare lo stesso numero di attività a cui magari sei abituato. Dato che questo approccio ti porta a concentrarti sugli elementi più importanti, che probabilmente richiedono più tempo, potresti completare meno attività del solito. 

Concentrati ogni giorno sul terminare quante più attività A riesci, dopodichè passa alle attività B e C. Fai comunque attenzione a questo tipo di attività: se non eseguite entro un certo tempo, anch’esse possono diventare attività A e balzare in cima alla lista.

 

 

Blocca il tuo tempo e pianifica le cose da fare

Imparare a bloccare il tempo e a pianificare le attività può essere complicato nelle fasi iniziali perché richiede molta riflessione e consapevolezza. Tuttavia, con la pratica coerente e una buona dose di pazienza, sul lungo periodo ti farà raccogliere enormi dividendi.

Come possiamo fare per imparare bene questo processo?

Per iniziare, hai bisogno di un calendario che ti permetta di pianificare attività anche solo di 15 minuti (Taskomat™ o Google Calendar vanno benissimo). Perché un tempo così breve? Perché anche solo 15 minuti possono rappresentare un timebox. Perdere solo due o tre di questi piccoli blocchi ogni giorno può ridurre sul lungo periodo la tua capacità di raggiungere i tuoi obiettivi.

Dopodiché, sarà necessario implementare una routine. Segui questi step per farlo in maniera pratica e veloce.

 

Step 1: Dividi la tua giornata

Inizia dividendo la giornata: traccia una linea netta tra tempo personale e orario di lavoro, ovvero dichiara la tua disponibilità massima giornaliera e settimanale. Facendo questo passo, crei un equilibrio lavoro - tempo libero sin dall'inizio. 

Non dare per scontato di avere liberi sabato e domenica solo perché lavori dal lunedì al venerdì: blocca il weekend nel tuo programma o le attività lavorative potrebbero insinuarsi nei tuoi preziosi tempi di inattività. 

Sei preoccupato di tracciare una linea netta tra lavoro e tempo personale? Sei preoccupato di dover dire a un tuo cliente che non puoi partecipare al meeting fissato il martedì mattina? Non ti devi preoccupare! Non devi dire al tuo cliente che l'allenamento del martedì mattina è più importante di quel meeting - dì semplicemente che sei già impegnato. Non sei tenuto a dare altre spiegazioni.

 

Step 2: pianifica gli impegni personali

Pianificare le attività personali è importante perché dà peso a queste attività e garantisce che non vengano superate da obblighi lavorativi che magari hanno minore importanza a lungo termine.

La pianificazione delle attività personali è duplice:

  • Pianifica le attività di routine a cui paretcipi - Cena in famiglia ogni sera? Un’uscita settimanale con il tuo partner? Allenamento in pausa pranzo? Non dare per scontato che queste attività si verifichino: dai loro il peso che meritano e blocca il tempo per ciascuna di esse.
     
  • Pianifica le priorità personali che non sono di routine - Pensa a tutte le attività personali che non sono di routine, ma che sono importanti e che quindi devono essere fatte in settimana (ad esempio: una visita dal dentista). Inseriscile nella tua pianificazione prima di riempire la settimana con altri compiti e attività.

 

Step 3: stima la durata delle tue attività lavorative

Dopo aver identificato e ordinato le attività, come visto nel paragrafo precedente, il passo successivo è assegnare a ciascuna di esse una stima oraria coerente. Questo significa che ogni attività deve essere inserita all’interno di un timebox, ovvero un intervallo di tempo definito. Quanto tempo pensi di impiegare per completare il report? Pensi che due ore possano bastare? O forse meglio tre? 

Se vuoi approfondire questa tecnica, leggi il nostro articolo sul timeboxing.

 

Step 4: pianifica le attività lavorative

Ora che abbiamo le nostre attività ordinate in base alla loro priorità e inserite all’interno di un timebox, possiamo pianificarle sulla settimana.

Utilizza la priorità delle attività e la loro durata come criteri di pianificazione: cerca di inserire prima le attività ad alta priorità, compatibilmente però con la loro durata e con il tuo tempo disponibile.

 

Step 5: considera il tempo di buffer

Il tempo di buffer è il tempo che utilizzi per gestire attività impreviste. Se vuoi eccellere nella gestione del tempo, dovrai considerare il tempo di buffer nel tuo programma in modo da ridurre al minimo il rischio dovuto a interruzioni o problemi non pianificati. 

Riservare per il buffer 30 minuti al giorno dovrebbe essere sufficiente, ma sentiti libero di testare e trovare il tempo migliore per te. Sapere di avere a disposizione questo tempo ogni giorno ti aiuterà ad aderire alla tua pianificazione, perché la tua mente non sarà preoccupata di come gestire eventuali imprevisti.


 

Step 6: Assumiti piena responsabilità delle tue attività quotidiane

Devi assumerti la piena responsabilità della gestione del tuo tempo e del completamento delle attività pianificate. Non esistono alibi, se per caso non porti a termine un’attività che avevi pianificato, devi essere consapevole del perché e poi ripianificarla.

 

Step 7: Routine settimanale di autovalutazione e pianificazione strategica

Inserisci sessioni di pianificazione strategica settimanali - idealmente ogni venerdì pomeriggio o alla fine della settimana lavorativa - per valutare e rivedere i progressi compiuti verso i tuoi obiettivi, sia lavorativi che personali. È il metodo migliore per rivedere la settimana appena conclusa e iniziare la prossima.

Consiglio di dedicare all’autovalutazione almeno 15 minuti al giorno e di pianificare una sessione di pianificazione di 90/120 minuti alla fine della settimana. Il tempo che dedichi alla pianificazione strategica è probabilmente il tuo investimento di tempo più prezioso ogni settimana. Da un lato ti permette di concludere la settimana imparando da ciò che hai fatto, dall’altro rafforza la tua visione per il tuo successo a lungo termine. 

 

Ottimizza il sistema

Dopo aver analizzato ciò chei fatto durante la settimana, come ti sei comportato nei confronti del tuo lavoro e le interruzioni che hai affrontato, puoi ora identificare due o tre aggiustamenti che puoi applicare per aumentare il tuo successo nella gestione del tempo. Ecco alcuni suggerimenti per indirizzarti nella giusta direzione:

  • Se non stai completando le attività più importanti o non stai lavorando agli obiettivi più importanti ogni giorno: elimina alcune delle attività B o C per fare spazio alle attività A, ovvero quelle più importanti.
     
  • Se i momenti più produttivi della giornata sono pieni di attività B e C, sposta le attività in relazione alla loro priorità

Ricordati infine che il perfezionismo è un flagello per le persone che stanno cercando di ottimizzare la propria gestione del tempo. Fai in modo che il processo di ottimizzazione avvenga in modo naturale: l'ossessione di rivedere, rifare e perfezionare il proprio programma alla lunga porta alla frustrazione. 

 

 

Risparmia tempo con uno spazio di lavoro produttivo

Se fai diventare la tua postazione di lavoro un parcheggio temporaneo per qualsiasi cosa, come ad esempio post-it relativi a vecchie attività, appunti per il nuovo progetto, vecchie buste e compagnia bella ... sei come il Titanic che cerca di attraversare l’Oceano Atlantico. Sappiamo tutti come finisce quella storia. 

Per capire se il tuo spazio di lavoro è ben organizzato, chiediti quanto segue:

  • Conosci tutte le attività che devi svolgere, complete di deadline e linee temporali?
  • Hai a portata di mano tutti i materiali, i documenti e gli strumenti di cui hai bisogno in questo momento per portare a termine ogni progetto?
  • In breve, hai tutto il necessario per fare un ottimo lavoro nei giusti tempi?

 

Semplifica la tua area di lavoro

"Non toccare la mia scrivania! So esattamente dove si trova tutto quanto."

Ho sentito questa frase all'infinito e l'ho usata io stesso innumerevoli volte. Ma diciamoci la verità, la maggior parte delle volte che guardi la giungla di carte sulla tua scrivania, sei completamente all'oscuro di ciò che nasconde. 

Magari ieri potresti aver saputo dov’era quel numero di telefono che stai cercando, ma da allora si è aggiunta ancora altra carta. Non è vero? Non è sufficiente sapere più o meno dove si trova il grafico, il report o il biglietto da visita che ti serve. Devi essere in grado di individuarlo e reperirlo subito, a colpo d’occhio. 

 

Fai spazio! Svuota la scrivania ora

Ripeti dopo di me: La mia scrivania non è un parcheggio. La mia scrivania non è un parcheggio. La mia scrivania non è un parcheggio. 

Se vuoi avere la tua scrivania sotto controllo, ricorda: less is more. Più pulita e chiara è la tua scrivania, migliore è il tempo che trascorri a lavorare. Rimuovi subito tutto ciò che non è assolutamente necessario dalla tua scrivania. Sii brutale. 

Eccoti qualche idea per iniziare:

  • Sposta le foto di famiglia nella tua credenza o libreria.
  • Se hai altre foto, appendile al muro.
  • Conserva strumenti, materiali e oggetti extra che usi abitualmente per lavorare (penne, post-it, cuffie) nei cassetti della scrivania e nelle aree di archiviazione.
  • Non consentire agli oggetti che usi raramente di occupare spazio sulla scrivania. Mettili in un contenitore apposito e tienili più o meno a portata di mano, decidi tu dove. 

 

Fai decluttering periodicamente

Il decluttering ha tipicamente 3 fasi:

  1. Scopri di cosa puoi sbarazzarti. Per ogni oggetto che gravita intorno alla tua area di lavoro, chiediti se ne hai davvero bisogno e quale sia il valore di non gettarlo.
     
  2. Analizza le carte sulla tua scrivania, conserva solo ciò che ti serve realmente e butta tutto il resto. Fai in modo di avere una sola pila di carta sulla scrivania che raccolga tutti i documenti importanti che ti servono realmente.
     
  3. Pianifica un appuntamento con te stesso nelle prossime 48 ore per occuparti di questa pila di carte e documenti. I venerdì pomeriggio sono un buon momento per archiviare con poche interruzioni. Investi questo tempo nel decluttering.

Ricordati di ripetere questi passaggi ALMENO una volta ogni due settimane.

 

 

Evita che il disordine torni indietro

La migliore strategia per mantenere uno spazio di lavoro ordinato è in primo luogo evitare di accumulare carta, oggetti e documenti vari. Questa sezione ti dà due rapidi consigli per evitare il moltiplicarsi del disordine sulla tua scrivania.

 

Segui le cinque regole d’oro per gestire la carta

Per diventare maestri nella gestione della carta occorre agire ogni volta che si prende in mano un foglio. Chi è davvero bravo in queste cose non accumula, non ricontrolla, non riconsidera, e soprattutto non ritarda. Si libera del foglio la prima volta che lo gestisce.

Per diventare un asso nella gestione della carta, segui queste 5 regole:

  • Getta via ciò che non ti serve - Se non ti serve, sbarazzatene subito! Ogni volta che hai tra le mani una lettera, un documento o un vecchio foglio che sai per certo non essere più utile, buttalo subito nel cestino. Da lì in poi non deve più essere un tuo problema.
     
  • Delega ciò che puoi delegare - Quando deleghi ad un tuo collaboratore, passagli anche tutto il materiale: da quel momento diventa sua responsabilità. In questo modo, da un lato ti concedi più tempo per svolgere attività più adatte a te, dall’altro sviluppi le competenze e la fiducia delle persone a cui deleghi.
     
  • Gestisci eventuali documenti in attesa - Spesso succede che abbiamo bisogno di maggiori informazioni prima di poter delegare o eliminare un documento. In casi come questo, in cui dobbiamo “parcheggiare” il documento per un follow-up prima di agire, ricordiamoci di non parcheggiare la carta in modo permanente! Crea uno spazio apposito in cui gestire tutti i documenti in attesa e assicurati di ottenere le informazioni necessarie e di occuparti del documento entro una data precisa
     
  • Agisci appena puoi - Appena un documento diventa “gestibile”, porta a termine le attività legate ad esso.
     
  • Archivia il documento - Crea un archivio (digitale per file digitali, fisico per i documenti fisici) in cui depositare tutti i documenti che hai già gestito, in modo da poterli consultare in un secondo momento in caso di necessità.

 

Archiviazione periodica

Poiché il compito di archiviazione è banale, è fin troppo facile consentire ad altre attività di insinuarsi nel tempo che hai messo da parte per gestire questo aspetto. È quindi possibile che in poche settimane le erbacce possano di nuovo invadere il tuo giardino. 

Il tuo compito dev’essere non lasciare che ciò accada: ricordati sempre di pianificare un appuntamento settimanale per quest’attività e inseriscilo nel tuo calendario. Quando diventerà parte della tua routine, è probabile che inizierai a fare decluttering anche durante la settimana in modo automatico, e ti ritroverai a completare l’attività settimanale in molto meno tempo.

 

Prendi appunti in maniera intelligente

Se sai che dovrai archiviare i tuoi appunti, assicurati di utilizzare carta di grande formato in modo da poterli trovare e gestire in seguito. Alla fine di ogni nota, includi sempre elementi d’azione per il giorno seguente o per quando gestirai tale nota.

Sebbene i post-it siano ottimi per promemoria veloci, sono uno dei posti peggiori in cui prendere appunti. Ecco perché:

  • Sono troppo piccoli per note estese 
  • Tendono a staccarsi dal posto in cui li hai attaccati e quindi spesso vanno persi
  • Sono ottimi per fissare concetti sui muri, ma sono pessimi per tenere gli appunti in ordine sulla scrivania

 

Limita l’accumulo di informazioni

Molte persone ricevono più posta ordinaria ed e-mail in un giorno di quanta ne possano leggere in un anno, mentre altre hanno sempre 20 tab del browser aperte solo per ricordarsi di leggere un articolo.

Ovviamente a nessuno piace perdere notizie importanti, ma poche persone hanno davvero il tempo di leggere ciò che ricevono, per non parlare poi dell'organizzazione. La domanda quindi non è come gestire le informazioni, tutto quello che puoi fare è decidere ciò che è importante ed eliminare tutto il resto. In caso contrario, avrai sicuramente un problema di sovraccarico di informazioni. Per ridurlo, segui questi due semplici consigli:

  • Annulla l’iscrizione alle newsletter e alle mailing list che non ti danno valore. 
  • Quando ti imbatti in un articolo online che vuoi leggere, copialo su un google doc vuoto e chiudi la tab del browser.

 

 

Difendi la tua giornata dalle interruzioni

Le tecnologie della comunicazione hanno messo a dura prova le nostre capacità di gestione del tempo in diversi modi. 

Negli ultimi anni abbiamo assistito ad una moltiplicazione di punti di accesso alle informazioni - telefono, e-mail, chat, messaggi vocali, piattaforme di lavoro, etc. - e spesso il risultato è quello di essere condannati ad una disponibilità perpetua, senza limiti.

I tuoi collaboratori possono contattarti mentre sei in vacanza e gli amici possono interrompere un'importante presentazione al cliente. Non credo che questo rappresenti un passo avanti per l’uomo, ma è indiscutibilmente un fatto della vita moderna.

Considera questo: ognuna di queste interruzioni - non importa quanto piccola o insignificante - ti deruba di almeno 20 minuti aggiuntivi di tempo produttivo, necessari per fare un completo re-focus su ciò che stavi facendo. Se subisci anche solo 5 interruzioni nel corso della giornata, perdi quasi due ore di produttività - e ciò equivale a 36 ore al mese!

Le distrazioni sono la piaga di chiunque segua un percorso per migliorare la propria gestione del tempo: il modo più veloce per rendere inutile un’intera giornata è proprio quello di non saperle gestire al meglio. È quindi giunto il momento di prendere il controllo delle interruzioni, sia che il rischio provenga dai tuoi clienti, dai tuoi collaboratori, o dagli strumenti tecnologici che utilizzi.

Parliamo ampiamente di questi aspetti nel nostro articolo Come migliorare la concentrazione.

 

Proteggi la tua attenzione

Il successo nella gestione del tempo avviene soltanto se si controlla l'accesso alla propria attenzione: è infatti fondamentale limitare a priori la frequenza delle interruzioni consentite. In ultima analisi sei sempre tu il responsabile del tuo tempo, sei tu che decidi se consentire ad altre persone e situazioni di allontanarti dai tuoi obiettivi. 

Pensa a te stesso come ad un guardiano: il tuo posto di lavoro è una fortezza che deve essere protetta affinché rimanga un luogo felice e produttivo.

 

Proteggi il tuo dominio dalle intrusioni

Se lavori in un coworking open space può essere difficile isolarsi da tutto ciò che costituisce una potenziale interruzione, così come se lavori da casa sei soggetto ad altre tipologie di distrazioni. Occorre quindi giocare d’anticipo e limitare a priori la possibilità che le interruzioni si verifichino.

Quando non hai a disposizione barriere fisiche, come ad esempio una stanza chiusa, difendere la tua attenzione da potenziali invasori assume i connotati di una sfida personale. Una sfida che può essere tranquillamente vinta con le giuste strategie - solo perché non hai una porta che impedisce alle persone di entrare nel tuo spazio, non significa che non puoi creare barriere virtuali quando non sei disponibile. 

Prova quanto segue:

  • Metti un cartello con scritto “Non disturbare” ben visibile sulla tua postazione 
  • Comunica a voce il tuo programma agli altri in modo che sappiano quando non sei disponibile
  • Utilizza delle cuffie per isolarti e per dare l’impressione di essere impegnato in una conference call / webinar
  • Utilizza il minor numero possibile di applicazioni di messaggistica e comunicalo al tuo team
  • Disattiva le notifiche sul tuo smartphone
  • Se lavori da casa, trova una postazione di lavoro lontana dalle attività dei tuoi familiari (puoi provare anche all’aperto o in una biblioteca, ad esempio)

 

Programma segmenti di tempo di non reperibilità

Poiché la comunicazione moderna consente interruzioni più facili, crea un abbassamento del livello di produttività e prestazioni personali. Il fatto che tu possa essere raggiunto facilmente e in qualsiasi momento sembra dettare la necessità di essere disponibile a chiunque, in qualsiasi momento.

Quando smetti di fare ciò che stavi facendo per aprire l’e-mail appena arrivata o per rispondere al telefono ogni volta che squilla, stai cercando di eseguire una o più attività contemporaneamente: in sostanza, stai operando in regime di multitasking. E il multitasking è inefficiente non solo in termini di tempo.

Per mantenere alta la tua concentrazione, decidi a priori degli intervalli di tempo durante i quali semplicemente non si prendono chiamate, non si controllano le e-mail e non si consentono altre interruzioni. 

Tali segmenti programmati garantiscono blocchi di concentrazione, una tattica certa per aumentare la produttività e ridurre la frustrazione. Alcuni lavori non consentono di restare indisponibili per troppo tempo, decidi quindi la loro lunghezza e frequenza settimanale in base al lavoro che svolgi.

 

Minimizza i danni quando le difese non bastano

Indipendentemente dal sistema o dalla strategia che usi per proteggerti, le interruzioni penetreranno sicuramente nelle tue difese. Quando ciò accade, la tua migliore strategia è accettare l’interruzione e seguire il flusso. Scopriamo insieme alcuni piani per la gestione delle chiamate telefoniche che ti arrivano.

  • Delega la responsabilità - Quando una chiamata penetra nelle tue difese, cerca di delegare la chiamata a qualcuno che può gestirla per te. Informa il tuo interlocutore non previsto del fatto che sei molto impegnato e che passi la chiamata ad un tuo collaboratore per poter gestire tempestivamente ed efficacemente le sue richieste.
     
  • Accorcia o condensa le conversazioni indesiderate - Quando arriva una chiamata inaspettata, la migliore difesa è quella di chiudere quella chiamata il più rapidamente possibile.Informa l’interlocutore in anticipo di quanto tempo puoi offrire. Ad esempio, potresti spiegare che sei nel mezzo di un progetto importante e hai solo dieci minuti disponibili.
     
  • Ripianifica la chiamata in un momento migliore - Il tuo interlocutore non conosce il tuo programma e probabilmente non ha nemmeno pensato che potesse disturbarti. Offri comunque una breve spiegazione: dì che sei in riunione o che lavorando su un progetto complicato. Quindi, senza lasciare il tempo per una risposta, offri due opzioni per riprogrammare la chiamata: offrire diverse opzioni è molto importante, perché si restituisce all’interlocutore la sensazione di controllo. 

 

Gestire le interruzioni ricorrenti da parte dei collaboratori

Essere molto chiari sui propri confini personali è essenziale per lavorare bene con i propri collaboratori. In ogni caso è opportuno trovare un equilibrio tra l'essere visto come un eremita e il lavorare con impegno alle scadenze che ti sono state date, quindi devi affrontare il confronto con raffinatezza.

I collaboratori che ti fanno perdere tempo rientrano in alcune categorie, ognuna delle quali può causare interruzioni dannose per la tua produttività. Fai attenzione ai seguenti tipi di collaboratori e rispondi in modo da rimediare efficacemente alla situazione specifica:

  • Quello che non ha nulla da fare: se vieni interrotto da qualcuno che chiaramente non ha abbastanza da fare, chiedigli su cosa sta lavorando, informalo dei tuoi impegni e chiedi se può darti una mano. Vedrai che se ne andrà.
     
  • Quello che non smette mai di parlare: alcune persone parlano costantemente del loro fine settimana, della loro squadra preferita, della loro famiglia, di tutto quanto. Spesso nemmeno si accorgono dei sottili suggerimenti che lanci quando sei occupato. La prossima volta sii più esplicito: quando ti contatta, scrivigli un bel "Sono occupato!"
     
  • Quello che tratta il lavoro come sua unica ragione di vita: alcune persone hanno una vita così limitata al di fuori del lavoro che vogliono sapere tutto del tuo. Spesso occupano il tuo tempo con richieste estemporanee di briefing, allineamenti, conference call. Limita al massimo l’interazione con queste persone: dai loro attenzione solo quando è effettivamente necessario un allineamento di tutto il team sui progetti che state seguendo insieme.

Puoi approfondire il tema leggendo il nostro articolo Come gestire le interruzioni sul lavoro

 

Lavorare con clienti intrusivi

Sai che per fornire il miglior servizio a ciascun cliente devi cercare un certo equilibrio. Se i clienti poco redditizi occupano più di quanto dovuto del tuo tempo e delle tue risorse, non sarai in grado di prestare attenzione ai clienti più meritevoli.

La verità è che alcuni clienti hanno realmente più valore di altri: garantiscono entrate maggiori, pagano puntualmente, acquistano i tuoi servizi con margini di profitto più elevati, parlano bene di te e ti portano altri clienti.

Se decidi di investire più tempo del solito su un cliente invadente, assicurati quindi che ne valga la pena: se il cliente richiede un'elevata attenzione, deve anche portare un elevato guadagno.Prova i seguenti suggerimenti per gestire al meglio questa tipologia di clienti:

  • Dai attenzione in anticipo e spontaneamente - Spesso i tuoi clienti hanno solo bisogno di attenzione, dopotutto sono esseri umani. Invia quindi un biglietto di auguri o ringraziamento scritto a mano e chiamali su base regolare per sentire come se la passano: da un lato li fa sentire apprezzati e dall’altro riduce le loro interruzioni. Un'altra tecnica formidabile è quella di richiamare i clienti in anticipo rispetto alla data concordata e dire loro che l’hai fatto perchè li ritieni molto importanti per la tua attività.
     
  • Imposta correttamente le aspettative dei clienti - È importante informare i clienti sulla tua disponibilità. Fai sapere ai tuoi nuovi clienti il ​​tuo programma settimanale, i periodi migliori per contattarti al telefono e le fasce orarie in cui rispondi alle email. Stabilisci inoltre l’intervallo di tempo massimo entro il quale risponderai alle loro richieste: il giorno stesso? entro 24 ore? entro 48? Questo, ovviamente, dipende da cliente a cliente. 

 

 

Come superare la procrastinazione, il peggior ladro del tuo tempo

Sebbene molte persone credano di rimandare le sensazioni spiacevoli quando si abbandonano alla procrastinazione, la verità è che procrastinare porta molta frustrazione emotiva. 

Ridotta alla sua forma più pura, la procrastinazione è semplicemente rinviare o ritardare l'azione. Ma ovviamente non è così semplice. Capire cosa la provoca e come ti influenza è il primo passo per superare gli impulsi che ti impediscono di progredire.

Tuttavia, non tutta la procrastinazione è negativa. Quindi, in questo paragrafo, ti aiutiamo a capire la differenza tra buoni motivi per rimandare qualcosa e semplici scuse per rimandare qualcosa. Ma soprattutto, ti forniamo strumenti e tattiche per aiutarti a superare quella paralisi debilitante che ti impedisce di iniziare o quegli attacchi imprevisti che ti rallentano o ti fermano a metà progetto.

 

Cattiva procrastinazione: considera i costi

Con la procrastinazione, la perdita di tempo, denaro e produttività è enorme: enorme per te, per la tua attività, per i tuoi collaboratori e per l’intero mondo. È piuttosto difficile fare un conteggio globale del costo della procrastinazione, ma l'impatto negativo è evidente anche negli esempi più vicini a noi. Ecco quanto costa la scarsa procrastinazione:

  • Denaro: considera l'impatto della procrastinazione quando paghi le bollette in ritardo: ti viene addebitato una maggiorazione che può superare l’importo della bolletta stessa. Per analogia, quando procrastini un’attività, scegli deliberatamente di non impiegare il tuo tempo in maniera fruttifera e puoi facilmente calcolare l’impatto che ha sulle tue entrate mensili.
     
  • Qualità: rimandare le cose all'ultimo minuto significa anche che avrai meno tempo per svolgere il lavoro. Alcuni di noi si vantano di essere bravi a lavorare sotto pressione, ma la maggior parte delle persone, se sono oneste, ti diranno che la full immersion di 16 ore a ridosso della deadline non sia il massimo della vita.
     
  • Tempo: quando decidi di procrastinare un'attività, trascorri un periodo di tempo specifico a scegliere attivamente di non avviare il tuo progetto. Poi il momento di iniziare quell’attività arriva comunque, anche se non ti è rimasta bene in mente, e anche se ora stai facendo altre cose. Perciò, il tempo che decidi di non dedicare a un’attività va ad intaccare la qualità anche di altre attività.
     
  • Il tuo benessere: la responsabilità su un progetto non svanisce semplicemente perché lo stai procrastinando, e finisci così per sentirti in colpa di non fare quello che dovresti. Lo stress prodotto dal lavoro che hai davanti e dalla consapevolezza di non farlo provoca sia ansia emotiva che stress fisico, dalla perdita del sonno ai problemi di stomaco, persino alla depressione. Pensaci bene la prossima volta che scegli di procrastinare.

 

Saggia procrastinazione: il segreto è la consapevolezza

Il segreto per procrastinare con successo è farlo deliberatamente, con consapevolezza, in base al tempo che hai a disposizione, allo stato delle tue attività e alla loro priorità. 

Dai un'occhiata a ciò che hai in programma, individua quelle attività poco importanti, meno soggette al tempo e alle deadline e rimandale per un po'.  In altre parole, puoi permettere a te stesso di procrastinare - ma devi comunque stabilire una scadenza entro la quale completare tali compiti.

L'elenco seguente riporta i casi in cui puoi permetterti - e probabilmente dovresti - procrastinare:

  • Quando la fretta può causare danni: quando sei costretto a compiere un'azione di cui non sei sicuro, rimandarla fino a quando non hai fatto chiarezza, nella maggior parte dei casi, rappresenta un buon uso della procrastinazione.
     
  • Quando il timing non è corretto: impara a riconoscere quelle volte in cui stai nuotando controcorrente, quindi fermati, rivaluta le tue priorità e cambia direzione se necessario.
     
  • Quando l'attività non è critica: sei carico di progetti, tutti importanti e nessuno scaricabile. Beh, non stai procrastinando, stai annegando. In situazioni come questa, procrastinare può essere una strategia di sopravvivenza, devi solo decidere quali elementi rimandare. Se devi rimandare qualcosa a causa di limiti temporali, fai che sia una delle attività di routine di basso valore e basso guadagno.

 

Cambia la mentalità e istituisci la disciplina

Ognuno di noi dispone di tre armi formidabili nel proprio arsenale per combattere la procrastinazione e riprendere il controllo sul proprio tempo:

  • Decisione: in primo luogo, è importante riconoscere la procrastinazione quando emerge nei propri atteggiamenti. Una volta che l’hai stanata, a quel punto, è possibile agire per ridurre l'impulso. Il modo migliore è semplicemente decidere di iniziare l’attività che si sta rimandando, senza forzare troppo almeno all’inizio. In breve, prendi un impegno con te stesso e tieni duro.
     
  • Determinazione: la determinazione è la forza che ti supporta durante le lunghe giornate di lavoro, quando lavori nonostante la stanchezza e altre distrazioni che ti fanno venir voglia di procrastinare. È la voglia bruciante di vedere una certa attività completata in tempo. Sebbene la determinazione sia spesso un innato senso di responsabilità, è anche un'abitudine che puoi imparare con la pratica costante.
     
  • Disciplina: per attenersi a un piano di gestione del tempo occorre un certo livello di sforzo vigile e disciplina, proprio come quando ti alleni. Affronta la procrastinazione con lo stesso spirito e gli stessi obiettivi di quando vai a correre (se vai a correre): disciplina te stesso per iniziare e per rimanere sulla giusta rotta.

 

Vediamo ora 3 metodi pratici per applicare queste 3 semplici regole alle tue esigenze quotidiane.

 

Motiva te stesso con il bastone e la carota 

Quando senti l'impulso di procrastinare, forse quello di cui hai bisogno è una carota che pende davanti al tuo viso - un incentivo per continuare a insistere. In questo senso è utile utilizzare la tecnica del pomodoro, in cui lavori per 25 minuti prima di avere 5 minuti di pausa.

D'altra parte, alcune persone rispondono meglio ai ricordi delle conseguenze: la minaccia del bastone. Se questo è il tuo caso, pensa a tutte le brutte figure che hai fatto ogni volta che hai bucato una deadline per colpa della tua procrastinazione.

 

Riconosci gli alibi e mettili da parte 

La procrastinazione può essere sotto il tuo controllo in condizioni standard, ma alcune situazioni della tua vita possono certamente influenzare la tua inclinazione a procrastinare. E quando ciò accade, la tendenza è trovare scuse, incolpare qualcuno o qualcos'altro.

Quando un'altra persona ti incoraggia a rimandare il tuo lavoro, proponendoti magari alternative più allettanti, prima di cedere alla sua pressione ammetti a te stesso che, qualora lo facessi, staresti usando questa persona come scusa per procrastinare. 

Quindi ricorda a te stesso cosa devi fare per soddisfare le tue priorità adesso. Ecco la vera domanda: prenderti del tempo libero con un amico ti avvicina o ti allontana dai tuoi obiettivi?

 

Rimanda la procrastinazione

Ecco come funziona: identifica i trigger interni che ti fanno venire voglia di procrastinare. Vorresti andare al cinema? O magari in centro a vedere un’amica? Oppure ancora vorresti organizzare il tuo viaggio in Thailandia?

Quindi, invece di combattere una battaglia persa in partenza con la tua forza di volontà, riprometti a stesso che farai tutte queste cose, non prima però di aver terminato una buona mole di lavoro.

Quando decidi di rimandare la tua procrastinazione, soprattutto agli inizi, fallo per intervalli di tempo abbastanza brevi. Per esempio, dì a te stesso che passerai solo mezz'ora o un'ora sul progetto prima di concederti una pausa. In questo modo è più probabile che tu riesca a mantenere la concentrazione su ciò che devi fare piuttosto che se ti impegni per tre ore di lavoro filate.

 

Termina le attività che temi di più con facilità

A volte ciò che hai nel piatto ti sembra talmente grande da non riuscire a capire come iniziare a mangiarlo. In casi come questo, e la metafora è davvero azzeccata, il modo migliore per fare progressi è spezzettare il tuo compito in attività più piccole e più gestibili, proprio come faresti con forchetta e coltello. 

Tornando alle nostre attività, vediamo ora quattro tattiche fondamentali per terminare quelle che più ti spaventano:

  • EAT THAT FROG - Una tecnica di grande successo per andare oltre la procrastinazione è affrontare il lavoro più duro come prima cosa. Oppure, se stai lavorando a un unico, grande progetto, affronta l'aspetto più difficile prima degli altri.
     
  • ALLEGGERIMENTO . Quando non riesci ad approcciare un progetto perchè ti sembra troppo complicato, e non puoi iniziare dalle attività più difficili, inizia con gli aspetti che reputi più facili - ovvero gli aspetti che sai che puoi completare rapidamente e con poco sforzo. In questo modo crei dei “buchi” nel progetto, rendendolo più leggero e digeribile.
     
  • CHUNKING - Questa è un'ottima tattica per progetti lunghi e articolati. Ciò che devi fare è iniziare immediatamente a “tagliare” il progetto in pezzi di dimensioni ridotte, che risultino più familiari e gestibili. Queste sezioni dovrebbero essere abbastanza piccole da poterle pianificare giorno per giorno o almeno una volta alla settimana. 

 

 

Mantieni alta la motivazione

Come succede per la maggior parte degli obiettivi, padroneggiare le abilità di gestione del tempo non è qualcosa che accade dall’oggi al domani: richiede infatti tempo e dedizione. Durante tutto il percorso per migliorare il modo in cui gestisci il tuo tempo, a volte potresti sentirti deluso e a volte potresti chiederti se i tuoi sforzi stanno realmente dando dei risultati. Ogni volta che ciò accade - e accadrà - ricordati di premiarti per ogni passo che fai nella giusta direzione.

Un ottimo modo per rimanere motivati ​​è infatti quello di premiarsi. Ad esempio, se completi determinate attività che ti avvicinano ai tuoi obiettivi, regalati un pomeriggio libero, o una serata sul divano con un buon film, o una cena nel tuo ristorante preferito. Avanzando lungo il percorso, vedrai che riuscirai a sostituire questo tipo di motivazione che proviene dall'esterno con una motivazione intrinseca.

Mentre avanzi lungo questo difficile - ma preziosissimo - percorso di auto-miglioramento, mantieni la tua mente positiva e ricorda che nonostante i tuoi sforzi nella gestione del tempo, ci sarà sempre qualcosa che ti rimane da fare.

Per cui, non rimanere agganciato con i pensieri alle cose che ti rimangono da fare - mantieni semplicemente gli occhi fissi sul tuo obiettivo, stabilisci le tue priorità di conseguenza, delega ciò che puoi e proteggi i tuoi confini con cura. Dopodiché occupati soltanto di ciò che riesci, senza procrastinare, senza sentirti in colpa e soprattutto provando soddisfazione per ogni aspetto della tua vita. 

Se inizi a sentirti frustrato per il flusso infinito di lavoro che hai davanti, ricorda a te stesso che sei fortunato ad avere più opportunità che tempo a disposizione. Tutti noi abbiamo lottato con la procrastinazione e molti lo fanno ancora: non sentirti sbagliato per questo. Seguendo le strategie delineate in questa guida, è possibile compiere notevoli progressi nella gestione virtuosa del proprio tempo.

Rimanere sulla strada giusta, tuttavia, è un compito che non finisce mai. Certo, più vai avanti e più riuscirai a formare routine positive che ti aiuteranno, ma se vuoi continuare a migliorare, dovrai ricordarti alcune cose importanti:

  • Mantieni realistiche le tue aspettative - Prima di abbatterti per aver mancato una deadline, dai un'occhiata alla tua pianificazione e scopri se ciò che stai cercando di fare è realistico.
     
  • Gestisci le cose importanti e delegare il resto - Se ti accorgi di avere così tanti obblighi e progetti che stai trascurando uno di essi, è tempo di alleggerire il tuo carico.
     
  • Concentrati sul mantenimento di un sano equilibrio - Sia la tua vita lavorativa che la tua vita personale sono importanti per il tuo benessere. Tieni d'occhio la tua scala dei valori per assicurarti che queste diverse aree siano in equilibrio. 

Continua la lettura con

La matrice di Eisenhower: cos'è e come utilizzarla

La matrice di Eisenhower, nota anche come matrice urgente-importante, ti aiuta a stabilire le priorità dei tuoi compiti in base alla loro urgenza e importanza. 

Il miglior software per la gestione del tempo

Vediamo nello specifico come e perchè Taskomat™ ti può aiutare in maniera decisiva in tutte e 4 le fasi di una corretta gestione del tempo

Soft skill: cosa sono e lista completa (o quasi)

Cosa sono le soft skill, ovvero le competenze più richieste nel 2021? In questo articolo proviamo a dare una lista completa